Birçok işletme için, 'defter tutma' sözcüğü, düzensiz ve taşan fatura dosyaları, yaklaşan ödeme tarihleri ​​ve zahmetli hesaplamalar gibi paniğe kapılmış vizyonları harekete geçirir.

Muhasebe sisteminizi düzene sokmak mantıklıdır, işinize değerli zaman ve paradan tasarruf sağlar, üretkenliği artırırken stres ve kaygıyı büyük ölçüde azaltır.

Finansmanınızın zirvesinde olmak, tedarikçiler, müşteriler ve benzer şekilde müşterilerle izlenim yönetimi söz konusu olduğunda işletmenizin iyi durumda olacağı anlamına gelir. Organize finans, işletmelerin durumlarını daha iyi anlamalarına, dış taraflarla ilişkilere güvenle yaklaşmalarına ve şirketin genel itibarını artırmalarına olanak tanır.

Verimli Bir Defter Tutma Süreci İçin 5 Adım

Bu 5 ipucunu uygulamaya koyarak muhasebe sisteminizin kaygan olmasını sağlayabilirsiniz.

1. Kağıtsız Olun

Muhasebe sürecinizi düzene sokma konusunda gerçekten ciddiyseniz, kağıt sistemlerine yer yoktur. Yapışkan notları, el yazısı faturaları ve kağıt banka hesap özetlerini düzenlemek zordur ve kendinizi çabucak bunalırmış halde bulacaksınız.

Dosya dolabınızın mükemmel bir şekilde organize edilmiş güzel bir şey olması önemli değil. Düzgün bir şekilde düzenlenmiş olsa da, gerekli tüm bireylerle bilgiyi dağıtmak için en uygun araç değildir.

Merkezi, otomatik bir muhasebe sistemine yerleşmek, defter tutmanızın mümkün olduğunca sorunsuz çalışmasını sağlamak için ilk adımdır.

Xero gibi bulut tabanlı yazılım sistemlerini kullanmak, tüm muhasebe sürecini basitleştirerek, tüm ekibinizin ve muhasebecinizin, günün her saati gerçek zamanlı olarak hesaplarınızdan bilgileri güncellemesine ve almasına olanak tanır.

Artık dosyalar kaybolmayacak veya çalışanlarınız ihtiyaç duydukları istatistikleri bulmak için kağıt yığınlarını gözden geçirerek zaman kaybedecekler. Bu kağıtsız programlarda bilgileriniz tamamen yedeklenecek ve yoğun bir şekilde güvende olacaktır.

2. Entegrasyon

Kağıtsız sistemlerin bir başka faydası da, tüm finansal konuları tek bir sisteme tam olarak entegre etme yeteneğidir.

Siz kağıttan uzaklaşmış olsanız da, hesap ekibiniz hâlâ birden fazla Excel elektronik tablosu ve çeşitli e-posta zincirleriyle uğraşıyor olabilir. Bu onların becerilerinin en iyi kullanımı değil.

Tek, otomatik, çok amaçlı bir muhasebe programı kullanmak, faturalar oluşturmanıza ve teslim etmenize, faturaları zamanında ödemek için hatırlatıcılar almanıza, stokları yönetmenize ve bir düğmeye tıklayarak finansal raporlar oluşturmanıza olanak tanır.

Ekstrelerinizi bu platformlarda almak için bankanızla da anlaşabilirsiniz.

Her şey tek bir yerde saklanır, süreci yumuşatır.

3. Ekibinizi Eğitin

Temiz, organize bir muhasebe sistemine sahip olmak, düzene koyma sürecinin sonu değildir. Otomasyonun güzelliğinden bağımsız olarak, verimli muhasebe için insan unsuru vardır.

Ofisinizdeki herkes , yeni teknolojinin nasıl etkin bir şekilde kullanılacağı konusunda bilgili olmalı ve muhasebe görevlerine doğru tutumla yaklaşmalıdır.

Deneyimli bir muhasebeciden hizmet almak, herkesi doğru yolda tutmak için iyi bir başlangıç ​​noktasıdır. Bu platformlarla tanılama sorunları üzerinde çalışırken edindikleri zengin deneyim, ekibinizle birlikte tüm üsleri kapsadıklarından emin olmalarını sağlar, böylece programları bağımsız olarak kolaylıkla kullanabilirler.

