Una guida per il responsabile delle vendite per combattere l'immissione manuale dei dati

Ehi, colleghi responsabili delle vendite!

Com'è il tuo processo di vendita in questo momento? Il tuo team di vendita è felice e produttivo? Usano il loro tempo in modo efficace? In caso contrario, potrebbe essere un grave problema per la tua azienda. I dipendenti demotivati ​​non si comportano bene e sono più inclini a commettere errori. A sua volta, questo porta a una diminuzione delle vendite e, quindi, a una linea di fondo bassa.

Per prevenire questo scenario, devi identificare cosa rende insoddisfatti i tuoi rappresentanti di vendita e sradicare il problema. Fortunatamente per te, NetHunt conosce una facile via d'uscita.

Ottenere. Sbarazzarsi. Di. Manuale. Dati. Iscrizione.

Più automatizzate sono le tue vendite, meno spazio per l'errore umano c'è. Quando deleghi parte dei tuoi processi di vendita a un software dedicato, proteggi la tua attività dalla disattenzione dei rappresentanti di vendita, dalle risposte lente e dai dettagli mancati. Di conseguenza, hai maggiori possibilità di coltivare i tuoi contatti con successo e, quindi, di concludere più affari.

Questo articolo spiega perché è essenziale automatizzare l'immissione dei dati e discute i primi cinque processi di vendita che i team di vendita possono automatizzare con un CRM per rendere la vita più accessibile e produttiva.

Iniziamo ad automatizzare!

Perché è importante automatizzare l'immissione dei dati?

Ci sono molte ragioni per cui le aziende dovrebbero esaminare l'automazione delle vendite e lasciare l'immissione manuale dei dati in passato. Ecco i più importanti...

Aumenta il livello di soddisfazione dei dipendenti.

La maggior parte dei venditori si aspetta che il proprio lavoro consista nella ricerca e nella vendita, non nel lavoro amministrativo infinito. Ecco perché di fronte a abbondanti quantità di immissione manuale di dati, molti di loro si sentono insoddisfatti dei propri compiti. In effetti, secondo gli studi, i rappresentanti di vendita citano l'inserimento manuale dei dati nel CRM come la loro più immensa angoscia. L'automazione dell'immissione dei dati può risparmiare ai venditori attività noiose e ripetitive e concentrarsi su incarichi più eccitanti.

Aumenta la produttività del team di vendita.

Un notevole 72% dei venditori dedica fino a 60 minuti al giorno all'immissione manuale dei dati. Questa è almeno un'ora della giornata lavorativa che avrebbe potuto essere dedicata al completamento di attività di livello superiore e alla risoluzione dei problemi che richiedono la creatività e l'attenzione umana, ad esempio la promozione dei lead, la gestione delle obiezioni di vendita e le chiamate dimostrative. Con l'automazione in atto, i rappresentanti di vendita possono concentrarsi su quelle attività significative che generano denaro.

Aiuta a standardizzare il database e migliorare la qualità dei dati.

Delegando l'immissione dei dati al software, ti assicuri che tutti i record siano realizzati nello stesso formato predefinito. In questo modo, tutti i record nel database CRM sono costituiti dallo stesso set di dati, dettagli tracciati, ecc. Anche l'immissione automatizzata dei dati è spesso associata a dati più puliti perché automatizzando il processo si elimina l'errore umano. Il software acquisisce i dati senza apportare modifiche involontarie e impedisce la creazione di duplicati.

L'elenco dei vantaggi dell'automazione dell'immissione dei dati non sarebbe completo senza vantaggi ancora più chiari...

• È efficiente in termini di tempo.
• È conveniente.
• Semplifica i rapporti sulle vendite e le previsioni di vendita.

In definitiva, l'automazione dell'immissione dei dati è un must dei giorni nostri, poiché consente alle aziende di esplorare le proprie opportunità di crescita e rimanere competitive. Ma ricorda, ci sono diverse regole che devi seguire per sfruttare i vantaggi di cui sopra dell'immissione automatizzata dei dati.

