Una guía del gerente de ventas para combatir la entrada manual de datos

¡Ahoy, compañeros líderes de ventas!

¿Cómo es su proceso de ventas en este momento? ¿Tu equipo de ventas es feliz y productivo? ¿Usan su tiempo de manera efectiva? Si no, podría ser un problema grave para su negocio. Los empleados desmotivados no se desempeñan bien y son más propensos a cometer errores. A su vez, esto conduce a una disminución de las ventas y, por lo tanto, a un resultado final bajo.

Para evitar este escenario, debe identificar qué hace que sus representantes de ventas no estén contentos y erradicar el problema. Por suerte para ti, NetHunt conoce una salida fácil.

Obtener. Librar. De. Manual. Datos. Entrada.

Cuanto más automatizadas estén sus ventas, menos margen habrá para el error humano. Cuando delega parte de sus procesos de ventas a un software dedicado, protege su negocio de la falta de atención, las respuestas lentas y los detalles perdidos de los representantes de ventas. Como resultado, tiene una mejor oportunidad de nutrir a sus clientes potenciales con éxito y, por lo tanto, cerrar más negocios.

Este artículo explica por qué es esencial automatizar la entrada de datos y analiza los cinco principales procesos de ventas que los equipos de ventas pueden automatizar con un CRM para que la vida sea más accesible y productiva.

¡Vamos a automatizar!

¿Por qué es importante automatizar la entrada de datos?

Hay muchas razones por las que las empresas deberían considerar la automatización de ventas y dejar la entrada manual de datos en el pasado. Aquí están los más destacados…

Aumenta el nivel de satisfacción de los empleados.

La mayoría de los vendedores esperan que su trabajo consista en prospectar y vender, no en un trabajo administrativo interminable. Por eso, cuando se enfrentan a grandes cantidades de entrada manual de datos, muchos de ellos se sienten insatisfechos con sus tareas. De hecho, según los estudios, los representantes de ventas citan la entrada manual de datos de CRM como su mayor angustia. La automatización de entrada de datos puede ahorrarle a los vendedores tareas tediosas y repetitivas y enfocarse en asignaciones más emocionantes.

Aumenta la productividad del equipo de ventas.

Un notable 72% de los vendedores dedican hasta 60 minutos por día a la entrada manual de datos. Esta es al menos una hora de la jornada laboral que podría haberse dedicado a completar tareas de nivel superior y resolver los problemas que requieren atención y creatividad humana, por ejemplo, nutrición de prospectos, manejo de objeciones de ventas y llamadas de demostración. Con la automatización implementada, los representantes de ventas pueden concentrarse en aquellas tareas significativas que generan dinero.

Ayuda a estandarizar la base de datos y mejorar la calidad de los datos.

Al delegar la entrada de datos al software, se asegura de que todos los registros se realicen en el mismo formato predefinido. De esta manera, todos los registros en la base de datos de CRM consisten en el mismo conjunto de datos, detalles rastreados, etc. La entrada de datos automatizada también se asocia a menudo con datos más limpios porque al automatizar el proceso se elimina el error humano. El software captura los datos sin realizar cambios no intencionales y evita la creación duplicada.

La lista de beneficios de la automatización de entrada de datos no estaría completa sin ventajas aún más claras...

• Es eficiente en el tiempo.
• Es rentable.
• Simplifica los informes de ventas y la previsión de ventas.

En última instancia, la automatización de la entrada de datos es imprescindible en la actualidad, ya que permite a las empresas explorar sus oportunidades de crecimiento y seguir siendo competitivas. Pero recuerde, hay varias reglas que debe seguir para aprovechar los beneficios anteriores de la entrada de datos automatizada.

Libro de estrategias de automatización de ventas para pequeñas y medianas empresas | NetHunt

Este recurso descargable es un libro de jugadas completo para automatizar los procesos de ventas, que incluye activadores, acciones y secuencias de procesos de ventas listas para usar para su sistema de CRM.

