สำหรับธุรกิจจำนวนมาก คำว่า 'การทำบัญชี' ทำให้เกิดวิสัยทัศน์ที่ตื่นตระหนกเกี่ยวกับไฟล์ใบแจ้งหนี้ที่ไม่เป็นระเบียบและล้นเกิน กำหนดชำระเงินที่ใกล้จะถึง และการคำนวณที่ลำบาก

การทำให้ระบบการทำบัญชีมีความคล่องตัวเหมาะสม ประหยัดเวลาและเงินอันมีค่าของธุรกิจของคุณ ลดความเครียดและความวิตกกังวลอย่างมากในขณะที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

การจัดการด้านการเงินของคุณให้อยู่ในระดับสูงสุดหมายความว่าธุรกิจของคุณจะอยู่ในตำแหน่งที่ดีเมื่อต้องจัดการความประทับใจกับซัพพลายเออร์ ลูกค้า และลูกค้า การจัดการด้านการเงินช่วยให้ธุรกิจต่างๆ เข้าใจสถานการณ์ของตนได้ดีขึ้น ติดต่อกับบุคคลภายนอกได้อย่างมั่นใจ ช่วยเพิ่มชื่อเสียงโดยรวมของบริษัท

5 ขั้นตอนสู่กระบวนการทำบัญชีที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อนำเคล็ดลับ 5 ข้อนี้ไปใช้จริง คุณจะมั่นใจได้ว่าระบบการทำบัญชีจะลื่นไหล

1. ไร้กระดาษ

หากคุณจริงจังกับการปรับปรุงกระบวนการทำบัญชี แสดงว่าไม่มีที่สำหรับระบบกระดาษ โน้ตติดหนึบ ใบแจ้งหนี้ที่เขียนด้วยลายมือ และใบแจ้งยอดจากธนาคารที่เป็นกระดาษนั้นยากต่อการจัดระเบียบ และคุณจะพบว่าตัวเองถูกครอบงำอย่างรวดเร็ว

ไม่สำคัญว่าตู้เก็บเอกสารของคุณจะเป็นของสวยงามที่จัดวางอย่างลงตัวหรือไม่ แม้ว่าจะมีการจัดวางอย่างเป็นระเบียบ แต่ก็ไม่ใช่วิธีการที่ดีที่สุดในการเผยแพร่ข้อมูลกับบุคคลที่จำเป็นทั้งหมด

การกำหนดระบบบัญชีอัตโนมัติแบบรวมศูนย์เป็นขั้นตอนแรกเพื่อให้แน่ใจว่าการทำบัญชีของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นที่สุด

การใช้ระบบซอฟต์แวร์บนคลาวด์ เช่น Xero ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการทำบัญชีทั้งหมด ทำให้ทั้งทีมและนักบัญชีของคุณสามารถอัปเดตและดึงข้อมูลจากบัญชีของคุณแบบเรียลไทม์ได้ตลอดเวลา

ไฟล์ต่างๆ จะไม่สูญหายอีกต่อไป หรือพนักงานของคุณจะเสียเวลาไปกับการค้นหาสถิติที่พวกเขาต้องการ ข้อมูลของคุณจะถูกสำรองไว้อย่างสมบูรณ์และปลอดภัยอย่างเข้มข้นในโปรแกรมไร้กระดาษเหล่านี้

2. บูรณาการ

ข้อดีอีกประการของระบบไร้กระดาษคือความสามารถในการรวมเรื่องทางการเงินทั้งหมดไว้ในระบบเดียวได้อย่างเต็มที่

แม้ว่าคุณอาจย้ายออกจากกระดาษแล้ว ทีมงานบัญชีของคุณอาจยังคงเล่นกลสเปรดชีต Excel หลายรายการและกลุ่มอีเมลต่างๆ นี่ไม่ใช่การใช้ทักษะที่ดีที่สุด

การใช้ โปรแกรมบัญชีอเนกประสงค์แบบอัตโนมัติเพียงโปรแกรมเดียวช่วยให้คุณสร้างและส่งมอบใบแจ้งหนี้ รับการแจ้งเตือนให้ชำระค่าใช้จ่ายได้ทันท่วงที จัดการสต็อก และสร้างรายงานทางการเงินด้วยการคลิกปุ่มเพียงปุ่มเดียว

คุณยังสามารถนัดหมายกับธนาคารของคุณเพื่อรับใบแจ้งยอดของคุณบนแพลตฟอร์มเหล่านี้

ทุกอย่างถูกเก็บไว้ในที่เดียว ทำให้กระบวนการราบรื่น

3. ให้ความรู้ทีมของคุณ

การมีระบบบัญชีที่สะอาดและเป็นระเบียบไม่ใช่จุดสิ้นสุดของกระบวนการทำให้เพรียวลม โดยไม่คำนึงถึง ความสวยงามของระบบอัตโนมัติ มีองค์ประกอบของมนุษย์ในการทำบัญชีที่มีประสิทธิภาพ

ทุกคนในสำนักงานของคุณควร มีความรอบรู้ในการใช้เทคโนโลยีใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ และพวกเขาต้องเข้าหางานบัญชีด้วยทัศนคติที่ถูกต้อง

การสรรหาบริการจากนักบัญชีที่มีประสบการณ์เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการช่วยให้ทุกคนมาถูกทาง ประสบการณ์มากมายในการทำงานผ่านปัญหาการวินิจฉัยกับแพลตฟอร์มเหล่านี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าครอบคลุมฐานทั้งหมดกับทีมของคุณ ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถใช้โปรแกรมอย่างอิสระได้อย่างง่ายดาย

