Zoho One ile Evden Çalışın

Birçok çalışan uzaktan çalışmaya geçti ve bununla birlikte işletmelerin bazı bölümleri de çok daha zor hale geldi. İnsanlar döngünün dışında kaldıkça akranlarıyla iletişimde kalmak daha da zorlaştı ve basit görevler bile eskisinden çok daha uzun sürebilir.

Bazı problemler tamamen anlaşılabilirdir, ancak aynı zamanda doğru araçları kullanırsanız çözebileceğiniz problemlerdir. Artık birçok işletme, uzaktan çalışmaya/Evden Çalışmaya geçişin kolay bir seçenek olduğunun farkında.

Zoho One uygulamasıyla bir kuruluş, uzaklara gitmek ve iş hedeflerine ulaşmak için uygun iletişimi sağlayan araçlara sahip olur. Zoho One, bir kuruluş genelinde etkili işbirliği ve iletişime yardımcı olur. Dosya depolamayı ve çeşitli proje yönetimi araçlarını da entegre etmeye yardımcı olur.

Bu blogda, Zoho One'ın uzaktan çalışmaya nasıl yardımcı olduğundan bahsedeceğiz.

Merkezi Dosyalar

Dosyaları tüm senaryolarda merkezileştirmek çok önemlidir. Ancak, insanlar farklı yerlerden çalışırken bu daha da önemli hale geliyor. Dosyaların kaybolması ve e-postaların kimse bir şey bulamadan çok daha önce gönderilmesi ihtimali çok fazla. Bunu yaparken, önemli zaman kaybedilir.

Zoho One, dosyaların en çok ihtiyaç duyulduğunda güvenli ve kolayca erişilebilir olmasını sağlayan işletmelere yönelik bir işletim sistemidir . Bir işletmenin oluşturduğu ve etkileşimde bulunduğu merkezi bir bulut deposu gibi çalışır.

Kullanıcılar, birlikte çalışmış olabileceğiniz yaygın dosya türlerini desteklerken, bu belgeleri Zoho ofis paketinden ve Zoho WorkDrive'dan kolayca oluşturabilir. Dosyalarla çevrimiçi çalışmak ve masaüstü senkronizasyonunu kullanarak bunları sabit sürücüye kaydetmek de kolaydır.

Dosya depolama alanı Zoho WorkDrive'a geçtiğinde, belge çoğaltma sorunlarını çözmek daha kolay hale gelir ve dosya aramak için harcanan zamanı azaltır. Belgeler WorkDrive'da saklanabilir ve ekip düzeyinde veya kuruluş genelinde paylaşılabilir.

Zoho One, esas olarak ekiplerin üzerinde işbirliği yapabileceği paylaşılan klasörler ve hatta belgeleri bir kuruluştaki herkese dağıtmak için kullanılabilecek kuruluş klasörleri olan birçok Ekip klasörüyle birlikte gelir.

Dahası, WorkDrive kimin neye erişebileceği üzerinde mutlak kontrol ve herkesin sahip olduğu erişim seviyeleri üzerinde bir dakikalık kontrol ile birlikte gelir. Örneğin, bir kişi tüm ekip klasörünü görebilir ancak onu asla düzenleyemezken, bir başkası herhangi bir ekip dosyasını düzenleyebilir ancak asla silemez.

Zoho WorkDrive'ın size dosyalar üzerinde sunduğu gelişmiş kontrol ile herkesin yalnızca ihtiyaç duyduğu şeye erişebildiği varsayılır. Kullanıcılar, ekip arkadaşlarıyla paylaşmanın dışında, harici paydaşlara göre özelleştirilmiş bağlantılar, bu bağlantıları koruyan şifreler, istedikleri zaman iptal etme, kullanımı izleme vb.

Erişilebilirlik ve güvenlik gibi dosya yönetiminin önemli yönlerine kolaylıkla bakılabilir. Belgeler ayrıca yedeklenebilir ve yalnızca onlara ihtiyacı olan kişiler tarafından kullanılabilir. Bununla birlikte, mümkün olan en kısa sürede ve farklı yerlerden herkesin kullanımına açık olacaklar.

