Guide du directeur des ventes pour lutter contre la saisie manuelle des données

Ahoy, collègues leaders des ventes !

À quoi ressemble votre processus de vente en ce moment ? Votre équipe de vente est-elle heureuse et productive ? Utilisent-ils leur temps efficacement? Sinon, cela pourrait être un problème grave pour votre entreprise. Les employés démotivés ne fonctionnent pas bien et sont plus enclins à faire des erreurs. À son tour, cela entraîne une baisse des ventes et, par conséquent, un faible résultat net.

Pour éviter ce scénario, vous devez identifier ce qui rend vos commerciaux mécontents et éradiquer le problème. Heureusement pour vous, NetHunt connaît une solution de facilité.

Obtenir. Débarrasser. De. Manuel. Données. Entrée.

Plus vos ventes sont automatisées, moins il y a de place pour l'erreur humaine. Lorsque vous déléguez une partie de vos processus de vente à un logiciel dédié, vous protégez votre entreprise de l'inattention, de la lenteur des réponses et des détails manqués des commerciaux. En conséquence, vous avez une meilleure chance de nourrir vos prospects avec succès et, par conséquent, de conclure plus de transactions.

Cet article explique pourquoi il est essentiel d'automatiser la saisie des données et présente les cinq principaux processus de vente que les équipes commerciales peuvent automatiser avec un CRM pour rendre la vie plus accessible et plus productive.

Passons à l'automatisation !

Pourquoi est-il important d'automatiser la saisie des données ?

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les entreprises devraient se tourner vers l'automatisation des ventes et laisser la saisie manuelle des données dans le passé. Voici les plus importants…

Il augmente le niveau de satisfaction des employés.

La majorité des vendeurs s'attendent à ce que leur travail consiste en de la prospection et de la vente, et non en un travail administratif interminable. C'est pourquoi, face à de nombreuses saisies manuelles de données, beaucoup d'entre eux se sentent insatisfaits de leurs tâches. En fait, selon des études, les commerciaux citent la saisie manuelle des données CRM comme leur détresse la plus immense. L'automatisation de la saisie des données peut épargner aux commerciaux des tâches fastidieuses et répétitives et se concentrer sur des missions plus passionnantes.

Il augmente la productivité de l'équipe de vente.

Pas moins de 72 % des commerciaux consacrent jusqu'à 60 minutes par jour à la saisie manuelle des données. Il s'agit d'au moins une heure de la journée de travail qui aurait pu être consacrée à l'exécution de tâches de niveau supérieur et à la résolution de problèmes qui nécessitent de la créativité et de l'attention humaines, par exemple le développement de prospects, la gestion des objections commerciales et les appels de démonstration. Avec l'automatisation en place, les commerciaux peuvent se concentrer sur ces tâches significatives et génératrices d'argent.

Cela aide à normaliser la base de données et à améliorer la qualité des données.

En déléguant la saisie des données au logiciel, vous vous assurez que tous les enregistrements sont réalisés dans le même format prédéfini. De cette façon, tous les enregistrements de la base de données CRM sont constitués du même ensemble de données, des détails suivis, etc. La saisie automatisée des données est également souvent associée à des données plus propres car en automatisant le processus, vous éliminez les erreurs humaines. Le logiciel capture les données sans y apporter de modifications involontaires et empêche la création de doublons.

La liste des avantages de l'automatisation de la saisie de données ne serait pas complète sans des avantages encore plus clairs...

• C'est un gain de temps.
• C'est rentable.
• Il simplifie le reporting des ventes et la prévision des ventes.

En fin de compte, l'automatisation de la saisie de données est un incontournable des temps modernes, permettant aux entreprises d'explorer leurs opportunités de croissance et de rester compétitives. Mais n'oubliez pas qu'il existe plusieurs règles que vous devez suivre pour tirer parti des avantages ci-dessus de la saisie automatisée des données.

Manuel d'automatisation des ventes pour les petites et moyennes entreprises | NetHunt

Cette ressource téléchargeable est un playbook complet pour automatiser les processus de vente, avec des déclencheurs, des actions et des séquences de processus de vente prêtes à l'emploi pour votre système CRM

NetHunt CRMValérie Kakovkina

Top 5 des processus de saisie de données automatisés CRM

Selon votre système CRM, vous aurez accès à différents outils d'automatisation. Par conséquent, vous serez en mesure d'automatiser diverses tâches de saisie de données. Voici les cinq processus de saisie de données automatisés CRM les plus courants et les plus efficaces.

