職場でメールを送信しない場合
公開: 2016-10-18最近働き始めるまで、職場の人に何でも何でもメールで送信することが許されていることを知りませんでした。 変だなとは思いましたが、対立が嫌いな人にとってはどれだけ便利かを実感しました。 私には口の中の足症候群のよく知られた歴史があり、対立も避けています. これ以外に、メールを送信すると多くの時間を節約できることがわかりました。
これはリマインダーとして機能し、誰かがすぐにまたは直接アクセスできない場合に、職場で電子メールを送信する方が便利です.
しかし、対面での会話が正当化される多くの例を見つけました。 それはより効果的で、おそらく難しいかもしれませんが、会話は電子メールよりも良い結果をもたらしました. これらは、職場で電子メールを送信するのが悪い考えであるいくつかの例です.
誤読の可能性がある場合
皮肉は、文章を通して誤解されることで有名です。 それだけではありません。 ボディ ランゲージや声のイントネーションから明確な兆候がなければ、メールは簡単に誤解される可能性があります。 文脈や感情をメールで伝えるのは困難です。
言葉遣いが正しくないと、要求は要求のように聞こえる可能性があり、軽視される可能性があります。 または、あなたの言葉を異なって解釈したため、受信者を怒らせる可能性があります。
そのような場合、私はかつて、クライアントにメールを送信する前に、マネージャーに職場で電子メールを校正するよう依頼する同僚がいました。 彼女は自分の強引な口調が失礼だと思われることを望んでいませんでした.
この事件は、状況がいかに主観的に解釈できるかを示しています。 正しく使用しないと、文法や句読点を間違えることもあります。 そのような状況では、誤解を避けるために、監督してもらうか、電話で会話する方がよいでしょう.
感情的になったとき
怒っているときは、職場でメールを送信しないでください。 モニターの後ろに隠れて、実際に直接話している場合は絶対に言わないようなことを言うかもしれません。
あなたは失礼すぎるかもしれません。 あなたの批判は辛すぎるかもしれません。
いずれにせよ、衝動的ではなく合理的に考えることができるときに、職場で返信またはメールを送信することが常に最善です。 既に入力している場合は、下書きに保存します。 後で戻ってきて、伝えたかったことをより適切に組み立てることができるかどうかを確認してください。 または、彼らと直接話してください。
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対立は難しいかもしれませんが、より良い結果を得ることができます。 職場でより強くより良い関係を築くことができます。 その上、あなたの嫌な言葉を示す証拠があるので、あなたはそれのためにトラブルに巻き込まれる可能性があります.
重要かつ緊急の場合
時間に敏感な重要な情報を提供する必要がある場合は、その人に電話するか、見つけてください。 人々は職場で常にメールをチェックしているわけではありません。 他のメールと混同して優先度が下がる可能性があります。 絶対にアクセスできない場合にのみ、メールを送信してください。
記憶に残るインパクトを与えたいとき
感謝するためであろうと、建設的なフィードバックを与えるためであろうと、特に誰かを批判している場合は、メールでは厳しく聞こえる可能性があるため、直接行う方が効果的です。 しかし、人が批判をどのように受け止めるかをコントロールできるように、直接会って行う場合は別の方法で組み立てることができます。
避けられないことを確認したいとき
面と向かっていないときは、嘘をついたり、物事を避けたりするのが簡単です。 すぐに何かをしてもらいたいのに、相手が質問を避けているように感じる場合は、電話するか、直面してください。
彼らは、あなたが送信したメールを読んでいないと言うことができます。 しかし、嘘をつくことは、直接行うとより難しく、簡単に見つけることができます。 何かを直接要求すると、欲しいものが得られる可能性が高くなります。 電子メールは、彼らに返信しない言い訳を与えるか、単に電子メールを受信したことをまったく否定することができます.
週末または平日の午後10時から午前7時までの場合
ほとんどの人は、オフィスを離れたら仕事のことを考えるのをやめたいと思っています。 営業時間後にメールを送信すると、適切な時間になる前に返信を受け取る可能性が低くなります。 また、すぐに返信が来ることを期待していなくても、深夜のメールはチームに悪影響を与える可能性があります。
では、職場でメールを送信する方が良いのはいつですか?
とても便利なので、頻繁にメールをしています。 効果的な電子メールは便利な時間の節約になります。 MindTools によるこの投稿を通じて、効果的なメールの送信方法を学ぶことができます。
ただし、メールを送信する前に、個人的に伝えるのが最善かどうかを常に自問してください。それ以外の場合は、メールを送信してください。 これらは、仕事で電子メールを送信することが大したことではない場合のいくつかの例です。
次の場合にメールを送信できます。
- 議事録として。
- リマインダーとして。
- その人がアクセスできず、緊急ではない場合。
- 文書化が必要な計画を伝えなければならない場合。
- 会話を記録したい場合。
結論は
メールの送り方を教えてくれる人はいません。
仕事を始めるとき、最も期待されていないことは、いつ、いつ、どのようにメールを送信するかを知ることです。 これは、働く専門家にとって非常に重要なコミュニケーションチャネルであり、多くの取引を成立または不成立にする可能性があります. したがって、あなたがゲームのトップにいることが非常に重要です。
[Sannidhi Surop によるこの投稿は、最初に Jobspire に掲載され、許可を得て転載されました。]