Arbeiten Sie von zu Hause aus mit Zoho One

Viele Mitarbeiter sind auf Fernarbeit umgestiegen, und damit sind einige Unternehmensbereiche auch viel schwieriger geworden. Es ist umso schwieriger geworden, mit Gleichaltrigen in Kontakt zu bleiben, da die Menschen aus der Schleife ausgeschlossen werden und selbst die einfachen Aufgaben viel länger dauern können als früher.

Einige Probleme sind völlig verständlich, aber es sind auch diejenigen, die Sie lösen können, wenn Sie die richtigen Tools verwenden. Viele Unternehmen erkennen jetzt, dass der Wechsel zu Remote Work/Work From Home eine einfache Option ist.

Mit der Zoho One-Implementierung erhält ein Unternehmen die Tools, die eine ordnungsgemäße Kommunikation ermöglichen, um remote zu arbeiten und Geschäftsziele zu erreichen. Zoho One hilft bei der effektiven Zusammenarbeit und Kommunikation im gesamten Unternehmen. Es hilft auch bei der Integration von Dateispeicher und verschiedenen Projektmanagement-Tools.

In diesem Blog werden wir darüber sprechen, wie Zoho One bei der Fernarbeit hilft.

Zentralisierte Dateien

Es ist sehr wichtig, die Dateien in allen Szenarien zu zentralisieren. Dies wird jedoch umso wichtiger, wenn Menschen von verschiedenen Orten aus arbeiten. Es gibt so viele Möglichkeiten, dass die Dateien verloren gehen und E-Mails hin und her gesendet werden, lange bevor jemand etwas finden kann. Dabei geht wichtige Zeit verloren.

Zoho One ist ein Betriebssystem für Unternehmen , das sicherstellt, dass Dateien sicher und leicht verfügbar bleiben, wenn sie am dringendsten benötigt werden. Es funktioniert wie ein zentralisiertes Cloud-Repository, das ein Unternehmen erstellt und mit dem es interagiert.

Die Benutzer können diese Dokumente problemlos aus der Zoho Office Suite und Zoho WorkDrive erstellen und gleichzeitig gängige Dateitypen unterstützen, mit denen Sie möglicherweise gearbeitet haben. Es ist auch einfach, online mit Dateien zu arbeiten und sie mithilfe der Desktop-Synchronisierung auf der Festplatte zu speichern.

Wenn die Dateispeicherung auf Zoho WorkDrive umgestellt wird, wird es einfacher, Probleme mit der Duplizierung von Dokumenten zu lösen und die mit der Suche nach Dateien verschwendete Zeit zu reduzieren. Die Dokumente können im WorkDrive gespeichert und entweder auf Team- oder organisationsweiter Ebene geteilt werden.

Zoho One wird mit vielen Teamordnern geliefert, die im Wesentlichen freigegebene Ordner sind, an denen die Teams zusammenarbeiten können, und sogar Organisationsordner, die zum Verteilen von Dokumenten an alle Personen in einer Organisation verwendet werden können.

Darüber hinaus bietet das WorkDrive die absolute Kontrolle darüber, wer worauf zugreifen kann, und eine minutiöse Kontrolle über die Zugriffsebenen, die jeder hat. Beispielsweise kann eine Person einen ganzen Teamordner sehen, aber nie bearbeiten, während eine andere Person Teamdateien bearbeiten, aber nie löschen kann.

Mit der erweiterten Kontrolle, die Zoho WorkDrive Ihnen für die Dateien bietet, wird davon ausgegangen, dass jeder nur Zugriff auf das hat, was er benötigt. Abgesehen von der gemeinsamen Nutzung mit Teamkollegen können Benutzer Dateien sicher extern mit Hilfe von Links freigeben, die an externe Stakeholder angepasst sind, Passwörter, die diese Links schützen, sie jederzeit widerrufen, die Nutzung überwachen usw.

Wichtige Aspekte der Dateiverwaltung, wie Zugänglichkeit und Sicherheit, können einfach betrachtet werden. Die Dokumente können auch gesichert werden und stehen nur Personen zur Verfügung, die sie benötigen. Allerdings werden sie auch so schnell wie möglich und von verschiedenen Standorten aus für alle verfügbar sein.

