Como escrever uma proposta de projeto persuasiva

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Saber como abordar uma proposta de projeto de negócios pode ser complicado.

E se você se exagerar – ou pior, e se você se esquivar de falar sobre suas habilidades? Como você transmite que é a pessoa certa para o trabalho de uma maneira que atrairá um cliente em potencial? Além disso, existem os detalhes básicos de como organizar sua proposta corretamente, o que pode parecer intimidante.

Além disso, você precisa de uma proposta de projeto sólida e persuasiva para conquistar o negócio que deseja. Se sua proposta for insuficiente, você pode acabar perdendo clientes valiosos - mesmo que ofereça o melhor trabalho e seja o mais adequado para o trabalho!

Felizmente, a realidade é que escrever uma proposta de projeto de negócios não é tão complicado quanto parece. Pense nisso como o primo de um plano de negócios, exceto que, em vez de usá-lo para organização interna ou enviar o plano a investidores, você o está enviando a uma empresa na esperança de que eles o contratem para seu trabalho.

Para saber mais sobre como escrever uma proposta de projeto empresarial, continue lendo.

O que é uma proposta de projeto?

Uma proposta de projeto de negócios é um documento que a Empresa A envia à Empresa B, detalhando por que eles são os melhores candidatos para o trabalho que a Empresa B precisa concluir. É essencialmente uma versão de um pitch, só que em vez de pedir financiamento, você está oferecendo seus serviços e pedindo para concluir um projeto para outra empresa.

Quando você deve enviar uma proposta de projeto de negócios?

Geralmente, as empresas que precisam de trabalho fazem uma RFP, ou “solicitação de proposta”.

Ao que parece, é aqui que a empresa detalhará o trabalho que precisa ser feito, informações sobre como eles desejam que o projeto seja e quaisquer outros detalhes relevantes sobre o escopo do projeto.

Isso é o que é conhecido como proposta solicitada – a empresa B faz uma solicitação de proposta e a empresa A prepara sua proposta, a envia, é analisada com as outras enviadas e um vencedor é escolhido.

Vale a pena notar que você também pode enviar uma proposta não solicitada, na qual você aborda uma empresa e detalha o trabalho que gostaria de fazer para ela. No entanto, isso é definitivamente menos comum, pois a empresa pode não ter a intenção de contratar alguém para fazer esse tipo de trabalho neste momento específico.

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Como redigir uma proposta de projeto: 3 áreas-chave a serem consideradas

Embora o conteúdo de uma proposta de projeto de negócios obviamente varie muito dependendo do projeto, cliente e setor específico, toda proposta de projeto de negócios visa abordar três coisas principais:

1. Declaração do problema
2. Solução proposta
3. Informações sobre preços

Para resumir cada um rapidamente, a declaração do problema é o que seus serviços resolvem - é a razão pela qual o cliente precisa que o trabalho seja feito em primeiro lugar. A solução proposta é o seu serviço, e as informações sobre preços são bastante autoexplicativas.

Embora seja melhor que cada proposta seja específica para seu cliente, muito do que estamos cobrindo pode ser criado em um modelo que você pode criar rapidamente com ferramentas de proposta, como o software de proposta mais bem classificado, Bidsketch.

Vamos examinar cada um em mais detalhes aqui agora:

Declaração do problema

Tenha cuidado para não se deixar levar pelo uso da palavra “problema”. Pode ser estranho pensar em precisar de serviços prestados como um problema, mas ajuda pensar dessa forma para uma proposta de projeto empresarial.

Por exemplo, um cliente precisa de um trabalho de design gráfico para que ele tenha vários elementos de marca para seus negócios. O problema? Eles não têm uma marca coesa e profissional que capture totalmente o que é seu negócio. Agora, quando você fala dessa maneira, fica claro que isso é, de fato, um problema!

Se você ainda está um pouco perdido sobre como pensar nisso em termos de seu próprio negócio, volte para seus documentos iniciais de planejamento de negócios e brainstorming. Qual problema você está resolvendo para seus clientes ou clientes? Que necessidade, desejo ou solução você oferece? Use linguagem semelhante ao discutir a declaração do problema para seu cliente em sua proposta de projeto de negócios.

Esta seção de sua proposta de projeto deve se concentrar em articular que você entende por que o problema do cliente é importante para ele. Você quer demonstrar que tem uma compreensão clara da importância do trabalho e como a conclusão deste projeto beneficiará seu cliente.

Você também quer mostrar que entende as necessidades específicas do seu cliente. Vamos voltar ao exemplo do design gráfico; se a marca do cliente for moderna, profissional e clean, você quer expressar que entende a importância de ter elementos de design para o negócio dele que representem essas qualidades. Você não gostaria de perder tempo falando sobre como as empresas precisam de uma marca que seja "nervosa", por exemplo - porque essa não é a vibração que seu cliente procura. Esta seção é uma chance para você articular que entende não apenas o problema real que seu cliente está enfrentando, mas a maneira como ele deseja que a solução seja tratada.

