ระบบบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์: ข้อดีและข้อเสีย

ใกล้สิ้นปีการเงินแล้ว วางแผนอย่างไรให้องค์กรประสบความสำเร็จ?

แน่นอนโดยการคำนวณรายได้และค่าใช้จ่ายของคุณและประเมินผลกำไรของคุณในที่สุด แต่ทั้งหมดนี้จำเป็นต้องมีการบัญชีที่ถูกต้อง ซึ่งทำได้ยากโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากองค์กรของคุณเกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางการเงินที่ซับซ้อน ดังนั้น ซอฟต์แวร์การบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์จึงมาพร้อมเพื่อให้คุณทำบัญชีได้ง่ายขึ้น

เริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจแนวคิดของระบบบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์

ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์คืออะไร?

ระบบบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์สำหรับเจ้าของธุรกิจ ซึ่งช่วยติดตามรายรับและรายจ่าย จัดเตรียมภาษี และประมาณการผลกำไร นอกจากนี้ ยังช่วยให้คุณจัดการบัญชีธนาคาร ชำระค่าใช้จ่าย เตรียมงบประมาณ สร้างรายงาน จัดการบัญชีเงินเดือน และทำทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางการเงิน ในระยะสั้น คุณสามารถดำเนินกิจกรรมทางการเงินที่สำคัญทั้งหมดโดยใช้ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์

ซอฟต์แวร์บัญชีที่ใช้คอมพิวเตอร์สามารถจัดเก็บและเข้าถึงได้ง่ายบนคอมพิวเตอร์ เซิร์ฟเวอร์เครือข่าย หรือจากระยะไกลบนอุปกรณ์ใดๆ ที่เชื่อมต่อกับข้อมูลมือถือที่มีสัญญาณแรงหรือการเชื่อมต่อ Wi-Fi

ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ประเภทต่างๆ

ตลาดนำเสนอซอฟต์แวร์บัญชีระบบคอมพิวเตอร์ที่หลากหลายซึ่งมีคุณสมบัติเฉพาะตัว ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณที่จะเข้าใจซอฟต์แวร์บัญชีคอมพิวเตอร์ประเภทต่างๆ จากนั้นเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรของคุณ

• ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์พร้อมใช้

  หากคุณคือเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่กำลังมองหาระบบบัญชีที่เป็นมิตรกับงบประมาณ ระบบนี้คือแบบในอุดมคติของคุณ ระบบข้อมูลการบัญชีทางคอมพิวเตอร์ที่พร้อมใช้งานนั้นง่ายต่อการเรียนรู้และไม่ต้องการการฝึกอบรมด้านเทคนิคเฉพาะทางใด ๆ มันเกี่ยวข้องกับการติดตั้งและบำรุงรักษาต้นทุนต่ำ แต่ยังจำกัดจำนวนผู้ใช้

• ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์เชิงพาณิชย์

  ระบบบัญชีเชิงพาณิชย์เหมาะสำหรับองค์กรธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งและบำรุงรักษาค่อนข้างสูงและมีคุณสมบัติเพิ่มเติมพร้อมกับคุณสมบัติการทำบัญชีพื้นฐานสำหรับการสร้างรายงาน ข้อมูล และกราฟ ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์นี้ยังช่วยให้สามารถเชื่อมโยงกับระบบข้อมูลอื่น ๆ ในขณะที่รับประกันความปลอดภัยที่แข็งแกร่งสำหรับข้อมูล

• ปรับแต่ง/ปรับแต่งระบบบัญชีคอมพิวเตอร์

  ระบบบัญชีตามคอมพิวเตอร์ที่ปรับแต่ง/ปรับแต่งได้เหมาะที่สุดสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ และตอบสนองความต้องการเฉพาะของธุรกิจของคุณ ความสามารถในการปรับตัวของระบบค่อนข้างต่ำ เนื่องจากผู้ใช้จำเป็นต้องได้รับการฝึกอบรมเฉพาะทางเพื่อเรียนรู้ระบบ

  นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกการบูรณาการที่หลากหลายกับระบบข้อมูลอื่น ๆ แต่ช่วยให้ข้อมูลทางการเงินมีความปลอดภัยอย่างเต็มที่ เนื่องจากมีตัวเลือกที่ปรับแต่งได้เอง ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งและบำรุงรักษาระบบบัญชีประเภทนี้จึงค่อนข้างสูง

แนะนำให้อ่าน: อะไรคือความแตกต่างระหว่างการบัญชีการเงินและการบัญชีการจัดการ?

