高效簿记流程的 5 个步骤

已发表: 2022-07-14

简化簿记系统的方法

对于许多企业来说，“簿记”这个词会激起人们对发票文件凌乱和溢出、付款期限迫在眉睫以及计算繁琐的恐慌景象。

简化您的簿记系统是有意义的，可以为您的企业节省宝贵的时间和金钱，大大减少压力和焦虑，同时提高生产力。

掌握财务状况意味着在与供应商、客户和客户等进行印象管理时，您的业务将处于有利地位。有组织的财务使企业能够更好地了解他们的情况，自信地与外部各方打交道，提高公司的整体声誉。

通过将这 5 个技巧付诸实施，您可以确保您的簿记系统流畅。

1. 无纸化

如果您真的很想简化您的簿记流程，那么纸质系统就没有立足之地。便签、手写发票和纸质银行对账单很难整理，你很快就会发现自己不知所措。

无论您的文件柜是否美观，井井有条。虽然它排列整齐，但它并不是与所有必要的个人传播信息的最佳方式。

建立一个集中的、自动化的会计系统是确保您的簿记尽可能顺利运行的第一步。

使用基于云的软件系统，如 Xero，简化了整个簿记过程，让您的整个团队和会计师能够实时更新和检索您帐户中的信息，全天候。

文件将不再丢失，或者您的员工将不再浪费时间在成堆的文件中筛选以查找他们需要的统计数据。您的信息将在这些无纸化程序中得到全面备份和高度安全。

无纸化系统的另一个好处是能够将所有财务事项完全集成到一个系统中。

虽然您可能已经不再使用纸质材料，但您的客户团队可能仍在处理多个 Excel 电子表格和各种电子邮件链。这不是他们技能的最佳使用。

使用单一、自动化、多用途的会计程序，您可以创建和交付发票、接收及时支付账单的提醒、管理库存以及单击按钮生成财务报告。

您还可以与您的银行安排在这些平台上接收您的对帐单。

一切都存储在一个地方，使过程更加顺畅。

拥有一个干净、有组织的会计系统并不是简化流程的结束。不管自动化有多美，高效的簿记都需要人为因素。

办公室里的每个人都应该精通如何有效地使用新技术，他们必须以正确的态度处理会计任务。

聘请经验丰富的会计师提供服务是一个很好的起点，可以让每个人都走在正确的轨道上。他们使用这些平台解决诊断问题的丰富经验使他们能够确保他们与您的团队一起覆盖所有基础，因此他们可以轻松地独立使用这些程序。

在使用新的软件系统时，最好与员工一起制定一些基本规则，以消除重新设计过程中的任何折痕。

必须向员工灌输勤奋的精神，鼓励他们及时提交完整准确的数据。每个人都必须参与进来，并且必须对那些落后的人采取适当的措施。

在管理企业财务时，很容易感到不知所措。随着资金从多个来源流入和流出，重要的是要跟踪一切并能够区分各种费用。

花一些时间将您的收入和支出来源分类。这样，当您输入或检索数据时，您将能够快速、无缝地进行。

在整理收据或发票时，您可以根据它们的总体类别进行排列，防止创建重复条目。

在报税时，这些类别将消除任何混乱，将压力降至最低。

在精简流程中，时间至关重要，因此请确保您和您的员工养成定期维护帐户的习惯。

在工作压力大的时期，更新财务数据很容易落在优先级列表的底部。

成功简化簿记的关键是一致的管理。建立专门的时间段来查看您的帐户，随时掌握出现的问题。

如果您忽略了这一点，计算错误、遗漏发票和不正确的数据输入可能会迅速堆积起来。纠正问题将在以后占用急需的时间，导致寻找几周甚至几个月前发生的问题根源的巨大压力。

很少而且经常是关键，培养这种习惯是为您的簿记过程制定健康方法的一部分。

这些精简技巧适用于所有行业中各种规模的企业。只需点击一下手指即可获得简洁准确的财务数据对于简化簿记过程绝对至关重要。

自动化、数字化和集成您的系统是关键的基础步骤。将您的事务组织成可管理的块将简化您的工作。您的一致和准确工作的工作场所文化是您工作成功的基础。

由于每个人都在循环中并且您的帐户信息受到控制，您的精力可以投入到更广泛的业务运营中更费力的任务上。您的簿记过程将像一台运转良好的机器一样运行，需要定期但最少的维护。

我们的客座作者 Emily Allison 是位于苏格兰爱丁堡的专业小企业会计师和税务顾问Tax IQ的作家。 她经常撰写文章，强调公司在广泛的财务问题上的专业知识，以造福自由职业者、承包商、中小企业、初创企业和有限公司等。