ทำงานจากที่บ้านกับ Zoho One

พนักงานหลายคนเปลี่ยนไปทำงานทางไกล และด้วยเหตุนี้ ธุรกิจบางส่วนจึงยากขึ้นมาก การติดต่อกับเพื่อน ๆ กลายเป็นเรื่องท้าทายมากขึ้นเนื่องจากผู้คนไม่อยู่ในวงและแม้แต่งานง่าย ๆ ก็อาจใช้เวลานานกว่าที่เคยเป็นมา

ปัญหาบางอย่างสามารถเข้าใจได้อย่างสมบูรณ์ แต่ก็เป็นปัญหาที่คุณสามารถแก้ไขได้หากคุณใช้เครื่องมือที่เหมาะสม ธุรกิจจำนวนมากในปัจจุบันตระหนักดีว่าการเปลี่ยนไปใช้การทำงานทางไกล/การทำงานจากที่บ้านเป็นทางเลือกที่ง่าย

ด้วย การใช้งาน Zoho One องค์กรจะได้รับเครื่องมือที่เปิดใช้งานการสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับการเดินทางระยะไกลและบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ Zoho One ช่วยในการทำงานร่วมกันและการสื่อสารทั่วทั้งองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยในการรวมการจัดเก็บไฟล์และเครื่องมือการจัดการโครงการต่างๆ ด้วยเช่นกัน

ในบล็อกนี้ เราจะพูดถึงวิธีที่ Zoho One ช่วยเหลือในการทำงานทางไกล

ไฟล์รวมศูนย์

การรวมศูนย์ไฟล์ในทุกสถานการณ์เป็นสิ่งสำคัญมาก อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้มีความสำคัญมากขึ้นเมื่อผู้คนทำงานจากที่ต่างๆ มีโอกาสมากมายที่ไฟล์จะสูญหาย และอีเมลจะถูกส่งกลับไปกลับมาก่อนที่ใครจะพบบางสิ่งบางอย่าง การทำเช่นนี้ เวลาสำคัญจะหายไป

Zoho One เป็น ระบบปฏิบัติการสำหรับธุรกิจ ที่รับรองว่าไฟล์จะปลอดภัยและพร้อมใช้งานอย่างง่ายดายเมื่อมีความจำเป็นมากที่สุด ทำงานเหมือนพื้นที่เก็บข้อมูลระบบคลาวด์แบบรวมศูนย์ที่ธุรกิจสร้างและโต้ตอบด้วย

ผู้ใช้สามารถสร้างเอกสารเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายจากชุดโปรแกรม Zoho office และ Zoho WorkDrive ในขณะเดียวกันก็รองรับไฟล์ประเภททั่วไปที่คุณอาจเคยใช้งานด้วย นอกจากนี้ยังง่ายต่อการทำงานกับไฟล์ออนไลน์และบันทึกลงในฮาร์ดไดรฟ์โดยใช้การซิงค์เดสก์ท็อป

เมื่อพื้นที่จัดเก็บไฟล์เปลี่ยนไปใช้ Zoho WorkDrive การแก้ปัญหาการทำสำเนาเอกสารจะง่ายขึ้น และลดเวลาที่เสียไปกับการค้นหาไฟล์ เอกสารสามารถเก็บไว้ใน WorkDrive และแชร์ได้ทั้งในระดับทีมหรือระดับองค์กร

Zoho One มาพร้อมกับโฟลเดอร์ Team จำนวนมากซึ่งเป็นโฟลเดอร์ที่แชร์โดยพื้นฐานซึ่งทีมสามารถทำงานร่วมกันได้และแม้แต่โฟลเดอร์ขององค์กรที่สามารถใช้เพื่อแจกจ่ายเอกสารให้กับทุกคนในองค์กร

ยิ่งไปกว่านั้น WorkDrive ยังมาพร้อมกับการควบคุมอย่างสมบูรณ์ว่าใครบ้างที่สามารถเข้าถึงสิ่งใดและสามารถควบคุมระดับการเข้าถึงที่ทุกคนมีได้ในเวลาไม่กี่นาที ตัวอย่างเช่น บุคคลหนึ่งสามารถเห็นทั้งโฟลเดอร์ของทีมแต่ไม่สามารถแก้ไขได้ ในขณะที่อีกคนสามารถแก้ไขแต่ไม่เคยลบไฟล์ของทีมใดๆ

