عندما لا ترسل بريدًا إلكترونيًا في العمل
نشرت: 2016-10-18حتى بدأت العمل مؤخرًا ، لم أكن أعرف أنه من المقبول إرسال بريد إلكتروني إلى الأشخاص في العمل بشأن أي شيء وكل شيء. على الرغم من أنني اعتقدت أنه أمر غريب ، إلا أنني أدركت مدى فائدته لشخص يكره المواجهة. لدي تاريخ معروف من متلازمة القدم في الفم وكذلك تجنب المواجهات. بخلاف ذلك ، وجدت أن إرسال البريد الإلكتروني يوفر الكثير من الوقت.
إنه بمثابة تذكير وهو أكثر ملاءمة لإرسال البريد الإلكتروني في العمل عندما لا يمكن الوصول إلى شخص ما على الفور أو بشكل مباشر.
لكنني وجدت العديد من الحالات عندما كان هناك ما يبرر إجراء محادثة وجهاً لوجه. لقد كانت أكثر فاعلية ، وعلى الرغم من صعوبة إجرائها ، إلا أن المحادثة جلبت نتيجة أفضل من رسالة البريد الإلكتروني. هذه بعض الحالات عندما يكون إرسال بريد إلكتروني في العمل فكرة سيئة.
عندما يكون هناك احتمال لسوء التفسير
من المعروف أن السخرية يساء تفسيرها من خلال النص. هذه ليست الحالة الوحيدة. بدون إشارة واضحة من لغة جسدك ونبرة صوتك ، يمكن بسهولة إساءة تفسير رسالة البريد الإلكتروني. يصعب نقل السياق والمشاعر عبر البريد الإلكتروني.
إذا لم تتم صياغته بشكل صحيح ، فقد يبدو الطلب وكأنه طلب ويمكن الاستخفاف به. أو يمكن أن يسيء إلى المتلقي لأنه فسر كلماتك بشكل مختلف.
في مثل هذه الحالة ، كان لدي زميل ذات مرة يطلب من المدير تدقيق رسالة بريد إلكتروني في العمل قبل إرسالها إلى العميل. لم تكن تريد لهجتها الحازمة أن تبدو وقحة.
يوضح هذا الحادث كيف يمكن تفسير الموقف بشكل شخصي . يمكن أيضًا أن تكون القواعد النحوية وعلامات الترقيم خاطئة إذا لم يتم استخدامها بشكل صحيح. في مثل هذه الحالة ، من الأفضل أن تقوم بالإشراف أو إجراء محادثة عبر الهاتف لتجنب أي سوء فهم.
عندما تكون مشحونًا عاطفياً
لا ترسل بريدًا إلكترونيًا في العمل أبدًا عندما تكون غاضبًا. بالاختباء خلف شاشتك ، قد تقول بعض الأشياء التي لن تقولها أبدًا إذا كنت تتحدث معهم شخصيًا.
قد تكون فظا جدا. قد يكون انتقادك قاسياً للغاية.
في كلتا الحالتين ، من الأفضل دائمًا الرد أو إرسال بريد إلكتروني في العمل عندما يمكنك التفكير بعقلانية وليس باندفاع. إذا كنت قد كتبته بالفعل ، فاحفظه في المسودات. عد إليها لاحقًا للتحقق مما إذا كان يمكن تأطير ما تريد نقله بشكل أفضل. أو فقط تحدث معهم شخصيًا.
موصى به لك:
كيف ستحول Metaverse صناعة السيارات الهندية
ماذا يعني توفير مكافحة الربح بالنسبة للشركات الهندية الناشئة؟
كيف تساعد الشركات الناشئة في تكنولوجيا التعليم في تطوير مهارات القوى العاملة في الهند وتصبح جاهزة للمستقبل ...
الأسهم التقنية في العصر الجديد هذا الأسبوع: مشاكل Zomato مستمرة ، EaseMyTrip تنشر Stro ...
تتخذ الشركات الهندية الناشئة اختصارات في مطاردة للتمويل
منصة التسويق الرقمي Logicserve Bags INR 80 Cr Funding، Rbrands as LS Dig ...
