Компьютеризированная система бухгалтерского учета: преимущества и недостатки

С приближением конца финансового года, как вы планируете обеспечить успех своей организации?

Определенно, путем расчета ваших доходов и расходов и, в конечном итоге, оценки вашей прибыли. Но все это требует точного учета, чего трудно добиться вручную, особенно если ваша организация занимается сложной финансовой деятельностью. Итак, вот компьютеризированное программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое упростит вам бухгалтерский учет.

Давайте начнем с понимания концепции компьютеризированной системы бухгалтерского учета.

Что такое компьютеризированная система учета?

Компьютеризированная система бухгалтерского учета — это программа для владельцев бизнеса, которая помогает отслеживать доходы и расходы, подготавливать налоги и оценивать прибыль. Кроме того, они также позволяют вам управлять банковскими счетами, оплачивать счета, составлять бюджеты, создавать отчеты, управлять платежными ведомостями и делать все, что связано с финансовыми транзакциями. Короче говоря, вы можете вести все важные финансовые операции, используя компьютеризированную систему учета.

Компьютеризированное программное обеспечение для бухгалтерского учета можно легко хранить и использовать на компьютере, сетевом сервере или удаленно на любом устройстве, подключенном к надежному мобильному интернету или Wi-Fi.

Различные типы компьютеризированной системы бухгалтерского учета

Рынок предлагает вам широкий спектр программного обеспечения для бухгалтерского учета компьютерных систем, которые оснащены уникальными функциями. Поэтому важно, чтобы вы понимали различные типы компьютеризированного программного обеспечения для бухгалтерского учета, а затем выбрали тот, который соответствует потребностям вашей организации.

• Готовая к использованию компьютеризированная система учета

  Если вы владелец малого бизнеса, который ищет бюджетную систему бухгалтерского учета, то это ваш идеальный тип. Готовая к использованию компьютеризированная информационная система бухгалтерского учета проста в освоении и не требует специальной технической подготовки. Он предполагает недорогую установку и обслуживание, но также ограничивает количество пользователей.

• Коммерческая компьютеризированная система бухгалтерского учета

  Коммерческая система учета больше подходит для предприятий малого и среднего бизнеса. Затраты на установку и обслуживание относительно высоки, и он предлагает дополнительные функции наряду с основными функциями учета для создания отчетов, данных и графиков. Это компьютеризированное программное обеспечение также позволяет подключаться к другим информационным системам, обеспечивая при этом надежную защиту данных.

• Индивидуальная/специализированная компьютеризированная система бухгалтерского учета

  Индивидуальная компьютерная система бухгалтерского учета лучше всего подходит для крупных предприятий и отвечает конкретным потребностям вашего бизнеса. Адаптивность системы относительно низкая, поскольку пользователю необходимо пройти специальное обучение для изучения системы.

  Он также предлагает широкие возможности интеграции с другими информационными системами, но обеспечивает полную безопасность финансовых данных. Из-за доступных настраиваемых параметров стоимость установки и обслуживания этих типов систем учета относительно высока.

Рекомендуем прочитать: В чем разница между финансовым и управленческим учетом?

Особенности компьютеризированной системы учета

Убедитесь, что какой бы тип программного обеспечения для бухгалтерского учета вы ни выбрали для своего бизнеса, он имеет следующие функции, которые помогут вам вести свой бизнес гладко и эффективно.

• Выставление счетов и выставление счетов: основной функцией компьютерной системы в бухгалтерском учете является хранение записей данных клиентов и своевременное создание точных счетов и счетов. Он автоматизирует процесс сбора, напоминая вам о необходимости своевременно отправлять счета и отслеживать просроченные платежи. Наряду с этим, это помогает вашей организации следовать стандартным отраслевым практикам выставления счетов и выставления счетов, чтобы вы были в курсе последних событий.

• Индивидуальная отчетность: Компьютеризированные финансовые системы помогают создавать настраиваемые отчеты, такие как балансовый отчет, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, отчет о заработной плате и т. д. Бухгалтерское программное обеспечение может создавать отчеты в соответствии с вашими предпочтениями, по мере необходимости. Он также может создавать отчеты, представляя ваши данные в виде графиков или круговых диаграмм, что упрощает понимание.

• Банковское дело: компьютеризированная информационная система бухгалтерского учета не только помогает вам отслеживать ваши банковские счета, но также автоматизирует платежные процессы, такие как печать, проверка и планирование банковских платежей и прямых депозитов.

• Бюджетирование и прогнозирование. Компьютерная система бухгалтерского учета генерирует отчеты за разные периоды времени, которые помогают отслеживать эффективность вашего бизнеса и соответствующим образом готовиться к будущему. Основываясь на итоговых балансовых отчетах за прошлые периоды, ваш бизнес может составить бюджет на будущее и спрогнозировать будущие результаты.

