전산회계시스템의 장점과 단점

회계연도가 끝나갈 무렵, 조직의 성공을 어떻게 보장할 계획입니까?

확실히 수익과 비용을 계산하고 결국에는 수익을 추정합니다. 그러나 이 모든 것은 특히 조직이 복잡한 재무 활동에 관여하는 경우 수동으로 달성하기 어려운 정확한 회계가 필요합니다. 그래서 여기에 회계를 단순화하는 컴퓨터 회계 소프트웨어가 있습니다.

컴퓨터 회계 시스템의 개념을 이해하는 것부터 시작하겠습니다.

전산회계시스템이란?

전산회계시스템은 사업주를 위한 소프트웨어 프로그램으로 수입과 지출을 추적하고 세금을 준비하고 이익을 추정하는 데 도움이 됩니다. 또한 은행 계좌를 관리하고, 청구서를 지불하고, 예산을 준비하고, 보고서를 생성하고, 급여를 관리하고, 금융 거래와 관련된 모든 작업을 수행할 수 있습니다. 요컨대, 당신은 전산화 된 회계 시스템을 사용하여 모든 중요한 재무 활동을 수행 할 수 있습니다

전산화된 회계 소프트웨어는 컴퓨터, 네트워크 서버 또는 강력한 모바일 데이터 또는 Wi-Fi 연결에 연결된 모든 장치에서 원격으로 쉽게 저장하고 액세스할 수 있습니다.

다양한 유형의 전산화 회계 시스템

시장은 고유한 기능을 갖춘 다양한 컴퓨터 시스템 회계 소프트웨어를 제공합니다. 따라서 다양한 유형의 전산화 회계 소프트웨어를 이해하고 조직의 요구에 맞는 것을 선택하는 것이 중요합니다.

• 바로 사용 가능한 전산 회계 시스템

  예산 친화적 인 회계 시스템을 찾고있는 소규모 사업자라면 이것이 이상적인 유형입니다. 바로 사용할 수 있는 컴퓨터화된 회계 정보 시스템은 배우기 쉽고 전문적인 기술 교육이 필요하지 않습니다. 저렴한 설치 및 유지 관리가 필요하지만 사용자 수를 제한합니다.

• 상업 전산 회계 시스템

  상업 회계 시스템은 중소기업에 더 적합합니다. 설치 및 유지 관리 비용이 상대적으로 높으며 보고서, 데이터 및 그래프 생성을 위한 기본 회계 기능과 함께 추가 기능을 제공합니다. 이 컴퓨터화된 소프트웨어는 또한 데이터에 대한 강력한 보안을 보장하면서 다른 정보 시스템과의 연결을 가능하게 합니다.

• 맞춤형/맞춤형 전산회계시스템

  맞춤형/맞춤형 컴퓨터 기반 회계 시스템은 대기업에 가장 적합하며 비즈니스의 특정 요구 사항을 충족합니다. 사용자가 시스템을 배우기 위해 전문 교육을 받아야 하므로 시스템의 적응성이 상대적으로 낮습니다.

  또한 다른 정보 시스템과의 광범위한 통합 옵션을 제공하지만 재무 데이터를 완전히 안전하게 유지합니다. 사용 가능한 맞춤형 옵션 때문에 이러한 유형의 회계 시스템은 설치 및 유지 관리 비용이 상대적으로 높습니다.

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전산회계시스템의 특징

귀하의 비즈니스를 위해 선택한 회계 소프트웨어 유형이 비즈니스를 원활하고 효율적으로 운영하는 데 도움이 되는 다음 기능으로 구성되어 있는지 확인하십시오.

• 인보이스 및 청구: 고객 데이터의 기록을 저장하고 정확한 인보이스 및 청구서를 적시에 생성하는 것은 회계 컴퓨터 시스템의 기본 기능입니다. 청구서를 정시에 보내고 미결제 금액을 추적하도록 상기시켜 징수 프로세스를 자동화합니다. 이와 함께 조직이 인보이스 및 청구에 대한 업계 표준 관행을 따르고 최신 정보를 유지하는 데 도움이 됩니다.

• 맞춤형 보고: 전산화된 재무 시스템은 대차대조표, 손익계산서, 현금 흐름표, 급여 명세서 등과 같은 맞춤형 보고서를 생성하는 데 도움이 됩니다. 회계 소프트웨어는 필요에 따라 원하는 대로 보고서를 생성할 수 있습니다. 또한 데이터를 그래프나 파이 차트로 표시하면서 보고서를 생성할 수 있어 이해하기 쉽습니다.

• 은행: 컴퓨터화된 회계 정보 시스템은 은행 계좌를 추적하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 인쇄, 확인, 은행 지불 및 자동 입금 예약과 같은 지불 프로세스를 자동화합니다.

• 예산 책정 및 예측: 컴퓨터 기반 회계 시스템은 비즈니스 성과를 추적하고 그에 따라 미래에 대비하는 데 도움이 되는 다양한 시간대에 대한 보고서를 생성합니다. 과거의 대차 대조표 요약을 기반으로 귀하의 비즈니스는 미래의 예산 책정을 수행하고 미래의 성과를 예측할 수 있습니다.

