¿Qué es el módulo de finanzas ERP: características, beneficios y ejemplo?

Resumen: El módulo de finanzas del sistema ERP ayuda a ahorrar tiempo al consolidar datos financieros de diferentes procesos comerciales para análisis e informes. ¡Aprenda más sobre las otras funciones útiles del módulo de finanzas ERP en el artículo a continuación!

Generar informes financieros individualmente lleva mucho tiempo y también puede generar entradas de datos inexactas y retrasar la generación de estados financieros anuales. Sin embargo, con el módulo de finanzas del sistema ERP, las empresas pueden generar estados financieros mediante la consolidación automática de datos de diferentes procesos comerciales.

Además, también refleja cualquier cambio en los datos en tiempo real para una precisión financiera completa. Al ver todos los datos financieros en un solo lugar, las organizaciones pueden obtener fácilmente información sobre su salud financiera y tomar decisiones basadas en datos para mejorarla.

Hay mucho más que puede hacer con el módulo de finanzas ERP como se detalla en el artículo a continuación.

¿Qué es el módulo de finanzas ERP?

El módulo de finanzas de ERP ayuda a las empresas a recopilar datos financieros de diferentes procedimientos comerciales y generar informes para su análisis. Este módulo obtiene toda la información financiera, como el registro del balance, los libros de contabilidad, los estados de pérdidas y ganancias y mucho más.

Al integrar datos financieros de otros módulos como gestión de inventario, CRM, planificación de producción, etc., las empresas pueden generar informes para analizar la salud financiera. Cada vez que se registran datos financieros en estos módulos, la información se transfiere automáticamente al módulo de finanzas para su análisis.

Importancia del módulo de finanzas ERP

El módulo de finanzas del ERP ayudaría a registrar las finanzas de varios sistemas comerciales, como el inventario y la gestión de activos, para mantener la precisión financiera. Es importante mantener esta precisión para cumplir con las normas financieras y los requisitos de presentación de informes.

Además, representa todos los datos financieros consolidados en un solo lugar, lo que facilita el análisis de la salud financiera del negocio y la implementación de formas de mejorar la rentabilidad.

Características del módulo de finanzas ERP

El módulo de finanzas de ERP puede ayudar a simplificar los procedimientos contables y financieros clave. Algunas de las tareas comunes que puede encontrar en el módulo de finanzas de ERP incluyen:

• Seguimiento de ganancias

El módulo de finanzas de ERP ayuda en el seguimiento de las ganancias y proporciona una visión integral de su salud financiera y los recursos financieros de su empresa. El seguimiento ayudará a encontrar la fuente de ingresos más rentable y calcular el ROI de todos los activos. Utiliza los costos incurridos y las cuentas por cobrar para calcular las ganancias de la organización.

Además, las soluciones ERP con módulo de finanzas pronostican las ganancias mediante el análisis de los datos históricos. El rastreador de ganancias también rastrearía los costos para comprender el gasto por recurso.

• Gestión de libro mayor

El libro mayor registra todas las transacciones financieras, incluidos los ingresos, los gastos, los activos y los pasivos del ejercicio en curso. A través de toda la información en un solo lugar, el libro mayor simplifica la tarea de crear diferentes estados financieros como el balance o la cuenta de pérdidas y ganancias.

Además, todas las entradas de datos para cualquier transacción se registran automáticamente en el libro mayor a través de la integración con contabilidad, inventario, CRM y otros módulos del software ERP . La mayoría de los sistemas ERP también pueden identificar y notificar automáticamente cualquier error de cálculo o entrada doble a los usuarios.

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• Gestión de cuentas por cobrar

Con la cuenta por cobrar, puede rastrear y administrar todos los pagos de sus clientes. Genera automáticamente boletas y facturas y las envía a tus clientes. Muchos sistemas ERP también le permiten crear un portal separado para que los clientes puedan realizar pagos y descargar facturas.

Además, con las cuentas por cobrar, también puede automatizar tareas como enviar recordatorios de pago o generar facturas recurrentes. La información relacionada con las cuentas por cobrar puede ayudar con una mejor gestión del flujo de caja.

• Gestión de cuentas por pagar

Las cuentas por pagar involucran todos los pagos que una organización debe a partes o clientes externos. Al automatizar las cuentas por pagar, los usuarios pueden ahorrar fácilmente tiempo y costos de mano de obra. Las cuentas por pagar también pueden ayudar a procesar facturas masivas y compartirlas con los clientes.

Además, algunas soluciones ERP también vienen con la capacidad de captura de datos para convertir fácilmente las facturas en papel en formularios digitales. En resumen, esta función le permitirá a los usuarios saber cuánto dinero les deben a sus clientes o clientes.

• Gestión de activos fijos

El módulo de finanzas en ERP le permite realizar un seguimiento de todos sus activos fijos. La lista de activos fijos incluye equipos, vehículos, recursos informáticos, muebles, accesorios, etc. Con este módulo, puede administrar los cálculos de depreciación, las implicaciones fiscales y los requisitos de cumplimiento.

Además, proporciona visibilidad en tiempo real de todos los activos fijos o tangibles en términos de costos de mantenimiento, costos de depreciación y utilización. Mantener una pestaña sobre sus activos fijos también ayudaría a evitar el pago de impuestos por todos los activos que ya no son necesarios o que han sido eliminados.

