手動日誌記錄的終結：如何將 Gmail 線程自動鏈接到 CRM 中的客戶配置文件

“數據輸入稅”：為什麼手動記錄會降低您的生產力

大多數銷售代表辭職並不是因為他們討厭銷售；而是因為他們討厭銷售。他們退出是因為他們討厭“數據輸入稅”。這是維護 CRM 的隱性成本 - 每週花費大量時間手動複製主題行、粘貼正文以及將“發送”日期記錄到數據庫中。

“暗數據”的危險

當電子郵件沒有自動鏈接時，您的公司就會遭受“暗數據”的困擾。當重要信息（例如客戶的具體反對意見或通過電子郵件達成的口頭協議）被困在銷售人員的私人收件箱中時，就會發生這種情況。

• 如果團隊成員去度假：團隊的其他成員就會盲目行動。
• 如果銷售代表離開公司：他們與客戶的所有歷史記錄都會隨之消失。
• 結果：您失去了企業的“機構記憶”，導致客戶提出尷尬、重複的問題並錯失機會。

NetHunt 願景：自動填充的 CRM

在 NetHunt，我們相信您不必為 CRM 工作；您只需為自己的 CRM 工作即可。您的 CRM 應該適合您。我們的願景是“零接觸”環境。

想像一下這樣一個世界，您只需在 Gmail 中點擊“發送”，CRM 就會立即意識到， “哦，這封電子郵件屬於 Acme Corp 交易”，並在您轉到下一條消息之前將其記錄在正確的時間線中。通過自動化您的對話和記錄之間的鏈接，我們完全消除了“數據輸入稅”。您保持在自己的流程中，您的 CRM 保持 100% 準確，無需您動一根手指，即可為整個公司提供“單一事實來源”。

NetHunt 的本機 Gmail 集成如何工作

NetHunt CRM 不僅僅是一個連接 Gmail 的應用程序；它還是一個連接到 Gmail 的應用程序。它是 Gmail 收件箱的結構部分。它的工作原理是將 CRM 智能直接“覆蓋”到 Google Workspace 界面上。這是幕後發生的技術魔法，使手動日誌記錄成為過去。

自動電子郵件鏈接

NetHunt 自動化的核心是其識別人的能力。當電子郵件到達您的收件箱時，NetHunt 的算法會掃描“發件人”和“收件人”字段。

• 匹配：如果電子郵件地址與 CRM 中的現有記錄匹配，NetHunt 會立即創建一個數字橋樑。
• 日誌：該線程中的每個回复、轉發和附件都會自動反映在客戶的 CRM 配置文件時間線中。
• “零點擊”體驗：您無需點擊“保存到 CRM”或“同步”。如果聯繫人存在，則歷史記錄就在那裡。就好像您的 CRM 是一個隱形助手，不斷在後台歸檔您的文書工作。

側邊欄概述中的客戶故事

集成中最強大的部分是 NetHunt 側邊欄。當您打開任何電子郵件線程時，Gmail 屏幕的右側會出現一個專用面板。

無需留下電子郵件，您就可以看到：

• 個人資料：他們的職位、電話號碼、社交媒體鏈接以及您擁有的任何其他客戶信息。
• 時間軸：您的團隊與他們進行的每次互動的可滾動歷史記錄 - 之前的電子郵件、會議記錄和電話摘要。
• 交易狀態：他們所處的管道以及潛在業務的總價值。
• 任務：與該客戶相關的任何即將發生的任務。

這意味著您永遠不必問客戶： “提醒我我們上個月討論了什麼？”答案就在那裡，離你的回复草稿只有幾英寸遠。

共享線程與私有線程

電子郵件-CRM 自動鏈接的最大問題之一是隱私。並非所有對話都屬於共享 CRM 記錄 - 想想高管信函、內部討論或來自通用地址的發票電子郵件。

NetHunt 通過智能排除規則來解決這個問題。您可以通過在工作區級別設置排除來精確控制哪些電子郵件永遠不應該鏈接：

• 排除的電子郵件地址您可以定義永遠不應自動鏈接的特定電子郵件地址。如果排除的地址出現在“收件人”、“發件人”或“抄送”字段中，則電子郵件將不會鏈接到任何 CRM 記錄 - 即使其他收件人是有效聯繫人。
• 排除的域您還可以排除整個域。如果線程中的任何電子郵件屬於排除的域，則該郵件將保持未鏈接狀態。這對於過濾發票、自動化系統電子郵件或敏感的高管通信特別有用。