• 재고 관리: 컴퓨터 소프트웨어는 비즈니스 수익을 예측하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 재고 요구 사항을 예측하는 데도 도움이 될 수 있습니다. 소프트웨어 솔루션은 사용 가능한 재고를 추적하는 데 도움이 되는 재고 관리에도 도움이 됩니다.

• 급여: 일부 컴퓨터 회계 소프트웨어 시스템에는 직원 급여를 적시에 생성하고 처리할 수 있는 급여 모듈의 추가 기능이 함께 제공됩니다. 또한 보너스, 커미션, 인센티브, 이익 공유 등과 함께 변동 급여 관리를 단순화합니다.

• 협업 촉진: 전산화된 회계 시스템을 통해 공인 계약 회계사와 원격으로 협업할 수 있습니다. 이를 통해 은행과 데이터를 동기화하고 필요할 때 몇 초 만에 재무 보고서를 가져올 수 있습니다.

• 다기능: 다양한 통화로 전 세계적으로 재정을 관리하는 것은 매우 어려울 수 있습니다. 그러나 컴퓨터 회계 소프트웨어를 올바르게 선택하면 여러 위치에서 데이터를 축적하고 다른 통화로 금융 거래를 기록하는 것이 훨씬 쉬워집니다.

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전산회계 소프트웨어의 장점

컴퓨터 회계 소프트웨어는 기본적인 자동 회계 서비스 그 이상을 제공합니다. 아래에 언급된 컴퓨터 회계 소프트웨어의 주요 이점은 다음과 같습니다.

• 쉽게 액세스할 수 있음: iOS 및 Android 장치 모두 컴퓨터화된 회계 응용 프로그램을 사용하여 비용 추적, 송장 및 영수증 생성, 청구서 공유 등과 같은 일일 회계 작업을 수행할 수 있습니다. 모바일 응용 프로그램은 이동 중에도 재정에 연결되어 있습니다. .

• 더 빠른 회계: 클라우드 기반 회계 시스템인 컴퓨터 회계 소프트웨어를 사용하면 실시간으로 데이터를 입력, 처리, 저장 및 액세스할 수 있습니다.

• 돈 절약: 회계가 전문 회계사만 하던 시대는 지났습니다. 전산회계시스템으로도 기본적인 회계기능을 수행할 수 있어 회계사 비용을 절감할 수 있습니다.

  

• 높은 신뢰성: 컴퓨터화된 회계 소프트웨어는 수동 회계에서 매우 흔한 인적 오류의 가능성을 제거합니다. 생성된 정확한 진술과 보고서를 전적으로 신뢰할 수 있습니다.

• 실시간 정보 제공: 전산화된 회계 소프트웨어는 은행과 온라인으로 쉽게 동기화할 수 있어 지불 및 보류 중인 송장 또는 발생한 기타 지출에 대한 실시간 데이터를 제공합니다.

• 높은 보안성: 전산화된 회계 시스템은 비즈니스의 기밀 재무 데이터를 보호하기 위해 고급 보안 메커니즘으로 생성됩니다. AI를 기반으로 제한된 사용자만 안전하게 액세스하여 모든 금융 정보, 비밀번호, 계정, 세금 정보 등을 안전하게 보호합니다.

• 손쉬운 세금 관리: 전산화된 회계 시스템은 귀하가 현재까지 납부한 세금 금액에 대한 빠른 개요를 볼 수 있는 하나의 플랫폼을 제공합니다. 이와 함께 귀하와 귀하의 고객이 각 송장에 대해 지불해야 하는 별도의 세금 금액도 제공합니다.

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전산회계시스템의 단점

다른 것과 마찬가지로 전산화된 회계 시스템에도 상당한 단점이 있습니다. 다음은 전산화된 회계 시스템의 몇 가지 제한 사항입니다.

• 기술적 오류: 기계의 모든 기술적 부분은 주어진 시점에서 기술적 문제에 직면하기 쉽습니다. 마찬가지로 전산화된 회계 소프트웨어를 사용하는 동안 서버 지연 또는 문제, 정전, 소프트웨어 버그 등과 같은 몇 가지 기술 오류가 발생할 수도 있습니다.

• 비용이 많이 드는 설치 및 유지 관리: 장기적으로 컴퓨터 회계 시스템은 비용 효율적으로 보일 수 있지만 설치 및 유지 관리 비용이 매우 비쌀 수 있습니다. 처음에는 직원이 자동화된 소프트웨어를 이해하고 익숙해지도록 교육하기 위해 많은 투자가 필요합니다.

• 온라인 위협: 비즈니스 회계 정보는 클라우드에 저장되어 있어도 쉽게 해킹될 수 있고 비즈니스에 악용될 수 있습니다. 강력한 암호로 보안을 유지하고 가장 신뢰할 수 있는 사람에게만 액세스 권한을 부여하는 동안 주의해야 합니다.

