Работайте дома с Zoho One

Многие сотрудники перешли на удаленную работу, и вместе с этим некоторые части бизнеса также стали намного сложнее. Поддерживать контакт со сверстниками становится все труднее, поскольку люди остаются в стороне, и даже простые задачи могут занимать намного больше времени, чем раньше.

Некоторые проблемы вполне понятны, но их также можно решить, если использовать правильные инструменты. Многие предприятия теперь понимают, что перейти на удаленную работу или работу из дома — это простой вариант.

С внедрением Zoho One организация получает инструменты, обеспечивающие надлежащее общение для удаленного доступа и достижения бизнес-целей. Zoho One помогает эффективно сотрудничать и общаться в организации. Это также помогает интегрировать хранилище файлов и различные инструменты управления проектами.

В этом блоге мы поговорим о том, как Zoho One помогает в удаленной работе.

Централизованные файлы

Очень важно централизовать файлы во всех сценариях. Однако это становится еще более важным, когда люди работают из разных мест. Есть так много шансов, что файлы будут потеряны, а электронные письма будут отправлены туда и обратно, прежде чем кто-либо сможет что-то найти. При этом теряется важное время.

Zoho One — это операционная система для бизнеса , которая гарантирует, что файлы останутся в безопасности и легко доступны, когда они больше всего нужны. Он работает как централизованный облачный репозиторий, который создает бизнес и с которым взаимодействует.

Пользователи могут легко создавать эти документы из офисного пакета Zoho и Zoho WorkDrive, поддерживая распространенные типы файлов, с которыми вы, возможно, работали. Также легко работать с файлами онлайн и сохранять их на жесткий диск с помощью синхронизации рабочего стола.

Когда файловое хранилище переводится на Zoho WorkDrive, становится проще решать проблемы с дублированием документов и сокращаются затраты времени на поиск файлов. Документы могут храниться на рабочем диске и совместно использоваться как на уровне команды, так и на уровне всей организации.

Zoho One поставляется со многими папками Team, которые по сути являются общими папками, с которыми команды могут сотрудничать, и даже папками организации, которые можно использовать для распространения документов среди всех в организации.

Более того, WorkDrive обеспечивает абсолютный контроль над тем, кто и к чему может получить доступ, и поминутный контроль над уровнями доступа, которые есть у каждого. Например, один человек может видеть всю папку группы, но никогда не редактировать ее, а другой человек может редактировать, но никогда не удалять какие-либо файлы группы.

Благодаря расширенному контролю над файлами, который Zoho WorkDrive предлагает вам, предполагается, что каждый имеет доступ только к тому, что ему нужно. Помимо совместного использования с товарищами по команде, пользователи могут безопасно обмениваться файлами извне с помощью ссылок, настроенных для внешних заинтересованных сторон, паролей, защищающих эти ссылки, отзывающих их в любое время, отслеживающих использование и т. д.

Важные аспекты управления файлами, такие как доступность и безопасность, можно легко просмотреть. Документы также могут быть скопированы и доступны только тем, кто в них нуждается. Тем не менее, они также будут доступны для всех как можно быстрее и из разных мест.

Коммуникация

Общение — это все. Организации, которые действительно хорошо понимают этот факт, и, следовательно, они также используют правильные инструменты, которые считаются важными для командных коммуникаций.

В других случаях некоторые организации не думают, что это очень важно, пока они не запутаются и когда общение не станет трудным для навигации. Zoho One поставляется со многими инструментами для общения, в которых есть лучший инструмент для всех видов общения.

Ниже мы упомянем, как различные инструменты помогают в различных коммуникациях. Это поможет понять, почему Zoho One — это платформа для управления бизнесом, которая помогает в эффективном общении.

Единый чат

Даже текущие разговоры должны быть быстрыми, и общение в чате часто является лучшим способом убедиться, что это происходит. Может стать сложно управлять электронной почтой, так как получение ответа занимает намного больше времени.