Solução proposta

Falando em soluções, aqui é onde você passa a definir a sua. É aqui que você pode se gabar um pouco - e sério, não se contenha. Você deseja usar esta seção para convencer seu cliente em potencial por que você é a melhor pessoa para resolver o problema dele.

Você também deseja usar este exemplo para pintar uma imagem para seu cliente de sua visão. Detalhe exatamente como você planeja usar seu trabalho para resolver o problema atual. Use esta seção para combinar uma descrição de sua experiência com uma articulação clara do que você imagina para o negócio deles, caso eles decidam trabalhar com você.

Para o exemplo de design gráfico, isso pode parecer uma discussão sobre que tipo de trabalho de design capturaria melhor o espírito e a intenção da marca do cliente e o que você entregaria para ajudar o cliente a criar uma imagem de marca mais coesa.

Informações sobre preços

Este aspecto é obviamente bastante simples; aqui, você detalhará como planeja precificar seus serviços.

Certifique-se de entrar em detalhes sobre um cronograma de preços, se você planeja implementar um, e inclua qualquer informação sobre depósitos iniciais, se você solicitar. Você pode usar esse tempo para detalhar o que você entregará em que momento e quanto pagamento você espera em cada momento, se essa for a maneira como você faz negócios. Claro, se você pedir apenas um depósito e o valor total no final, você pode se ater ao básico e deixar isso claro aqui também.

Também vale a pena considerar detalhar exatamente o custo de seus serviços linha por linha. Às vezes, os clientes podem sentir um pequeno choque ao ver o resultado final, mas ao mostrar como você calculou o custo (por horas trabalhadas, o tipo diferente de trabalho que você precisa fazer para cada etapa e assim por diante), você pode demonstrar seu valor para seu cliente em potencial e deixar claro que você vale o preço que está cobrando.

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O formato de uma proposta de projeto de negócios

Agora que analisamos os aspectos centrais que sua proposta deve conter, é hora de abordar os detalhes da formatação e construção de sua proposta.

A estrutura de uma proposta de projeto de negócios é semelhante à de um plano de negócios, mas é importante observar que os dois não são a mesma coisa. Mantenha sua estratégia interna, ampla discussão sobre a visão de sua empresa e dados financeiros fora de sua proposta; é realmente tudo sobre o cliente neste caso, e como você pode ajudá-lo, e não sobre os detalhes do seu negócio em geral.

Então, aqui está um layout de exemplo que você pode seguir. Tenha em mente que este layout é exaustivo; dependendo do seu negócio e do projeto que você espera garantir, talvez não seja necessário incluir todas essas etapas.

Folha de rosto

Para começar, sua proposta deve ser aberta com uma página de título, que deve incluir seu nome, o nome da sua empresa, o nome da empresa e da pessoa para a qual você está enviando a proposta e a data em que está enviando a proposta.

Índice

Embora não seja necessário, para propostas mais detalhadas, um índice é um toque agradável e ajudará a organizar sua proposta para o leitor.

Resumo executivo e introdução

Se você tem um plano de negócios (e deixe-me dizer, você provavelmente deveria ter um no qual você trabalha regularmente!), você pode extrair do seu resumo executivo existente aqui. No entanto, preste mais atenção em realmente vender seu negócio aqui, um pouco mais do que seria esperado em um resumo executivo de plano de negócios.

Esta é sua primeira chance de fisgar seu leitor e fazê-lo ver por que você e sua empresa valem a pena considerar. Você pode entrar em alguns detalhes sobre a história do seu negócio, os serviços que você oferece, clientes anteriores e qualquer outra informação que você acha que será persuasiva.

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Descrição e antecedentes do problema

Voltando à seção acima, aqui é onde você entrará em detalhes sobre o problema em questão. Embora você deva tecer a ideia da declaração do problema e da solução proposta em sua proposta sempre que aplicável, esta é a seção específica onde você pode articular o problema que o cliente está enfrentando.

Objetivos, metas e escopo

Na mesma nota da seção acima, a seção de objetivos e metas é onde você entrará em detalhes sobre a solução proposta.

Não apenas isso, mas esta seção é onde você pode expor o “o quê” por trás de sua solução. Entre em detalhes sobre como você planeja abordar o problema deles, as etapas que você seguirá, os recursos que você empregará e o processo pelo qual passará. Obviamente, os detalhes necessários aqui variam muito de acordo com o setor, mas aqui é onde você pode esclarecer exatamente como fará seu trabalho, caso eles optem por contratá-lo.

Como observação, no entanto, certifique-se de minimizar o uso de jargões e especificidades do setor aqui - mantenha as informações para o que realmente interessa ao seu cliente. Os detalhes variam de acordo com o setor, mas você não quer arriscar perder seus atenção entrando em detalhes exaustivos nos quais eles não estarão interessados ​​(ou talvez até entendam).

Qualificações

Embora você possa ter mencionado experiências anteriores em seu resumo executivo, a seção de qualificações é outra área onde você pode entrar em mais detalhes sobre por que você é a pessoa certa para o trabalho. Você frequentou uma escola de prestígio com um programa respeitado para sua indústria específica ou estagiou com um influenciador ou empresa respeitada? Inclua esses detalhes aqui.