Manuale di automazione delle vendite per le piccole e medie imprese | NetHunt

Questa risorsa scaricabile è un playbook completo per automatizzare i processi di vendita, con trigger, azioni e sequenze di processi di vendita già pronte per il tuo sistema CRM

NetHunt CRM Valerie Kakovkina

I 5 migliori processi di immissione dati automatizzati da CRM

A seconda del tuo sistema CRM, avrai accesso a diversi strumenti di automazione. Pertanto, sarai in grado di automatizzare varie attività di immissione dei dati. Ecco i cinque processi di immissione dei dati automatizzati CRM più comuni ed efficaci.

Processo n. 1: creazione di record CRM

Uno dei compiti più dispendiosi in termini di tempo che i venditori devono affrontare è la creazione di record. Può volerci del tempo per impostare un record nel CRM e completarlo con tutte le informazioni di contatto pertinenti e prive di errori di cui hai bisogno. Ma non è necessario!

La maggior parte delle soluzioni CRM offre una varietà di funzionalità che consentono di risparmiare tempo, rendendo la creazione di record rapida e indolore. Diamo un'occhiata ad alcune delle fonti di lead più popolari: e-mail, moduli Web e app di terze parti . Scopriremo come un sistema CRM può automatizzare l'acquisizione di lead da queste fonti di lead.

Nuovi contatti dalle email in arrivo

In media, ogni giorno vengono inviate e ricevute 121 e-mail aziendali. Sebbene alcuni di essi provengano da persone che sono già state registrate nel tuo sistema CRM - e alcuni siano solo stupidi messaggi di spam - c'è ancora una notevole quantità di opportunità di affari che si annidano nelle caselle di posta dei tuoi rappresentanti di vendita. È essenziale che li catturino immediatamente e inizino a coltivare il piombo. Altrimenti, i concorrenti lo faranno per primi.

Sfortunatamente, non è facile garantire tempestività e accuratezza impeccabile quando crei manualmente i record dalle e-mail.

Immagina... Remus sta scambiando email con un lead il cui indirizzo email è [email protected]. Quindi, riceve improvvisamente un messaggio da [email protected]. Il loro indirizzo email è così simile a quello che usa il lead esistente di Remus, che non lo riconosce come una nuova opportunità, perdendo l'accordo.

Forse sei più attento ai dettagli di Remus e hai facilmente individuato una differenza di una lettera. Ora, immagina lo stesso scenario su una scala più ampia, molto più ampia.

A meno che tu non sia un robot, ricevere centinaia di e-mail ogni giorno può essere piuttosto opprimente, portando a una perdita di concentrazione. È naturale che i dettagli sfuggano. Per evitare che ciò accada, deve esserci una chiara indicazione se un contatto è già stato aggiunto o meno al tuo CRM, proprio accanto al nome del mittente dell'email. Se il record non esiste, è necessaria la possibilità di crearlo da un'e-mail con un solo clic.

Ecco come NetHunt CRM lo rende possibile...

. Passa il mouse sopra l'icona di NetHunt e fai clic su di essa. Riceverai un suggerimento per creare magicamente in automatico contatti e record aziendali con tutti i dati rilevanti salvati nell'apposita cartella.

. Una volta aperta l'e-mail collegata, vedrai un record con i dettagli di contatto del mittente e l'immagine del profilo.

Questa, tuttavia, non è l'unica situazione in cui la creazione automatica di record da un'e-mail può tornare utile.

Immagina... Remus è un rappresentante di vendita di successo che ha recentemente acquisito un nuovo vantaggio, Hermione ([email protected]). È da un po' che la nutre tramite e-mail, insieme ad altri contatti nella sua pipeline di vendita. Oggi ha ricevuto un'e-mail da [email protected]. È stato un miracolo che Remus si sia ricordato del dominio e si sia reso conto che il collega di Hermione gli stava scrivendo un'e-mail. Altrimenti, avrebbe potuto diventare disordinato.

Se Remus non fosse stato in contatto con Hermione di recente, ci sarebbe stato un alto rischio che lui non si ricordasse che la compagnia che lei rappresenta esiste già in cantiere. Remus avrebbe dovuto creare un record aziendale nella sua dashboard CRM dall'e-mail di Hermione per salvare la sua reputazione, quindi tutti i mittenti con lo stesso dominio sono evidenziati nella sua casella di posta come membri di quella società.