ลักษณะเด่นของระบบบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์บัญชีประเภทใดที่คุณเลือกสำหรับธุรกิจของคุณประกอบด้วยคุณสมบัติต่อไปนี้ที่จะช่วยให้คุณดำเนินธุรกิจได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

• การออกใบแจ้ง หนี้และการเรียกเก็บเงิน: เป็นฟังก์ชันพื้นฐานของระบบคอมพิวเตอร์ในการบัญชีเพื่อจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า และสร้างใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินที่ถูกต้องตรงเวลา ทำให้กระบวนการเรียกเก็บเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติโดยเตือนให้คุณส่งใบเรียกเก็บเงินตรงเวลาและติดตามยอดค้างชำระ นอกจากนั้น ยังช่วยให้องค์กรของคุณปฏิบัติตามแนวทางมาตรฐานอุตสาหกรรมสำหรับการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงิน ทำให้คุณได้รับข้อมูลล่าสุด

• การ รายงานที่กำหนดเอง: ระบบการเงินด้วยคอมพิวเตอร์ช่วยสร้างรายงานที่ปรับแต่งได้ เช่น งบดุล งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด งบจ่ายเงินเดือน ฯลฯ ซอฟต์แวร์บัญชีสามารถสร้างรายงานได้ตามความต้องการของคุณ และเมื่อจำเป็น นอกจากนี้ยังสามารถสร้างรายงานในขณะที่นำเสนอข้อมูลของคุณในกราฟหรือแผนภูมิวงกลม ทำให้เข้าใจง่ายขึ้น

• การธนาคาร: ระบบข้อมูลการบัญชีทางคอมพิวเตอร์ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณติดตามบัญชีธนาคารของคุณ แต่ยังทำให้กระบวนการชำระเงินอัตโนมัติ เช่น การพิมพ์ การตรวจสอบ และกำหนดเวลาการชำระเงินผ่านธนาคารและการฝากเงินโดยตรง

• การ จัดทำงบประมาณและการคาดการณ์: ระบบบัญชีที่ใช้คอมพิวเตอร์จะสร้างรายงานของกรอบเวลาต่างๆ ที่ช่วยติดตามผลการปฏิบัติงานของธุรกิจของคุณและเตรียมความพร้อมสำหรับอนาคต จากข้อมูลสรุปงบดุลในอดีต ธุรกิจของคุณสามารถจัดทำงบประมาณในอนาคตและคาดการณ์ประสิทธิภาพในอนาคตได้

• การจัดการสินค้าคงคลัง: ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ไม่เพียงแต่ช่วยในการคาดการณ์รายได้ของธุรกิจของคุณ แต่ยังมีประโยชน์ในการคาดการณ์ความต้องการสินค้าคงคลังของคุณ โซลูชันซอฟต์แวร์ยังช่วยในการจัดการสต็อกซึ่งช่วยคุณในการติดตามสินค้าคงคลังที่มีอยู่

• บัญชีเงินเดือน: ระบบซอฟต์แวร์บัญชีที่ใช้คอมพิวเตอร์บางระบบยังมาพร้อมกับคุณสมบัติเพิ่มเติมของโมดูลบัญชีเงินเดือน ซึ่งคุณสามารถสร้างและประมวลผลการชำระเงินของพนักงานได้ทันท่วงที นอกจากนี้ยังช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการการจ่ายผันแปรพร้อมกับโบนัส ค่าคอมมิชชั่น สิ่งจูงใจ การแบ่งปันผลกำไร ฯลฯ

• อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน: ระบบบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ช่วยให้คุณทำงานร่วมกับนักบัญชีตามสัญญาที่ได้รับอนุญาตจากระยะไกลได้ ช่วยให้คุณสามารถซิงโครไนซ์ข้อมูลกับธนาคารของคุณและนำเข้ารายงานทางการเงินในไม่กี่วินาทีเมื่อจำเป็น

• มัลติฟังก์ชั่น: การ จัดการการเงินทั่วโลกด้วยสกุลเงินที่แตกต่างกันอาจเป็นสิ่งที่ท้าทายอย่างมาก แต่ด้วยตัวเลือกที่เหมาะสมของซอฟต์แวร์การบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ การรวบรวมข้อมูลจากหลาย ๆ แห่งและบันทึกธุรกรรมทางการเงินในสกุลเงินต่างๆ จะง่ายขึ้นมาก

แนะนำให้อ่าน: การบัญชีคืออะไร: ประเภท ประโยชน์และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ข้อดีของโปรแกรมบัญชีคอมพิวเตอร์

ซอฟต์แวร์บัญชีคอมพิวเตอร์ให้คุณมากกว่าบริการบัญชีอัตโนมัติขั้นพื้นฐาน ด้านล่างนี้คือประโยชน์หลักของซอฟต์แวร์การบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์:

• เข้าถึงได้ง่าย: แอปพลิเคชันการบัญชีทางคอมพิวเตอร์ช่วยให้ทั้งอุปกรณ์ iOS และ Android สามารถทำงานบัญชีรายวันได้ เช่น การติดตามค่าใช้จ่าย การสร้างใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ การแชร์บิล ฯลฯ แอปพลิเคชันมือถือช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับการเงินได้แม้ในขณะเดินทาง .

• การบัญชีที่เร็วขึ้น: เนื่องจากเป็นระบบบัญชีบนคลาวด์ ซอฟต์แวร์บัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ทำให้คุณสามารถป้อน ประมวลผล จัดเก็บ และเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์

• ประหยัดเงิน: ไปเป็นวันที่การบัญชีทำโดยนักบัญชีมืออาชีพเท่านั้น ด้วยระบบบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ คุณสามารถทำหน้าที่บัญชีพื้นฐานและลดต้นทุนของนักบัญชีได้

• เชื่อถือได้สูง: ซอฟต์แวร์บัญชีที่ใช้คอมพิวเตอร์ช่วยขจัดความเป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ ซึ่งพบได้บ่อยมากในการบัญชีด้วยตนเอง คุณสามารถพึ่งพาคำสั่งและรายงานที่แม่นยำได้อย่างสมบูรณ์

  

• ให้ข้อมูลตามเวลาจริง: ซอฟต์แวร์การบัญชีที่ใช้คอมพิวเตอร์สามารถซิงโครไนซ์ออนไลน์กับธนาคารของคุณได้อย่างง่ายดาย ซึ่งจะให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วและรอดำเนินการ หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกิดขึ้น

• มีความปลอดภัยสูง: ระบบบัญชีที่ใช้คอมพิวเตอร์สร้างขึ้นด้วยกลไกการรักษาความปลอดภัยระดับไฮเอนด์เพื่อปกป้องข้อมูลทางการเงินที่เป็นความลับสูงของธุรกิจของคุณ ขับเคลื่อนด้วย AI เก็บข้อมูลทางการเงิน รหัสผ่าน บัญชี ข้อมูลภาษี ฯลฯ ทั้งหมดของคุณอย่างปลอดภัยด้วยการเข้าถึงที่ปลอดภัยสำหรับผู้ใช้ที่จำกัด