İletişim

İletişim her şeydir. Bu gerçeği yeterince iyi anlayan kuruluşlar, ekip iletişimi için önemli kabul edilen doğru araçları da kullanırlar.

Diğer zamanlarda, bazı kuruluşlar kafa karışıklığına ve iletişimde gezinmenin zorlaşmasına kadar bunun çok büyük bir şey olduğunu düşünmezler. Zoho One, her türlü iletişim için en iyi araca sahip birçok iletişim aracıyla birlikte gelir.

Aşağıda, farklı araçların çeşitli iletişimlerde nasıl yardımcı olduğundan bahsedeceğiz. Bu, Zoho One'ın neden etkili iletişime yardımcı olan bir iş yönetimi platformu olduğunu anlamanıza yardımcı olacaktır.

Birleşik Sohbet

Devam eden konuşmalar bile hızlı olmalı ve sohbet etmek genellikle bunun olmasını sağlamak için en iyi seçenektir. Yanıt almak çok daha uzun sürdüğü için e-postaları yönetmek zorlaşabilir.

Dahası, tam bir e-posta kutusu, bir dizi mesajla karşılaştırıldığında göz korkutucu görünebilir. Bu sorunu çözmek için Zoho Cliq , kullanılan diğer herhangi bir Zoho uygulamasından kullanılabilir hale getiren esnek bir sohbet hizmetiyle birlikte geldiği için iletişimi kolaylaştırmaya yardımcı olur.

Mesajlara hızlı tepki vermek ve hatta istediğiniz yerden ekiple iletişim halinde kalmak çok kolay. Ayrıca, misafir sohbeti kurarak müşterilerle ve kuruluş dışındaki diğer kişilerle iletişimde kalmak için de kullanabilirsiniz.

Görüntülü İletişim Araçları

Görüntülü iletişim önemlidir ve birkaç konuşma için daha iyi çalışır. Gösteri zamanı ve toplantı, biraz farklı odaklarla gelen görüntülü iletişim araçları sunar.

Toplantı seçeneği daha çok görüntülü toplantılara odaklanır ve Showtime daha çok eğitim ve sunumlara odaklanır. Tercih ettiğinize sahip olduğunuzda, gerekli tüm araçları bulmak kolaylaşır.

Toplantı ve Gösteri Zamanı seçenekleri web semineri araçlarıyla birlikte gelir, ancak web konferansı yalnızca Toplantı tarafından desteklenen bir seçenektir. Web seminerlerini Meeting veya Showtime'da kaydedebilirsiniz, ancak izleyicilerin önceden kaydedilmiş bir videoyu görmek için kaydolabilecekleri isteğe bağlı web seminerleri sunan yalnızca Showtime'dır.

Bu çoğunlukla sizin ve ekibiniz için iletişimi kolay ve etkili kılan şeyleri seçmekle ilgilidir. Amaca yönelik özelliklerle gelen görüntülü iletişim araçları siz ve ekibiniz tarafından tercih edilmelidir.

Daha Akıllı E-posta

E-posta kullanımı birçok yönden oldukça işlevseldir, ancak kuruluşlar farklı iletişim türleri için uygun yollar yaratmadığında aşırı kullanım eğilimi gösterir.

Ancak, e-postanın dijital iletişimin en önemli parçalarından biri olarak hizmet ettiği gerçeği göz ardı edilemez. E-postanızı Zoho Mail ile mi yoksa Gmail veya Outlook gibi bir üçüncü taraf aracıyla mı çalıştırmak istediğiniz önemli değil. Temiz, kullanıcı dostu ve yazılımla entegre olmalıdır.

Zoho One, e-posta yoluyla iletişime yardımcı olan entegre bir iş platformudur . Yalnızca sezgisel bir posta hizmeti değil, aynı zamanda Zoho One ile kolayca entegre olan Zoho Mail'i sunar.