ด้วยการควบคุมขั้นสูงที่ Zoho WorkDrive นำเสนอให้กับคุณในไฟล์ ถือว่าทุกคนมีสิทธิ์เข้าถึงเฉพาะสิ่งที่พวกเขาต้องการเท่านั้น นอกจากการแชร์กับเพื่อนร่วมทีมแล้ว ผู้ใช้ยังสามารถแชร์ไฟล์ภายนอกได้อย่างปลอดภัยด้วยความช่วยเหลือของลิงก์ที่ปรับแต่งสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก รหัสผ่านที่ปกป้องลิงก์เหล่านั้น เพิกถอนได้ตลอดเวลา การตรวจสอบการใช้งาน ฯลฯ

สามารถดูแง่มุมที่สำคัญของการจัดการไฟล์ เช่น การช่วยสำหรับการเข้าถึงและการรักษาความปลอดภัยได้อย่างง่ายดาย เอกสารสามารถสำรองและใช้ได้เฉพาะผู้ที่ต้องการใช้เท่านั้น ที่กล่าวว่าพวกเขาจะพร้อมใช้งานสำหรับทุกคนโดยเร็วที่สุดและจากสถานที่ต่างๆ

การสื่อสาร

การสื่อสารคือทุกสิ่ง องค์กรที่เข้าใจข้อเท็จจริงนี้ดีพอ และด้วยเหตุนี้ พวกเขายังใช้เครื่องมือที่เหมาะสมซึ่งถือว่ามีความสำคัญสำหรับการสื่อสารในทีม

ในบางครั้ง บางองค์กรไม่คิดว่านี่เป็นเรื่องใหญ่ จนกว่าพวกเขาจะจบลงด้วยความสับสนและเมื่อการสื่อสารกลายเป็นเรื่องยากในการนำทาง Zoho One มาพร้อมกับเครื่องมือสื่อสารมากมายที่มีเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารทุกประเภท

ด้านล่างนี้เราจะพูดถึงว่าเครื่องมือต่างๆ ช่วยในการสื่อสารต่างๆ ได้อย่างไร ซึ่งจะช่วยให้เข้าใจว่าทำไม Zoho One จึงเป็น แพลตฟอร์มการจัดการธุรกิจ ที่ช่วยในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

แชทแบบครบวงจร

แม้แต่การสนทนาที่กำลังดำเนินอยู่ก็จะต้องรวดเร็ว และการแชทมักจะเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งนั้นจะเกิดขึ้น การจัดการอีเมลอาจเป็นเรื่องยาก เนื่องจากต้องใช้เวลานานกว่ามากจึงจะได้รับคำตอบ

ยิ่งไปกว่านั้น กล่องอีเมลแบบเต็มอาจดูน่ากลัวเมื่อเทียบกับชุดข้อความ เพื่อแก้ปัญหานี้ Zoho Cliq ช่วยทำให้การสื่อสารเป็นเรื่องง่าย เนื่องจากมาพร้อมกับบริการแชทที่ยืดหยุ่นซึ่งทำให้สามารถใช้งานได้จากแอป Zoho อื่นๆ ที่ใช้อยู่

โต้ตอบกับข้อความได้อย่างรวดเร็วและติดต่อกับทีมได้ง่ายจากทุกที่ที่คุณต้องการ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้เพื่อติดต่อกับลูกค้าและบุคคลอื่นๆ ภายนอกองค์กรได้ด้วยการตั้งค่าการแชทของแขก

เครื่องมือสื่อสารผ่านวิดีโอ

การสื่อสารผ่านวิดีโอมีความสำคัญและทำงานได้ดีขึ้นสำหรับการสนทนาสองสามครั้ง เวลาฉายและการประชุมเสนอเครื่องมือสื่อสารทางวิดีโอที่มาพร้อมกับจุดสนใจที่แตกต่างกันบ้าง

