Saat Tidak Mengirim Email Di Tempat Kerja
Diterbitkan: 2016-10-18Sampai saya baru-baru ini mulai bekerja, saya tidak tahu bahwa mengirim email kepada orang-orang di tempat kerja tentang apa saja dan segalanya dapat diterima . Meskipun saya pikir itu aneh, saya menyadari betapa bergunanya itu bagi orang yang membenci konfrontasi. Saya memiliki riwayat sindrom kaki di mulut yang terkenal dan juga menghindari konfrontasi. Selain ini, saya menemukan bahwa mengirim email hanya menghemat banyak waktu.
Ini bertindak sebagai pengingat dan lebih nyaman untuk mengirim email di tempat kerja ketika seseorang tidak dapat diakses secara langsung atau langsung.
Tetapi saya menemukan banyak contoh ketika percakapan tatap muka diperlukan. Itu lebih efektif dan meskipun mungkin sulit untuk dilakukan, percakapan membawa hasil yang lebih baik daripada email. Ini adalah beberapa contoh ketika mengirim email di tempat kerja akan menjadi ide yang buruk.
Ketika Ada Kemungkinan Salah Tafsir
Sarkasme terkenal disalahartikan melalui teks. Itu bukan satu-satunya kasus. Tanpa indikasi yang jelas dari bahasa tubuh dan intonasi suara Anda, sebuah email dapat dengan mudah disalahartikan. Konteks dan emosi sulit untuk disampaikan melalui email.
Jika tidak diucapkan dengan benar, permintaan bisa terdengar seperti permintaan dan bisa dianggap enteng. Atau dapat menyinggung penerima karena mereka menafsirkan kata-kata Anda secara berbeda.
Dalam kasus seperti itu, saya pernah memiliki seorang rekan yang akan meminta manajer untuk mengoreksi email di tempat kerja sebelum dia mengirimkannya ke klien. Dia tidak ingin nada tegasnya dianggap kasar.
Kejadian ini menunjukkan betapa subjektifnya suatu situasi dapat diinterpretasikan . Tata bahasa dan tanda baca Anda juga bisa salah jika tidak digunakan dengan benar. Dalam situasi seperti itu, Anda lebih baik mengawasinya atau melakukan percakapan di telepon untuk menghindari kesalahpahaman.
Ketika Anda Dibebankan Secara Emosional
Jangan pernah mengirim email di tempat kerja saat Anda sedang marah. Bersembunyi di balik monitor Anda, Anda mungkin mengatakan beberapa hal yang tidak akan pernah Anda katakan jika Anda benar-benar berbicara dengan mereka secara langsung.
Anda mungkin terlalu kasar. Kritik Anda mungkin terlalu keras.
Either way, selalu yang terbaik untuk menanggapi atau mengirim email di tempat kerja ketika Anda dapat berpikir rasional dan tidak impulsif. Jika Anda sudah mengetiknya, simpan di draft. Kembali lagi nanti untuk memeriksa apakah apa yang ingin Anda sampaikan dapat dibingkai dengan lebih baik. Atau hanya berbicara dengan mereka secara langsung.
Direkomendasikan untukmu:
Bagaimana Metaverse Akan Mengubah Industri Otomotif India
Apa Arti Ketentuan Anti-Profiteering Bagi Startup India?
Bagaimana Startup Edtech Membantu Tenaga Kerja India Meningkatkan Keterampilan & Menjadi Siap Masa Depan...
Saham Teknologi Zaman Baru Minggu Ini: Masalah Zomato Berlanjut, EaseMyTrip Posting Stro...
Startup India Mengambil Jalan Pintas Dalam Mengejar Pendanaan
Platform Pemasaran Digital Logicserve Bags Pendanaan INR 80 Cr, Berganti Nama Sebagai LS Dig...