قد تكون المواجهة صعبة ولكن يمكن أن تجني نتائج أفضل. يمكنه بناء علاقات أقوى وأفضل في العمل. علاوة على ذلك ، يمكنك أن تتورط في مشكلة لأن هناك دليلًا لإظهار كلماتك البذيئة.
عندما تكون مهمة وعاجلة
إذا كان عليك تقديم معلومة مهمة حساسة للوقت ، فاتصل بالشخص أو ابحث عنه. لا يتحقق الأشخاص من بريدهم الإلكتروني في العمل طوال الوقت. هناك احتمال أن تختلط مع رسائل البريد الإلكتروني الأخرى والأولوية السائبة. أرسل البريد الإلكتروني فقط إذا كان يتعذر الوصول إليها على الإطلاق.
عندما تريد إحداث تأثير لا يُنسى
سواء كان ذلك لتقدير أو تقديم ملاحظات بناءة ، فإن القيام بذلك شخصيًا أفضل لأنه يحدث تأثيرًا أكبر ، خاصةً عندما تنتقد شخصًا ما لأنه قد يبدو أقسى على البريد. ولكن يمكن تأطيرها بشكل مختلف عند إجرائها شخصيًا حتى تتمكن من التحكم في نتيجة كيفية تعامل الناس مع النقد.
عندما تريد التأكد من عدم تجنبه
من الأسهل أن تكذب أو تتجنب الأشياء عندما لا يتم ذلك وجهاً لوجه. إذا كنت تريد القيام بشيء ما على الفور وتشعر أن الشخص الآخر قد يتجنب السؤال ، فاتصل به أو واجهه.
يمكنهم فقط القول إنهم لم يقرأوا البريد الإلكتروني الذي أرسلته. لكن الكذب يكون أكثر صعوبة وأسهل في الإمساك به عند القيام به شخصيًا. عندما تطلب شيئًا ما بشكل مباشر ، فمن المرجح أن تحصل على ما تريد. يمنحهم البريد الإلكتروني عذرًا لعدم الرد أو يمكنهم ببساطة إنكار تلقي البريد الإلكتروني على الإطلاق.
عندما تكون عطلة نهاية الأسبوع أو بين الساعة 10 مساءً حتى 7 صباحًا في أحد أيام الأسبوع
يرغب معظم الناس في التوقف عن التفكير في العمل بمجرد خروجهم من المكتب. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا بعد ساعات العمل ، فمن غير المرجح أن تتلقى ردًا قبل مرور ساعة معقولة. وحتى إذا كنت لا تتوقع ردًا على الفور ، فقد تضر رسائل البريد الإلكتروني في وقت متأخر من الليل بفريقك .
لذا ، متى يكون الخيار الأفضل لإرسال بريد إلكتروني في العمل؟
يتم إرسال البريد الإلكتروني بشكل متكرر لأنه مريح للغاية. يمكن أن يكون البريد الإلكتروني الفعال وسيلة مريحة لتوفير الوقت. يمكنك تعلم إرسال رسائل بريد إلكتروني فعالة من خلال هذا المنشور بواسطة MindTools.
ولكن قبل إرسال بريد إلكتروني ، اسأل نفسك دائمًا ما إذا كان من الأفضل نقل ذلك شخصيًا ، وإلا فقم بإرسال البريد الإلكتروني. هذه بعض الحالات عندما لا يكون إرسال بريد إلكتروني في العمل مشكلة كبيرة.
يمكنك إرسال بريد إلكتروني في الحالات التالية:
- كمحضر اجتماع.
- للتذكير.
- عندما لا يمكن الوصول إلى الشخص وليس هناك حاجة ملحة.
- عندما يتعين عليك نقل خطة تحتاج إلى توثيق.
- إذا كنت تريد توثيق محادثة.
ختاماً
لن يعلمك أحد كيفية إرسال رسائل البريد الإلكتروني.
عندما تبدأ العمل ، فإن أقل ما هو متوقع منك هو معرفة متى ، ومتى لا ، وكيف ترسل رسائل البريد الإلكتروني. إنها قناة اتصال مهمة للغاية للمهنيين العاملين ويمكنها إبرام الكثير من الصفقات أو إنهاءها. وبالتالي ، من المهم للغاية أن تكون في صدارة اللعبة.
[ظهر هذا المنشور من قبل Sannidhi Surop لأول مرة على Jobspire وتم نسخه بإذن.]