NetHunt CRMValerie Kakovkina

Los 5 principales procesos de entrada de datos automatizados de CRM

Dependiendo de su sistema CRM, tendrá acceso a diferentes herramientas de automatización. Por lo tanto, podrá automatizar varias tareas de entrada de datos. Estos son los cinco procesos de entrada de datos automatizados de CRM más comunes y efectivos.

Proceso n.º 1: creación de registros de CRM

Una de las tareas que consumen más tiempo a las que se enfrentan los vendedores es la creación de registros. Puede tomar un tiempo configurar un registro en el CRM y completarlo con toda la información de contacto relevante y sin errores que necesita. ¡Pero no tiene que ser así!

La mayoría de las soluciones de CRM ofrecen una variedad de funciones que ahorran tiempo y hacen que la creación de registros sea rápida y sencilla. Veamos algunas de las fuentes de clientes potenciales más populares: correo electrónico, formularios web y aplicaciones de terceros . Descubriremos cómo un sistema de CRM puede automatizar la captura de clientes potenciales a partir de estas fuentes de clientes potenciales.

Nuevos clientes potenciales de correos electrónicos entrantes

En promedio, se envían y reciben 121 correos electrónicos comerciales todos los días. Aunque algunos de ellos son de personas que ya se han registrado en su sistema de CRM, y algunos son simplemente mensajes de spam tontos, todavía hay una cantidad considerable de oportunidades de negocios anidadas en las bandejas de entrada de sus representantes de ventas. Es esencial que los capturen de inmediato y comiencen con la nutrición de prospectos. De lo contrario, los competidores lo harán primero.

Desafortunadamente, no es fácil garantizar la prontitud y la precisión perfecta cuando se crean manualmente registros a partir de correos electrónicos.

Imagínate... Remus está intercambiando correos electrónicos con un cliente potencial cuya dirección de correo electrónico es [email protected]. Luego, de repente recibe un mensaje de [email protected]. Su dirección de correo electrónico es tan similar a la que usa el cliente potencial existente de Remus, que no la reconoce como una nueva oportunidad, perdiendo el trato.

Quizás estés más atento a los detalles que Remus y hayas notado fácilmente una diferencia de una letra. Ahora, imagine el mismo escenario en una escala mucho más grande.

A menos que sea un robot, recibir cientos de correos electrónicos al día puede ser bastante abrumador y provocar una pérdida de concentración. Es natural que los detalles se escapen. Para evitar que esto suceda, debe haber una indicación clara de si un contacto ya se ha agregado o no a su CRM, justo al lado del nombre del remitente del correo electrónico. Si el registro no existe, necesita la opción de crearlo desde un correo electrónico con un solo clic.

Así es como NetHunt CRM lo hace posible...

. Pase el cursor sobre el icono de NetHunt y haga clic en él. Recibirá una sugerencia para crear automáticamente registros de contactos y empresas con todos los datos relevantes guardados en la carpeta correspondiente.

. Una vez que abra el correo electrónico vinculado, verá un registro con los detalles de contacto y la imagen de perfil del remitente.

Sin embargo, esta no es la única situación en la que la creación automática de registros desde un correo electrónico puede ser útil.

Imagínese... Remus es un exitoso representante de ventas que recientemente adquirió una nueva ventaja, Hermione ([email protected]). Él la ha estado nutriendo a través del correo electrónico desde hace un tiempo, junto con otros clientes potenciales en su cartera de ventas. Hoy recibió un correo electrónico de [email protected]. Fue un milagro que Remus recordara el dominio y se diera cuenta de que el compañero de trabajo de Hermione le estaba enviando un correo electrónico. De lo contrario, podría haberse ensuciado.

Si Remus no hubiera estado en contacto con Hermione recientemente, habría habido un alto riesgo de que él no recordara que la compañía que ella representa ya existe en la tubería. Remus debería haber creado un registro de la empresa en su panel de CRM desde el correo electrónico de Hermione para guardar su reputación, de modo que todos los remitentes con el mismo dominio se destaquen en su bandeja de entrada como miembros de esa empresa.

En NetHunt CRM, un registro de empresa se puede crear automáticamente de la misma manera que crearía un registro de contacto...

