使用 Google Workspace 設定 CRM 的逐步指南

大多數現代團隊已經依賴 Google Workspace 進行日常溝通、日程安排和文件管理。 Gmail、行事曆、雲端硬碟和通訊錄已成為業務營運的支柱。然而，許多公司仍然在電子表格或斷開連接的系統中單獨管理客戶關係。

透過將 CRM 與 Google Workspace 直接集成，企業可以在一個地方保持溝通、追蹤交易和銷售分析、自動化工作流程以及管理客戶和任務，而無需離開收件匣。

本指南逐步介紹如何使用NetHunt CRM透過 Google Workspace 設定 CRM。

為什麼 CRM + Google Workspace 如今很重要

每一次潛在客戶、交易和客戶互動都從 Gmail 開始。當 CRM 資料位於其他地方時，團隊必須：

• 平台之間切換，
• 手動記錄活動，
• 重新建立客戶歷史記錄。

Gmail 原生 CRM 消除了這種摩擦。

在我們的指南中了解更多：適用於 Gmail 的最佳 CRM

透過 NetHunt CRM，所有電子郵件、會議和文件都會自動成為您 CRM 記錄的一部分。

「CRM 與 Google Workspace 整合」是什麼意思？

整合核心組件

與 Google Workspace 整合的 CRM意味著一種客戶關係管理系統，可在您的團隊已使用的 Google 工具（例如 Gmail、Google 日曆、Google 雲端硬碟和 Google 通訊錄）中本地運行，而不是作為單獨的平台運行。

它不僅僅是透過基本同步「連接」到 Google Workspace。它允許您的團隊在 Google Workspace內進行操作，同時 CRM 資料、交易、自動化和報告在背景運行。

因此，您的銷售和行銷流程無需在選項卡和系統之間切換，而是直接在您的團隊每天使用的環境中進行。

完整的 Google Workspace CRM 設定包括：

• Gmail 電子郵件追蹤
• 谷歌日曆同步
• 聯絡人同步
• Google Drive 文件連結
• 活動時間表

相關指南：如何在 Gmail 中追蹤電子郵件

本機整合與第三方集成

NetHunt CRM 直接在 Gmail 內部運行，確保高採用率和最少的培訓。

將 CRM 與 Google Workspace 結合使用的主要優勢

• 集中通訊：所有電子郵件、會議和文件都儲存在聯絡人和交易記錄中。
• 提高生產力：不再需要在系統之間複製數據，忘記及時追蹤我們的客戶和任務。
• 更好的協作：分享記錄、評論和提及可以使團隊保持一致，在有人離開公司或度假時改善交易交接。
• 準確的報告：自動記錄可確保可靠的銷售業績分析和預測。

誰最需要 Google Workspace CRM？

• 小型和成長型企業：結構不複雜。
• B2B 銷售團隊：了解長銷售週期。
• 顧問和機構：以客戶為中心的工作流程。
• 遠距團隊：跨地點的統一系統。

查看行業範例：顧問 CRM

預先設定清單

在將 NetHunt CRM 與 Google Workspace 整合之前，請花點時間做好基礎準備。設定的品質直接影響採用、報告準確性和自動化可靠性。

定義流程

• 領先階段
• 交易生命週期以及每個階段的退出標準
• 移交規則（例如，收到付款後向客戶經理銷售）
• SLA 規則（必須多快聯絡潛在客戶？）

清理您的數據

• 刪除重複項
• 標準化命名約定（公司名稱、電話格式等）
• 歸檔過時或不相關的聯絡人
• 將分散的電子表格合併為一個乾淨的來源
• 檢查電子郵件地址是否有效且完整

準備你的團隊

• 分配明確的記錄所有者
• 定義責任規則（誰更新階段？誰完成交易？）
• 依角色設定權限（銷售、行銷、管理）
• 確定每個階段哪些欄位是必填的
• 協調電子郵件、WhatsApp 和會議數據的記錄方式

決定什麼應該自動化

• 後續提醒
• 線索分配邏輯
• 基於階段的通知
• 自動建立任務
• 特定觸發後的電子郵件序列

步驟：如何使用 Google Workspace 設定 CRM

步驟 1 - 選擇合適的 CRM

選擇具有以下功能的 CRM：

• 原生 Gmail 介面，
• 與其他工具的集成
• 自動化，
• 多管道支援。

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步驟 2 - 安裝 Chrome 擴充功能以在 Gmail 中安裝 CRM

擴充：在這裡下載

第 3 步 - 同步聯絡人

配置自動記錄建立和重複預防。

相關文章：用於潛在客戶管理的 CRM

第 4 步 - 啟用電子郵件和活動跟踪

• 自動連結和記錄，
• 開放跟踪，
• 單擊跟踪。

了解更多：電子郵件參與度跟踪

第 6 步 - 嘗試 Google 日曆集成

在 Google 日曆中新增會議並將客戶記錄連結到該會議。

第 5 步 - 設定管道

建立反映真實銷售工作流程的管道。

指南：多種銷售管道

第 6 步 - 配置自動化

設定規則：

• 領導任務，
• 後續行動，
• 階段更新。

自動化指南： Gmail 中的電子郵件序列

第 9 步 - 嘗試 Google 雲端硬碟集成

將提案、合約和簡報附加到交易中。

第 10 步 - 測試和優化

在推出之前模擬真實的工作流程。

CRM + Google Workspace 工作流程範例

常見的設定錯誤

• 權限差。不明確的角色定義和過於寬泛的存取權限會造成安全風險和資料不一致。
• 發射時過度啟動。一次實施太多的工作流程、觸發器和通知會讓使用者不知所措，並使故障排除變得困難。僅從關鍵自動化開始，然後逐漸擴展。
• 忽略數據衛生。匯入非結構化或重複資料會降低報告準確性和自動化可靠性。
• 沒有培訓。如果沒有明確的入門和使用指南，採用率會迅速下降。

CRM + Google Workspace 比較

安全和資料隱私

NetHunt CRM 使用：

• OAuth授權
• 基於角色的訪問
• GDPR 合規性

擴展您的 CRM 設定

隨著您的團隊的成長：

• 新增管道以支援其他產品、區域或業務部門。
• 擴大自動化以減少手動工作量並標準化流程。
• 整合其他工具，將 CRM 作為銷售和行銷營運的核心。
• 開發高階報告以支援預測、績效追蹤和策略決策。

長期成功的最佳實踐

• 季度工作流程審核
• 資料清理
• 團隊更新訓練
• 流程文件
• 回饋循環

常問問題

Gmail 中的 NetHunt CRM 安全嗎？是的，它使用 Google 授權的存取和加密儲存。 NetHunt CRM 是 Google Cloud 合作夥伴，我們成功通過了年度 Google 安全評估。

我可以使用多個網域嗎？是的，NetHunt 支援多域設定。

它可以在手機上使用嗎？是的，透過 Gmail 行動應用程式和外掛程式或使用行動應用程式。

設定需要多長時間？基本設定需要 1-2 天，進階自動化最多需要 2 週。

結論：在 Gmail 內部建立您的 CRM，而不是在它旁邊

連接到 Google Workspace 的 CRM 將日常通訊轉化為結構化業務資料。

透過 NetHunt CRM，您的收件匣將成為您的銷售工作區：

• 電子郵件成為記錄，
• 會議變成見解，
• 文件成為交易資產。

您的團隊管理的不是工具，而是關係。