Para muitas empresas, a palavra "contabilidade" desperta visões de pânico de arquivos desordenados e transbordando de faturas, prazos de pagamento iminentes e cálculos laboriosos.

Agilizar seu sistema de contabilidade faz sentido, economizando tempo e dinheiro preciosos para sua empresa, reduzindo drasticamente o estresse e a ansiedade e aumentando a produtividade.

Manter o controle de suas finanças significa que sua empresa será colocada em boa posição quando se trata de gerenciamento de impressões com fornecedores, clientes e clientes. As finanças organizadas permitem que as empresas compreendam melhor sua situação, abordando com confiança as negociações com terceiros, aumentando a reputação geral da empresa.

5 Passos para um Processo Eficiente de Escrituração Contábil

Ao colocar essas 5 dicas em ação, você pode garantir que seu sistema de contabilidade seja eficiente.

1. Fique sem papel

Se você realmente leva a sério a racionalização do seu processo de contabilidade, não há lugar para sistemas de papel. Notas adesivas, faturas manuscritas e extratos bancários em papel são difíceis de organizar e você rapidamente se sentirá sobrecarregado.

Não importa se o seu arquivo é uma beleza, perfeitamente organizado. Embora esteja bem organizado, não é o meio ideal para circular informações com todos os indivíduos necessários.

Escolher um sistema de contabilidade centralizado e automatizado é o primeiro passo para garantir que sua contabilidade funcione da maneira mais tranquila possível.

O uso de sistemas de software baseados em nuvem, como o Xero, simplifica todo o processo de contabilidade, permitindo que toda a sua equipe e contador atualizem e recuperem informações de suas contas em tempo real, 24 horas por dia.

Os arquivos não serão mais perdidos ou seus funcionários perderão tempo vasculhando pilhas de papel para encontrar as estatísticas de que precisam. Suas informações serão totalmente protegidas por backup e intensamente seguras nesses programas sem papel.

2. Integração

Outro benefício dos sistemas sem papel é a capacidade de integrar totalmente todas as questões financeiras em um sistema.

Embora você possa ter se afastado do papel, sua equipe de contas ainda pode estar fazendo malabarismos com várias planilhas do Excel e várias cadeias de e-mail. Este não é o melhor uso de suas habilidades.

O uso de um programa de contabilidade único, automatizado e multifuncional permite criar e entregar faturas , receber lembretes para pagar contas em tempo hábil, gerenciar estoque e gerar relatórios financeiros com o clique de um botão.

Você também pode combinar com seu banco o recebimento de seus extratos nessas plataformas.

Tudo fica armazenado em um só lugar, agilizando o processo.

3. Eduque sua equipe

Ter um sistema de contabilidade limpo e organizado não é o fim do processo de racionalização. Independentemente da beleza da automação , há um elemento humano para uma contabilidade eficiente.

Todos em seu escritório devem ser bem versados ​​em como usar a nova tecnologia de forma eficaz e devem abordar as tarefas de contabilidade com a atitude certa.

Recrutar os serviços de um contador experiente é um bom ponto de partida para manter todos no caminho certo. Sua vasta experiência trabalhando com problemas de diagnóstico com essas plataformas permite que eles cubram todas as bases com sua equipe, para que possam usar os programas de forma independente com facilidade.

Ao empregar novos sistemas de software, é uma boa ideia definir algumas regras básicas com os funcionários para corrigir quaisquer vincos no processo redesenhado.

Os funcionários devem ser incutidos com um espírito de trabalho árduo, incentivando-os a enviar dados completos e precisos em tempo hábil. Todos devem estar a bordo e as repercussões devem estar no lugar para aqueles que ficam para trás.

4. Categorize as Despesas Empresariais

Pode se tornar muito fácil se sentir sobrecarregado ao gerenciar as finanças do seu negócio. Com o dinheiro entrando e saindo de várias fontes, é importante acompanhar tudo e ser capaz de diferenciar várias despesas.

Reserve algum tempo para organizar suas fontes de receita e despesas em categorias. Dessa forma, quando você estiver inserindo ou recuperando dados, poderá fazê-lo com rapidez e facilidade.

Ao agrupar recibos ou faturas, você pode organizá-los de acordo com sua categoria abrangente, evitando a criação de entradas duplicadas.

Quando se trata de arquivar seus impostos, essas categorias acabarão com qualquer confusão, mantendo o estresse no mínimo.

5. Crie um hábito

O tempo é essencial no processo de racionalização, portanto, certifique-se de que você e seus funcionários criem o hábito de participar da manutenção da conta regularmente.

Durante períodos estressantes de trabalho, a atualização de dados financeiros pode cair facilmente no final da lista de prioridades.

O eixo central da contabilidade simplificada com sucesso é o gerenciamento consistente. Estabeleça intervalos de tempo dedicados para examinar suas contas, mantendo-se atualizado sobre os problemas que surgem.

Se você não fizer isso, erros de cálculo, faturas perdidas e entradas de dados incorretas podem se acumular rapidamente. A correção de problemas consumirá o tempo necessário em uma data posterior, causando imensa tensão na busca da fonte de problemas que ocorreram semanas e até meses antes.

Pouco e muitas vezes é a chave, e promover esse hábito faz parte do desenvolvimento de uma abordagem saudável para o seu processo de contabilidade.

Conclusão - Simplifique seus sistemas para uma contabilidade eficaz

Essas dicas de simplificação funcionam para empresas de todos os tamanhos em todos os setores. Ter dados financeiros concisos e corretos em um clique é absolutamente vital para simplificar o processo de contabilidade.

Automatizar, digitalizar e integrar seu sistema é a etapa fundamental crucial. Organizar seus negócios em partes gerenciáveis ​​simplificará seus esforços. A cultura do seu local de trabalho de trabalho consistente e preciso sustenta o sucesso do seu trabalho.

Com todos no circuito e as informações de sua conta sob controle, suas energias podem ser dedicadas a tarefas mais trabalhosas na gestão mais ampla de seus negócios. Seu processo de contabilidade funcionará como uma máquina bem lubrificada , exigindo manutenção regular, mas mínima.

Nossa autora convidada Emily Allison é escritora para contadores especializados em pequenas empresas e consultores fiscais, Tax IQ , com sede em Edimburgo, Escócia. Ela escreve regularmente artigos que enfatizam a experiência da empresa em uma ampla gama de assuntos financeiros, para o benefício de freelancers, empreiteiros, PMEs, start-ups e empresas limitadas.