Более того, полный почтовый ящик также может показаться пугающим по сравнению с серией сообщений. Чтобы решить эту проблему, Zoho Cliq помогает упростить общение, поскольку он поставляется с гибкой службой чата, которую можно использовать из любого другого используемого приложения Zoho.

Просто быстро реагировать на сообщения и даже оставаться на связи с командой из любого места. Кроме того, вы также можете использовать его для поддержания связи с клиентами и другими людьми за пределами организации, настроив гостевой чат.

Инструменты видеосвязи

Видеосвязь важна и лучше работает на пару разговоров. Шоу-тайм и встречи предлагают инструменты видеосвязи, которые имеют несколько иную направленность.

Параметр «Собрание» больше ориентирован на видеовстречи, а Showtime — на обучение и презентации. Когда у вас есть тот, который вы предпочитаете, становится легко найти все необходимые инструменты.

Параметры Meeting и Showtime поставляются с инструментами веб-семинара, но веб-конференция — это вариант, который поддерживается только Meeting. Вы можете записывать вебинары либо в Meeting, либо в Showtime, но только Showtime предлагает вебинары по запросу, на которых зрители могут зарегистрироваться, чтобы просмотреть предварительно записанное видео.

В основном речь идет о выборе того, что сделает общение простым и эффективным для вас и вашей команды. Вы и ваша команда должны отдавать предпочтение инструментам видеосвязи с целевыми функциями.

Умная электронная почта

Электронная почта очень функциональна во многих отношениях, но ею злоупотребляют, когда организации не создают надлежащих каналов для различных типов связи.

Однако нельзя игнорировать тот факт, что электронная почта является одной из наиболее важных частей цифрового общения. Неважно, хотите ли вы запускать свою электронную почту с помощью Zoho Mail или стороннего инструмента, такого как Gmail или Outlook. Он должен быть чистым, удобным для пользователя и интегрированным с программным обеспечением.

Zoho One — это интегрированная бизнес-платформа , которая помогает в общении по электронной почте. Он предлагает Zoho Mail, который является не только интуитивно понятным почтовым сервисом, но и легко интегрируется с Zoho One.

Вы можете настроить почту с помощью Zoho One, что также означает, что вы можете добавлять задачи в проект, извлекать информацию о клиентах из CRM, а также сохранять важные документы на WorkDrive. Это гарантирует, что электронные письма никогда не будут забыты, начиная общение в чате с электронных писем и планируя встречи.

Сторонние интеграции

Привычка использовать отключенные приложения может создать проблему в процессе, но правда в том, что так быть не должно. Если вы выберете стороннюю службу электронной почты, вы можете интегрировать ее с приложениями Zoho, чтобы поддерживать связь с бизнес-приложениями.

WorkDrive также поставляется с интеграциями Gmail и Microsoft, которые можно использовать для интеграции почтовых сервисов, таких как CRM, Sprints, Projects и т. д.

Лучшая корпоративная культура

После того, как были созданы различные возможности для общения, необходимо также создать пространство, которое может поддерживать процветание корпоративной культуры. Connect — одно из приложений Zoho One , позволяющее облегчить общение между командами и сотрудниками.

Вместо того, чтобы вести слишком длинный разговор, пользователи могут эффективно создавать сообщения на форуме и вести обсуждения, делая их доступными практически для всех, кто хочет прочитать их постфактум. Это один из лучших способов создать дружескую корпоративную культуру.

Адаптивное управление проектами

Идея удаленной работы влияет на многие аспекты общения и совместной работы, а также на производительность. Решением этой проблемы можно управлять, ища систему управления проектами, которая дает возможность эффективно работать в команде.

Люди склонны искать общий подход к управлению проектами, но дело в том, что разные подходы работают для разных людей, и всегда лучше придерживаться этого. Одним из основных шагов в оценке программного обеспечения для управления проектами является общение в команде.

У разных людей разные стили управления проектами, и дело в том, что эти стили используются уже очень много лет. Некоторые люди также хотят организовать свою работу с помощью электронной почты или досок вместе с подробной электронной таблицей или приложением, которое включает всю информацию только в одном месте.

