Kiedy nie wysyłać e-maila w pracy
Opublikowany: 2016-10-18Do niedawna nie wiedziałem, że można wysyłać e-maile do ludzi w pracy o czymkolwiek io wszystkim. Chociaż myślałem, że to dziwne, zdałem sobie sprawę, jak przydatne jest dla osoby, która nienawidzi konfrontacji. Mam dobrze znaną historię zespołu stóp w jamie ustnej, a także unikanie konfrontacji. Poza tym zauważyłem, że wysyłanie e-maili po prostu oszczędza dużo czasu.
Działa jako przypomnienie i po prostu wygodniej jest wysyłać e-maile w pracy, gdy ktoś nie jest natychmiast lub bezpośrednio dostępny.
Ale znalazłem wiele przypadków, w których rozmowa twarzą w twarz była uzasadniona. Było to bardziej efektywne i choć prawdopodobnie trudne do przeprowadzenia, rozmowa przyniosła lepszy wynik niż e-mail. Oto kilka przypadków, w których wysłanie e-maila w pracy byłoby złym pomysłem.
Kiedy istnieje możliwość błędnej interpretacji
Sarkazm jest notorycznie błędnie interpretowany przez tekst. To nie jedyny przypadek. Bez wyraźnego wskazania mowy ciała i intonacji głosu, wiadomość e-mail może zostać łatwo błędnie zinterpretowana. Kontekst i emocje są trudne do przekazania przez e-mail.
Jeśli żądanie nie jest właściwie sformułowane, może brzmieć jak żądanie i może być lekceważone. Lub może urazić odbiorcę, ponieważ inaczej zinterpretował twoje słowa.
W takim przypadku miałem kiedyś koleżankę, która prosił kierownika o korektę e-maila w pracy, zanim wyśle go do klienta. Nie chciała, żeby jej stanowczy ton stał się niegrzeczny.
Ten incydent pokazuje, jak subiektywnie można zinterpretować sytuację . Twoja gramatyka i interpunkcja również mogą się pomylić, jeśli nie zostaną prawidłowo użyte. W takiej sytuacji lepiej mieć go pod nadzorem lub porozmawiać przez telefon, aby uniknąć nieporozumień.
Kiedy jesteś naładowany emocjonalnie
Nigdy nie wysyłaj e-maili w pracy, gdy jesteś zły. Ukrywając się za monitorem, możesz powiedzieć rzeczy, których nigdy byś nie powiedział, gdybyś faktycznie rozmawiał z nimi osobiście.
Możesz być zbyt niegrzeczny. Twoja krytyka może być zbyt ostra.
Tak czy inaczej, zawsze najlepiej odpowiedzieć lub wysłać e-mail w pracy, kiedy możesz myśleć racjonalnie, a nie impulsywnie. Jeśli już to wpisałeś, zapisz w szkicach. Wróć do tego później, aby sprawdzić, czy to, co chciałeś przekazać, da się lepiej ułożyć. Lub po prostu porozmawiaj z nimi osobiście.
Polecany dla Ciebie:
Jak Metaverse zmieni indyjski przemysł motoryzacyjny?
Co oznacza przepis anty-profitowy dla indyjskich startupów?
W jaki sposób start-upy Edtech pomagają indyjskim pracownikom podnosić umiejętności i być gotowym na przyszłość...
Akcje New Age Tech w tym tygodniu: Kłopoty Zomato nadal, EaseMyTrip publikuje Stro...
Indyjskie startupy idą na skróty w pogoni za finansowaniem
Digital Marketing Platform Logicserve Bags Finansowanie INR 80 Cr, zmienia nazwę na LS Dig...
Konfrontacja może być trudna, ale może przynieść lepsze rezultaty. Może budować silniejsze i lepsze relacje w pracy. Poza tym możesz wpaść w kłopoty, ponieważ istnieją dowody na to, że twoje nieprzyjemne słowa.
Kiedy jest to ważne i pilne
Jeśli musisz dostarczyć ważną informację, która jest wrażliwa na czas, zadzwoń do osoby lub ją znajdź. Ludzie nie zawsze sprawdzają pocztę w pracy. Istnieje możliwość pomylenia go z innymi e-mailami i utraty priorytetu. Wyślij e-mail tylko wtedy, gdy są absolutnie niedostępne.
Kiedy chcesz wywrzeć niezapomniany wpływ
Niezależnie od tego, czy chcesz docenić, czy przekazać konstruktywną informację zwrotną, zrobienie tego osobiście jest lepsze, ponieważ ma to większy wpływ, zwłaszcza gdy kogoś krytykujesz, ponieważ może to zabrzmieć ostrzej w wiadomościach e-mail. Ale może to być inaczej sformułowane, gdy odbywa się to osobiście, dzięki czemu możesz kontrolować wynik tego, jak ludzie przyjmują krytykę.
Kiedy chcesz się upewnić, że nie unikniesz tego
Łatwiej jest kłamać lub unikać rzeczy, gdy nie robi się tego twarzą w twarz. Jeśli chcesz, aby coś zostało zrobione natychmiast i czujesz, że druga osoba może uniknąć pytania, zadzwoń do niej lub skonfrontuj się z nią.
Mogą po prostu powiedzieć, że nie przeczytali wysłanego e-maila. Ale kłamstwo jest trudniejsze i łatwiejsze do złapania, gdy odbywa się to osobiście. Kiedy bezpośrednio o coś poprosisz, jest bardziej prawdopodobne, że dostaniesz to, czego chcesz. Wiadomość e-mail daje im pretekst do nieodpowiadania lub mogą po prostu zaprzeczyć, że w ogóle otrzymali wiadomość e-mail.
Kiedy jest weekend lub między 22:00 a 7 rano w dzień powszedni
Większość ludzi chciałaby przestać myśleć o pracy po wyjściu z biura. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail po godzinach pracy, jest mniej prawdopodobne, że otrzymasz odpowiedź przed rozsądną godziną. A nawet jeśli nie oczekujesz natychmiastowej odpowiedzi, e-maile późnym wieczorem mogą zaszkodzić Twojemu zespołowi .
Kiedy więc wysłanie e-maila w pracy jest lepszą opcją?
Wysyłanie e-maili odbywa się często, ponieważ jest to bardzo wygodne. Skuteczna wiadomość e-mail może być wygodną oszczędnością czasu. Możesz nauczyć się wysyłać skuteczne e-maile za pośrednictwem tego postu przez MindTools.
Ale przed wysłaniem e-maila zawsze zadaj sobie pytanie, czy najlepiej przekazać to osobiście , w przeciwnym razie wyślij e-mail. Oto kilka przypadków, w których wysyłanie wiadomości e-mail w pracy to nic wielkiego.
Możesz wysłać wiadomość e-mail w następujących sytuacjach:
- Jako protokół ze spotkania.
- Jako przypomnienie.
- Kiedy osoba nie jest dostępna i nie jest to pilne.
- Kiedy musisz przekazać plan, który należy udokumentować.
- Jeśli chcesz udokumentować rozmowę.
Na zakończenie
Nikt nie nauczy Cię, jak wysyłać e-maile.
Kiedy zaczynasz pracę, najmniej się od ciebie oczekuje, to wiedzieć, kiedy, kiedy nie i jak wysyłać e-maile. Jest to bardzo ważny kanał komunikacji dla pracujących profesjonalistów i może zawierać lub zerwać wiele transakcji. Dlatego bardzo ważne jest, abyś był na szczycie gry.
[Ten post Sannidhi Surop po raz pierwszy pojawił się na Jobspire i został skopiowany za zgodą.]