Kommunikation

Kommunikation ist alles. Organisationen, die diese Tatsache gut genug verstehen, verwenden daher auch die richtigen Tools, die für die Teamkommunikation als wichtig erachtet werden.

Zu anderen Zeiten halten einige Organisationen dies nicht für eine große Sache, bis sie in Verwirrung geraten und die Kommunikation schwierig wird. Zoho One wird mit vielen Kommunikationstools geliefert, die das beste Tool für alle Arten von Kommunikation bieten.

Im Folgenden werden wir erwähnen, wie die verschiedenen Tools bei verschiedenen Kommunikationen helfen. Dies hilft zu verstehen, warum Zoho One eine Business-Management-Plattform ist, die zu einer effektiven Kommunikation beiträgt.

Einheitlicher Chat

Auch die laufenden Gespräche müssen schnell sein, und Chatten ist oft die beste Option, um sicherzustellen, dass dies geschieht. Es kann schwierig werden, E-Mails zu verwalten, da es viel länger dauert, eine Antwort zu erhalten.

Darüber hinaus kann ein volles E-Mail-Postfach im Vergleich zu einer Reihe von Nachrichten auch entmutigend wirken. Um dieses Problem zu lösen, hilft Zoho Cliq dabei, die Kommunikation zu vereinfachen, da es mit einem flexiblen Chat-Dienst ausgestattet ist, der es von jeder anderen verwendeten Zoho-App aus nutzbar macht.

Es ist einfach, schnell auf Nachrichten zu reagieren und sogar von überall aus mit dem Team in Kontakt zu bleiben. Darüber hinaus können Sie es auch verwenden, um mit Kunden und anderen Personen außerhalb einer Organisation in Kontakt zu bleiben, indem Sie einen Gast-Chat einrichten.

Videokommunikationstools

Videokommunikation ist wichtig und funktioniert besser für ein paar Gespräche. Showtime und Meeting bieten Videokommunikationstools mit etwas anderen Schwerpunkten.

Die Meeting-Option konzentriert sich mehr auf Video-Meetings und Showtime konzentriert sich viel mehr auf Bildung und Präsentationen. Wenn Sie das haben, das Sie bevorzugen, wird es einfach, alle benötigten Werkzeuge zu finden.

Die Meeting- und Showtime-Optionen verfügen über Webinar-Tools, aber Webkonferenzen sind eine Option, die nur von Meeting unterstützt wird. Sie können Webinare entweder in Meeting oder Showtime aufzeichnen, aber nur Showtime bietet On-Demand-Webinare an, bei denen sich die Zuschauer registrieren können, um ein aufgezeichnetes Video anzusehen.

Es geht vor allem darum, auszuwählen, was die Kommunikation für Sie und Ihr Team einfach und effektiv macht. Die Videokommunikationstools, die mit zweckmäßigen Funktionen ausgestattet sind, sollten von Ihnen und Ihrem Team bevorzugt werden.

Intelligentere E-Mail

Die Verwendung von E-Mail ist in vielerlei Hinsicht hochfunktional, wird jedoch tendenziell überstrapaziert, wenn Organisationen keine geeigneten Wege für verschiedene Arten der Kommunikation schaffen.

Es ist jedoch nicht zu übersehen, dass E-Mails einer der wichtigsten Bestandteile der digitalen Kommunikation sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Ihre E-Mail per Zoho Mail oder einem Drittanbieter-Tool wie Gmail oder Outlook ausführen möchten. Es sollte sauber, benutzerfreundlich und in die Software integriert sein.

Zoho One ist eine integrierte Geschäftsplattform , die bei der Kommunikation per E-Mail hilft. Es bietet Zoho Mail, das nicht nur ein intuitiver E-Mail-Dienst ist, sondern sich auch problemlos in Zoho One integrieren lässt.

