Lucrați de acasă cu Zoho One

Mulți angajați au trecut la lucrul la distanță și, odată cu aceasta, unele părți ale afacerilor au devenit, de asemenea, mult mai dificile. A devenit cu atât mai dificil să rămâi în contact cu colegii cu cât oamenii sunt lăsați în afara buclei și chiar și sarcinile simple pot dura mult mai mult decât înainte.

Unele probleme sunt complet de înțeles, dar sunt și cele pe care le poți rezolva dacă folosești instrumentele potrivite. Multe companii realizează acum că trecerea la lucrul de la distanță/ Lucrul de acasă este o opțiune ușoară.

Cu implementarea Zoho One , o organizație primește instrumentele care permit o comunicare adecvată pentru a merge la distanță și a îndeplini obiectivele de afaceri. Zoho One ajută la colaborarea și comunicarea eficientă în cadrul unei organizații. Ajută la integrarea stocării fișierelor și a diverselor instrumente de gestionare a proiectelor.

În acest blog, vom vorbi despre modul în care Zoho One ajută la lucrul de la distanță.

Fișiere centralizate

Este foarte important să centralizați fișierele în toate scenariile. Cu toate acestea, acest lucru devine cu atât mai important atunci când oamenii lucrează din locuri diferite. Există atât de multe șanse când fișierele se pierd și e-mailurile sunt trimise înainte și înapoi înainte ca cineva să găsească ceva. Făcând acest lucru, se pierde timp important.

Zoho One este un sistem de operare pentru companii care asigură că fișierele rămân în siguranță și ușor disponibile atunci când sunt cele mai solicitate. Funcționează ca un depozit centralizat în cloud pe care o companie îl creează și cu care interacționează.

Utilizatorii pot crea cu ușurință aceste documente din suita de birou Zoho și Zoho WorkDrive, în timp ce acceptă tipuri de fișiere comune cu care este posibil să fi lucrat. De asemenea, este ușor să lucrați cu fișiere online și să le salvați pe hard disk folosind sincronizarea desktopului.

Când stocarea fișierelor este transferată la Zoho WorkDrive, devine mai ușor să rezolvați problemele de duplicare a documentelor și să reduceți timpul pierdut cu căutarea fișierelor. Documentele pot fi stocate în WorkDrive și partajate fie la nivel de echipă, fie la nivel de organizație.

Zoho One vine cu multe dosare de echipă care sunt în esență dosare partajate cu care echipele pot colabora și chiar dosare de organizare care pot fi folosite pentru distribuirea documentelor tuturor celor dintr-o organizație.

În plus, WorkDrive oferă un control absolut asupra cine poate accesa ce și un control minut asupra nivelurilor de acces pe care toată lumea le are. De exemplu, o persoană poate vedea un folder al întregii echipe, dar nu îl poate edita niciodată, în timp ce o altă persoană poate edita, dar nu șterge niciodată niciun fișier al echipei.

Cu controlul îmbunătățit pe care vi-l oferă Zoho WorkDrive asupra fișierelor, se presupune că toată lumea are acces doar la ceea ce are nevoie. În afară de partajarea cu colegii de echipă, utilizatorii pot partaja în siguranță fișiere în exterior cu ajutorul unor linkuri personalizate pentru părțile interesate externe, parole care protejează acele linkuri, revocându-le în orice moment, monitorizarea utilizării etc.

Aspectele importante ale managementului fișierelor, cum ar fi accesibilitatea și securitatea, pot fi privite cu ușurință. Documentele pot fi, de asemenea, copiate de rezervă și disponibile numai pentru persoanele care au nevoie de ele. Acestea fiind spuse, vor fi, de asemenea, disponibile pentru toată lumea cât mai repede posibil și din locații diferite.

Comunicare

Comunicarea este totul. Organizațiile care înțeleg suficient de bine acest fapt și, prin urmare, folosesc și instrumentele potrivite care sunt considerate importante pentru comunicarea în echipă.

Alteori, unele organizații nu cred că aceasta este o afacere uriașă până când ajung în confuzie și când comunicarea devine dificil de navigat. Zoho One vine cu multe instrumente de comunicare care au cel mai bun instrument pentru toate tipurile de comunicare.

Mai jos vom menționa modul în care diferitele instrumente ajută în diverse comunicări. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți de ce Zoho One este o platformă de management de afaceri care ajută la o comunicare eficientă.

Chat unificat

Chiar și conversațiile în desfășurare trebuie să fie rapide, iar conversația este adesea cea mai bună opțiune pentru a vă asigura că acest lucru se întâmplă. Poate deveni dificil să gestionați e-mailurile, deoarece este nevoie de mult mai mult pentru a primi un răspuns.

