Das Wort „Buchhaltung“ weckt in vielen Unternehmen panische Visionen von unordentlichen und überquellenden Rechnungsordnern, drohenden Zahlungsfristen und mühseligen Berechnungen.

Die Rationalisierung Ihres Buchhaltungssystems ist sinnvoll, spart Ihrem Unternehmen wertvolle Zeit und Geld, reduziert Stress und Angst drastisch und steigert gleichzeitig die Produktivität.

Wenn Sie den Überblick über Ihre Finanzen behalten, wird Ihr Unternehmen in Bezug auf das Impressionsmanagement bei Lieferanten, Kunden und Kunden gleichermaßen gut aufgestellt sein. Organisierte Finanzen ermöglichen es Unternehmen, ihre Situation besser zu verstehen, Geschäfte mit externen Parteien mit Zuversicht anzugehen und den allgemeinen Ruf des Unternehmens zu stärken.

5 Schritte zu einem effizienten Buchhaltungsprozess

Indem Sie diese 5 Tipps in die Tat umsetzen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Buchhaltungssystem reibungslos funktioniert.

1. Gehen Sie papierlos

Wenn Sie es wirklich ernst meinen, Ihren Buchhaltungsprozess zu rationalisieren, dann gibt es keinen Platz für Papiersysteme. Haftnotizen, handschriftliche Rechnungen und Kontoauszüge in Papierform sind schwer zu organisieren, und Sie werden schnell überfordert sein.

Es spielt keine Rolle, ob Ihr Aktenschrank schön und perfekt organisiert ist. Obwohl es ordentlich arrangiert ist, ist es nicht das optimale Mittel, um Informationen mit allen erforderlichen Personen zu verbreiten.

Die Einrichtung eines zentralisierten, automatisierten Buchhaltungssystems ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Ihre Buchhaltung so reibungslos wie möglich läuft.

Die Verwendung von Cloud-basierten Softwaresystemen wie Xero vereinfacht den gesamten Buchhaltungsprozess, sodass Ihr gesamtes Team und Ihr Buchhalter rund um die Uhr Informationen aus Ihren Konten in Echtzeit aktualisieren und abrufen können.

Es gehen keine Dateien mehr verloren oder Ihre Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mehr damit, Papierstapel zu durchsuchen, um die benötigten Statistiken zu finden. Ihre Informationen werden bei diesen papierlosen Programmen vollständig gesichert und sind äußerst sicher.

2. Integration

Ein weiterer Vorteil papierloser Systeme ist die Möglichkeit, alle Finanzangelegenheiten vollständig in einem System zu integrieren.

Während Sie sich vielleicht vom Papier wegbewegt haben, muss Ihr Buchhaltungsteam möglicherweise immer noch mit mehreren Excel-Tabellen und verschiedenen E-Mail-Ketten jonglieren. Dies ist nicht der beste Einsatz ihrer Fähigkeiten.

Mit einem einzigen, automatisierten Mehrzweck- Buchhaltungsprogramm können Sie Rechnungen erstellen und liefern , Mahnungen zur rechtzeitigen Zahlung von Rechnungen erhalten, Bestände verwalten und Finanzberichte auf Knopfdruck erstellen.

Sie können auch mit Ihrer Bank vereinbaren, dass Sie Ihre Kontoauszüge auf diesen Plattformen erhalten.

Alles wird an einem Ort gespeichert, was den Prozess glättet.

3. Bilden Sie Ihr Team aus

Ein sauberes, organisiertes Buchhaltungssystem ist nicht das Ende des Rationalisierungsprozesses. Ungeachtet der Schönheit der Automatisierung gibt es eine menschliche Komponente in einer effizienten Buchhaltung.

Jeder in Ihrem Büro sollte mit der effektiven Nutzung der neuen Technologie vertraut sein und Buchhaltungsaufgaben mit der richtigen Einstellung angehen.

Die Rekrutierung der Dienste eines erfahrenen Buchhalters ist ein guter Ausgangspunkt, um alle auf dem richtigen Weg zu halten. Dank ihres reichen Erfahrungsschatzes bei der Bearbeitung von Diagnoseproblemen mit diesen Plattformen können sie sicherstellen, dass sie mit Ihrem Team alle Grundlagen abdecken, sodass sie die Programme problemlos unabhängig voneinander verwenden können.

