Per molte aziende, la parola "contabilità" suscita visioni in preda al panico di file di fatture disordinati e traboccanti, scadenze di pagamento incombenti e calcoli laboriosi.

Snellire il tuo sistema di contabilità ha senso, facendo risparmiare tempo e denaro prezioso alla tua azienda, riducendo drasticamente lo stress e l'ansia e aumentando la produttività.

Tenere sotto controllo le tue finanze significa che la tua attività sarà in buona posizione quando si tratta di gestione delle impressioni con fornitori, clienti e clienti allo stesso modo. La finanza organizzata consente alle aziende di comprendere meglio la propria situazione, di affrontare con fiducia i rapporti con le parti esterne, rafforzando la reputazione complessiva dell'azienda.

5 passaggi per un processo di contabilità efficiente

Mettendo in atto questi 5 suggerimenti, puoi assicurarti che il tuo sistema di contabilità sia fluido.

1. Vai senza carta

Se sei seriamente intenzionato a semplificare il tuo processo di contabilità, allora non c'è posto per i sistemi cartacei. Note adesive, fatture scritte a mano ed estratti conto cartacei sono difficili da organizzare e ti ritroverai presto sopraffatto.

Non importa se il tuo schedario è un oggetto di bellezza, perfettamente organizzato. Sebbene sia ben organizzato, non è il mezzo ottimale per far circolare le informazioni con tutte le persone necessarie.

Stabilire un sistema di contabilità centralizzato e automatizzato è il primo passo per garantire che la tua contabilità funzioni nel modo più fluido possibile.

L'utilizzo di sistemi software basati su cloud, come Xero, semplifica l'intero processo di contabilità, consentendo all'intero team e al contabile di aggiornare e recuperare le informazioni dai tuoi conti in tempo reale, 24 ore su 24.

I file non andranno più persi o i tuoi dipendenti perderanno tempo a setacciare pile di carta per trovare le statistiche di cui hanno bisogno. Le tue informazioni saranno tutte completamente salvate e protette in modo intensivo su questi programmi senza carta.

2. Integrazione

Un altro vantaggio dei sistemi paperless è la capacità di integrare completamente tutte le questioni finanziarie in un unico sistema.

Anche se potresti esserti allontanato dalla carta, il tuo team di account potrebbe ancora destreggiarsi tra più fogli di calcolo Excel e varie catene di posta elettronica. Questo non è il miglior uso delle loro abilità.

L'utilizzo di un unico programma di contabilità automatizzato e multiuso consente di creare e consegnare fatture , ricevere promemoria per pagare le bollette in modo tempestivo, gestire le scorte e generare rapporti finanziari con il semplice clic di un pulsante.

Puoi anche accordarti con la tua banca per ricevere i tuoi estratti conto su queste piattaforme.

Tutto viene archiviato in un unico posto, semplificando il processo.

3. Educa la tua squadra

Avere un sistema di contabilità pulito e organizzato non è la fine del processo di razionalizzazione. Indipendentemente dalla bellezza dell'automazione , c'è un elemento umano per una contabilità efficiente.

Tutti nel tuo ufficio dovrebbero essere esperti su come utilizzare la nuova tecnologia in modo efficace e devono affrontare le attività di contabilità con il giusto atteggiamento.

Reclutare i servizi di un contabile esperto è un buon punto di partenza per mantenere tutti sulla strada giusta. La loro vasta esperienza nell'elaborazione di problemi diagnostici con queste piattaforme consente loro di garantire che coprano tutte le basi con il tuo team, in modo che possano utilizzare i programmi in modo indipendente con facilità.

Quando si utilizzano nuovi sistemi software, è una buona idea stabilire alcune regole di base con i dipendenti per appianare eventuali pieghe nel processo riprogettato.

I dipendenti devono essere instillati con un'etica di duro lavoro, incoraggiandoli a presentare dati completi e accurati in modo tempestivo. Tutti devono essere a bordo e devono esserci ripercussioni per chi è rimasto indietro.

4. Classificare le spese aziendali

Può diventare fin troppo facile sentirsi sopraffatti quando si gestiscono le finanze della propria attività. Con il denaro che entra e esce da più fonti, è importante tenere traccia di tutto ed essere in grado di differenziare le varie spese.

Prenditi del tempo per organizzare le tue fonti di entrate e di spesa in categorie. In questo modo, quando inserisci o recuperi dati, sarai in grado di farlo in modo rapido e senza interruzioni.

Quando si raccolgono ricevute o fatture, è possibile organizzarle in base alla loro categoria generale, impedendo la creazione di voci duplicate.

Quando si tratta di presentare le tasse, queste categorie reprimeranno qualsiasi confusione, riducendo al minimo lo stress.

5. Crea un'abitudine

Il tempo è essenziale nel processo di razionalizzazione, quindi assicurati che tu e i tuoi dipendenti prendete l'abitudine di occuparvi della manutenzione dell'account su base molto regolare.

Durante periodi di lavoro stressanti, l'aggiornamento dei dati finanziari può facilmente finire in fondo all'elenco delle priorità.

Il fulcro di una contabilità semplificata con successo è una gestione coerente. Stabilisci fasce orarie dedicate per controllare i tuoi account, tenendoti aggiornato sui problemi che si presentano.

Se si trascura di farlo, calcoli errati, fatture mancate e inserimenti di dati errati potrebbero accumularsi rapidamente. La correzione dei problemi richiederà il tempo tanto necessario in un secondo momento, causando un'enorme tensione alla ricerca della fonte dei problemi che si sono verificati settimane e persino mesi prima.

Poco e spesso è la chiave e promuovere questa abitudine fa parte dello sviluppo di un approccio sano al processo di contabilità.

Conclusione: razionalizza i tuoi sistemi per una contabilità efficace

Questi suggerimenti per la razionalizzazione funzionano per le aziende di tutte le dimensioni in tutti i settori. Avere dati finanziari concisi e corretti a portata di clic è assolutamente vitale per semplificare il processo di contabilità.

L'automazione, la digitalizzazione e l'integrazione del sistema costituiscono il passaggio fondamentale fondamentale. Organizzare i tuoi affari in blocchi gestibili semplificherà i tuoi sforzi. La tua cultura sul posto di lavoro di lavoro coerente e accurato è alla base del successo del tuo lavoro.

Con tutti nel circuito e le informazioni sul tuo account sotto controllo, le tue energie possono essere dedicate a compiti più laboriosi nella più ampia gestione della tua attività. Il tuo processo di contabilità funzionerà come una macchina ben oliata , richiedendo una manutenzione regolare ma minima.

La nostra autrice ospite Emily Allison è una scrittrice per commercialisti e consulenti fiscali specializzati in piccole imprese, Tax IQ , con sede a Edimburgo, in Scozia. Scrive regolarmente articoli che sottolineano l'esperienza dell'azienda in un'ampia gamma di questioni finanziarie, a beneficio di liberi professionisti, appaltatori, PMI, start-up e società di capitali allo stesso modo.