In NetHunt CRM, un record aziendale può essere creato automaticamente nello stesso modo in cui creeresti un record di contatto...

Acquisizione dei lead dei moduli Web

La generazione di lead tramite moduli Web è uno dei modi più efficaci per generare lead grazie alla versatilità di questa strategia. Puoi trovare infiniti motivi per raccogliere i dati dei visitatori del sito Web con l'aiuto di piccoli moduli Web ingegnosi, condivisi nel modo desiderato.

La generazione di lead dei moduli Web tende a generare dati più accurati perché le persone compilano i campi da sole. Tuttavia, questo è solo il caso quando importi correttamente i dati nel tuo sistema CRM, che spesso si escludono a vicenda con lo scraping manuale dei dati dei moduli Web.

Il modo più efficace per salvare un elevato livello di accuratezza dei dati durante il trasferimento al CRM è, ovviamente, automatizzare il processo. Scopri come farlo in NetHunt CRM guardando il nostro video...

Lead provenienti dalle app di terze parti (Intercom, Facebook Messenger)

Infine, ogni volta che qualcuno ti contatta tramite un chatbot sul tuo sito Web o tramite Facebook Messenger, significa che è già abbastanza lontano dalla canalizzazione di vendita e può essere qualificato come hot lead. Sarebbe un crimine perdere un'occasione del genere!

Devi assicurarti di agire il prima possibile e proteggere la borsa automatizzando il processo di acquisizione dei lead di app di terze parti. Per fare ciò, scegli una soluzione CRM che si integri con le app che portano il maggior numero di lead, creando automaticamente record ogni volta che si verifica un'interazione.

Processo n. 2: arricchimento dei dati

Sebbene l'acquisizione dei lead sia un processo relativamente rapido, l'arricchimento dei dati può richiedere del tempo. L'arricchimento ampio e completo dei dati del profilo è un passaggio cruciale per il successo del lead nurturing. Essa pone le basi per la successiva personalizzazione della divulgazione. Non c'è un numero prestabilito di campi da compilare; il tuo obiettivo è scoprire e annotare quanti più dettagli possibili.

La migliore fonte di informazioni rilevanti pubblicamente disponibili sui lead è LinkedIn. I social media per professionisti offrono dettagli aggiornati sia sui dati demografici che firmografici del lead. Può anche fornirti la foto del lead, l'indirizzo e-mail, il numero di telefono e altri social. L'unico problema associato all'utilizzo dell'arricchimento dei dati di LinkedIn è che comporta molti noiosi copia-incolla se gestito manualmente...

Fortunatamente, c'è una soluzione semplice: uno strumento che estrae tutti quei gloriosi dati e li aggiunge automaticamente al CRM. L'integrazione di NetHunt con LinkedIn fa proprio questo, consentendoti di importare automaticamente tutti i dati pubblicamente disponibili da LinkedIn con un solo clic.

Se stai aggiungendo una persona che non è una connessione di primo grado su LinkedIn, potresti non avere accesso a tutti i dettagli del profilo che ha condiviso. Ecco perché ti consigliamo di aggiungere prima i lead alla tua rete.

Alcuni altri canali da cui NetHunt può estrarre i dati per arricchire i record includono...

• Moduli web. Tutti i campi che hai nel modulo web verranno trasferiti nei campi CRM corrispondenti)
• Contatti Google. Indirizzo e-mail, nome e cognome, numero di telefono e immagine del profilo, se disponibile.
• E-mail. Indirizzo e-mail, nome e cognome e dominio aziendale, se applicabile.

Processo n. 3: registrazione dell'attività

Quando si coltiva un vantaggio ad alta priorità o si ha a che fare con un cliente complicato, si vuole sapere il più possibile su chi sono, a cosa sono interessati e dove si trovano nel ciclo di vendita. Solo allora puoi colpirli con un messaggio iper-mirato e offrire la soluzione più premurosa e ben informata che soddisferà le loro esigenze e risolverà i loro punti deboli.

Questo è possibile solo se ricordi ogni dettaglio della cronologia delle interazioni tra il lead e la tua azienda, un compito arduo se una pipeline di vendita contiene più di una dozzina di lead. È inimmaginabile per le aziende i cui team di vendita sono composti da più di una persona.

