Pracuj w domu z Zoho One

Wielu pracowników przeszło na pracę zdalną, dzięki czemu niektóre części firm stały się znacznie trudniejsze. Utrzymywanie kontaktu z rówieśnikami stało się jeszcze trudniejsze, ponieważ ludzie są pomijani, a nawet proste zadania mogą trwać znacznie dłużej niż kiedyś.

Niektóre problemy są całkowicie zrozumiałe, ale są to również te, które można rozwiązać, jeśli użyjesz odpowiednich narzędzi. Wiele firm zdaje sobie teraz sprawę, że przejście na pracę zdalną / Work From Home jest łatwą opcją.

Dzięki wdrożeniu Zoho One organizacja otrzymuje narzędzia, które umożliwiają odpowiednią komunikację w celu zdalnego wyjazdu i realizacji celów biznesowych. Zoho One pomaga w efektywnej współpracy i komunikacji w całej organizacji. Pomaga również w integracji przechowywania plików i różnych narzędzi do zarządzania projektami.

Na tym blogu porozmawiamy o tym, jak Zoho One pomaga w pracy zdalnej.

Scentralizowane pliki

Bardzo ważne jest scentralizowanie plików we wszystkich scenariuszach. Jednak staje się to jeszcze ważniejsze, gdy ludzie pracują z różnych miejsc. Jest tak wiele szans, że pliki zostaną utracone, a e-maile będą wysyłane tam iz powrotem, zanim ktokolwiek może coś znaleźć. W ten sposób traci się ważny czas.

Zoho One to system operacyjny dla firm , który zapewnia bezpieczeństwo i łatwość dostępu do plików, gdy są najbardziej potrzebne. Działa jak scentralizowane repozytorium w chmurze, z którym firma tworzy i współpracuje.

Użytkownicy mogą łatwo tworzyć te dokumenty z pakietu biurowego Zoho i Zoho WorkDrive, jednocześnie obsługując popularne typy plików, z którymi mogłeś pracować. Łatwo jest również pracować z plikami online i zapisywać je na dysku twardym za pomocą synchronizacji na pulpicie.

Gdy przechowywanie plików zostanie przeniesione do Zoho WorkDrive, łatwiej będzie rozwiązywać problemy z powielaniem dokumentów i skrócić czas tracony na wyszukiwanie plików. Dokumenty mogą być przechowywane w WorkDrive i udostępniane na poziomie zespołu lub całej organizacji.

Zoho One zawiera wiele folderów zespołu, które są zasadniczo folderami współdzielonymi, nad którymi zespoły mogą współpracować, a nawet folderami organizacyjnymi, których można używać do rozpowszechniania dokumentów wszystkim w organizacji.

Co więcej, WorkDrive zapewnia absolutną kontrolę nad tym, kto może uzyskać dostęp do czego, oraz minutową kontrolę nad poziomami dostępu, które każdy ma. Na przykład jedna osoba może zobaczyć cały folder zespołu, ale nigdy go nie edytować, podczas gdy inna może edytować, ale nigdy nie usuwać żadnych plików zespołu.

Dzięki zwiększonej kontroli, jaką Zoho WorkDrive oferuje nad plikami, zakłada się, że każdy ma dostęp tylko do tego, czego potrzebuje. Poza udostępnianiem plików członkom zespołu, użytkownicy mogą bezpiecznie udostępniać pliki na zewnątrz za pomocą linków dostosowanych do zewnętrznych interesariuszy, haseł chroniących te linki, odwoływania ich w dowolnym momencie, monitorowania użycia itp.

Można łatwo przyjrzeć się ważnym aspektom zarządzania plikami, takim jak dostępność i bezpieczeństwo. Dokumenty mogą być również archiwizowane i dostępne tylko dla osób, które ich potrzebują. To powiedziawszy, będą również dostępne dla wszystkich tak szybko, jak to możliwe i z różnych lokalizacji.

Komunikacja

Komunikacja jest wszystkim. Organizacje, które dobrze rozumieją ten fakt, a co za tym idzie, używają również odpowiednich narzędzi, które są uważane za ważne dla komunikacji zespołowej.

Innym razem, niektóre organizacje nie uważają, że to wielka sprawa, dopóki nie wpadną w zakłopotanie i kiedy komunikacja stanie się trudna w nawigacji. Zoho One jest wyposażony w wiele narzędzi komunikacyjnych, które mają najlepsze narzędzie do wszystkich rodzajów komunikacji.

Poniżej wspomnimy, w jaki sposób różne narzędzia pomagają w różnej komunikacji. Pomoże to zrozumieć, dlaczego Zoho One to platforma do zarządzania biznesem, która pomaga w efektywnej komunikacji.

Zunifikowany czat

Nawet trwające rozmowy muszą być szybkie, a czat jest często najlepszą opcją, aby się upewnić, że tak się stanie. Zarządzanie wiadomościami e-mail może być trudne, ponieważ uzyskanie odpowiedzi zajmuje dużo więcej czasu.