重要時手動鏈接

雖然排除的電子郵件不會自動鏈接，但您仍然保持完全控制：

• 您可以在需要時手動將電子郵件鏈接到 CRM 記錄。
• 鏈接後，該線程中的所有回復也將自動鏈接。
• 未來的電子郵件將保持未鏈接狀態，除非您再次明確鏈接它們。

這種方法可以使您的 CRM 保持乾淨、相關且合規。

分步：設置零接觸電子郵件日誌記錄

設置 NetHunt 來處理日誌記錄是一個“一勞永逸”的過程。完成這三個步驟後，系統將接管繁重的工作，讓您能夠專注於消息的內容。

第 1 步：連接您的工作空間

第一步是 NetHunt 和您的 Google 帳戶之間的簡單“握手”。首次安裝 NetHunt 擴展時，您將授予 CRM 查看電子郵件元數據的權限。

第2步：設置“自動鏈接”規則

當文件夾中存在匹配字段（最常見的是聯繫人、潛在客戶或客戶等文件夾中的電子郵件字段）時，NetHunt 會自動將發送和接收的電子郵件鏈接到 CRM 記錄。

設置它

要啟用文件夾的自動鏈接：

1. 前往“設置”
2. 打開文件夾和字段管理
3. 選擇文件夾（例如，聯繫人或潛在客戶）
4. 如果需要，添加電子郵件字段
5. 啟用自動鏈接未來的電子郵件

激活後，該地址的所有傳入和傳出電子郵件都會直接保存到記錄中。

按域自動將電子郵件鏈接到公司

當來自同一組織的多人聯繫時，NetHunt 還可以將電子郵件鏈接到公司記錄。

通過在 URL 或基於域的字段上啟用自動鏈接，NetHunt 可以：

• 將來自同一域的所有電子郵件鏈接到正確的公司記錄
• 從傳入電子郵件自動創建新的聯繫人記錄
• 只需單擊一下即可將這些聯繫人鏈接到公司

這使得與組織的所有通信（跨多個聯繫人）都組織在一個地方。

第 3 步：管理未鏈接的電子郵件

當新的潛在客戶第一次給您發電子郵件時會發生什麼？由於它們尚未出現在您的 CRM 中，因此沒有可鏈接到的個人資料。 NetHunt 使此問題只需一秒鐘即可修復：

1. 在 Gmail 中打開電子郵件。
2. 單擊 NetHunt 圖標。
3. 選擇文件夾（例如“潛在客戶”）。
4. 創建記錄並鏈接電子郵件。從那一毫秒開始，未來與該人的每封電子郵件都會自動鏈接。

乾淨數據庫的高級功能

自動化鏈接固然很棒，但保持數據整潔和有序才是 CRM 真正有價值的地方。 NetHunt 包括幾個“底層”功能，以確保您的數據庫不會變得一團糟。

• 防止重複：沒有什麼比“John Smith”擁有三個不同的配置文件更快地破壞 CRM 的了。 NetHunt 的重複數據刪除引擎在創建新記錄之前檢查現有電子郵件地址，確保所有線程合併到一個乾淨的配置文件中。
• 電子郵件跟踪集成：當電子郵件鏈接到配置文件時，NetHunt 還會鏈接跟踪數據。您可以直接在電子郵件上看到他們何時打開或點擊您的電子郵件。這將簡單的“記錄的電子郵件”轉變為可操作的銷售情報。

結論：關注關係，而不是記錄保存

CRM 的最終目標是幫助您建立更好的關係，但當您埋頭於管理工作時，很難“以關係為中心”。通過自動化 Gmail 和 NetHunt 之間的鏈接，您可以節省通常因數據輸入而損失的時間。

您將獲得一個始終保持同步的團隊、一個保持 100% 準確的數據庫以及一個真正幫助您完成交易而不僅僅是保留消息的收件箱。

準備好從日曆中刪除您的“管理日”了嗎？停止複制粘貼並開始關閉。立即開始試用 NetHunt CRM ，體驗收件箱自動記錄的自由。