• Управление запасами: компьютеризированное программное обеспечение не только помогает прогнозировать доход вашего бизнеса, но также может помочь в прогнозировании ваших потребностей в запасах. Программное решение также помогает в управлении запасами, что помогает вам отслеживать доступный инвентарь.

• Заработная плата: несколько компьютеризированных систем программного обеспечения для бухгалтерского учета также имеют дополнительную функцию модуля расчета заработной платы, где вы можете своевременно генерировать и обрабатывать платежи сотрудников. Это также упрощает управление переменной оплатой, а также бонусами, комиссионными, поощрениями, распределением прибыли и т. д.

• Облегчает совместную работу: Компьютеризированные системы бухгалтерского учета облегчают вам дистанционное сотрудничество с вашими уполномоченными контрактными бухгалтерами. Он позволяет синхронизировать данные с вашим банком и импортировать финансовые отчеты за считанные секунды по мере необходимости.

• Многофункциональность: глобальное управление финансами в разных валютах может быть очень сложным. Но при правильном выборе компьютеризированного программного обеспечения для бухгалтерского учета становится намного проще накапливать данные из разных мест и регистрировать финансовые операции в разных валютах.

Рекомендуем прочитать: Что такое бухгалтерский учет: типы, преимущества и передовой опыт

Преимущества компьютеризированного программного обеспечения для бухгалтерского учета

Компьютеризированное программное обеспечение для бухгалтерского учета предлагает вам гораздо больше, чем просто базовые автоматизированные бухгалтерские услуги. Ниже перечислены основные преимущества компьютеризированного программного обеспечения для бухгалтерского учета:

• Простой доступ: компьютеризированное бухгалтерское приложение позволяет устройствам iOS и Android выполнять ежедневные бухгалтерские задачи, такие как отслеживание ваших расходов, создание счетов и квитанций, совместное использование счетов и т. д. Мобильное приложение позволяет вам оставаться на связи со своими финансами, даже когда вы находитесь в пути. .

• Ускоренный учет: будучи облачной системой учета, компьютеризированное программное обеспечение для учета позволяет вводить, обрабатывать, хранить и получать доступ к данным в режиме реального времени.

• Экономит деньги: прошли те времена, когда бухгалтерский учет вели только профессиональные бухгалтеры. Даже с компьютеризированными системами бухгалтерского учета вы можете выполнять основные бухгалтерские функции и сократить расходы на бухгалтера.

  

• Высокая надежность: компьютеризированное программное обеспечение для бухгалтерского учета исключает возможность человеческой ошибки, которая очень распространена при ручном учете. Вы можете полностью положиться на точные заявления и созданные отчеты.

• Предоставляет информацию в режиме реального времени: компьютеризированное бухгалтерское программное обеспечение можно легко синхронизировать онлайн с вашим банком, что дает вам данные в режиме реального времени об оплаченных и ожидающих рассмотрения счетах или любых других понесенных расходах.

• Высокий уровень безопасности: Компьютеризированные системы бухгалтерского учета созданы с использованием передовых механизмов безопасности для защиты конфиденциальных финансовых данных вашего бизнеса. Благодаря искусственному интеллекту он хранит всю вашу финансовую информацию, пароли, учетные записи, налоговую информацию и т. д. в безопасности с защищенным доступом для ограниченного числа пользователей.

• Простое управление налогами: компьютеризированная система бухгалтерского учета предоставляет вам единую платформу, на которой вы можете быстро просмотреть сумму налогов, уплаченных вами на сегодняшний день. Наряду с этим, он также предоставляет отдельную сумму налога, которую вы и ваш клиент должны платить по каждому счету.

Рекомендуем прочитать: Разница между кассовым методом и методом начисления: что лучше для малого и среднего бизнеса?

Недостатки компьютеризированной системы бухгалтерского учета

Как и все, компьютеризированная система бухгалтерского учета также имеет свои недостатки. Вот несколько ограничений компьютеризированных систем бухгалтерского учета:

• Технические ошибки: любая техническая часть оборудования подвержена техническим проблемам в любой момент времени. Точно так же при использовании компьютеризированного программного обеспечения для бухгалтерского учета вы также можете столкнуться с несколькими техническими ошибками, такими как задержки или проблемы с сервером, отключения электроэнергии, программные ошибки и т. д.

• Дорогостоящая установка и обслуживание. Хотя в долгосрочной перспективе компьютеризированная система учета может показаться рентабельной, ее установка и обслуживание могут быть очень дорогими. В начале необходимо вложить большие средства для обучения вашего персонала, чтобы он понимал и привыкал к автоматизированному программному обеспечению.