ตัวเลือกการประชุมจะเน้นที่การประชุมทางวิดีโอมากกว่า และ Showtime จะเน้นไปที่การศึกษาและการนำเสนอมากกว่า เมื่อคุณมีเครื่องมือที่ต้องการแล้ว การค้นหาเครื่องมือที่จำเป็นทั้งหมดจะกลายเป็นเรื่องง่าย

ตัวเลือกการประชุมและเวลาแสดงมาพร้อมกับเครื่องมือการสัมมนาทางเว็บ แต่การประชุมผ่านเว็บเป็นตัวเลือกที่ได้รับการสนับสนุนโดยการประชุมเท่านั้น คุณสามารถบันทึกการสัมมนาผ่านเว็บได้ทั้งใน Meeting หรือ Showtime แต่เฉพาะ Showtime เท่านั้นที่มีการสัมมนาผ่านเว็บแบบออนดีมานด์ซึ่งผู้ชมสามารถลงทะเบียนเพื่อดูวิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้าได้

ส่วนใหญ่เกี่ยวกับการเลือกสิ่งที่ทำให้การสื่อสารง่ายและมีประสิทธิภาพสำหรับคุณและทีมของคุณ คุณและทีมของคุณควรใช้เครื่องมือสื่อสารทางวิดีโอที่มาพร้อมกับคุณสมบัติเฉพาะ

อีเมลที่ชาญฉลาดขึ้น

การใช้อีเมลมีประโยชน์อย่างมากในหลาย ๆ ด้าน แต่มักจะถูกใช้มากเกินไปเมื่อองค์กรไม่สร้างช่องทางที่เหมาะสมสำหรับการสื่อสารประเภทต่างๆ

อย่างไรก็ตาม ไม่มีการเพิกเฉยต่อข้อเท็จจริงที่ว่าอีเมลเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของการสื่อสารดิจิทัล ไม่ว่าคุณต้องการเรียกใช้อีเมลของคุณโดย Zoho Mail หรือเครื่องมือของบุคคลที่สาม เช่น Gmail หรือ Outlook นั้นไม่สำคัญ ควรสะอาด ใช้งานง่าย และรวมเข้ากับซอฟต์แวร์

Zoho One เป็น แพลตฟอร์มธุรกิจแบบบูรณาการ ที่ช่วยในการสื่อสารผ่านอีเมล ให้บริการ Zoho Mail ซึ่งไม่ใช่แค่บริการอีเมลที่ใช้งานง่าย แต่ยังผสานรวมกับ Zoho One ได้อย่างง่ายดาย

คุณสามารถตั้งค่าอีเมลด้วย Zoho One ได้ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเพิ่มงานในโครงการ ดึงข้อมูลลูกค้าจาก CRM และบันทึกเอกสารสำคัญไปยัง WorkDrive เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลจะไม่ถูกลืมโดยเริ่มแชทจากอีเมลและจัดตารางการประชุม

การบูรณาการของบุคคลที่สาม

นิสัยในการใช้แอพพลิเคชั่นที่ถูกตัดการเชื่อมต่อสามารถสร้างปัญหาในกระบวนการได้ แต่ความจริงก็คือไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น หากคุณเลือกบริการอีเมลจากภายนอก คุณสามารถผสานรวมกับแอป Zoho เพื่อให้แอปพลิเคชันทางธุรกิจเชื่อมต่อได้

WorkDrive ยังมาพร้อมกับการผสานการทำงานของ Gmail และ Microsoft ที่สามารถใช้ในการรวมบริการอีเมล เช่น CRM, Sprints, Projects และอื่นๆ

วัฒนธรรมองค์กรที่ดีขึ้น

หลังจากสร้างช่องทางการสื่อสารที่แตกต่างกันแล้ว ก็จำเป็นต้องสร้างพื้นที่ที่สามารถรักษาวัฒนธรรมของบริษัทให้เจริญรุ่งเรืองได้ Connect เป็นหนึ่งใน แอปพลิเคชัน Zoho One ที่ช่วยให้คุณอำนวยความสะดวกในการสนทนาระหว่างทีมและพนักงาน