Al giorno d'oggi, i clienti preferiscono le aziende che garantiscono un'esperienza di conversazione continua su piattaforme diverse. Nonostante il vantaggio competitivo che offre l'offerta di servizi su un'ampia gamma di piattaforme, questa strategia causa molte difficoltà alle aziende che decidono di adottarla. Più touchpoint ci sono, più è difficile registrarli tutti senza perdere i dettagli.

Il modo migliore è utilizzare uno strumento CRM affidabile che aiuti ad automatizzare la registrazione delle attività. In questo modo puoi...

• Disegna automaticamente i dati da vari canali di comunicazione (sito web, social) in un'unica scheda di contatto.
• Registra automaticamente documenti, collegamenti e altre abilitazioni di vendita che invii al cliente.
• Disponi di una sequenza temporale combinata delle interazioni del tuo team di vendita con i lead, indipendentemente dal rappresentante di vendita che ha contattato il lead.

Ad esempio, gli utenti di NetHunt CRM possono usufruire del collegamento automatico di tutte le e-mail in arrivo ai record :

Processo n. 4: comunicazione con i lead

Un altro processo che puoi semplificare è digitare ripetutamente i dati esatti per i clienti. A seconda dei canali di sensibilizzazione che utilizzi per coltivare i lead, potresti voler cercare soluzioni CRM che ti consentano di salvare e utilizzare modelli di e-mail, risposte pre-scritte per la messaggistica diretta sui social media e battute. Assicurati di dare un'occhiata alla nostra opinione sulle dieci migliori idee per e-mail automatizzate che porteranno più vendite.

Ad esempio, NetHunt CRM consente agli utenti di salvare e-mail (o loro parti) come modelli nella libreria di modelli, per uso personale o condiviso (disponibile per altri utenti dell'area di lavoro)...

Puoi anche automatizzare la personalizzazione dell'outreach con l'uso di macro. Invece di andare avanti e indietro da una scheda all'altra per controllare il record CRM per assicurarti di menzionare i dettagli corretti sul lead, usa semplicemente una macro.

Le macro possono semplificare notevolmente la tua vita di vendita, {{field:First name:friend}!

Processo n. 5: Aggiornamenti sui progressi

Non c'è sensazione migliore per un venditore che vedere che l'affare su cui stanno lavorando si sta avvicinando all'acquisto. Ka-Ching! Quel suono dolce-dolce di una grossa commissione di rappresentanza. C'è qualcosa al mondo che potrebbe rovinare quel momento?

Sorprendentemente, c'è la necessità di modificare manualmente lo stato del lead nel sistema CRM. All'inizio, può essere un rituale gratificante per un rappresentante di vendita andare alla dashboard del CRM, cercare il lead e spostarlo manualmente lungo la canalizzazione e regolare i dettagli del record come la probabilità di chiusura. Ma con l'aumento del numero di accordi di successo, l'azione diventa rapidamente un compito fastidioso che fa perdere tempo al rappresentante.

Anche se apparentemente non è un grosso problema, può togliere la gioia di una campagna di nutrimento di successo, quindi è meglio automatizzare l'aggiornamento dei progressi!

La funzionalità di automazione delle vendite di NetHunt, Workflows, offre agli utenti l'opportunità di spostare automaticamente un lead in un'altra fase della pipeline di vendita in base alla loro risposta. Puoi configurare un flusso di lavoro che modifichi automaticamente lo stato del lead in "Negoziazione" subito dopo che ha risposto a una delle e-mail in una sequenza.

. Avvia un nuovo flusso di lavoro e seleziona Deal Stage Changes come trigger iniziale.

. Seleziona la cartella in cui si trovano le tue offerte o opportunità commerciali, nonché il campo che rappresenta la fase della pipeline di vendita. Specificare la modifica che si desidera utilizzare come trigger (in questo esempio, quando un record si sposta su " Riunione ").

. Aggiungi l'azione "Aggiorna un record"...

Il mercato del software CRM si sta sviluppando alla velocità della luce, quindi quando hai finito di leggere questo articolo, è stata immaginata un'altra funzionalità di automazione. Ma devi ricordare che, non importa quanto sia avanzato il software, ci deve essere un essere umano esperto che lo utilizzi per ottenere i risultati desiderati.