În plus, o căsuță de e-mail completă poate părea, de asemenea, descurajantă în comparație cu o serie de mesaje. Pentru a rezolva această problemă, Zoho Cliq ajută la ușurarea comunicării, deoarece vine cu un serviciu de chat flexibil care îl face utilizabil din orice altă aplicație Zoho utilizată.

Este simplu să reacționați rapid la mesaje și chiar să rămâneți în contact cu echipa de oriunde doriți. Mai mult, îl puteți folosi și pentru a păstra legătura cu clienții și cu alții din afara unei organizații, prin crearea unui chat pentru invitați.

Instrumente de comunicare video

Comunicarea video este importantă și funcționează mai bine pentru câteva conversații. Ora de spectacol și întâlnirea oferă instrumente de comunicare video care vin cu obiective oarecum diferite.

Opțiunea Întâlnire se concentrează mai mult pe întâlniri video, iar Showtime se concentrează mult mai mult pe educație și prezentări. Când îl ai pe cel pe care îl preferi, devine ușor să găsești toate instrumentele necesare.

Opțiunile Meeting și Showtime vin cu instrumente de webinar, dar conferința web este o opțiune care este acceptată numai de Meeting. Puteți înregistra seminarii web fie în Meeting, fie în Showtime, dar numai Showtime oferă seminarii web la cerere în care spectatorii se pot înregistra pentru a vedea un videoclip preînregistrat.

Este mai ales despre alegerea a ceea ce face comunicarea ușoară și eficientă pentru tine și echipa ta. Instrumentele de comunicare video care vin cu funcții utile ar trebui să fie preferate de dvs. și de echipa dvs.

E-mail mai inteligent

Utilizarea e-mailului este foarte funcțională în multe privințe, dar tinde să fie suprautilizată atunci când organizațiile nu creează căi adecvate pentru diferite tipuri de comunicare.

Cu toate acestea, nu trebuie ignorat faptul că e-mailul servește ca una dintre cele mai importante părți ale comunicării digitale. Nu contează dacă doriți să vă rulați e-mailul prin Zoho Mail sau un instrument terță parte, cum ar fi Gmail sau Outlook. Ar trebui să fie curat, ușor de utilizat și integrat cu software-ul.

Zoho One este o platformă de afaceri integrată care ajută la comunicarea prin e-mail. Oferă Zoho Mail, care nu este doar un serviciu de e-mail intuitiv, ci și se integrează ușor cu Zoho One.

Puteți configura e-mailul cu Zoho One, ceea ce înseamnă, de asemenea, că puteți adăuga sarcini la un proiect, puteți extrage informații despre clienți din CRM și, de asemenea, puteți salva documente importante pe WorkDrive. Acest lucru vă va asigura că e-mailurile nu sunt niciodată uitate, pornind de la chat din e-mailuri și programând întâlniri.

Integrari terțe părți

Obiceiul de a folosi aplicații deconectate poate crea o problemă în proces, dar adevărul este că nu trebuie să fie așa. Dacă alegeți un serviciu de e-mail terță parte, îl puteți integra cu aplicațiile Zoho pentru a menține aplicațiile de afaceri conectate.

WorkDrive vine, de asemenea, cu integrări de Gmail și Microsoft care pot fi utilizate pentru integrarea serviciilor de e-mail, cum ar fi CRM, Sprints, Projects și multe altele.

Cultura de companie mai bună

După ce au fost create diferite căi de comunicare, este, de asemenea, nevoia de a crea un spațiu care să poată menține cultura companiei înfloritoare. Connect este una dintre aplicațiile Zoho One care vă permite să facilitați conversațiile între echipe și angajați.

În loc să aibă o conversație prea lungă, utilizatorii pot crea în mod eficient postări pe forum și pot continua discuții, făcându-le în același timp accesibile pentru aproape oricine dorește să le citească după fapt. Aceasta este una dintre cele mai bune modalități de a promova o cultură prietenoasă a companiei.

Management de proiect adaptabil

Ideea de lucru la distanță afectează multe aspecte de comunicare și colaborare împreună cu productivitatea. Rezolvarea acestei probleme poate fi gestionată prin căutarea unui sistem de management de proiect care să vină cu capacitatea de a lucra eficient pentru o echipă.

Oamenii tind să caute o abordare generală a managementului de proiect, dar adevărul este că abordările diferite funcționează pentru oameni diferiți și este întotdeauna cel mai bine să acceptăm acest lucru. Unul dintre pașii principali în evaluarea software-ului de management de proiect este comunicarea în echipă.

Oameni diferiți au stiluri diferite de management de proiect și lucrul este că aceste stiluri au fost folosite de atâția ani. Unii oameni doresc, de asemenea, să își organizeze munca prin e-mailuri sau panouri împreună cu o foaie de calcul detaliată sau o aplicație care include toate informațiile într-un singur loc.