• 시간과 노력 소모: 기밀 재무 정보가 해킹되면 비즈니스 이익에 반해 오용, 제거 또는 조작될 수 있습니다. 이러한 오류를 수정하려면 회계사가 시스템을 구성하는 데이터를 다시 작업해야 합니다. 웜 및 바이러스 공격과 같은 인터넷 공격도 시스템의 모든 정보를 손상시킬 수 있습니다. 따라서 항상 최고의 온라인 보호 기능을 사용하는 것이 좋습니다.

전산화된 회계 시스템에는 여러 가지 단점이 있지만 무시할 수 없지만 올바른 선택을 하면 확실히 예방할 수 있습니다.

오늘날 성장하는 비즈니스는 디지털 시대로 이동하고 비즈니스의 모든 측면을 디지털화해야 하는 세계에 적응해야 합니다.

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전산회계의 중요성

전산화된 회계는 시대의 필요이며 귀하의 비즈니스는 다음과 같은 이유로 반드시 필요합니다.

1. 비용 효율성: 컴퓨터 회계는 수동 회계보다 효율적일 뿐만 아니라 비용 효율성도 높습니다. 시간, 자원, 인력에 소요되는 비용을 절감합니다.
2. 자동화: 컴퓨터 회계에서는 최대 작업이 자동화되지만 그렇지 않으면 수동 회계에서는 몇 시간이 걸립니다. 예를 들어 인보이스는 잊어버린 경우에도 제 시간에 자동으로 처리됩니다.
3. 정확성: 인간은 오류가 발생하기 쉬우며 수동 회계도 마찬가지입니다. 그러나 전산화된 회계를 사용하면 100% 정확도를 달성하는 것을 목표로 할 수 있습니다. 재정 결정을 내리는 동안 도움이 되는 정확하고 신뢰할 수 있는 재정 보고를 할 수 있습니다.
4. 확장성: 필요에 따라 또는 조직 규모가 증가함에 따라 전산화된 회계 소프트웨어를 항상 업그레이드할 수 있습니다. 추가 데이터 입력이 필요하며 계속 진행하면 됩니다.
5. 보안: 전산화된 회계 소프트웨어는 수동 회계에 비해 고도로 보호되고 안전합니다. 물리적인 종이와 책은 누구나 쉽게 접근할 수 있지만 컴퓨터 소프트웨어는 제한적이고 신뢰할 수 있는 사람들만 접근할 수 있습니다.

클라우드 기반 전산회계시스템

클라우드 기반 회계 시스템은 모두가 이야기하는 최신 기술입니다. 여기에서 비즈니스 재무 데이터는 클라우드에 저장되며 어디서나 모든 장치에서 액세스할 수 있습니다. 이 소프트웨어는 인터넷 또는 클라우드 애플리케이션 서비스 제공업체가 제공하는 기타 네트워크를 통해 액세스할 수 있는 원격 서버에서 호스팅됩니다.

클라우드 기반 전산회계시스템의 주요 특징

• 접근성: 클라우드 기반 회계 소프트웨어는 하나의 데스크탑으로 제한되지 않습니다. 모든 기기를 사용하여 어디서나 로그인할 수 있습니다. 모든 데이터는 클라우드에 저장되고 동기화됩니다.
• 중앙 집중식 플랫폼: 모든 데이터는 액세스 권한이 있는 중앙 집중식 플랫폼에 저장됩니다. 그러나 언제든지 읽기 전용 모드로 전환하여 직접 복사본을 만들 수 있습니다.
• 백업: 여러 번 비즈니스 소유자는 자신이 생성한 여러 백업과 혼동을 일으키고 그 후에도 데이터를 잃게 됩니다. 그러나 클라우드 기반 회계 소프트웨어를 사용하면 더 이상 걱정할 필요가 없으며 중앙 집중식 백업이 있습니다.
• 쉽고 안전한 공유: 데이터가 하나의 플랫폼에 저장되므로 다른 이해 관계자와 액세스를 공유하는 것이 더 쉽고 안전합니다. 회계사, 은행 관리자, 비즈니스 코치는 수동으로 데이터를 전송하지 않고도 동일한 데이터에 액세스할 수 있습니다.
• 온라인 및 오프라인 모두 작업: 하이브리드 모델을 사용하면 클라우드 기반 회계 시스템에서 두 가지 장점을 모두 얻을 수 있습니다. 오프라인으로 작업할 때 인터넷에 안정적으로 연결되면 온프레미스에 간단히 저장하고 클라우드에 동기화할 수 있습니다.

컴퓨터 기반 회계 시스템이 책임 문제를 어떻게 해결할 수 있습니까?

전산화된 회계 소프트웨어를 채택하면 많은 시간을 절약하고 재정적 능력의 오류를 방지할 뿐만 아니라 책임 문제도 해결할 수 있습니다. 기존의 수동 회계 소프트웨어에서 컴퓨터 회계 시스템으로 전환할 적기입니다. 비즈니스 요구 사항을 이해하고 적합한 것을 선택하기만 하면 됩니다!

자주 묻는 질문