• Gestión de riesgos

Con la gestión de riesgos, los usuarios pueden identificar los riesgos comerciales e implementar estrategias efectivas para minimizar su impacto en el negocio. Existen diferentes tipos de riesgos comerciales, como riesgos estratégicos, de cumplimiento, operativos o reputacionales. Por ejemplo, el análisis del riesgo crediticio garantizaría que la empresa tenga suficiente efectivo disponible para administrar las cuentas por pagar en caso de que un cliente no realice los pagos.

Hay varias formas de gestionar los riesgos, como eliminar la causa raíz de ese riesgo o reducir el valor financiero asociado con el riesgo para mitigarlo.

Al no prestar atención a estos riesgos, una organización podría enfrentar repercusiones como pérdidas financieras o incluso el cierre del negocio en el peor de los escenarios.

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• Gestión Tributaria

Las empresas pueden almacenar datos relacionados con los impuestos de diferentes documentos financieros en una base de datos centralizada. Los datos almacenados en la sección de gestión fiscal pueden ser utilizados en el momento de la presentación de la declaración. Además, viene con inteligencia fiscal preconstruida para calcular fácilmente el impuesto a las ventas para diferentes jurisdicciones que cumplen con las regulaciones. También puede generar diferentes informes para la planificación de tareas.

• Gestión multidivisa

La gestión de transacciones en varias monedas es importante, especialmente cuando tiene una base de clientes global. Un módulo de finanzas ERP ayuda con la conversión de moneda para realizar y aceptar pagos fácilmente en diferentes monedas. Así, las empresas agilizan su procedimiento de pago para clientes globales.

• Base de datos de clientes

La base de datos del cliente le permitiría almacenar todos los datos relacionados con sus clientes en una plataforma centralizada. Esta información puede incluir datos personales, historial de compras, historial de pagos, etc. Haría más fácil comprender mejor a sus clientes y acceder a sus datos en cualquier momento.

• Análisis financiero

A través del análisis financiero, los usuarios pueden obtener una visibilidad completa de sus datos financieros y generar informes de ventas, gastos, activos, pasivos, etc. Estos informes pueden ayudar a tomar decisiones comerciales basadas en datos para aumentar la eficiencia y mejorar la rentabilidad.

Además, también puede ver todos los datos a través de diferentes gráficos y tablas para comprender mejor sus procesos comerciales.

Beneficios del Módulo de Finanzas en ERP

El módulo de finanzas en ERP ayuda a las organizaciones a acelerar los procedimientos contables y financieros clave. Además, también permite a los usuarios compartir información financiera relevante con proveedores y clientes externos. Algunos de los beneficios del módulo de finanzas de ERP son:

• Mejor elaboración de presupuestos: puede crear un mejor presupuesto con pronósticos e informes en tiempo real.
• Seguimiento de facturas: permite a los usuarios organizar y realizar un seguimiento de todas las facturas y documentos en tiempo real.
• Cumplir con las normas: lo ayuda a cumplir con múltiples estándares de contabilidad, incluidos los GAAP.
• Mejores informes: puede almacenar datos de diferentes software para generar rápidamente informes financieros.
• Rectificación de datos: con él, puede detectar y rectificar fácilmente múltiples errores financieros, como entradas perdidas.
• Automatización de tareas: al automatizar las tareas financieras, los usuarios pueden ahorrar su valioso tiempo y mejorar la productividad.
• Visibilidad de activos: puede obtener visibilidad en tiempo real de activos tangibles e intangibles.
• Auditoría mejorada: acelera el procedimiento de auditoría al generar y presentar automáticamente múltiples estados financieros.

Casos de uso en el módulo de finanzas de ERP

Estos son algunos de los casos de usuarios en los que se puede utilizar el módulo de finanzas del sistema ERP:

• Gestión del flujo de caja: una empresa de fabricación puede realizar un seguimiento y registrar todas las cuentas por cobrar recibidas de sus proveedores en un período específico. Usando esta información, pueden encontrar el flujo de efectivo esperado en el próximo año fiscal.
• Gestión de activos: una instalación médica puede realizar un seguimiento de todos los equipos y maquinarias presentes en la instalación a través del módulo de finanzas ERP. El seguimiento puede ayudar a encontrar equipos en depreciación, calcular su costo de mantenimiento o depreciación.
• Pago en varias monedas: una empresa de comercio electrónico puede aprovechar el módulo de finanzas de ERP para aceptar y realizar pagos en varias monedas a clientes globales. También puede usar un convertidor de moneda para calcular impuestos en diferentes monedas.
• Cumplir con el cumplimiento: una instalación bancaria puede mantener el cumplimiento externo e interno específico de su industria con el módulo de finanzas ERP. Además, la instalación también será notificada en caso de cualquier brecha en el mantenimiento del cumplimiento.

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Conclusión

El módulo de finanzas es un elemento clave del sistema ERP. Ha facilitado a las empresas la combinación de datos de varios departamentos y la creación automática de estados financieros. Cualquier organización que desee realizar un seguimiento de sus activos en tiempo real, predecir la rentabilidad o gestionar los riesgos comerciales, puede explorar el módulo de finanzas del ERP.

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