Când să nu trimiți un e-mail la serviciu
Publicat: 2016-10-18Până nu am început să lucrez de curând, nu știam că este acceptabil să trimit e-mail oamenilor de la serviciu despre orice și orice. Deși mi s-a părut ciudat, mi-am dat seama cât de util este pentru o persoană care urăște confruntarea. Am un istoric binecunoscut de sindrom de picior în gură și, de asemenea, evit confruntările. În afară de aceasta, am descoperit că trimiterea de e-mailuri economisește mult timp.
Acționează ca un memento și este mai convenabil să trimiți e-mail la locul de muncă atunci când cineva nu este imediat sau direct accesibil.
Dar am găsit multe situații în care o conversație față în față era justificată. A fost mai eficient și, deși posibil dificil de avut, conversația a adus un rezultat mai bun decât ar avea un e-mail. Acestea sunt câteva cazuri în care trimiterea unui e-mail la serviciu ar fi o idee proastă.
Când există posibilitatea unei interpretări greșite
Sarcasmul este notoriu interpretat greșit prin text. Nu este singurul caz. Fără o indicație clară din limbajul corpului și intonația vocii, un e-mail poate fi ușor interpretat greșit. Contextul și emoțiile sunt greu de transmis printr-un e-mail.
Dacă nu este formulată corect, o cerere poate suna ca o cerere și poate fi luată cu ușurință. Sau poate jigni receptorul pentru că ți-au interpretat cuvintele diferit.
Într-un astfel de caz, am avut odată o colegă care i-a cerut managerului să corecteze un e-mail la serviciu înainte de a-l trimite clientului. Nu voia ca tonul ei asertiv să fie nepoliticos.
Acest incident arată cât de subiectiv poate fi interpretată o situație . Gramatica și punctuația dvs. pot fi, de asemenea, greșite dacă nu sunt folosite corect. Într-o astfel de situație, este mai bine să îl supraveghezi sau să ai o conversație la telefon pentru a evita orice neînțelegere.
Când ești încărcat emoțional
Nu trimite niciodată un e-mail la serviciu când ești supărat. Ascunzându-vă în spatele monitorului, ați putea spune unele lucruri pe care nu le-ați spune niciodată dacă ați vorbi cu ei în persoană.
S-ar putea să fii prea nepoliticos. Critica ta poate fi prea aspră.
Oricum ar fi, cel mai bine este întotdeauna să răspunzi sau să trimiți un e-mail la serviciu atunci când poți gândi rațional și nu impulsiv. Dacă l-ați scris deja, salvați-l în schițe. Reveniți la el mai târziu pentru a verifica dacă ceea ce ați vrut să transmiteți poate fi încadrat mai bine. Sau pur și simplu vorbește cu ei în persoană.
Recomandat pentru tine:
Cum va transforma Metaverse industria auto din India
Ce înseamnă prevederea anti-Profiteering pentru startup-urile indiene?
Cum startup-urile Edtech ajută forța de muncă din India să își îmbunătățească abilitățile și să devină pregătite pentru viitor...
Stocuri de tehnologie New-Age săptămâna aceasta: problemele Zomato continuă, EaseMyTrip postează Stro...
Startup-urile indiene iau comenzi rapide în căutarea finanțării
Platforma de marketing digital Logicserve are finanțare de 80 INR Cr, rebrand-urile ca LS Dig...
O confruntare poate fi dificilă, dar poate obține rezultate mai bune. Poate construi relații mai puternice și mai bune la locul de muncă. În plus, poți avea probleme pentru asta, deoarece există dovezi care să arate cuvintele tale urâte.
Când Este Important și Urgent
Dacă trebuie să furnizați o informație importantă care este sensibilă la timp, sunați persoana respectivă sau găsiți-o. Oamenii nu își verifică e-mailul la serviciu tot timpul. Există posibilitatea ca acesta să se amestece cu alte e-mailuri și să piardă prioritatea. Trimiteți e-mailurile numai dacă nu sunt absolut accesibile.
Când vrei să ai un impact memorabil
Fie că este vorba de a aprecia sau de a oferi feedback constructiv, este mai bine să o faci în persoană, deoarece are un impact mai mare, mai ales când critici pe cineva, deoarece poate suna mai dur pe mail. Dar poate fi încadrat diferit atunci când este făcut în persoană, astfel încât să puteți controla rezultatul modului în care oamenii acceptă criticile.
Când doriți să vă asigurați că nu este evitat
Este mai ușor să minți sau să eviți lucrurile atunci când nu se face față în față. Dacă doriți să faceți ceva imediat și simțiți că cealaltă persoană ar putea evita o întrebare, sunați-o sau confruntați-o.
Ei pot spune doar că nu au citit e-mailul pe care l-ați trimis. Dar minciuna este mai dificilă și mai ușor de prins atunci când este făcută personal. Când solicitați direct ceva, este mai probabil să obțineți ceea ce doriți. Un e-mail le oferă o scuză pentru a nu răspunde sau pot nea pur și simplu că au primit e-mailul.
Când este un weekend sau între orele 22:00 și 7:00 într-o zi a săptămânii
Majoritatea oamenilor ar dori să nu se mai gândească la muncă odată ce ies de la birou. Dacă trimiteți un e-mail după programul de lucru, este mai puțin probabil să primiți un răspuns înainte de o oră rezonabilă. Și chiar dacă nu așteptați un răspuns imediat, e-mailurile de noaptea târziu vă pot afecta echipa .
Deci, când este o opțiune mai bună de a trimite un e-mail la serviciu?
Trimiterea prin e-mail se face frecvent pentru că este atât de convenabil. Un e-mail eficient poate economisi timp convenabil. Puteți învăța să trimiteți e-mailuri eficiente prin această postare de la MindTools.
Dar înainte de a trimite un e-mail, întrebați-vă întotdeauna dacă acest lucru este cel mai bine transmis personal , altfel continuați și trimiteți e-mailul. Acestea sunt câteva cazuri în care trimiterea unui e-mail la serviciu nu este mare lucru.
Puteți trimite un e-mail în următoarele situații:
- Ca proces-verbal al unei întâlniri.
- Ca un memento.
- Când persoana nu este accesibilă și nu este urgent.
- Când trebuie să transmiteți un plan care trebuie documentat.
- Dacă doriți să documentați o conversație.
In concluzie
Nimeni nu te va învăța cum să trimiți e-mailuri.
Când începi să lucrezi, cel mai puțin la care te aștepți este să știi când, când nu și cum să trimiți e-mailuri. Este un canal de comunicare foarte important pentru profesioniștii care lucrează și poate face sau rupe o mulțime de tranzacții. Prin urmare, este foarte important să fii în vârful jocului.
[Această postare de Sannidhi Surop a apărut pentru prima dată pe Jobspire și a fost reprodusă cu permisiunea.]