對於許多企業來說，“簿記”這個詞會激起人們對發票文件凌亂和溢出、付款期限迫在眉睫以及計算繁瑣的恐慌景象。

簡化您的簿記系統是有意義的，可以為您的企業節省寶貴的時間和金錢，大大減少壓力和焦慮，同時提高生產力。

掌握財務狀況意味著在與供應商、客戶和客戶等進行印像管理時，您的業務將處於有利地位。 有組織的財務使企業能夠更好地了解他們的情況，自信地與外部各方打交道，提高公司的整體聲譽。

高效簿記流程的 5 個步驟

通過將這 5 個技巧付諸實施，您可以確保您的簿記系統流暢。

1. 無紙化

如果您真的很想簡化您的簿記流程，那麼紙質系統就沒有立足之地。 便簽、手寫發票和紙質銀行對賬單很難整理，你很快就會發現自己不知所措。

無論您的文件櫃是否美觀，井井有條。 雖然它排列整齊，但它並不是與所有必要的個人傳播信息的最佳方式。

建立一個集中的、自動化的會計系統是確保您的簿記盡可能順利運行的第一步。

使用基於雲的軟件系統，如 Xero，簡化了整個簿記過程，讓您的整個團隊和會計師能夠實時更新和檢索您帳戶中的信息，全天候。

文件將不再丟失，或者您的員工將不再浪費時間在成堆的文件中篩選以查找他們需要的統計數據。 您的信息將在這些無紙化程序中得到全面備份和高度安全。

2. 整合

無紙化系統的另一個好處是能夠將所有財務事項完全集成到一個系統中。

雖然您可能已經不再使用紙質材料，但您的客戶團隊可能仍在處理多個 Excel 電子表格和各種電子郵件鏈。 這不是他們技能的最佳使用。

使用單一、自動化、多用途的會計程序，您可以創建和交付發票、接收及時支付賬單的提醒、管理庫存以及單擊按鈕生成財務報告。

您還可以與您的銀行安排在這些平台上接收您的對帳單。

一切都存儲在一個地方，使過程更加順暢。

3. 教育你的團隊

擁有一個乾淨、有組織的會計系統並不是簡化流程的結束。 不管自動化有多美，高效的簿記都需要人為因素。

辦公室裡的每個人都應該精通如何有效地使用新技術，他們必須以正確的態度處理會計任務。

聘請經驗豐富的會計師提供服務是一個很好的起點，可以讓每個人都走在正確的軌道上。 他們使用這些平台解決診斷問題的豐富經驗使他們能夠確保他們與您的團隊一起覆蓋所有基礎，因此他們可以輕鬆地獨立使用這些程序。

在使用新的軟件系統時，最好與員工一起制定一些基本規則，以消除重新設計過程中的任何摺痕。

必須向員工灌輸勤奮的精神，鼓勵他們及時提交完整準確的數據。 每個人都必須參與進來，並且必須對那些落後的人採取適當的措施。

4. 對業務費用進行分類

在管理企業財務時，很容易感到不知所措。 隨著資金從多個來源流入和流出，重要的是要跟踪一切並能夠區分各種費用。

花一些時間將您的收入和支出來源分類。 這樣，當您輸入或檢索數據時，您將能夠快速、無縫地進行。

在整理收據或發票時，您可以根據它們的總體類別進行排列，防止創建重複條目。

在報稅時，這些類別將消除任何混亂，將壓力降至最低。

5. 養成習慣

在精簡流程中，時間至關重要，因此請確保您和您的員工養成定期維護帳戶的習慣。

在工作壓力大的時期，更新財務數據很容易落在優先級列表的底部。

成功簡化簿記的關鍵是一致的管理。 建立專門的時間段來查看您的帳戶，隨時掌握出現的問題。

如果您忽略了這一點，計算錯誤、遺漏發票和不正確的數據輸入可能會迅速堆積起來。 糾正問題將在以後佔用急需的時間，導致尋找幾週甚至幾個月前發生的問題根源的巨大壓力。

很少而且經常是關鍵，培養這種習慣是為您的簿記過程製定健康方法的一部分。

結論 - 簡化您的系統以實現有效的簿記

這些精簡技巧適用於所有行業中各種規模的企業。 只需點擊一下手指即可獲得簡潔準確的財務數據對於簡化簿記過程絕對至關重要。

自動化、數字化和集成您的系統是關鍵的基礎步驟。 將您的事務組織成可管理的塊將簡化您的工作。 您的一致和準確工作的工作場所文化是您工作成功的基礎。

由於每個人都在循環中並且您的帳戶信息受到控制，您的精力可以投入到更廣泛的業務運營中更費力的任務上。 您的簿記過程將像一台運轉良好的機器一樣運行，需要定期但最少的維護。

我們的客座作者 Emily Allison 是位於蘇格蘭愛丁堡的專業小企業會計師和稅務顧問Tax IQ的作家。 她經常撰寫文章，強調公司在廣泛的財務問題上的專業知識，以造福自由職業者、承包商、中小企業、初創企業和有限公司等。