Come scrivere un'e-mail di promemoria al cliente per il pagamento

Dicono che le cose migliori della vita vengono gratis, ma non è vero. Il tuo prodotto non è gratuito... anche se ha un prezzo molto ragionevole.

Perché allora il tuo cliente non è riuscito a pagare in tempo ?

La verità è che alla gente semplicemente non piace separarsi dai propri soldi. Chiedi al mio amico Harry, che non fa il suo giro al pub dal 2012. Ma lungi dal lasciare una testa di cavallo in stile Padrino nel letto di Harry rotto, ci sono alcuni modi per affrontare una situazione fin troppo familiare.

Fresco di follow-up con un cliente dopo un preventivo, NetHunt è qui per affrontare quei piccoli lavoretti; quelli che ci fanno rabbrividire perché ci sembra di essere una rottura di palle; quelli che se sbagliamo possiamo perdere molta faccia.

Questo articolo illustra gli strumenti e i modelli di cui abbiamo bisogno per chiedere il pagamento a un cliente una volta scaduta la scadenza. È diviso in quattro sezioni.

Ecco come ricordare a un cliente di pagarti dopo che la scadenza della fattura è scaduta .

Automatizza i promemoria dei pagamenti dei clienti con NetHunt CRM

Flussi di lavoro di NetHunt CRM è un generatore di flussi di lavoro automatico. Aiuta i tuoi team di vendita, marketing e supporto ad automatizzare quei lavori essenziali. Ricorda automaticamente ai tuoi clienti di pagare la fattura; ricorda ai tuoi rappresentanti di vendita di chiedere, non è richiesta alcuna codifica complicata.

Tutto ciò di cui hai bisogno è un abbonamento NetHunt CRM, una buona conoscenza dei flussi di lavoro aziendali e un cliente che deve ricordare di pagare la fattura in sospeso!

Sembra complicato, ma non lo è. La mia piccola mente da copywriter ha impiegato solo mezz'ora per prepararsi. Il nostro flusso di lavoro inizia quando un rappresentante di vendita ha completato un accordo e lo sposta nella fase In attesa di pagamento nella nostra pipeline. Da lì, il nostro flusso di lavoro si divide in tre rami: Pagamento ricevuto , In attesa di pagamento e Pagamento mancato .

Quando stiamo aspettando il nostro pagamento, inviamo un sollecito al cliente sette giorni prima della scadenza. Allo stesso tempo, si ricorda al rappresentante competente che questo cliente deve pagare. Lo stesso accade di nuovo con tre giorni di ritardo: ora sappiamo che il nostro cliente sa definitivamente che deve pagare. Il giorno del pagamento, ricordiamo al nostro cliente che il pagamento è dovuto.

Un giorno dopo la scadenza del pagamento, ricordiamo al nostro rappresentante di vendita tramite la funzione Attività che devono dare seguito a tale pagamento. Adesso è nelle loro mani.

Le 6 regole delle email a caccia di pagamenti

I seguenti sei must-have e must-dos per la tua e-mail di inseguimento dei pagamenti sono essenziali per garantire il tuo pagamento in modo tempestivo, assicurandoti al contempo di mantenere un rapporto cliente-marca positivo e duraturo.

Verificare che il cliente abbia effettivamente ricevuto la fattura

Potrebbe sembrare ovvio, ma sembrerai un tale idiota se non hai mai inviato la fattura o se è bloccata nella tua casella di posta. Assicurati che tutto sia corretto da parte tua prima di inviare la tua richiesta a un cliente. Richiedere un pagamento che non hai già chiesto non urla esattamente professionalità. Se non riesci a trovare nulla da solo - o se non sei sicuro - potrebbe valere la pena chiedere loro se hanno ricevuto la fattura.

• "Sto scrivendo per assicurarmi che tu abbia ricevuto la fattura che ti ho inviato il [ giorno ], perché non ho avuto tue notizie..."
• “Sto solo guardando il nostro sistema e non riesco a vedere che ti abbiamo effettivamente inviato una fattura per il pagamento che era dovuto il [ giorno ]. Puoi confermare di averlo ricevuto?
• “ Abbiamo alcuni gremlin nel sistema da parte nostra. Voglio solo controllare che tu abbia ricevuto la nostra fattura per il pagamento. L'abbiamo inviato il [ data ]."