• Интернет-угроза: даже если информация о вашем бизнесе хранится в облаке, ее можно легко взломать и использовать против вашего бизнеса. Вы должны быть осторожны, защищая его надежными паролями и предоставляя доступ только самым доверенным людям.

• Отнимает время и усилия: после того, как ваша конфиденциальная финансовая информация будет взломана, она может быть использована не по назначению, удалена или манипулирована вопреки интересам вашего бизнеса. Исправление этих ошибок потребует от ваших бухгалтеров повторной обработки данных, из которых состоит система. Интернет-атаки, такие как черви и вирусные атаки, также могут повредить всю информацию в вашей системе. Поэтому настоятельно рекомендуется всегда использовать лучшую онлайн-защиту.

Несмотря на то, что у компьютеризированной системы бухгалтерского учета есть множество недостатков, которые нельзя игнорировать, их определенно можно предотвратить, сделав правильный выбор.

Сегодня растущий бизнес должен адаптироваться к миру, который движется к цифровой эре и предполагает цифровизацию всех аспектов бизнеса.

Рекомендуем прочитать: Список 30+ лучших бухгалтерских программ для малого бизнеса в 2022 году (функции и рейтинги)

Важность компьютеризированного учета

Компьютеризированный бухгалтерский учет — это необходимость часа, и ваш бизнес определенно нуждается в этом по следующим причинам.

1. Рентабельность: Компьютеризированный учет не только более эффективен, чем ручной учет, но и более рентабелен. Это экономит ваши затраты времени, ресурсов и рабочей силы.
2. Автоматизация: при компьютеризированном учете максимальное количество ваших задач автоматизируется, что в противном случае заняло бы часы при ручном учете. Например, счета автоматически обрабатываются вовремя, даже если вы о них забываете.
3. Точность: люди склонны к ошибкам, как и ручной учет. Однако при компьютеризированном учете вы можете стремиться к 100-процентной точности. Это может помочь вам в точной и надежной финансовой отчетности, которая помогает при принятии финансовых решений.
4. Масштабируемость: вы всегда можете обновить свое компьютеризированное программное обеспечение для бухгалтерского учета по мере увеличения ваших потребностей или размера организации. Это просто требует ввода дополнительных данных, и все готово.
5. Безопасность: компьютеризированное программное обеспечение для бухгалтерского учета имеет высокую степень защиты и безопасности по сравнению с ручным бухгалтерским учетом. К бумажным бумагам и книгам может легко получить доступ любой, но к компьютерному программному обеспечению могут получить доступ только ограниченные и надежные люди.

Облачная компьютеризированная система учета

Облачная система учета – это новейшая технология, о которой все говорят. При этом финансовые данные вашего бизнеса хранятся в облаке, и к ним можно получить доступ из любого места и с любого устройства. Это программное обеспечение размещено на удаленном сервере, к которому можно получить доступ через Интернет или другие сети, предоставляемые поставщиком облачных приложений.

Основные характеристики облачной компьютеризированной системы учета

• Доступность: облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета не ограничивается одним рабочим столом. Вы можете войти в систему из любого места с любого устройства. Все ваши данные будут храниться и синхронизироваться в облаке.
• Централизованная платформа: все ваши данные хранятся на централизованной платформе с авторизованным доступом. Но вы всегда можете войти в режим только для чтения и создавать себе копии.
• Резервные копии: часто владельцы бизнеса путаются с многочисленными резервными копиями, которые они создают, и даже тогда теряют данные. Но с облачным программным обеспечением для бухгалтерского учета вам больше не нужно об этом беспокоиться, есть централизованное резервное копирование.
• Простой и безопасный обмен: благодаря хранению данных на одной платформе вам будет проще и безопаснее делиться доступом с другими заинтересованными сторонами. Ваши бухгалтеры, банковские менеджеры, бизнес-тренеры могут получить доступ к одним и тем же данным без того, чтобы вы вручную передавали им данные.
• Работайте как онлайн, так и офлайн: с гибридной моделью вы получаете лучшее из обоих миров в облачных системах учета. Когда вы работаете в автономном режиме, вы можете просто хранить данные локально и синхронизировать их с облаком при наличии стабильного подключения к Интернету.

Как компьютеризированная система бухгалтерского учета может решить проблемы подотчетности?

Внедрение компьютеризированного программного обеспечения для бухгалтерского учета не только сэкономит вам много времени и предотвратит ошибки в финансовых возможностях, но и решит проблемы с подотчетностью. Это подходящее время для вас, чтобы перейти от традиционного и ручного бухгалтерского программного обеспечения к компьютеризированным системам бухгалтерского учета. Все, что вам нужно сделать, это просто понять ваши бизнес-требования и выбрать правильный для вас!

Часто задаваемые вопросы