Co więcej, pełna skrzynka e-mail może wydawać się zniechęcająca w porównaniu z serią wiadomości. Aby rozwiązać ten problem, Zoho Cliq ułatwia komunikację, ponieważ jest wyposażony w elastyczną usługę czatu, która umożliwia korzystanie z dowolnej innej używanej aplikacji Zoho.

Łatwo jest szybko reagować na wiadomości, a nawet pozostawać w kontakcie z zespołem z dowolnego miejsca. Co więcej, możesz go również używać do pozostawania w kontakcie z klientami i innymi osobami spoza organizacji, konfigurując czat dla gości.

Narzędzia komunikacji wideo

Komunikacja wideo jest ważna i działa lepiej w przypadku kilku rozmów. Showtime i spotkanie oferują narzędzia komunikacji wideo, które mają nieco inny cel.

Opcja Spotkanie koncentruje się bardziej na spotkaniach wideo, a Showtime koncentruje się znacznie bardziej na edukacji i prezentacjach. Kiedy masz to, które preferujesz, łatwo jest znaleźć wszystkie potrzebne narzędzia.

Opcje Spotkanie i Czas pokazu są dostarczane z narzędziami do webinarów, ale konferencje internetowe to opcja obsługiwana tylko przez Spotkanie. Możesz nagrywać webinary w Spotkaniu lub Showtime, ale tylko Showtime oferuje webinaria na żądanie, w których widzowie mogą się zarejestrować, aby obejrzeć nagrane wideo.

Chodzi przede wszystkim o wybór tego, co sprawi, że komunikacja będzie łatwa i skuteczna dla Ciebie i Twojego zespołu. Narzędzia do komunikacji wideo z celowymi funkcjami powinny być preferowane przez Ciebie i Twój zespół.

Inteligentniejszy e-mail

Korzystanie z poczty e-mail jest pod wieloma względami bardzo funkcjonalne, ale jest często nadużywane, gdy organizacje nie tworzą odpowiednich dróg dla różnych rodzajów komunikacji.

Nie można jednak pominąć faktu, że poczta elektroniczna jest jedną z najważniejszych części komunikacji cyfrowej. Nie ma znaczenia, czy chcesz uruchamiać pocztę e-mail przez Zoho Mail, czy za pomocą narzędzia innej firmy, takiego jak Gmail lub Outlook. Powinien być czysty, przyjazny dla użytkownika i zintegrowany z oprogramowaniem.

Zoho One to zintegrowana platforma biznesowa, która pomaga w komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej. Oferuje Zoho Mail, który jest nie tylko intuicyjną usługą pocztową, ale także łatwo integruje się z Zoho One.

Możesz skonfigurować pocztę w Zoho One, co oznacza również, że możesz dodawać zadania do projektu, wydobywać informacje o klientach z CRM, a także zapisywać ważne dokumenty na WorkDrive. Zapewni to, że wiadomości e-mail nigdy nie zostaną zapomniane, zaczynając czatować z wiadomości e-mail i planując spotkania.

Integracje innych firm

Nawyk korzystania z odłączonych aplikacji może stwarzać problem w procesie, ale prawda jest taka, że ​​wcale tak nie musi być. Jeśli wybierzesz usługę poczty e-mail innej firmy, możesz zintegrować ją z aplikacjami Zoho, aby utrzymać połączenie aplikacji biznesowych.

WorkDrive jest również wyposażony w integracje Gmaila i Microsoftu, które można wykorzystać do integracji usług e-mail, takich jak CRM, Sprinty, Projekty i inne.

Lepsza kultura firmy

Po stworzeniu różnych ścieżek komunikacyjnych pojawia się również potrzeba stworzenia przestrzeni, która pozwoli rozwijać kulturę firmy. Connect to jedna z aplikacji Zoho One, która pozwala na ułatwienie konwersacji między zespołami i pracownikami.

Zamiast prowadzić zbyt długą rozmowę, użytkownicy mogą skutecznie tworzyć posty na forum i prowadzić dyskusje, jednocześnie udostępniając je niemal każdemu, kto chce je przeczytać po fakcie. To jeden z najlepszych sposobów pielęgnowania przyjaznej kultury firmy.

Adaptowalne zarządzanie projektami

Idea pracy zdalnej wpływa na wiele aspektów komunikacji i współpracy, a także produktywność. Rozwiązaniem tego problemu można zarządzać, szukając systemu zarządzania projektami, który daje możliwość efektywnej pracy zespołu.

Ludzie mają tendencję do szukania ogólnego podejścia do zarządzania projektami, ale faktem jest, że różne podejścia działają dla różnych osób i zawsze najlepiej jest to przyjąć. Jednym z podstawowych etapów oceny oprogramowania do zarządzania projektami jest komunikacja zespołowa.