Captura de prospectos de formulario web

La generación de prospectos mediante formularios web es una de las formas más efectivas de generar prospectos debido a lo versátil que es esta estrategia. Puede encontrar infinitas razones para recopilar datos de visitantes del sitio web con la ayuda de pequeños e ingeniosos formularios web, compartidos de la forma que desee.

La generación de prospectos de formularios web tiende a generar datos más precisos porque las personas completan los campos por sí mismos. Sin embargo, este es solo el caso cuando importa correctamente esos datos en su sistema CRM, que a menudo es mutuamente excluyente con el raspado manual de datos de formularios web.

La forma más eficaz de ahorrar un alto nivel de precisión de los datos durante la transferencia a CRM es, por supuesto, automatizar el proceso. Aprenda cómo hacerlo en NetHunt CRM viendo nuestro video...

Clientes potenciales provenientes de aplicaciones de terceros (Intercom, Facebook Messenger)

Finalmente, cada vez que alguien se comunica con usted a través de un chatbot en su sitio web o a través de Facebook Messenger, significa que ya está bastante avanzado en el embudo de ventas y puede calificarse como un cliente potencial. ¡Sería un crimen perder una oportunidad como esa!

Debe asegurarse de actuar lo antes posible y asegurar la bolsa automatizando el proceso de captura de clientes potenciales de aplicaciones de terceros. Para hacer esto, elija una solución de CRM que se integre con las aplicaciones que generan la mayor cantidad de clientes potenciales, creando automáticamente registros cada vez que se produce una interacción.

Proceso #2: Enriquecimiento de datos

Si bien la captura de clientes potenciales es un proceso relativamente rápido, el enriquecimiento de datos puede llevar un tiempo. El enriquecimiento extenso y completo de los datos del perfil es un paso crucial para el éxito de la crianza de clientes potenciales. Establece las bases para la posterior personalización del alcance. No hay un número determinado de campos que deba completar; tu objetivo es averiguar y anotar tantos detalles como sea posible.

La mejor fuente de información relevante disponible públicamente sobre clientes potenciales es LinkedIn. Las redes sociales para profesionales ofrecen detalles actualizados sobre la demografía y la firma gráfica del cliente potencial. También puede proporcionarle la foto, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y otras redes sociales del cliente potencial. El único dolor asociado con el uso del enriquecimiento de datos de LinkedIn es que implica una gran cantidad de tedioso copiar y pegar cuando se maneja manualmente...

Afortunadamente, hay una solución fácil: una herramienta que raspa todos esos datos gloriosos y los agrega al CRM automáticamente. La integración de NetHunt con LinkedIn hace exactamente eso, permitiéndole importar automáticamente todos los datos disponibles públicamente de LinkedIn con un solo clic.

Si está agregando a una persona que no es una conexión de primer grado en LinkedIn, es posible que no tenga acceso a todos los detalles del perfil que ha compartido. Es por eso que recomendamos agregar clientes potenciales a su red primero.

Algunos otros canales de los que NetHunt puede extraer datos para enriquecer los registros incluyen...

• Formularios web. Todos los campos que tengas en el formulario web se trasladarán a los campos de CRM correspondientes)
• Contactos de Google. Dirección de correo electrónico, nombre y apellido, número de teléfono y foto de perfil, si está disponible.
• correos electrónicos Dirección de correo electrónico, nombre y apellidos, y dominio de la empresa, si corresponde.

Proceso #3: registro de actividad

Cuando nutre a un cliente potencial de alta prioridad o trata con un cliente complicado, desea saber tanto como sea posible sobre quiénes son, qué les interesa y dónde se encuentran en el ciclo de ventas. Solo entonces podrá enviarles un mensaje hiperdirigido y ofrecerles la solución más considerada y mejor informada que satisfará sus necesidades y resolverá sus puntos débiles.

Esto solo es posible si recuerda cada detalle del historial de interacción entre el cliente potencial y su empresa, una tarea ardua si un canal de ventas contiene más de una docena de clientes potenciales. Es inimaginable para empresas cuyos equipos de ventas están formados por más de una persona.