เมื่อใช้ระบบซอฟต์แวร์ใหม่ ควรตั้งกฎพื้นฐานบางอย่างกับพนักงานเพื่อขจัดรอยยับในกระบวนการออกแบบใหม่

พนักงานต้องได้รับการปลูกฝังให้มีความขยันหมั่นเพียร ส่งเสริมให้พวกเขาส่งข้อมูลที่สมบูรณ์และถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม ทุกคนต้องอยู่บนเรือและต้องมีผลสะท้อนกลับสำหรับผู้ที่ล้าหลัง

4. แบ่งประเภทค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

การจัดการด้านการเงินของธุรกิจของคุณอาจกลายเป็นเรื่องง่ายเกินไป ด้วยเงินที่ไหลเข้าและออกจากหลายแหล่ง การติดตามทุกสิ่งและแยกแยะค่าใช้จ่ายต่างๆ ได้จึงเป็นเรื่องสำคัญ

ใช้เวลาในการจัดระเบียบแหล่งที่มาของรายได้และค่าใช้จ่ายของคุณเป็นหมวดหมู่ ด้วยวิธีนี้ เมื่อคุณป้อนหรือดึงข้อมูล คุณจะสามารถทำได้อย่างรวดเร็วและต่อเนื่อง

เมื่อจัดเรียงใบเสร็จหรือใบกำกับสินค้า คุณสามารถจัดเรียงตามประเภทที่ครอบคลุม ป้องกันไม่ให้มีการสร้างรายการที่ซ้ำกัน

เมื่อพูดถึงการยื่นภาษี หมวดหมู่เหล่านี้จะระงับความสับสน และลดความเครียดให้น้อยที่สุด

5. สร้างนิสัย

เวลาเป็นสิ่งสำคัญในกระบวนการปรับปรุง ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณและพนักงานของคุณมีนิสัยในการเข้าร่วมการบำรุงรักษาบัญชีเป็นประจำ

ในช่วงเวลาที่เครียดจากการทำงาน การอัปเดตข้อมูลทางการเงินอาจอยู่ด้านล่างสุดของรายการลำดับความสำคัญได้อย่างง่ายดาย

หัวใจสำคัญของการทำบัญชีที่ประสบความสำเร็จคือการจัดการที่สอดคล้องกัน กำหนดช่วงเวลาเฉพาะเพื่อดูแลบัญชีของคุณ คอยติดตามปัญหาที่เกิดขึ้น

หากคุณละเลยการทำเช่นนี้ การคำนวณผิดพลาด ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ได้รับ และการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องอาจเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว การแก้ไขปัญหาจะทำให้ปลิงใช้เวลาที่จำเป็นมากในภายหลัง ทำให้เกิดความเครียดมหาศาลในการค้นหาที่มาของปัญหาที่เกิดขึ้นในสัปดาห์หรือหลายเดือนก่อน

สิ่งสำคัญเพียงเล็กน้อยและบ่อยครั้ง และการส่งเสริมนิสัยนี้เป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาแนวทางที่ดีต่อสุขภาพในกระบวนการทำบัญชีของคุณ

บทสรุป - ปรับปรุงระบบของคุณเพื่อการทำบัญชีอย่างมีประสิทธิภาพ

เคล็ดลับที่ทำให้เพรียวลมเหล่านี้ใช้ได้กับธุรกิจทุกขนาดในทุกอุตสาหกรรม การมีข้อมูลทางการเงินที่กระชับและถูกต้องเพียงปลายนิ้วสัมผัสเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการทำให้กระบวนการทำบัญชีง่ายขึ้น

การทำให้เป็นอัตโนมัติ แปลงเป็นดิจิทัล และรวมระบบของคุณเป็นขั้นตอนพื้นฐานที่สำคัญ การจัดระเบียบกิจการของคุณเป็นส่วน ๆ ที่จัดการได้จะทำให้ความพยายามของคุณง่ายขึ้น วัฒนธรรมการทำงานที่สม่ำเสมอและแม่นยำในที่ทำงานของคุณสนับสนุนความสำเร็จในการทำงานของคุณ

เมื่อมีทุกคนในวงและข้อมูลบัญชีของคุณอยู่ภายใต้การควบคุม พลังงานของคุณสามารถทุ่มเทให้กับงานที่ลำบากมากขึ้นในการดำเนินธุรกิจในวงกว้างของคุณ กระบวนการทำบัญชีของคุณจะทำงานเหมือนเครื่องจักรที่ทาน้ำมันอย่างดี ซึ่งต้องการการบำรุงรักษาเป็นประจำแต่เพียงเล็กน้อย

Emily Allison ผู้เขียนรับเชิญของเราเป็นนักเขียนสำหรับนักบัญชีธุรกิจขนาดเล็กและที่ปรึกษาด้าน ภาษี Tax IQ ซึ่งตั้งอยู่ในเมืองเอดินบะระ ประเทศสกอตแลนด์ เธอมักจะเขียนบทความที่เน้นความเชี่ยวชาญของบริษัทในด้านการเงินที่หลากหลาย เพื่อประโยชน์ของฟรีแลนซ์ ผู้รับเหมา เอสเอ็มอี สตาร์ทอัพ และบริษัทจำกัด