Zoho One ile posta ayarlayabilirsiniz, bu da bir projeye görevler ekleyebileceğiniz, CRM'den müşteriler hakkında bilgi alabileceğiniz ve ayrıca önemli belgeleri WorkDrive'a kaydedebileceğiniz anlamına gelir. Bu, e-postalardan sohbet etmeye başlayarak ve toplantıları planlayarak e-postaların asla unutulmamasını sağlayacaktır.

Üçüncü Taraf Entegrasyonları

Bağlantısız uygulamaları kullanma alışkanlığı bu süreçte sorun yaratabilir, ancak gerçek şu ki böyle olmak zorunda değil. Üçüncü taraf bir e-posta hizmeti seçerseniz, iş uygulamalarını bağlı tutmak için bunu Zoho uygulamalarıyla entegre edebilirsiniz.

WorkDrive ayrıca CRM, Sprints, Projects ve daha fazlası gibi e-posta hizmetlerini entegre etmek için kullanılabilen Gmail ve Microsoft entegrasyonlarıyla birlikte gelir.

Daha İyi Şirket Kültürü

Farklı iletişim yolları oluşturulduktan sonra, şirket kültürünü canlı tutabilecek bir alan yaratılmasına da ihtiyaç vardır. Connect, ekipler ve çalışanlar arasındaki konuşmaları kolaylaştırmanızı sağlayan Zoho One uygulamalarından biridir.

Kullanıcılar, çok uzun bir sohbet yerine, etkili bir şekilde forum gönderileri oluşturabilir ve tartışmaları devam ettirebilirken, bunları okuduktan sonra neredeyse herkes için erişilebilir hale getirebilir. Bu, dostane bir şirket kültürünü geliştirmenin en iyi yollarından biridir.

Uyarlanabilir Proje Yönetimi

Uzaktan çalışma fikri, üretkenlikle birlikte birçok iletişim ve işbirliği yönünü etkiler. Bu sorunu çözmek, bir ekip için verimli çalışma yeteneği ile birlikte gelen bir proje yönetim sistemi aranarak yönetilebilir.

İnsanlar proje yönetimine genel bir yaklaşım aramaya eğilimlidir, ancak gerçek şu ki, farklı yaklaşımlar farklı insanlar için işe yarar ve bunu benimsemek her zaman en iyisidir. Proje yönetimi yazılımını değerlendirmenin birincil adımlarından biri ekip iletişimidir.

Farklı insanların farklı proje yönetim tarzları vardır ve mesele şu ki bu tarzlar uzun yıllardır kullanılmaktadır. Bazı kişiler ayrıca çalışmalarını, tüm bilgileri tek bir yerde içeren ayrıntılı bir elektronik tablo veya uygulama ile birlikte e-postalar veya panolarla düzenlemek ister.

Hangi proje yönetim aracının doğru olduğunu değerlendirirken neye ihtiyacınız olduğunu düşünmek önemlidir. Ekibinizin ortak bir proje yönetim aracına mı yoksa bir panoya mı ihtiyacı olduğunu görün, yoksa herkesin kendi aracını seçmesi mi daha iyi?

Zoho One uygulamalarındaki Zoho Projects gibi araçlar, bir proje için verileri merkezileştirmeyi kolaylaştırır ve herkesin kendileri için işe yarayacağını bildiği araçları kullanmasına izin verir. Bir proje yöneticisi bu aracı kullanarak, hemen hemen her şeye genel bir bakış elde etmek için Projeyi kullanabilir. Yönetici ayrıca tutarlı kalan verilerle birlikte e-postalardan görevler atayabilir ve ekleyebilir.

Zoho Projects aynı zamanda bir zaman çizelgesini takip etmede, beklenmedik gecikmeleri yönetmenize yardımcı olmada ve tam olarak nerede olduğunuzu bilmeniz için raporlar sunmada son derece etkilidir. Diğer Zoho one uygulamalarıyla entegre olabilir ve esnek olabilir, böylece zaman yönetimi kolaylaşır ve Zoho Projelerini etkin bir şekilde kullanabilirsiniz.