Inclua também informações sobre há quanto tempo você está fazendo o que faz, aprendizado adicional adicional do qual participa, elogios que recebeu e qualquer outra informação que você acha que reforçará seu caso.

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Requisitos e cronograma

Esta seção pode ser longa ou concisa, dependendo do escopo do projeto - pode incluir apenas uma data final de entregas, ou pode ser um cronograma detalhado sobre o que será entregue em que data, quando você terá reuniões para base de toque, e assim por diante.

Certifique-se de ser realista aqui; não é uma boa ideia prometer demais e depois entregar menos. Mesmo que você espere excitar seu cliente por ser capaz de entregar mais cedo do que a concorrência, o risco para seu relacionamento com o cliente (e sua reputação geral) se você não conseguir concluir o projeto dentro dos prazos programados não vale a pena. negócio em potencial que você pode pegar.

Além disso, você também pode ter uma seção de requisitos aqui, que apresentará tudo o que você precisará do cliente em potencial para concluir o projeto. Por exemplo, talvez você precise acessar o site deles para trabalhar nele ou precise acessar o prédio em determinados dias e horários.

Orçamento do projeto

As “informações de preços” estarão aqui, assim como informações sobre como você aceitará o pagamento e qualquer outra coisa pertinente.

Conforme mencionado acima, dependendo do seu cronograma de entregas e de como você aceita o pagamento, isso pode ser mais ou menos detalhado. Uma seção simplesmente intitulada “resumo de taxas” pode ser suficiente, ou você pode precisar quebrar um “plano de taxas” para mostrar quando você deve o quê.

Principais partes interessadas e pessoal

Se você ou alguém de sua equipe estiver em uma posição única para resolver o problema específico da empresa, você detalharia isso aqui. Isso também pode ser tão simples quanto uma lista de quem estará envolvido na conclusão do projeto e qualquer informação sobre a estrutura de gerenciamento que seja necessária incluir aqui.

Legalidades

Se houver áreas onde são necessárias autorizações e licenças, inclua todas as informações necessárias sobre questões legais nesta seção. Se isso não for aplicável ao seu setor, você pode pular esta seção completamente.

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Monitoramento e avaliação

O que o cliente em potencial precisará fazer para garantir que o projeto esteja indo bem e seja concluído dentro do prazo? Além disso, como é a “conclusão” de certos aspectos do projeto?

Você vai querer discutir esses aspectos nesta seção de sua proposta de projeto de negócios. Certifique-se de ser específico ao mencionar o que será entregue, quando e como seu cliente em potencial poderá determinar se cada etapa foi concluída de maneira satisfatória.

Riscos de realizar o projeto

Agora, claramente, esta seção se aplica mais a certos setores do que a outros, pois alguns setores são inerentemente mais de alto risco. Se, usando nosso exemplo anterior, você estiver oferecendo serviços de design gráfico, pode não haver muito risco inerente ao período. No entanto, se você estiver lidando com materiais físicos, dados confidenciais ou certos tipos de propriedade intelectual, inclua um detalhamento dos riscos aqui.

Critérios de sucesso

Conforme mencionado na seção de monitoramento e avaliação, você desejará esclarecer como é a conclusão, neste caso para o projeto final como um todo. Detalhe como será o sucesso em termos de quais serão as entregas finais e o resultado.

Se necessário, você pode dividir os critérios de sucesso em várias etapas, pois provavelmente terá um punhado de aspectos que, quando cumpridos, indicarão o sucesso e a conclusão do projeto.

Essa é essencialmente uma maneira de o cliente determinar se você fez o trabalho para o qual ele o contratou. Também serve como seguro para você; se você atender aos critérios de sucesso que os dois concordaram, você pode provar claramente que concluiu o projeto conforme acordado mutuamente.

Endossos, próximas etapas, benefícios e apêndice

Dependendo da sua proposta e do setor do qual você faz parte, pode ser necessário fornecer informações complementares finais.

Se o projeto for endossado ou apoiado por qualquer pessoa-chave, liste-os aqui e adicione suas informações de contato. Você também pode incluir uma seção intitulada “próximos passos” onde você indicará o que o destinatário da proposta deve fazer a seguir para entrar em contato com você.

Você também pode trabalhar em uma seção final de “benefícios”, pois a seção “próximos passos” serve como uma chamada à ação. Aqui, você tem uma última chance de vender seus serviços ao seu cliente em potencial. Não retenha; faça o seu caso mais persuasivo de por que eles deveriam trabalhar com você, e não com um concorrente (sem jogar os outros debaixo do ônibus, obviamente!). Reitere por que você é a melhor escolha, a visão que você tem para o negócio deles e por que sua experiência e trabalhos anteriores demonstram claramente sua aptidão e adequação ao projeto.

Se necessário, termine com um apêndice. Se você tiver material suplementar que precisa ser incluído para reforçar seu caso (estudos de pesquisa, estatísticas, cotações externas, informações financeiras e assim por diante), inclua um apêndice e forneça essas informações lá.