แทนที่จะมีการสนทนาที่ยาวเกินไป ผู้ใช้สามารถสร้างโพสต์ในฟอรัมได้อย่างมีประสิทธิภาพและดำเนินการสนทนาต่อไป ในขณะที่เกือบทุกคนที่ต้องการอ่านข้อความเหล่านั้นสามารถเข้าถึงพวกเขาได้ นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เป็นมิตร

การจัดการโครงการที่ปรับเปลี่ยนได้

แนวคิดของการทำงานทางไกลส่งผลต่อการสื่อสารและการทำงานร่วมกันหลายด้านควบคู่ไปกับประสิทธิภาพการทำงาน การแก้ปัญหานี้สามารถจัดการได้ด้วยการมองหาระบบการจัดการโครงการที่มาพร้อมกับความสามารถในการทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพ

ผู้คนมักจะมองหาแนวทางทั่วไปในการจัดการโครงการ แต่ความจริงก็คือวิธีการที่แตกต่างกันนั้นใช้ได้กับแต่ละคน และวิธีที่ดีที่สุดคือยอมรับสิ่งนี้ ขั้นตอนหลักประการหนึ่งในการประเมินซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคือการสื่อสารในทีม

แต่ละคนมีรูปแบบการจัดการโครงการที่แตกต่างกัน และประเด็นก็คือรูปแบบเหล่านี้ถูกใช้มาหลายปีแล้ว บางคนยังต้องการจัดระเบียบงานของตนทางอีเมลหรือกระดานพร้อมกับสเปรดชีตหรือแอปพลิเคชันโดยละเอียดที่รวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียว

ในขณะที่ประเมินว่าเครื่องมือการจัดการโครงการใดถูกต้อง ควรพิจารณาสิ่งที่คุณต้องการ ดูว่าทีมของคุณต้องการเครื่องมือการจัดการโครงการที่ใช้ร่วมกันหรือบอร์ด หรือดีที่สุดคือทุกคนเลือกเครื่องมือของตนเอง

เครื่องมือต่างๆ เช่น Zoho Projects ใน แอปพลิเคชัน Zoho One ทำให้ง่ายต่อการรวมศูนย์ข้อมูลสำหรับโครงการ และอนุญาตให้ทุกคนใช้เครื่องมือที่พวกเขารู้ว่าจะใช้งานได้ ด้วยการใช้เครื่องมือนี้ ผู้จัดการโครงการสามารถใช้โครงการเพื่อดูภาพรวมของเกือบทุกอย่างได้ ผู้จัดการยังสามารถมอบหมายและเพิ่มงานจากอีเมลพร้อมกับข้อมูลที่ยังคงความสอดคล้อง

Zoho Projects ยังมีประสิทธิภาพอย่างมากในการรักษาไทม์ไลน์ให้เป็นไปตามแผน ช่วยคุณจัดการความล่าช้าที่ไม่คาดคิด และเสนอรายงานเพื่อให้คุณรู้ว่าคุณอยู่ที่ไหน คุณสามารถผสานรวมกับแอปพลิเคชัน Zoho one อื่นๆ และมีความยืดหยุ่น เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการเวลาและใช้ Zoho Projects อย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณจัดการโปรเจ็กต์ใน Zoho Projects คุณสามารถให้สิทธิ์เข้าถึงเครื่องมือที่จำเป็นในการติดตามผลเมื่อต้องเลือกสิ่งที่ดีที่สุดได้อย่างง่ายดาย Zoho Projects เป็นหนึ่งในแอปพลิเคชันการจัดการโครงการแบบบูรณาการที่ดีที่สุด ซึ่งใช้ประโยชน์จากแอปพลิเคชันการสื่อสารต่างๆ เพื่อทำให้กระบวนการคล่องตัว

ขั้นตอนหลักคือการทำให้มั่นใจว่าการปรับใช้โครงการแต่ละครั้งมีรากฐานที่แข็งแกร่ง และสามารถทำได้โดยการตั้งค่าข้อมูลสำหรับการตรวจสอบเมื่อมีการป้อนงานต่างๆ ในโครงการ รวมถึงงบประมาณ การแบ่งสถานะงาน และวันที่ครบกำหนดของงาน

