Quand ne pas envoyer un e-mail au travail
Publié: 2016-10-18Jusqu'à ce que je commence à travailler récemment, je ne savais pas qu'il était acceptable d'envoyer des e-mails aux gens au travail à propos de tout et de rien. Même si je trouvais ça bizarre, j'ai réalisé à quel point c'était utile pour une personne qui déteste la confrontation. J'ai une histoire bien connue de syndrome de la fièvre aphteuse et j'évite également les confrontations. En dehors de cela, j'ai trouvé que l'envoi d'e-mails permettait de gagner beaucoup de temps.
Il agit comme un rappel et est simplement plus pratique pour envoyer un e-mail au travail lorsque quelqu'un n'est pas immédiatement ou directement accessible.
Mais j'ai trouvé de nombreux cas où une conversation en face à face était justifiée. C'était plus efficace et même si cela était peut-être difficile à avoir, la conversation a donné de meilleurs résultats qu'un e-mail. Voici quelques cas où l'envoi d'un e-mail au travail serait une mauvaise idée.
Lorsqu'il y a une possibilité d'interprétation erronée
Le sarcasme est notoirement mal interprété à travers le texte. Ce n'est pas le seul cas. Sans une indication claire de votre langage corporel et de l'intonation de votre voix, un e-mail peut facilement être mal interprété. Le contexte et les émotions sont difficiles à transmettre par e-mail.
Si elle n'est pas formulée correctement, une demande peut ressembler à une demande et peut être prise à la légère. Ou cela peut offenser le destinataire parce qu'il a interprété vos mots différemment.
Dans un tel cas, j'ai eu une fois un collègue qui demandait au responsable de relire un e-mail au travail avant de l'envoyer au client. Elle ne voulait pas que son ton affirmé soit grossier.
Cet incident montre à quel point une situation peut être interprétée subjectivement . Votre grammaire et votre ponctuation peuvent également être erronées si elles ne sont pas utilisées correctement. Dans une telle situation, mieux vaut le faire surveiller ou avoir une conversation au téléphone pour éviter tout malentendu.
Quand vous êtes chargé émotionnellement
N'envoyez jamais d'e-mail au travail lorsque vous êtes en colère. En vous cachant derrière votre moniteur, vous pourriez dire des choses que vous ne diriez jamais si vous leur parliez en personne.
Tu es peut-être trop grossier. Votre critique est peut-être trop sévère.
Quoi qu'il en soit, il est toujours préférable de répondre ou d'envoyer un e-mail au travail lorsque vous pouvez penser de manière rationnelle et non impulsive. Si vous l'avez déjà tapé, enregistrez-le dans les brouillons. Revenez-y plus tard pour vérifier si ce que vous vouliez transmettre peut être mieux cadré. Ou parlez-leur simplement en personne.
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Une confrontation peut être difficile, mais peut donner de meilleurs résultats. Il peut construire des relations plus fortes et meilleures au travail. De plus, vous pouvez avoir des ennuis car il existe des preuves pour montrer vos mots méchants.
Quand c'est important et urgent
Si vous devez fournir une information importante qui est urgente, appelez la personne ou trouvez-la. Les gens ne consultent pas tout le temps leurs e-mails au travail. Il est possible qu'il soit mélangé avec d'autres e-mails et qu'il perde la priorité. N'envoyez l'e-mail que s'ils ne sont absolument pas accessibles.
Quand vous voulez avoir un impact mémorable
Que ce soit pour apprécier ou pour donner des commentaires constructifs, le faire en personne est préférable car cela a plus d'impact, surtout lorsque vous critiquez quelqu'un, car cela peut sembler plus dur sur le courrier. Mais cela peut être encadré différemment lorsqu'il est fait en personne afin que vous puissiez contrôler le résultat de la façon dont les gens acceptent les critiques.
Lorsque vous voulez vous assurer qu'il n'est pas évité
Il est plus facile de mentir ou d'éviter les choses quand ce n'est pas fait face à face. Si vous voulez que quelque chose soit fait immédiatement et que vous pensez que l'autre personne pourrait éviter une question, appelez-la ou confrontez-la.
Ils peuvent simplement dire qu'ils n'ont pas lu l'e-mail que vous avez envoyé. Mais mentir est plus difficile et plus facile à attraper lorsqu'il est fait en personne. Lorsque vous demandez directement quelque chose, vous avez plus de chances d'obtenir ce que vous voulez. Un e-mail leur donne une excuse pour ne pas répondre ou ils peuvent simplement nier avoir reçu l'e-mail.
Quand c'est un week-end ou entre 22 h 00 et 7 h 00 un jour de semaine
La plupart des gens aimeraient arrêter de penser au travail une fois qu'ils sont sortis du bureau. Si vous envoyez un e-mail après les heures de travail, vous avez moins de chances de recevoir une réponse avant une heure raisonnable. Et même si vous n'attendez pas de réponse immédiatement, les e-mails de fin de soirée peuvent nuire à votre équipe .
Alors, quand est-ce une meilleure option pour envoyer un e-mail au travail ?
L'envoi d'e-mails est fréquent car il est très pratique. Un e-mail efficace peut être un gain de temps pratique. Vous pouvez apprendre à envoyer des e-mails efficaces grâce à cet article de MindTools.
Mais avant d'envoyer un e-mail, demandez-vous toujours s'il vaut mieux le transmettre personnellement , sinon allez-y et envoyez l'e-mail. Ce sont quelques cas où l'envoi d'un e-mail au travail n'est pas un gros problème.
Vous pouvez envoyer un e-mail dans les situations suivantes :
- Comme procès-verbal d'une réunion.
- Pour rappel.
- Lorsque la personne n'est pas accessible et que ce n'est pas urgent.
- Lorsque vous devez transmettre un plan qui doit être documenté.
- Si vous souhaitez documenter une conversation.
En conclusion
Personne ne vous apprendra comment envoyer des e-mails.
Lorsque vous commencez à travailler, le moins que l'on attende de vous est de savoir quand, quand ne pas le faire et comment envoyer des e-mails. C'est un canal de communication très important pour les professionnels qui travaillent et peut faire ou défaire de nombreuses affaires. Par conséquent, il est très important que vous soyez au top du jeu.
[Ce message de Sannidhi Surop est apparu pour la première fois sur Jobspire et a été reproduit avec permission.]