Processus n° 1 : création d'un enregistrement CRM

L'une des tâches les plus chronophages auxquelles sont confrontés les vendeurs est la création d'enregistrements. La création d'un enregistrement dans le CRM peut prendre un certain temps et le compléter avec toutes les informations de contact pertinentes et sans erreur dont vous avez besoin. Mais ce n'est pas obligé !

La majorité des solutions CRM offrent une variété de fonctionnalités qui permettent de gagner du temps, ce qui rend la création d'enregistrements rapide et sans douleur. Examinons quelques-unes des sources de prospects les plus populaires : les e-mails, les formulaires Web et les applications tierces . Nous découvrirons comment un système CRM peut automatiser la capture de leads à partir de ces sources de leads.

Nouveaux prospects à partir des e-mails entrants

En moyenne, 121 e-mails professionnels sont envoyés et reçus chaque jour. Bien que certains d'entre eux proviennent de personnes qui ont déjà été enregistrées dans votre système CRM - et certains ne sont que des messages de spam stupides - il y a encore une quantité considérable d'opportunités d'affaires qui se nichent dans les boîtes de réception de vos commerciaux. Il est essentiel qu'ils les capturent immédiatement et se lancent dans le lead nurturing. Sinon, les concurrents le feront en premier.

Malheureusement, il n'est pas facile d'assurer une rapidité et une précision sans faille lorsque vous créez manuellement des enregistrements à partir d'e-mails.

Imaginez... Remus échange des e-mails avec une piste dont l'adresse e-mail est [email protected]. Puis, il reçoit soudainement un message de [email protected]. Leur adresse e-mail est si similaire à celle utilisée par le prospect existant de Remus qu'il ne la reconnaît pas comme une nouvelle opportunité, perdant le marché.

Peut-être êtes-vous plus attentif aux détails que Remus et avez-vous facilement repéré une différence d'une lettre. Maintenant, imaginez le même scénario à une échelle plus grande, beaucoup plus grande.

À moins que vous ne soyez un robot, recevoir des centaines d'e-mails par jour peut être assez accablant, entraînant une perte de concentration. Il est naturel que les détails glissent. Pour éviter que cela ne se produise, il doit y avoir une indication claire indiquant si un contact a déjà été ajouté ou non à votre CRM, juste à côté du nom de l'expéditeur de l'e-mail. Si l'enregistrement n'existe pas, vous devez avoir la possibilité de le créer à partir d'un e-mail en un seul clic.

Voici comment NetHunt CRM rend cela possible...

. Survolez l'icône NetHunt et cliquez dessus. Vous recevrez une suggestion pour créer automatiquement par magie des enregistrements de contact et d'entreprise avec toutes les données pertinentes enregistrées dans le dossier approprié.

. Une fois que vous avez ouvert l'e-mail lié, vous verrez un enregistrement avec les coordonnées de l'expéditeur et sa photo de profil.

Cependant, ce n'est pas la seule situation où la création automatique d'enregistrements à partir d'un e-mail peut s'avérer utile.

Imaginez... Remus est un commercial prospère qui a récemment acquis une nouvelle piste, Hermione ([email protected]). Il la nourrit par e-mail depuis un certain temps maintenant, ainsi que d'autres prospects dans son pipeline de ventes. Aujourd'hui, il a reçu un e-mail de [email protected]. C'était un miracle que Remus se souvienne du domaine et se rende compte que le collègue d'Hermione lui envoyait un e-mail. Sinon, ça aurait pu devenir désordonné.

Si Remus n'avait pas été en contact avec Hermione récemment, il y aurait eu un risque élevé qu'il ne se souvienne pas que l'entreprise qu'elle représente existe déjà dans le pipeline. Remus aurait dû créer un enregistrement d'entreprise dans son tableau de bord CRM à partir de l'e-mail d'Hermione pour sauvegarder sa réputation, de sorte que tous les expéditeurs avec le même domaine soient mis en évidence dans sa boîte de réception en tant que membres de cette entreprise.

Dans NetHunt CRM, un enregistrement d'entreprise peut être créé automatiquement de la même manière que vous créeriez un enregistrement de contact...