În timp ce evaluați ce instrument de management de proiect este corect, este important să luați în considerare ceea ce aveți nevoie. Vezi dacă echipa ta are nevoie de un instrument comun de management al proiectelor sau de un panou sau este cel mai bine ca fiecare să-și aleagă propriul instrument?

Instrumentele precum Zoho Projects din aplicațiile Zoho One facilitează centralizarea datelor pentru un proiect și permit tuturor să folosească instrumentele despre care știu că vor funcționa pentru ei. Folosind acest instrument, un manager de proiect poate folosi Proiectul pentru a obține o imagine de ansamblu asupra a aproape tot. Managerul poate, de asemenea, să atribuie și să adauge sarcini din e-mailuri, împreună cu date care rămân consecvente.

Zoho Projects este, de asemenea, extrem de eficient în menținerea unei cronologie pe calea normală, ajutându-vă să gestionați întârzierile neașteptate și oferind rapoarte, astfel încât să știți exact unde vă aflați. Vă puteți integra cu alte aplicații Zoho one și puteți fi flexibil, astfel încât să devină ușor să gestionați timpul și să utilizați eficient Zoho Projects.

Când gestionați proiectele în Zoho Projects, puteți oferi cu ușurință acces la instrumentele necesare pentru a rămâne pe drumul cel mai bun atunci când vine vorba de alegerea celor mai bune. Zoho Projects este una dintre cele mai bine integrate aplicații de management de proiect, care utilizează diferite aplicații de comunicare pentru eficientizarea procesului.

Pasul principal este asigurarea faptului că fiecare implementare a proiectului are o bază solidă, iar acest lucru poate fi realizat prin configurarea informațiilor pentru monitorizare, pe măsură ce diferite sarcini sunt introduse în proiect, inclusiv un buget, defalcarea stării sarcinilor și termenele scadente ale sarcinilor.

După ce se face acest lucru, poate fi creat un șablon, astfel încât proiectele și rapoartele să poată rula automat pe măsură ce introduceți orele și închideți sarcinile. În cazul în care ați lucrat la o foaie de calcul mare sau la o aplicație de management de proiect, atunci s-ar putea să aveți date pe care vă faceți griji să le pierdeți.

Trecerea la un nou instrument poate fi un proces copleșitor, dar poate fi mult mai simplu. Puteți importa în mod eficient fișierele CSV, astfel încât să lucrați în Proiecte și să reluați imediat ce ați plecat în sistemul anterior.

Utilizarea instrumentelor Zoho la potențialul lor

În cazul în care ați fost stresat cu privire la utilizarea Zoho Projects și doriți să îl utilizați într-o zi, atunci poate fi folosit pentru a funcționa bine pentru orice nevoie. Zoho Projects vă permite să dezactivați toate modulele care nu sunt necesare doar folosind modulul de sarcini și obțineți o idee despre modul în care funcționează Proiectele înainte de a vă angaja complet.

În plus, puteți folosi și Zoho Sprints. Sprints este foarte agil pentru managementul proiectelor și poate fi utilizat pe scară largă pentru proiecte de proiectare și dezvoltare. Zoho Sprints este, de asemenea, bun pentru proiecte dacă ați căutat o metodă simplă de navigare atunci când nu aveți o foaie de parcurs pentru proiect. Dacă doriți să dezvoltați un nou proiect sau să proiectați ceva, cum ar fi UX, atunci Zoho Sprints vă poate ajuta. Utilizarea modulului de backlog și sprinturi poate face chiar și o listă de sarcini împrăștiată să se simtă mult mai ușor de gestionat.

În timp ce gestionați sarcinile de management de proiect, este important să vă asigurați că toată lumea folosește instrumentul care le rezolvă bine nevoile. Zoho Projects vine cu flexibilitate în modul în care utilizatorii interacționează cu proiectul, astfel încât acesta să poată fi extrem de util.

Puteți cere echipei dvs. să folosească Zoho Sprints atunci când toată lumea dintr-o echipă dorește să folosească un instrument similar de management de proiect, verificându-l în mod regulat și se ocupă de un proiect atunci când nu este clar cum ar trebui să atingeți obiectivul final. Cel mai bine este să vedeți nevoile, să verificați funcționarea fiecărui instrument și să comunicați cu echipa pentru a înțelege cea mai bună opțiune.

Concluzie

Deplasarea la distanță nu este doar posibilă, ci se poate întoarce și în favoarea ta. Atât de multe companii și-au dat seama că trecerea la lucrul de la distanță poate funcționa bine pentru ele. Zoho One poate fi folosit de organizații pentru a obține instrumentele care permit comunicarea adecvată pentru a merge la distanță și pentru a îndeplini, de asemenea, obiectivele de afaceri.

Puteți lua legătura cu consultanți experți Zoho și puteți implementa pașii necesari pentru a merge la distanță cu implementarea Zoho One.