Sie können E-Mails mit Zoho One einrichten, was auch bedeutet, dass Sie Aufgaben zu einem Projekt hinzufügen, Informationen zu Kunden aus dem CRM extrahieren und auch wichtige Dokumente auf dem WorkDrive speichern können. Dadurch wird sichergestellt, dass E-Mails nie vergessen werden, indem Sie aus E-Mails heraus chatten und Besprechungen planen.

Integrationen von Drittanbietern

Die Gewohnheit, getrennte Anwendungen zu verwenden, kann dabei zu Problemen führen, aber die Wahrheit ist, dass dies nicht so sein muss. Wenn Sie sich für einen E-Mail-Dienst eines Drittanbieters entscheiden, können Sie ihn in Zoho-Apps integrieren, um Geschäftsanwendungen verbunden zu halten.

Das WorkDrive verfügt auch über Integrationen von Gmail und Microsoft, die zur Integration von E-Mail-Diensten wie CRM, Sprints, Projects und mehr verwendet werden können.

Bessere Unternehmenskultur

Nachdem verschiedene Kommunikationswege geschaffen wurden, muss auch ein Raum geschaffen werden, der die Unternehmenskultur gedeihen lässt. Connect ist eine der Zoho One-Anwendungen , mit der Sie Gespräche zwischen Teams und Mitarbeitern erleichtern können.

Anstatt ein zu langes Gespräch zu führen, können die Benutzer effektiv Forenbeiträge erstellen und Diskussionen führen, während sie für fast jeden zugänglich sind, der sie im Nachhinein lesen möchte. Dies ist eine der besten Möglichkeiten, eine freundliche Unternehmenskultur zu fördern.

Anpassungsfähiges Projektmanagement

Die Idee der Remote-Arbeit wirkt sich neben der Produktivität auf viele Aspekte der Kommunikation und Zusammenarbeit aus. Dieses Problem lässt sich lösen, indem man nach einem Projektmanagementsystem sucht, das mit der Fähigkeit ausgestattet ist, effizient für ein Team zu arbeiten.

Menschen neigen dazu, nach einem allgemeinen Ansatz für das Projektmanagement zu suchen, aber Tatsache ist, dass unterschiedliche Ansätze für unterschiedliche Personen funktionieren, und es ist immer am besten, dies anzunehmen. Einer der wichtigsten Schritte bei der Bewertung von Projektmanagement-Software ist die Teamkommunikation.

Unterschiedliche Menschen haben unterschiedliche Projektmanagementstile, und die Sache ist, dass diese Stile seit so vielen Jahren verwendet werden. Einige Leute möchten ihre Arbeit auch per E-Mail oder Board zusammen mit einer detaillierten Tabelle oder Anwendung organisieren, die alle Informationen an nur einem Ort enthält.

Bei der Bewertung, welches Projektmanagement-Tool das richtige ist, ist es wichtig zu berücksichtigen, was Sie benötigen. Sehen Sie, ob Ihr Team ein gemeinsames Projektmanagement-Tool oder ein Board benötigt, oder ist es am besten, wenn jeder sein eigenes Tool auswählt?

Die Tools wie Zoho Projects in Zoho One-Anwendungen machen es einfach, Daten für ein Projekt zu zentralisieren und ermöglichen es jedem, die Tools zu verwenden, von denen er weiß, dass sie für ihn funktionieren. Durch die Verwendung dieses Tools kann ein Projektmanager das Projekt verwenden, um sich einen Überblick über fast alles zu verschaffen. Der Manager kann auch Aufgaben aus E-Mails zusammen mit konsistenten Daten zuweisen und hinzufügen.

Zoho Projects ist auch äußerst effektiv, wenn es darum geht, einen Zeitplan auf Kurs zu halten, Ihnen bei der Bewältigung unerwarteter Verzögerungen zu helfen und Berichte bereitzustellen, damit Sie genau wissen, wo Sie sich befinden. Sie können sich in andere Zoho One-Anwendungen integrieren und flexibel sein, sodass es einfach wird, Zeit zu verwalten und Zoho Projects effektiv zu nutzen.

