多くの企業にとって、「簿記」という言葉は、請求書の乱雑であふれているファイル、迫り来る支払い期限、および面倒な計算のパニックに陥ったビジョンをかき立てます。

簿記システムを合理化することは理にかなっており、ビジネスの貴重な時間とお金を節約し、生産性を高めながらストレスと不安を大幅に軽減します。

あなたの財政を上手に保つことは、サプライヤー、クライアント、そして顧客と同様に印象管理に関してあなたのビジネスが良い立場に置かれることを意味します。 組織化された財務により、企業は状況をよりよく理解し、自信を持って外部の関係者との取引に取り組み、会社の全体的な評判を高めることができます。

効率的な簿記プロセスへの5つのステップ

これらの5つのヒントを実行することで、簿記システムを確実に機能させることができます。

1.ペーパーレス化

簿記プロセスの合理化に真剣に取り組んでいるのなら、紙のシステムを使う場所はありません。 付箋紙、手書きの請求書、紙の銀行取引明細書は整理が難しく、すぐに圧倒されてしまいます。

あなたのファイリングキャビネットが完璧に整理された美しいものであるかどうかは関係ありません。 きちんと整理されていますが、必要なすべての人に情報を回覧するのに最適な手段ではありません。

一元化された自動化された会計システムに落ち着くことが、簿記を可能な限りスムーズに実行するための最初のステップです。

Xeroなどのクラウドベースのソフトウェアシステムを使用すると、簿記プロセス全体が簡素化され、チーム全体と会計士が24時間体制でアカウントから情報を更新および取得できるようになります。

ファイルが失われたり、従業員が必要な統計を見つけるために紙の山をふるいにかけたりする時間を無駄にすることはもうありません。 あなたの情報はすべて完全にバックアップされ、これらのペーパーレスプログラムで強力に保護されます。

2.統合

ペーパーレスシステムのもう1つの利点は、すべての財務事項を1つのシステムに完全に統合できることです。

あなたが紙から離れたとしても、あなたのアカウントチームはまだ複数のExcelスプレッドシートとさまざまな電子メールチェーンをやりくりしているかもしれません。 これは彼らのスキルの最善の使い方ではありません。

単一の自動化された多目的会計プログラムを使用すると、ボタンをクリックするだけで、請求書の作成と配信、請求書の支払いのリマインダーの受信、在庫の管理、財務レポートの生成を行うことができます。

これらのプラットフォームで明細書を受け取るように銀行に手配することもできます。

すべてが1つの場所に保存され、プロセスがスムーズになります。

3.チームを教育する

クリーンで組織化された会計システムを持つことは、合理化プロセスの終わりではありません。 自動化の美しさに関係なく、効率的な簿記には人的要素があります。

あなたのオフィスの誰もが新しいテクノロジーを効果的に使用する方法に精通している必要があり、彼らは正しい態度で会計タスクに取り組む必要があります。

経験豊富な会計士のサービスを採用することは、すべての人を正しい軌道に乗せるための良い出発点です。 これらのプラットフォームでの診断の問題に取り組んだ豊富な経験により、チームのすべての拠点を確実にカバーできるため、プログラムを簡単に独立して使用できます。

新しいソフトウェアシステムを採用する場合は、再設計されたプロセスのしわを解消するために、従業員にいくつかの基本ルールを設定することをお勧めします。

従業員は勤勉な精神を植え付け、完全で正確なデータをタイムリーに提出するように奨励する必要があります。 全員が参加し、遅れをとっている人たちに影響を与える必要があります。

4.事業費を分類する

あなたのビジネスの財政を管理するとき、それは非常に簡単に圧倒されるようになる可能性があります。 複数の資金源から資金が出入りするため、すべてを追跡し、さまざまな経費を区別できることが重要です。

収入と支出の源泉をカテゴリーに分類するために少し時間をかけてください。 このようにして、データを入力または取得するときに、すばやくシームレスにデータを取得できます。

領収書や請求書を照合するときは、包括的なカテゴリに従ってそれらを整理し、重複するエントリが作成されないようにすることができます。

税金の申告に関しては、これらのカテゴリは混乱を和らげ、ストレスを最小限に抑えます。

5.習慣を作る

合理化プロセスでは時間が重要であるため、あなたとあなたの従業員が定期的にアカウントのメンテナンスに参加する習慣を身に付けるようにしてください。

ストレスの多い作業期間中、財務データの更新は簡単に優先リストの一番下に落ちる可能性があります。

合理化された簿記の要は、一貫した管理です。 発生する問題を把握しながら、アカウントを確認するための専用の時間枠を設定します。

これを怠ると、計算の誤り、請求書の紛失、誤ったデータ入力が急速に蓄積される可能性があります。 問題を修正すると、後日、非常に必要な時間が無駄になり、数週間、さらには数か月前に発生した問題の原因を探すために多大な負担がかかります。

ほとんど、そしてしばしば重要であり、この習慣を育むことはあなたの簿記プロセスへの健全なアプローチを開発することの一部です。

結論-効果的な簿記のためにシステムを合理化する

これらの合理化のヒントは、あらゆる業界のあらゆる規模の企業に役立ちます。 指でクリックするだけで簡潔で正確な財務データを入手することは、簿記プロセスを簡素化するために絶対に不可欠です。

システムの自動化、デジタル化、統合は、重要な基本的なステップを形成します。 業務を管理可能なチャンクに整理すると、作業が簡素化されます。 一貫性のある正確な仕事の職場文化は、仕事の成功を支えています。

全員がループに参加し、アカウント情報が管理されているため、ビジネスのより広範な運営において、より骨の折れる作業にエネルギーを注ぐことができます。 あなたの簿記プロセスはよく油を塗った機械のように実行され、定期的ですが最小限のメンテナンスが必要です。

ゲスト作家のエミリー・アリソンは、スコットランドのエジンバラを拠点とする中小企業の専門会計士および税理士、 TaxIQのライターです。 彼女は、フリーランサー、請負業者、中小企業、新興企業、有限会社の利益のために、幅広い財務問題に関する会社の専門知識を強調する記事を定期的に執筆しています。