Potrebbe essere il caso che qualcun altro abbia chiesto il pagamento. Con un sistema CRM al centro della tua attività, eviterai di scoprirlo nel modo più difficile e imbarazzante. Tutta la cronologia delle comunicazioni con i clienti, tra loro e ogni membro del tuo spazio di lavoro CRM, viene registrata ed emersa. Tutto ciò che serve è un rapido controllo per vedere se è stata inviata una fattura.

Assumi il meglio dai tuoi clienti

Quando un cliente dimentica di pagare, il tuo primo pensiero non dovrebbe essere che ti stia derubando. Invece, supponi che abbiano dimenticato la data di pagamento o l'abbiano confusa. Ciò significa anche che non dovresti essere alle loro calcagna il prima possibile e dovrebbe esserci una certa flessibilità dalla tua parte per aiutare un cliente a mettere ordine nei suoi affari.

Per i mancati pagamenti non urgenti, puoi implementare un periodo di grazia di 3 giorni lavorativi.

Comprendi che un cliente potrebbe dover affrontare alcuni problemi di flusso di cassa minori o avere una ragione del tutto valida per essere in ritardo. Non vuoi sembrare eccessivamente invadente o troppo guidato dal denaro. Ricorda che sei, soprattutto, lì per il cliente. La centralità del cliente è essenziale per migliorare i tassi di fidelizzazione dei clienti. Come dice sempre il capo, il successo dei nostri clienti è il tuo stesso successo: dai loro la possibilità di avere successo.

Dai opzioni al tuo cliente

Assicurati che la fattura originale contenga tutte le informazioni di pagamento corrette. Probabilmente lo fa, visto che è pre-modellato, ma non c'è nulla di male nell'essere sicuri. In tal caso, considera che un cliente potrebbe avere problemi con il metodo di pagamento che hai fornito. Sii flessibile; fornire alternative. Dai loro tutte le possibilità che puoi dare loro per pagare.

• “Sto solo facendo i miei conti per l'ultima settimana e ho notato che hai un pagamento in sospeso. Se hai problemi con [ metodo ], posso suggerire [ alternativa ]?

Al giorno d'oggi è facile che la tua email venga inviata allo spam. Questa è una cattiva notizia per la tua fattura ingente. Puoi implementare software, come un CRM di Gmail, che ti aiuta a tenere il passo con tutti i tuoi processi di posta elettronica. Ci sono un sacco di bit per far vedere la tua fattura in primo luogo: integrazioni con i sistemi di contabilità per notificare agli utenti quando un pagamento è stato effettuato o mancato, le funzionalità di stampa unione aiutano a personalizzare le e-mail e il monitoraggio delle e-mail per informare gli utenti quando un'e-mail è stata ha aperto.

Sii gentile, ma diretto

Le maniere fanno (uo) uomo. Almeno, questo è quello che mi hanno insegnato a scuola. Negli affari, questo non significa necessariamente dire per favore e grazie, ma piuttosto rimanere imparziali, mantenere le opinioni che hai per te stesso e solo affermare fatti. Inoltre, la finta cordialità non giova davvero a nessuno; essere scortesi è solo... scortese.

È importante leggere la stanza quando si richiede nuovamente un pagamento. Chiediti se un cliente ha qualche motivo per non pagare; potrebbero essere arrabbiati con i tuoi affari? Sono stati vittime di qualche cattivo servizio? Il prodotto è forse difettoso? Se la risposta è sì, dai un'occhiata a Come lavorare con i clienti sconvolti sul blog NetHunt!

Tempo giusto

Il tempismo è tutto quando invii un'e-mail. Il giorno migliore per inviare un'e-mail è martedì , quindi mercoledì, seguito da giovedì. Nel frattempo, l'ora del giorno più comune in cui le persone inviano un'e-mail è tra le 5:00 e le 6:00, perché sarà da qualche parte vicino alla cima della pila quando inevitabilmente si girano e controllano il telefono. Infine, dicono che un orario casuale è meglio di uno arrotondato, quindi è meglio inviare alle 5:16 piuttosto che alle 5 in punto.

