Quando non inviare un'e-mail al lavoro
Pubblicato: 2016-10-18Fino a quando non ho iniziato a lavorare di recente, non sapevo che fosse accettabile inviare e-mail alle persone al lavoro su qualsiasi cosa. Anche se pensavo fosse strano, mi sono reso conto di quanto sia utile per una persona che odia il confronto. Ho una storia ben nota di sindrome dell'afta epizootica e ho anche evitato i confronti. Oltre a questo, ho scoperto che l'invio di e-mail fa risparmiare molto tempo.
Agisce come promemoria ed è semplicemente più comodo inviare un'e-mail al lavoro quando qualcuno non è immediatamente o direttamente accessibile.
Ma ho trovato molti casi in cui una conversazione faccia a faccia era giustificata. Era più efficace e anche se forse difficile da avere, la conversazione ha portato a risultati migliori rispetto a un'e-mail. Questi sono alcuni casi in cui inviare un'e-mail al lavoro sarebbe una cattiva idea.
Quando esiste la possibilità di un'interpretazione errata
Il sarcasmo è notoriamente male interpretato attraverso il testo. Non è l'unico caso. Senza una chiara indicazione dal linguaggio del corpo e dall'intonazione della voce, un'e-mail può essere facilmente interpretata in modo errato. Il contesto e le emozioni sono difficili da trasmettere tramite un'e-mail.
Se non formulata correttamente, una richiesta può suonare come una richiesta e può essere presa alla leggera. Oppure può offendere il destinatario perché ha interpretato le tue parole in modo diverso.
In tal caso, una volta avevo una collega che chiedeva al manager di correggere un'e-mail al lavoro prima di inviarla al cliente. Non voleva che il suo tono assertivo risultasse scortese.
Questo incidente mostra come una situazione possa essere interpretata soggettivamente . Anche la grammatica e la punteggiatura possono essere sbagliate se non usate correttamente. In una situazione del genere, è meglio averlo supervisionato o avere una conversazione al telefono per evitare qualsiasi malinteso.
Quando sei emotivamente carico
Non inviare mai un'e-mail al lavoro quando sei arrabbiato. Nasconditi dietro il tuo monitor, potresti dire cose che non diresti mai se stessi parlando con loro di persona.
Potresti essere troppo scortese. La tua critica potrebbe essere troppo dura.
In ogni caso, è sempre meglio rispondere o inviare un'e-mail al lavoro quando puoi pensare in modo razionale e non impulsivo. Se l'hai già digitato, salvalo nelle bozze. Torna più tardi per verificare se ciò che volevi trasmettere può essere inquadrato meglio. O semplicemente parlare con loro di persona.
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Un confronto può essere difficile ma può ottenere risultati migliori. Può costruire relazioni più forti e migliori sul lavoro. Inoltre, puoi metterti nei guai perché ci sono prove per mostrare le tue parole cattive.
Quando è importante e urgente
Se devi fornire un'informazione importante che è sensibile al tempo, chiama la persona o trovala. Le persone non controllano la posta elettronica al lavoro tutto il tempo. C'è la possibilità che possa confondersi con altre e-mail e perdere la priorità. Invia l'e-mail solo se non sono assolutamente accessibili.
Quando vuoi avere un impatto memorabile
Che si tratti di apprezzare o dare un feedback costruttivo, farlo di persona è meglio perché ha un impatto maggiore, soprattutto quando si critica qualcuno poiché può sembrare più duro sulla posta. Ma può essere inquadrato in modo diverso se fatto di persona in modo da poter controllare l'esito di come le persone prendono le critiche.
Quando vuoi assicurarti che non venga evitato
È più facile mentire o evitare le cose quando non è fatto faccia a faccia. Se vuoi che qualcosa venga fatto immediatamente e senti che l'altra persona potrebbe evitare una domanda, chiamala o affrontala.
Possono semplicemente dire di non aver letto l'e-mail che hai inviato. Ma mentire è più difficile e più facile da catturare se fatto di persona. Quando richiedi direttamente qualcosa, è più probabile che tu ottenga ciò che desideri. Un'e-mail offre loro una scusa per non rispondere o possono semplicemente negare di aver ricevuto l'e-mail.
Quando è un fine settimana o tra le 22:00 e le 7:00 in un giorno feriale
La maggior parte delle persone vorrebbe smettere di pensare al lavoro una volta che sono fuori ufficio. Se invii un'e-mail dopo l'orario di lavoro, è meno probabile che tu riceva una risposta prima che sia un'ora ragionevole. E anche se non ti aspetti una risposta immediata, le e-mail a tarda notte possono danneggiare il tuo team .
Quindi, quando è un'opzione migliore inviare un'e-mail al lavoro?
L'invio di e-mail viene eseguito frequentemente perché è così conveniente. Un'e-mail efficace può essere un comodo risparmio di tempo. Puoi imparare a inviare e-mail efficaci attraverso questo post di MindTools.
Ma prima di inviare un'e-mail, chiediti sempre se questo è meglio veicolato personalmente , altrimenti vai avanti e invia l'e-mail. Questi sono alcuni casi in cui inviare un'e-mail al lavoro non è un grosso problema.
È possibile inviare un'e-mail nelle seguenti situazioni:
- Come verbale di una riunione.
- Come promemoria.
- Quando la persona non è accessibile e non è urgente.
- Quando devi trasmettere un piano che deve essere documentato.
- Se vuoi documentare una conversazione.
Insomma
Nessuno ti insegnerà come inviare e-mail.
Quando inizi a lavorare, il minimo che ci si aspetta da te è sapere quando, quando non farlo e come inviare e-mail. È un canale di comunicazione molto importante per i professionisti che lavorano e può fare o rompere molti affari. Quindi, è molto importante che tu sia in cima al gioco.
[Questo post di Sannidhi Surop è apparso per la prima volta su Jobspire ed è stato riprodotto con il permesso.]