Hoy en día, los clientes prefieren negocios que aseguren una experiencia de conversación continua a través de diferentes plataformas. A pesar de la ventaja competitiva que trae ofrecer el servicio a través de una amplia gama de plataformas, esta estrategia genera muchas dificultades para las empresas que deciden adoptarla. Cuantos más puntos de contacto haya, más difícil será registrarlos todos sin perder detalles.

La mejor manera es usar una herramienta de CRM confiable que ayude a automatizar el registro de actividades. De esa manera, puedes...

• Extraiga automáticamente datos de varios canales de comunicación (sitio web, redes sociales) en una sola tarjeta de contacto.
• Registre automáticamente documentos, enlaces y otras habilitaciones de ventas que envíe al cliente.
• Tenga una línea de tiempo combinada de las interacciones de su equipo de ventas con los clientes potenciales, independientemente de qué representante de ventas contactó al cliente potencial.

Por ejemplo, los usuarios de NetHunt CRM pueden disfrutar del enlace automático de todos los correos electrónicos entrantes a los registros :

Proceso #4: Comunicación con clientes potenciales

Otro proceso que puede simplificar es escribir los datos exactos de los clientes repetidamente. Dependiendo de los canales de divulgación que utilice para la crianza de clientes potenciales, es posible que desee buscar soluciones de CRM que le permitan guardar y usar plantillas de correo electrónico, respuestas preescritas para mensajes directos en redes sociales y frases ingeniosas. Asegúrese de consultar nuestra opinión sobre las diez mejores ideas de correo electrónico automatizado que generarán más ventas.

Por ejemplo, NetHunt CRM permite a los usuarios guardar correos electrónicos (o sus partes) como plantillas en la biblioteca de plantillas, ya sea para uso personal o compartido (disponible para otros usuarios del espacio de trabajo)...

También puede automatizar la personalización del alcance con el uso de macros. En lugar de ir y venir de una pestaña a otra para verificar el registro de CRM y asegurarse de mencionar los detalles correctos sobre el cliente potencial, simplemente use una macro.

Las macros pueden hacer que su vida de ventas sea significativamente más fácil, {{field:First name:friend}.

Proceso #5: Actualizaciones de progreso

No hay mejor sentimiento para un vendedor que ver que el trato en el que ha estado trabajando está progresando más cerca de hacer una compra. ¡Ka-Ching! Ese sonido dulce-dulce de una fuerte comisión de repeticiones. ¿Hay algo en el mundo que pueda estropear ese momento?

Sorprendentemente, hay - tener que cambiar el estado del cliente potencial en el sistema CRM manualmente. Al principio, puede ser un ritual gratificante para un representante de ventas dirigirse al panel de control de CRM, buscar el cliente potencial y moverlo manualmente por el embudo y ajustar los detalles de su registro, como la probabilidad de cierre. Pero a medida que aumenta el número de tratos exitosos, la acción se convierte rápidamente en una tarea molesta que hace perder el tiempo al representante.

Si bien aparentemente no es tan importante, puede restarle alegría a una campaña de crianza exitosa, por lo que es mejor automatizar la actualización del progreso.

La función de automatización de ventas de NetHunt, Workflows, brinda a los usuarios la oportunidad de mover un cliente potencial a otra etapa en el flujo de ventas automáticamente en función de su respuesta. Puede configurar un flujo de trabajo que cambie automáticamente el estado del cliente potencial a "Negociando" inmediatamente después de que responda a uno de los correos electrónicos en una secuencia.

. Inicie un nuevo flujo de trabajo y seleccione Cambios en la etapa del acuerdo como desencadenante inicial.

. Selecciona la carpeta donde se encuentran tus tratos u oportunidades de negocio, así como el campo que representa la etapa en el embudo de ventas. Especifique el cambio que le gustaría usar como disparador (en este ejemplo, cuando un registro se mueve a " Reunión ").

. Agregue la acción 'Actualizar un registro'...

El mercado de software de CRM se está desarrollando a la velocidad de la luz, por lo que cuando haya terminado de leer este artículo, se habrá imaginado otra funcionalidad de automatización. Pero debe recordar que no importa qué tan avanzado sea el software, debe haber un ser humano capacitado que lo use para lograr los resultados deseados.