Cuándo no enviar un correo electrónico en el trabajo
Publicado: 2016-10-18Hasta hace poco que comencé a trabajar, no sabía que era aceptable enviar correos electrónicos a las personas en el trabajo sobre cualquier cosa y todo. Aunque pensé que era extraño, me di cuenta de lo útil que es para una persona que odia la confrontación. Tengo un historial bien conocido de síndrome de pie en la boca y también de evitar confrontaciones. Aparte de esto, descubrí que enviar correos electrónicos ahorra mucho tiempo.
Actúa como un recordatorio y es más conveniente enviar un correo electrónico en el trabajo cuando no se puede acceder a alguien de forma inmediata o directa.
Pero encontré muchos casos en los que se justificaba una conversación cara a cara. Fue más efectivo y, aunque posiblemente difícil de tener, la conversación arrojó mejores resultados que los que hubiera tenido un correo electrónico. Estos son algunos casos en los que enviar un correo electrónico en el trabajo sería una mala idea.
Cuando existe la posibilidad de mala interpretación
El sarcasmo se malinterpreta notoriamente a través del texto. Ese no es el único caso. Sin una indicación clara de su lenguaje corporal y entonación de voz, un correo electrónico puede malinterpretarse fácilmente. El contexto y las emociones son difíciles de transmitir a través de un correo electrónico.
Si no está redactada correctamente, una demanda puede sonar como una solicitud y puede tomarse a la ligera. O puede ofender al receptor porque interpretó sus palabras de manera diferente.
En tal caso, una vez tuve un colega que le pedía al gerente que revisara un correo electrónico en el trabajo antes de enviarlo al cliente. No quería que su tono asertivo pareciera grosero.
Este incidente muestra cuán subjetivamente se puede interpretar una situación . Su gramática y puntuación también pueden ser erróneas si no se usan correctamente. En tal situación, es mejor tenerlo supervisado o tener una conversación por teléfono para evitar malentendidos.
Cuando estás cargado emocionalmente
Nunca envíes un correo electrónico al trabajo cuando estés enojado. Escondiéndose detrás de su monitor, puede decir algunas cosas que nunca diría si estuviera hablando con ellos en persona.
Puede que seas demasiado grosero. Su crítica puede ser demasiado dura.
De cualquier manera, siempre es mejor responder o enviar un correo electrónico en el trabajo cuando puedes pensar racionalmente y no impulsivamente. Si ya lo ha escrito, guárdelo en los borradores. Vuelve a él más tarde para comprobar si lo que querías transmitir se puede enmarcar mejor. O simplemente hablar con ellos en persona.
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Una confrontación puede ser difícil pero puede cosechar mejores resultados. Puede construir relaciones más fuertes y mejores en el trabajo. Además, puede meterse en problemas por ello, ya que hay evidencia para mostrar sus palabras desagradables.
Cuando es importante y urgente
Si tiene que entregar una información importante que es urgente, llame a la persona o encuéntrela. La gente no revisa su correo electrónico en el trabajo todo el tiempo. Existe la posibilidad de que se mezcle con otros correos electrónicos y pierda prioridad. Envíe el correo electrónico solo si no son accesibles en absoluto.
Cuando Quiere Causar un Impacto Memorable
Ya sea para apreciar o para dar una retroalimentación constructiva, hacerlo en persona es mejor porque tiene un mayor impacto, especialmente cuando criticas a alguien, ya que puede sonar más duro por correo. Pero se puede enmarcar de manera diferente cuando se hace en persona para que pueda controlar el resultado de cómo las personas toman las críticas.
Cuando quiera asegurarse de que no se evite
Es más fácil mentir o evitar las cosas cuando no se hace cara a cara. Si quieres que algo se haga de inmediato y sientes que la otra persona podría evitar una pregunta, llámala o enfréntala.
Simplemente pueden decir que no leyeron el correo electrónico que enviaste. Pero mentir es más difícil y más fácil de atrapar cuando se hace en persona. Cuando solicita algo directamente, es más probable que obtenga lo que desea. Un correo electrónico les da una excusa para no responder o simplemente pueden negar haber recibido el correo electrónico.
Cuando es un fin de semana o entre las 10 p. m. y las 7 a. m. en un día laborable
A la mayoría de las personas les gustaría dejar de pensar en el trabajo una vez que están fuera de la oficina. Si envía un correo electrónico después del horario laboral, es menos probable que reciba una respuesta antes de una hora razonable. E incluso si no espera una respuesta inmediata, los correos electrónicos nocturnos pueden perjudicar a su equipo .
Entonces, ¿cuándo es una mejor opción enviar un correo electrónico en el trabajo?
El envío de correos electrónicos se realiza con frecuencia porque es muy conveniente. Un correo electrónico eficaz puede ser un ahorro de tiempo conveniente. Puede aprender a enviar correos electrónicos efectivos a través de esta publicación de MindTools.
Pero antes de enviar un correo electrónico, siempre pregúntese si es mejor transmitirlo personalmente , de lo contrario, continúe y envíe el correo electrónico. Estos son algunos casos en los que enviar un correo electrónico en el trabajo no es gran cosa.
Puede enviar un correo electrónico en las siguientes situaciones:
- Como actas de una reunión.
- Como recordatorio.
- Cuando la persona no es accesible y no es urgente.
- Cuando tiene que transmitir un plan que necesita ser documentado.
- Si desea documentar una conversación.
En conclusión
Nadie te enseñará cómo enviar correos electrónicos.
Cuando empiezas a trabajar, lo mínimo que se espera de ti es saber cuándo, cuándo no y cómo enviar correos electrónicos. Es un canal de comunicación muy importante para los profesionales que trabajan y puede hacer o deshacer muchos tratos. Por lo tanto, es muy importante que estés en la cima del juego.
[Esta publicación de Sannidhi Surop apareció por primera vez en Jobspire y ha sido reproducida con permiso.]