Wenn Sie die Projekte in Zoho Projects verwalten, können Sie ganz einfach Zugriff auf Tools gewähren, die erforderlich sind, um bei der Auswahl der besten Projekte auf dem Laufenden zu bleiben. Zoho Projects ist eine der am besten integrierten Projektmanagementanwendungen, die verschiedene Kommunikationsanwendungen zur Rationalisierung des Prozesses nutzen.

Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass jede Projektbereitstellung auf einer soliden Grundlage steht. Dies kann erreicht werden, indem Informationen zur Überwachung eingerichtet werden, wenn verschiedene Aufgaben in das Projekt eingegeben werden, einschließlich eines Budgets, einer Aufschlüsselung des Aufgabenstatus und der Fälligkeitsdaten von Aufgaben.

Danach kann eine Vorlage erstellt werden, damit Projekte und Berichte automatisch ausgeführt werden können, wenn Sie Stunden eingeben und Aufgaben schließen. Falls Sie an einer großen Tabellenkalkulation oder einer Projektmanagementanwendung gearbeitet haben, haben Sie möglicherweise Daten, bei denen Sie Angst haben, sie zu verlieren.

Der Wechsel zu einem neuen Tool kann ein überwältigender Prozess sein, aber er kann viel einfacher gestaltet werden. Sie können die CSV-Dateien effektiv importieren, sodass Sie in Projekten arbeiten und direkt weitermachen können, wenn Sie das vorherige System verlassen haben.

Nutzen Sie Zoho Tools, um ihr Potenzial auszuschöpfen

Falls Sie wegen der Verwendung von Zoho Projects gestresst waren und es auch eines Tages verwenden möchten, kann es für jeden Bedarf verwendet werden. Mit Zoho Projects können Sie alle nicht benötigten Module deaktivieren, indem Sie einfach das Tasks-Modul verwenden und ein Gefühl dafür bekommen, wie Projects funktionieren, bevor Sie es vollständig übernehmen.

Darüber hinaus können Sie auch Zoho Sprints verwenden. Sprints ist sehr agil für das Projektmanagement und kann umfassend für Design- und Entwicklungsprojekte verwendet werden. Zoho Sprints eignet sich auch gut für Projekte, wenn Sie nach einer einfachen Methode zur Navigation gesucht haben, wenn Sie keine Projekt-Roadmap haben. Wenn Sie ein neues Projekt entwickeln oder etwas wie UX entwerfen möchten, kann Zoho Sprints Ihnen helfen. Die Verwendung des Backlog- und Sprints-Moduls kann dazu führen, dass sich selbst eine verstreute To-do-Liste viel übersichtlicher anfühlt.

Bei der Verwaltung der Projektmanagementaufgaben ist es wichtig sicherzustellen, dass jeder das Tool verwendet, das seine Anforderungen gut erfüllt. Zoho Projects bietet Flexibilität bei der Interaktion der Benutzer mit dem Projekt, sodass es äußerst zielgerichtet sein kann.

Sie können Ihr Team bitten, Zoho Sprints zu verwenden, wenn jeder in einem Team ein ähnliches Projektmanagement-Tool verwenden möchte, es regelmäßig überprüft und sich mit einem Projekt befasst, wenn unklar ist, wie man das Endziel erreichen soll. Es ist am besten, die Bedürfnisse zu sehen, die Funktionsweise der einzelnen Tools zu überprüfen und mit dem Team zu kommunizieren, um die beste Option zu verstehen.

Fazit

Der Weg in die Ferne ist nicht nur möglich, sondern kann sich auch zu Ihren Gunsten wenden. So viele Unternehmen haben erkannt, dass die Umstellung auf Remote-Arbeit für sie gut funktionieren kann. Zoho One kann von Organisationen verwendet werden, um die Tools zu erhalten, die eine ordnungsgemäße Kommunikation ermöglichen, um remote zu arbeiten und Geschäftsziele zu erreichen.

Sie können sich mit fachkundigen Zoho-Beratern in Verbindung setzen und die Schritte umsetzen, die erforderlich sind, um mit der Implementierung von Zoho One aus der Ferne zu wechseln.