Różni ludzie mają różne style zarządzania projektami, a chodzi o to, że te style są używane od tylu lat. Niektórzy ludzie chcą również organizować swoją pracę za pomocą e-maili lub tablic wraz ze szczegółowym arkuszem kalkulacyjnym lub aplikacją, która zawiera wszystkie informacje w jednym miejscu.

Oceniając, które narzędzie do zarządzania projektami jest prawidłowe, należy wziąć pod uwagę to, czego potrzebujesz. Sprawdź, czy Twój zespół potrzebuje wspólnego narzędzia do zarządzania projektami lub tablicy, czy też najlepiej, aby każdy wybrał własne narzędzie?

Narzędzia takie jak Projekty Zoho w aplikacjach Zoho One ułatwiają centralizację danych projektu i pozwalają wszystkim na korzystanie z narzędzi, o których wiedzą, że będą dla nich pracować. Korzystając z tego narzędzia, kierownik projektu może użyć Projektu, aby uzyskać przegląd prawie wszystkiego. Menedżer może również przypisywać i dodawać zadania z wiadomości e-mail wraz z danymi, które pozostają spójne.

Zoho Projects jest również niezwykle skuteczny w utrzymywaniu harmonogramu, pomagając Ci zarządzać nieoczekiwanymi opóźnieniami i oferując raporty, dzięki którym wiesz dokładnie, gdzie jesteś. Możesz zintegrować się z innymi aplikacjami Zoho one i być elastycznym, aby łatwo zarządzać czasem i efektywnie korzystać z Zoho Projects.

Zarządzając projektami w Zoho Projects, możesz łatwo przyznać dostęp do narzędzi, które są potrzebne do śledzenia wyboru najlepszych. Zoho Projects to jedna z najlepiej zintegrowanych aplikacji do zarządzania projektami, która wykorzystuje różne aplikacje komunikacyjne do usprawnienia procesu.

Podstawowym krokiem jest upewnienie się, że każde wdrożenie projektu ma solidne podstawy, co można osiągnąć, konfigurując informacje do monitorowania podczas wprowadzania różnych zadań do projektu, w tym budżet, podział stanu zadań i terminy realizacji zadań.

Po wykonaniu tej czynności można utworzyć szablon, aby projekty i raporty mogły być uruchamiane automatycznie podczas wprowadzania godzin i zamykania zadań. Jeśli pracujesz nad dużym arkuszem kalkulacyjnym lub aplikacją do zarządzania projektami, możesz mieć dane, które martwisz się utratą.

Przejście na nowe narzędzie może być przytłaczającym procesem, ale można je znacznie uprościć. Możesz skutecznie importować pliki CSV, aby pracować w Projektach i odbierać je od razu po wyjściu z poprzedniego systemu.

Wykorzystanie narzędzi Zoho do ich potencjału

Jeśli jesteś zestresowany korzystaniem z Zoho Projects i chcesz z niego skorzystać pewnego dnia, może być używany do pracy na każdą potrzebę. Zoho Projects umożliwia wyłączenie wszystkich modułów, które nie są potrzebne, po prostu korzystając z modułu zadań i poznając, jak działają projekty przed całkowitym zatwierdzeniem.

Dodatkowo możesz również korzystać ze sprintów Zoho. Sprints jest bardzo zwinny do zarządzania projektami i może być szeroko stosowany w projektach projektowych i rozwojowych. Zoho Sprints jest również dobre dla projektów, jeśli szukałeś prostej metody nawigacji, gdy nie masz mapy drogowej projektu. Jeśli chcesz opracować nowy projekt lub zaprojektować coś takiego jak UX, Zoho Sprints może Ci pomóc. Korzystanie z modułu backlog i sprints może sprawić, że nawet rozproszona lista rzeczy do zrobienia będzie znacznie łatwiejsza w zarządzaniu.

Przy zarządzaniu zadaniami zarządzania projektami ważne jest, aby każdy korzystał z narzędzia, które dobrze rozwiązuje jego potrzeby. Zoho Projects zapewnia elastyczność w interakcji użytkowników z projektem, dzięki czemu może być niezwykle celowy.

Możesz poprosić swój zespół o korzystanie z Zoho Sprints, gdy wszyscy w zespole chcą korzystać z podobnego narzędzia do zarządzania projektami, regularnie je sprawdzając i zajmując się projektem, gdy nie jest jasne, jak osiągnąć cel końcowy. Najlepiej jest zobaczyć potrzeby, sprawdzić działanie każdego narzędzia i komunikować się z zespołem w celu zrozumienia najlepszej opcji.

Wniosek

Zdalne sterowanie jest nie tylko możliwe, ale może również działać na Twoją korzyść. Tak wiele firm zdało sobie sprawę, że przejście na pracę zdalną może im się przydać. Zoho One może być używany przez organizacje, aby uzyskać narzędzia, które pozwalają na prawidłową komunikację w celu zdalnych i realizacji celów biznesowych.

Możesz skontaktować się z ekspertami konsultantów Zoho i wdrożyć kroki wymagane do zdalnej pracy z wdrożeniem Zoho One.