Chi sono ? Non lo so.

Se non puoi preoccuparti di sederti ad aspettare il momento perfetto per inviare un'e-mail, sfrutta la funzione di invio pianificato di Gmail. Puoi inviare un'e-mail in un momento inopportuno e farla aprire in un momento opportuno per il tuo destinatario. È facile.

1. Apri Gmail.
2. Fare clic su Componi. e inserisci un destinatario e un testo. Potresti vedere Componi. invece.
3. In basso, accanto a Invia, fai clic sulla freccia giù. Programma invio.
4. Seleziona o specifica una data e un'ora per inviare il messaggio.

Scopri di più su Programma invio e altri hack per la produttività di Gmail, qui!

Come strutturare un'e-mail di inseguimento di pagamento

La tua email deve essere strutturata correttamente per garantire che il tuo destinatario riceva le informazioni correttamente. Proprio come un'e-mail fredda, hai bisogno di una riga dell'oggetto, un saluto, un corpo principale, un segno di chiusura e una firma.

La riga dell'oggetto

La riga dell'oggetto deve essere chiara , concisa e non più lunga di 10 parole. Se hai un numero di riferimento della fattura o un numero d'ordine , è meglio inserire anche quello per assicurarti che il destinatario capisca esattamente di cosa tratta la tua email. Se un pagamento è molto in ritardo, è una buona idea mettere URGENT all'inizio per dimostrare che fai sul serio.

Dai un'occhiata a questo articolo e impara come scrivere una riga dell'oggetto che aprirà le tue e-mail.

Il corpo principale

Il tuo saluto non dovrebbe essere troppo formale, né severo. Sarà sufficiente un amichevole "Ciao". Se sei in contatto con il tuo destinatario, funziona anche un "Gentile, [ cliente ]". D'altra parte, "To Who It May Concern" ti fa sembrare Enrico VIII, non usarlo. Ricorda, stiamo cercando di riavere i nostri soldi, ma stiamo anche cercando di mantenere il nostro rapporto con il cliente.

Il corpo principale non dovrebbe essere lungo, non dovrebbe essere una cialda, né dovrebbe essere distratto. Cerca di mantenere la tua email tra 50 e 100 parole in modo che il tuo messaggio non vada perso. Vedrai cosa intendo nei modelli che ho fornito di seguito. Di norma, dovresti sempre allegare la fattura originale a cui fai riferimento, elencare le possibili alternative di pagamento e un altro ringraziamento per la loro abitudine .

Il segno

Oltre a inviare la tua e-mail di inseguimento da un indirizzo e-mail professionale, il tuo cliente merita di sapere esattamente chi sta chiedendo soldi. Dopo i convenevoli regolari "Tutto il meglio, [ Nome ]" , dovresti includere la tua firma e-mail.

Come creare una firma e-mail: 13 suggerimenti ed esempi

Una firma e-mail è la prima impressione che fai ai clienti. Ottieni il massimo dalle tue email con i nostri suggerimenti e modelli.

Blog di caccia a rete | Vendite, marketing e CRM Liza Nych

Modelli di e-mail di promemoria di pagamento

Stiamo bene, ma non ti sei reso conto che eravamo così bravi.

Abbiamo messo insieme tre modelli per punti diversi sulla sequenza temporale dell'inseguimento. Il primo è un gentile sollecito, da inviare il giorno prima della scadenza della fattura. Il secondo è per quando una fattura è "anticipata" da due a cinque giorni lavorativi. Il modello finale è per quando una fattura è "in ritardo", di cinque o più giorni lavorativi.

Basta compilare le informazioni in grassetto tra parentesi con i dettagli specifici della tua situazione.

Come disse il Padrino, Don Corleone, “lascia la pistola, prendi i cannoli” .

Devi essere gentile per essere crudele.