Yeni yazılım sistemlerini kullanırken, yeniden tasarlanan süreçteki kırışıklıkları gidermek için çalışanlarla bazı temel kurallar belirlemek iyi bir fikirdir.

Çalışanlara, tam ve doğru verileri zamanında sunmaya teşvik eden çalışkan bir ahlak aşılanmalıdır. Herkes gemide olmalı ve geride kalanlar için tepkiler yerinde olmalıdır.

4. İşletme Giderlerini Sınıflandırın

İşletmenizin finansmanını yönetirken bunalmış hissetmek çok kolay olabilir. Birden fazla kaynaktan gelen ve çıkan parayla, her şeyi takip etmek ve çeşitli harcamaları ayırt edebilmek önemlidir.

Gelir ve harcama kaynaklarınızı kategorilere ayırmak için biraz zaman ayırın. Bu şekilde, veri girerken veya alırken, bunu hızlı ve sorunsuz bir şekilde yapabileceksiniz.

Makbuzları veya faturaları derlerken, bunları kapsamlı kategorilerine göre düzenleyerek mükerrer girişlerin oluşturulmasını önleyebilirsiniz.

Vergilerinizi dosyalamak söz konusu olduğunda, bu kategoriler herhangi bir karışıklığı giderecek ve stresi minimumda tutacaktır.

5. Bir Alışkanlık Yaratın

Kolaylaştırma sürecinde zaman çok önemlidir, bu nedenle sizin ve çalışanlarınızın çok düzenli olarak hesap bakımına katılmayı alışkanlık haline getirdiğinizden emin olun.

Stresli çalışma dönemlerinde finansal verileri güncellemek, öncelik listesinin en altına kolayca düşebilir.

Başarılı bir şekilde düzenlenmiş defter tutmanın temel taşı, tutarlı yönetimdir. Ortaya çıkan sorunları takip ederek hesaplarınızı gözden geçirmek için özel zaman aralıkları oluşturun.

Bunu ihmal ederseniz, yanlış hesaplamalar, eksik faturalar ve yanlış veri girişleri hızla birikebilir. Sorunları gidermek, daha sonraki bir tarihte çok ihtiyaç duyulan zamanı boşa harcayacak ve haftalar hatta aylar önce meydana gelen sorunların kaynağını aramak için muazzam bir zorlanmaya neden olacaktır.

Çok az ve sıklıkla anahtardır ve bu alışkanlığı teşvik etmek, muhasebe sürecinize sağlıklı bir yaklaşım geliştirmenin bir parçasıdır.

Sonuç - Etkili Defter Tutma için Sistemlerinizi Kolaylaştırın

Bu kolaylaştırıcı ipuçları, tüm sektörlerdeki her büyüklükteki işletme için geçerlidir. Parmaklarınızın bir tıklamasıyla kısa ve doğru finansal verilere sahip olmak, defter tutma sürecini basitleştirmek için kesinlikle hayati önem taşır.

Sisteminizi otomatikleştirmek, dijitalleştirmek ve entegre etmek çok önemli temel adımı oluşturur. İşlerinizi yönetilebilir parçalar halinde organize etmek, çabalarınızı basitleştirecektir. Tutarlı ve doğru çalışma işyeri kültürünüz, işinizin başarısının temelini oluşturur.

Döngüdeki herkes ve hesap bilgileriniz kontrol altındayken, enerjiniz işinizin daha geniş kapsamlı işleyişinde daha zahmetli görevlere ayrılabilir. Defter tutma süreciniz iyi yağlanmış bir makine gibi çalışacak ve düzenli ancak minimum bakım gerektirecektir.

Konuk yazarımız Emily Allison, Edinburgh, İskoçya merkezli, uzman küçük işletme muhasebecileri ve vergi danışmanları Tax IQ için bir yazardır. Serbest çalışanlar, müteahhitler, KOBİ'ler, yeni kurulan şirketler ve benzer şekilde limited şirketlerin yararına, şirketin geniş bir finansal konulardaki uzmanlığını vurgulayan makaleleri düzenli olarak kaleme almaktadır.