При оценке того, какой инструмент управления проектами является правильным, важно учитывать, что вам нужно. Посмотрите, нужен ли вашей команде общий инструмент управления проектами или доска, или лучше, чтобы каждый выбрал свой собственный инструмент?

Такие инструменты, как Zoho Projects в приложениях Zoho One , упрощают централизацию данных для проекта и позволяют всем использовать инструменты, которые, как они знают, будут работать для них. Используя этот инструмент, менеджер проекта может использовать проект, чтобы получить обзор практически всего. Менеджер также может назначать и добавлять задачи из электронных писем вместе с данными, которые остаются согласованными.

Zoho Projects также чрезвычайно эффективен для отслеживания сроков, помогает вам справляться с неожиданными задержками и предлагает отчеты, чтобы вы точно знали, где находитесь. Вы можете интегрироваться с другими приложениями Zoho one и быть гибкими, чтобы стало легко управлять временем и эффективно использовать Zoho Projects.

Когда вы управляете проектами в Zoho Projects, вы можете легко предоставить доступ к инструментам, которые необходимы, чтобы не сбиться с пути, когда дело доходит до выбора лучшего. Zoho Projects — одно из наиболее интегрированных приложений для управления проектами, которое использует различные коммуникационные приложения для оптимизации процесса.

Первым шагом является обеспечение того, чтобы каждое развертывание проекта имело прочную основу, и этого можно достичь, настроив информацию для мониторинга по мере ввода в проект различных задач, включая бюджет, разбивку статуса задач и сроки выполнения задач.

После этого можно создать шаблон, чтобы проекты и отчеты запускались автоматически, когда вы вводите часы и закрываете задачи. Если вы работали с большой электронной таблицей или приложением для управления проектами, у вас могут быть данные, которые вы боитесь потерять.

Переход на новый инструмент может быть сложным процессом, но его можно сделать намного проще. Вы можете эффективно импортировать CSV-файлы, чтобы работать в проектах и ​​сразу после выхода из предыдущей системы.

Использование инструментов Zoho для раскрытия их потенциала

Если вы были обеспокоены использованием Zoho Projects и хотите использовать его однажды, то его можно использовать для любых нужд. Zoho Projects позволяет отключить все ненужные модули, просто используя модуль задач и почувствовав, как работают проекты, прежде чем полностью их зафиксировать.

Кроме того, вы также можете использовать Zoho Sprints. Sprints очень гибок для управления проектами и может широко использоваться для проектов проектирования и разработки. Zoho Sprints также хорош для проектов, если вы искали простой способ навигации, когда у вас нет дорожной карты проекта. Если вы хотите разработать новый проект или разработать что-то вроде UX, вам может помочь Zoho Sprints. Использование модуля невыполненных работ и спринтов может сделать даже разрозненный список дел более управляемым.

При управлении задачами управления проектами важно обеспечить, чтобы каждый использовал инструмент, который хорошо решает их потребности. Zoho Projects обладает гибкостью в том, как пользователи взаимодействуют с проектом, поэтому он может быть чрезвычайно целеустремленным.

Вы можете попросить свою команду использовать Zoho Sprints, когда все в команде хотят использовать аналогичный инструмент управления проектами, регулярно проверяя его и работая над проектом, когда неясно, как достичь конечной цели. Лучше всего увидеть потребности, проверить работу каждого инструмента и пообщаться с командой, чтобы понять лучший вариант.

Вывод

Переход на удаленку не только возможен, но и может обернуться в вашу пользу. Поэтому многие компании поняли, что переход на удаленную работу может быть полезен для них. Zoho One может использоваться организациями для получения инструментов, обеспечивающих надлежащее общение для удаленного доступа и достижения бизнес-целей.

Вы можете связаться с опытными консультантами Zoho и выполнить шаги, необходимые для перехода на удаленную работу с внедрением Zoho One.