Zoho Projects'te projeleri yönetirken, en iyiyi seçmek söz konusu olduğunda yolda kalmak için ihtiyaç duyulan araçlara kolayca erişim sağlayabilirsiniz. Zoho Projects, süreci kolaylaştırmak için farklı iletişim uygulamalarından yararlanan en iyi entegre proje yönetimi uygulamalarından biridir.

Birincil adım, her proje dağıtımının güçlü bir temele sahip olmasını sağlamaktır ve bu, projeye bütçe, görev durumu dökümü ve görevlerin son tarihleri ​​dahil olmak üzere farklı görevler girilirken izleme bilgileri ayarlanarak gerçekleştirilebilir.

Bu yapıldıktan sonra, siz saatleri girerken ve görevleri kapatırken projelerin ve raporların otomatik olarak çalışabilmesi için bir şablon oluşturulabilir. Büyük bir elektronik tablo veya proje yönetimi uygulaması üzerinde çalışıyorsanız, kaybetmekten endişe ettiğiniz verileriniz olabilir.

Yeni bir araca geçmek ezici bir süreç olabilir, ancak çok daha basit hale getirilebilir. CSV dosyalarını etkin bir şekilde içe aktarabilir, böylece Projelerde çalışabilir ve önceki sistemden ayrıldığınızda hemen devam edebilirsiniz.

Zoho Araçlarını Potansiyellerine Göre Kullanmak

Zoho Projelerini kullanma konusunda stresliyseniz ve bir gün kullanmak istiyorsanız, o zaman herhangi bir ihtiyaç için iyi çalışmak için kullanılabilir. Zoho Projects, yalnızca görevler modülünü kullanarak ve tamamen taahhütte bulunmadan önce Projelerin nasıl çalıştığına dair bir fikir edinerek ihtiyaç duyulmayan tüm modülleri kapatmanıza olanak tanır.

Ayrıca Zoho Sprint'leri de kullanabilirsiniz. Sprints, proje yönetimi için oldukça çeviktir ve tasarım ve geliştirme projeleri için yaygın olarak kullanılabilir. Proje yol haritanız olmadığında gezinmek için basit bir yöntem arıyorsanız, Zoho Sprints projeler için de iyidir. Yeni bir proje geliştirmek veya UX gibi bir şey tasarlamak istiyorsanız Zoho Sprints size yardımcı olabilir. Biriktirme listesi ve sprint modülünü kullanmak, dağınık bir yapılacaklar listesinin bile çok daha yönetilebilir görünmesini sağlayabilir.

Proje yönetimi görevlerini yönetirken herkesin ihtiyaçlarını iyi çözen aracı kullanmasını sağlamak önemlidir. Zoho Projects, son derece amaçlı olabilmesi için kullanıcıların projeyle nasıl etkileşime girdiği konusunda esneklikle birlikte gelir.

Bir ekipteki herkes benzer bir proje yönetim aracını kullanmak istediğinde ve düzenli olarak kontrol ederken ve bir projeyle uğraşırken nihai hedefe nasıl ulaşılması gerektiği belirsiz olduğunda ekibinizden Zoho Sprint'leri kullanmasını isteyebilirsiniz. İhtiyaçları görmek, her aracın çalışmasını kontrol etmek ve en iyi seçeneği anlamak için ekiple iletişim kurmak en iyisidir.

Çözüm

Uzaklaşmak sadece mümkün değil, aynı zamanda lehinize de dönebilir. Pek çok işletme, uzaktan çalışmaya geçmenin kendileri için iyi olabileceğini fark etti. Zoho One, kuruluşlar tarafından, uzak mesafelere gitmek ve iş hedeflerine ulaşmak için uygun iletişime izin veren araçları elde etmek için kullanılabilir.

Uzman Zoho danışmanları ile iletişime geçebilir ve Zoho One uygulaması ile uzaklara gitmek için gereken adımları uygulayabilirsiniz.