Beim Einsatz neuer Softwaresysteme ist es eine gute Idee, einige Grundregeln mit den Mitarbeitern festzulegen, um etwaige Falten im neu gestalteten Prozess auszubügeln.

Den Mitarbeitern muss ein fleißiges Ethos vermittelt werden, das sie dazu ermutigt, vollständige und genaue Daten rechtzeitig einzureichen. Alle müssen an Bord sein und es müssen Rückwirkungen für die Nachzügler vorhanden sein.

4. Geschäftsausgaben kategorisieren

Es kann allzu leicht werden, sich bei der Verwaltung der Finanzen Ihres Unternehmens überfordert zu fühlen. Da Geld aus mehreren Quellen ein- und ausfließt, ist es wichtig, den Überblick zu behalten und verschiedene Ausgaben unterscheiden zu können.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Einnahmequellen und Ausgaben in Kategorien zu ordnen. Auf diese Weise können Sie beim Eingeben oder Abrufen von Daten schnell und nahtlos vorgehen.

Beim Sammeln von Belegen oder Rechnungen können Sie diese nach ihrer übergeordneten Kategorie ordnen und so Doppelbuchungen vermeiden.

Wenn es um die Einreichung Ihrer Steuern geht, werden diese Kategorien jegliche Verwirrung beseitigen und den Stress auf ein Minimum reduzieren.

5. Erstellen Sie eine Gewohnheit

Zeit ist im Rationalisierungsprozess von entscheidender Bedeutung, also stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Mitarbeiter es sich zur Gewohnheit machen, sich regelmäßig um die Kontopflege zu kümmern.

In stressigen Arbeitsphasen kann die Aktualisierung von Finanzdaten leicht ans Ende der Prioritätenliste geraten.

Der Dreh- und Angelpunkt einer erfolgreichen schlanken Buchhaltung ist ein konsequentes Management. Richten Sie spezielle Zeitfenster ein, um Ihre Konten zu überprüfen und über auftretende Probleme auf dem Laufenden zu bleiben.

Wenn Sie dies vernachlässigen, können sich schnell Fehlkalkulationen, verpasste Rechnungen und falsche Dateneingaben häufen. Die Behebung von Problemen wird zu einem späteren Zeitpunkt dringend benötigte Zeit kosten, was zu einer enormen Belastung bei der Suche nach der Ursache von Problemen führt, die Wochen oder sogar Monate zuvor aufgetreten sind.

Wenig und oft ist der Schlüssel, und die Förderung dieser Gewohnheit ist Teil der Entwicklung eines gesunden Ansatzes für Ihren Buchhaltungsprozess.

Fazit – Optimieren Sie Ihre Systeme für eine effektive Buchhaltung

Diese Rationalisierungstipps funktionieren für Unternehmen jeder Größe in allen Branchen. Prägnante und korrekte Finanzdaten auf Knopfdruck zur Verfügung zu haben, ist absolut unerlässlich, um den Buchhaltungsprozess zu vereinfachen.

Die Automatisierung, Digitalisierung und Integration Ihres Systems bildet die entscheidende Grundlage. Die Organisation Ihrer Angelegenheiten in überschaubare Teile wird Ihre Bemühungen vereinfachen. Ihre Arbeitsplatzkultur der konsistenten und genauen Arbeit untermauert den Erfolg Ihrer Arbeit.

Wenn alle auf dem Laufenden sind und Ihre Kontoinformationen unter Kontrolle sind, können Sie Ihre Energie mühsameren Aufgaben im weiteren Geschäftsverlauf widmen. Ihr Buchhaltungsprozess läuft wie eine gut geölte Maschine und erfordert regelmäßige, aber minimale Wartung.

Unsere Gastautorin Emily Allison ist Autorin für spezialisierte Buchhalter und Steuerberater für kleine Unternehmen, Tax IQ , mit Sitz in Edinburgh, Schottland. Sie schreibt regelmäßig Artikel, die die Expertise des Unternehmens in einer Vielzahl von Finanzangelegenheiten hervorheben, sowohl für Freiberufler, Auftragnehmer, KMU, Start-ups als auch für Gesellschaften mit beschränkter Haftung.