Capture de formulaire Web

La génération de prospects par formulaire Web est l'un des moyens les plus efficaces de générer des prospects en raison de la polyvalence de cette stratégie. Vous pouvez trouver d'innombrables raisons de collecter des données sur les visiteurs du site Web à l'aide de petits formulaires Web astucieux, partagés comme vous le souhaitez.

La génération de prospects par formulaire Web a tendance à générer des données plus précises, car les utilisateurs remplissent eux-mêmes les champs. Cependant, ce n'est le cas que lorsque vous importez correctement ces données dans votre système CRM, ce qui s'exclut souvent mutuellement avec le grattage manuel des données des formulaires Web.

Le moyen le plus efficace d'enregistrer un haut niveau de précision des données lors du transfert vers le CRM est - bien sûr - d' automatiser le processus. Apprenez à faire cela dans NetHunt CRM en regardant notre vidéo...

Leads provenant d'applications tierces (Intercom, Facebook Messenger)

Enfin, chaque fois que quelqu'un vous contacte via un chatbot sur votre site Web ou via Facebook Messenger, cela signifie qu'il est déjà assez loin dans l'entonnoir de vente et peut être qualifié de prospect. Ce serait un crime de rater une occasion pareille !

Vous devez vous assurer d'agir dès que possible et de sécuriser le sac en automatisant le processus de capture de prospects d'applications tierces. Pour ce faire, choisissez une solution CRM qui s'intègre aux applications qui génèrent le plus de prospects, en créant automatiquement des enregistrements chaque fois qu'une interaction se produit.

Processus #2 : Enrichissement des données

Bien que la capture de prospects soit un processus relativement rapide, l'enrichissement des données peut prendre un certain temps. L'enrichissement extensif et complet des données de profil est une étape cruciale pour réussir le lead nurturing. Il pose les bases d'une personnalisation ultérieure de l'outreach. Il n'y a pas un nombre défini de champs que vous devez remplir ; votre objectif est de découvrir et de noter autant de détails que possible.

La meilleure source d'informations pertinentes accessibles au public sur les prospects est LinkedIn. Les médias sociaux pour les professionnels offrent des détails à jour sur les caractéristiques démographiques et firmographiques du prospect. Il peut également vous fournir la photo, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et d'autres réseaux sociaux du prospect. La seule douleur associée à l'utilisation de l'enrichissement de données LinkedIn est qu'il implique beaucoup de copier-coller fastidieux lorsqu'il est géré manuellement...

Heureusement, il existe une solution simple : un outil qui récupère toutes ces données glorieuses et les ajoute automatiquement au CRM. L'intégration de NetHunt avec LinkedIn fait exactement cela, vous permettant d'importer automatiquement toutes les données publiquement disponibles de LinkedIn en un seul clic.

Si vous ajoutez une personne qui n'est pas une connexion au premier degré sur LinkedIn, vous n'aurez peut-être pas accès à tous les détails du profil qu'elle a partagés. C'est pourquoi nous vous recommandons d'ajouter d'abord des prospects à votre réseau.

Certains autres canaux dont NetHunt peut récupérer des données pour enrichir les enregistrements incluent...

• Formulaires Web. Tous les champs que vous avez dans le formulaire Web seront transférés dans les champs CRM correspondants)
• Contacts Google. Adresse e-mail, nom et prénom, numéro de téléphone et photo de profil, si disponible.
• E-mails. Adresse e-mail, nom et prénom, et domaine de l'entreprise, le cas échéant.

Processus n° 3 : journalisation des activités

Lorsque vous entretenez un prospect hautement prioritaire ou que vous traitez avec un client compliqué, vous voulez en savoir le plus possible sur qui il est, ce qui l'intéresse et où il se situe dans le cycle de vente. Ce n'est qu'alors que vous pourrez les frapper avec un message hyper ciblé et leur proposer la solution la plus attentionnée et la mieux informée qui satisfera leurs besoins et résoudra leurs points faibles.

Cela n'est possible que si vous vous souvenez de chaque détail de l'historique des interactions entre le prospect et votre entreprise - une tâche ardue si un pipeline de vente contient plus d'une douzaine de prospects. C'est inimaginable pour les entreprises dont les équipes de vente sont composées de plus d'une personne.