Konfrontasi mungkin sulit tetapi dapat menuai hasil yang lebih baik. Itu dapat membangun hubungan yang lebih kuat dan lebih baik di tempat kerja. Selain itu, Anda bisa mendapat masalah karena ada bukti yang menunjukkan kata-kata kotor Anda.
Ketika Itu Penting Dan Mendesak
Jika Anda harus menyampaikan informasi penting yang peka terhadap waktu, hubungi orang tersebut atau temukan mereka. Orang tidak memeriksa email mereka di tempat kerja sepanjang waktu. Ada kemungkinan email tersebut tercampur dengan email lain dan kehilangan prioritas. Kirimkan email hanya jika benar-benar tidak dapat diakses.
Ketika Anda Ingin Membuat Dampak Yang Tak Terlupakan
Baik untuk menghargai atau memberikan umpan balik yang membangun, melakukannya secara langsung lebih baik karena lebih berdampak, terutama ketika Anda mengkritik seseorang karena dapat terdengar lebih kasar melalui surat. Tapi itu bisa dibingkai secara berbeda ketika dilakukan secara langsung sehingga Anda dapat mengontrol hasil dari bagaimana orang menerima kritik.
Ketika Anda Ingin Memastikan Itu Tidak Dihindari
Lebih mudah berbohong atau menghindari sesuatu jika tidak dilakukan secara tatap muka. Jika Anda ingin sesuatu dilakukan segera dan merasa orang lain mungkin menghindari pertanyaan, hubungi mereka atau hadapi mereka.
Mereka hanya bisa mengatakan bahwa mereka tidak membaca email yang Anda kirim. Tetapi berbohong lebih sulit dan lebih mudah ditangkap jika dilakukan secara langsung. Ketika Anda secara langsung meminta sesuatu, kemungkinan besar Anda akan mendapatkan apa yang Anda inginkan. Sebuah email memberi mereka alasan untuk tidak membalas atau mereka dapat dengan mudah menyangkal telah menerima email sama sekali.
Saat Ini Akhir Pekan Atau Antara Jam 10 Malam Sampai Jam 7 Pagi Di Hari Kerja
Kebanyakan orang ingin berhenti memikirkan pekerjaan setelah mereka keluar dari kantor. Jika Anda mengirim email setelah jam kerja, kemungkinan kecil Anda akan menerima balasan sebelum jam tersebut masuk akal. Dan bahkan jika Anda tidak mengharapkan balasan segera, email larut malam dapat merugikan tim Anda .
Jadi, Kapan Pilihan yang Lebih Baik untuk Mengirim Email Di Tempat Kerja?
Mengirim email sering dilakukan karena sangat nyaman. Email yang efektif dapat menjadi penghemat waktu yang nyaman. Anda dapat belajar mengirim email yang efektif melalui posting ini oleh MindTools.
Tetapi sebelum mengirim email, selalu tanyakan pada diri Anda apakah ini yang terbaik disampaikan secara pribadi , jika tidak, silakan kirim email. Ini adalah beberapa contoh ketika mengirim email di tempat kerja bukanlah masalah besar.
Anda dapat mengirim email dalam situasi berikut:
- Sebagai notulen rapat.
- Sebagai pengingat.
- Ketika orang tersebut tidak dapat diakses dan tidak mendesak.
- Saat harus menyampaikan rencana yang perlu didokumentasikan.
- Jika Anda ingin mendokumentasikan percakapan.
Kesimpulannya
Tidak ada yang akan mengajari Anda cara mengirim email.
Saat Anda mulai bekerja, hal yang paling diharapkan dari Anda adalah mengetahui kapan, kapan tidak, dan bagaimana cara mengirim email. Ini adalah saluran komunikasi yang sangat penting bagi para profesional yang bekerja dan dapat membuat atau menghancurkan banyak kesepakatan. Oleh karena itu, sangat penting bagi Anda untuk berada di puncak permainan.
[Postingan Sannidhi Surop ini pertama kali muncul di Jobspire dan telah direproduksi dengan izin.]