หลังจากเสร็จสิ้น คุณสามารถสร้างเทมเพลตเพื่อให้โครงการและรายงานสามารถทำงานโดยอัตโนมัติเมื่อคุณป้อนชั่วโมงและปิดงาน ในกรณีที่คุณทำงานบนสเปรดชีตขนาดใหญ่หรือแอปพลิเคชันการจัดการโครงการ คุณอาจมีข้อมูลที่คุณกังวลว่าจะสูญหาย

การย้ายไปยังเครื่องมือใหม่อาจเป็นกระบวนการที่ยุ่งยาก แต่ก็ทำให้ง่ายขึ้นมาก คุณสามารถนำเข้าไฟล์ CSV ได้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้คุณทำงานในโปรเจ็กต์และรับได้ทันทีเมื่อคุณออกจากระบบก่อนหน้า

การใช้ Zoho Tools ให้เกิดศักยภาพ

ในกรณีที่คุณเครียดเกี่ยวกับการใช้ Zoho Projects และต้องการใช้สักวันหนึ่ง ก็สามารถนำมาใช้เพื่อให้ทำงานได้ดีสำหรับทุกความต้องการ Zoho Projects ช่วยให้คุณสามารถปิดโมดูลทั้งหมดที่ไม่จำเป็นโดยเพียงแค่ใช้โมดูลงานและทำความเข้าใจว่า Projects ทำงานอย่างไรก่อนที่จะดำเนินการอย่างสมบูรณ์

นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ Zoho Sprints ได้อีกด้วย Sprints มีความคล่องตัวสูงสำหรับการจัดการโครงการ และสามารถใช้อย่างกว้างขวางสำหรับโครงการออกแบบและพัฒนา Zoho Sprints ยังดีสำหรับโปรเจ็กต์ ถ้าคุณกำลังมองหาวิธีง่ายๆ ในการนำทางเมื่อคุณไม่มีแผนงานของโปรเจ็กต์ หากคุณต้องการพัฒนาโครงการใหม่หรือออกแบบบางอย่าง เช่น UX Zoho Sprints สามารถช่วยคุณได้ การใช้โมดูล backlog และ sprints สามารถทำให้รายการสิ่งที่ต้องทำที่กระจัดกระจายรู้สึกจัดการได้ง่ายขึ้นมาก

ในขณะที่จัดการงานการจัดการโครงการ การทำให้มั่นใจว่าทุกคนใช้เครื่องมือที่ตอบสนองความต้องการของตนได้ดีเป็นสิ่งสำคัญ Zoho Projects มาพร้อมกับความยืดหยุ่นในการที่ผู้ใช้โต้ตอบกับโปรเจ็กต์ เพื่อให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ได้อย่างมาก

คุณสามารถขอให้ทีมของคุณใช้ Zoho Sprints เมื่อทุกคนในทีมต้องการใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่คล้ายคลึงกันในขณะที่ตรวจสอบเป็นประจำและจัดการกับโครงการเมื่อยังไม่ชัดเจนว่าควรบรรลุเป้าหมายสุดท้ายอย่างไร เป็นการดีที่สุดที่จะเห็นความต้องการ ตรวจสอบการทำงานของแต่ละเครื่องมือ และสื่อสารกับทีมเพื่อทำความเข้าใจตัวเลือกที่ดีที่สุด

บทสรุป

การไปจากระยะไกลไม่เพียงแต่เป็นไปได้ แต่ยังสามารถช่วยคุณได้ ธุรกิจจำนวนมากตระหนักดีว่าการเปลี่ยนไปใช้งานทางไกลสามารถทำงานได้ดีสำหรับพวกเขา องค์กรสามารถใช้ Zoho One เพื่อรับเครื่องมือที่ช่วยให้มีการสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับการเดินทางระยะไกลและบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจเช่นกัน

คุณสามารถติดต่อกับ ที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญของ Zoho และดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นในการดำเนินการจากระยะไกลด้วยการใช้งาน Zoho One