De nos jours, les clients préfèrent les entreprises qui garantissent une expérience conversationnelle continue sur différentes plateformes. Malgré l'avantage concurrentiel qu'apporte l'offre de services sur une large gamme de plateformes, cette stratégie pose de nombreuses difficultés aux entreprises qui décident de l'adopter. Plus il y a de points de contact, plus il est difficile de tous les enregistrer sans perdre de détails.

Le meilleur moyen est d'utiliser un outil CRM fiable qui permet d'automatiser la journalisation des activités. De cette façon, vous pourrez...

• Récupérez automatiquement les données de différents canaux de communication (site Web, réseaux sociaux) dans une seule fiche de contact.
• Enregistrez automatiquement les documents, les liens et les autres outils de vente que vous envoyez au client.
• Ayez une chronologie combinée des interactions de votre équipe commerciale avec les prospects, quel que soit le commercial qui a contacté le prospect.

Par exemple, les utilisateurs de NetHunt CRM peuvent profiter du lien automatique de tous les e-mails entrants vers les enregistrements :

Processus #4 : Communication avec les prospects

Un autre processus que vous pouvez rationaliser consiste à saisir à plusieurs reprises les données exactes des clients. Selon les canaux de sensibilisation que vous utilisez pour le lead nurturing, vous voudrez peut-être rechercher des solutions CRM qui vous permettent d'enregistrer et d'utiliser des modèles d'e-mail, des réponses pré-écrites pour la messagerie directe sur les réseaux sociaux et des one-liners. Assurez-vous de consulter notre point de vue sur les dix meilleures idées d'e-mails automatisés qui apporteront plus de ventes.

Par exemple, NetHunt CRM permet aux utilisateurs d'enregistrer des e-mails (ou leurs parties) en tant que modèles dans la bibliothèque de modèles, à des fins personnelles ou partagées (disponibles pour d'autres utilisateurs de l'espace de travail)...

Vous pouvez également automatiser la personnalisation de la sensibilisation à l'aide de macros. Au lieu d'aller et venir d'un onglet à l'autre pour vérifier auprès de l'enregistrement CRM afin de vous assurer que vous mentionnez les détails corrects sur le prospect, utilisez simplement une macro.

Les macros peuvent vous faciliter considérablement la tâche, {{field:First name:friend} !

Processus #5 : Mises à jour des progrès

Il n'y a pas de meilleur sentiment pour un vendeur que de voir que l'affaire sur laquelle il travaille se rapproche de la réalisation d'un achat. Ka-Ching ! Ce son doux-doux d'une lourde commission de représentant. Y a-t-il quelque chose au monde qui pourrait gâcher ce moment ?

Étonnamment, il est nécessaire de modifier manuellement le statut du prospect dans le système CRM. Au début, cela peut être un rituel gratifiant pour un commercial de se diriger vers le tableau de bord CRM, de rechercher le prospect, de le déplacer manuellement vers le bas de l'entonnoir et d'ajuster ses détails d'enregistrement tels que la probabilité de clôture. Mais à mesure que le nombre de transactions réussies augmente, l'action devient rapidement une corvée ennuyeuse qui fait perdre du temps au représentant.

Bien qu'apparemment ce ne soit pas si grave, cela peut nuire à la joie d'une campagne de maturation réussie, il est donc préférable d'automatiser la mise à jour des progrès !

La fonctionnalité d'automatisation des ventes de NetHunt, Workflows, offre aux utilisateurs la possibilité de déplacer automatiquement un prospect vers une autre étape du pipeline des ventes en fonction de leur réponse. Vous pouvez configurer un flux de travail qui modifie automatiquement le statut du prospect en "Négociation" immédiatement après qu'il a répondu à l'un des e-mails d'une séquence.

. Démarrez un nouveau flux de travail et sélectionnez Deal Stage Changes comme déclencheur de départ.

. Sélectionnez le dossier où se trouvent vos offres ou opportunités commerciales, ainsi que le champ qui représente l'étape du pipeline des ventes. Spécifiez la modification que vous souhaitez utiliser comme déclencheur (dans cet exemple, lorsqu'un enregistrement passe à " Réunion ").

. Ajouter l'action "Mettre à jour un enregistrement"...

Le marché des logiciels CRM se développe à la vitesse de la lumière, alors à la fin de la lecture de cet article, une autre fonctionnalité d'automatisation a été imaginée. Mais vous devez vous rappeler que peu importe à quel point le logiciel est avancé, il doit y avoir un humain qualifié qui l'utilise pour obtenir les résultats souhaités.