• การจัดการภาษีอย่างง่าย: ระบบบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์มีแพลตฟอร์มเดียว ซึ่งคุณสามารถดูภาพรวมโดยย่อของจำนวนภาษีที่คุณได้ชำระจนถึงวันที่ นอกจากนี้ ยังมีภาษีที่คุณและลูกค้าต้องชำระในแต่ละใบแจ้งหนี้แยกกันอีกด้วย

การอ่านที่แนะนำ: ความแตกต่างระหว่างพื้นฐานเงินสดกับเกณฑ์คงค้างของการบัญชี: ไหนดีกว่าสำหรับ SMB

ข้อเสียของระบบบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์

ระบบบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ก็มีข้อเสียเช่นเดียวกัน ข้อจำกัดบางประการของระบบบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์มีดังนี้

• ข้อผิดพลาดทางเทคนิค: เครื่องจักรทางเทคนิคใดๆ มักจะประสบปัญหาทางเทคนิค ณ จุดใดเวลาหนึ่ง ในทำนองเดียวกัน ในขณะที่ใช้ซอฟต์แวร์การบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ คุณอาจพบข้อผิดพลาดทางเทคนิคหลายอย่าง เช่น ความล่าช้าหรือปัญหาของเซิร์ฟเวอร์ ไฟฟ้าดับ ข้อบกพร่องของซอฟต์แวร์ ฯลฯ

• การ ติดตั้งและบำรุงรักษาที่มีราคาแพง: แม้ว่าในระยะยาว ระบบบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์อาจดูคุ้มค่า แต่การติดตั้งและบำรุงรักษาอาจมีราคาแพงมาก ในการเริ่มต้น จำเป็นต้องมีการลงทุนจำนวนมากเพื่อฝึกอบรมบุคลากรของคุณให้เข้าใจและทำความคุ้นเคยกับซอฟต์แวร์อัตโนมัติ

• ภัยคุกคามออนไลน์: แม้ว่าข้อมูลบัญชีธุรกิจของคุณจะถูกเก็บไว้ในคลาวด์ แต่ก็สามารถถูกแฮ็กได้ง่ายและสามารถนำมาใช้ในทางที่ผิดกับธุรกิจของคุณได้ คุณต้องใช้ความระมัดระวังในขณะที่รักษาความปลอดภัยด้วยรหัสผ่านที่รัดกุมและให้สิทธิ์เข้าถึงเฉพาะผู้ที่น่าเชื่อถือที่สุดของคุณเท่านั้น

• ใช้ เวลาและความพยายาม: เมื่อข้อมูลทางการเงินที่เป็นความลับของคุณถูกแฮ็ก อาจถูกนำไปใช้ในทางที่ผิด ลบออก หรือจัดการกับผลประโยชน์ของธุรกิจของคุณ การแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านี้จะทำให้นักบัญชีของคุณต้องทำงานใหม่กับข้อมูลที่ระบบประกอบด้วย การโจมตีทางอินเทอร์เน็ต เช่น เวิร์มและการโจมตีของไวรัส อาจทำให้ข้อมูลทั้งหมดในระบบของคุณเสียหายได้ ดังนั้นจึงขอแนะนำอย่างยิ่งให้ใช้การป้องกันออนไลน์ที่ดีที่สุดเสมอ

แม้ว่าระบบบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์จะมีข้อเสียหลายประการที่มองข้ามไม่ได้แต่ป้องกันได้แน่นอนด้วยการเลือกอย่างถูกต้อง

ทุกวันนี้ ธุรกิจที่กำลังเติบโตจำเป็นต้องปรับตัวให้เข้ากับโลกที่กำลังก้าวไปสู่ยุคดิจิทัลและที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกิจให้เป็นดิจิทัลในทุกแง่มุม

การอ่านที่แนะนำ: รายชื่อซอฟต์แวร์บัญชี 30+ ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในปี 2565 (คุณสมบัติและการให้คะแนน)

ความสำคัญของการบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์

การบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์เป็นความจำเป็นของชั่วโมง และธุรกิจของคุณก็จำเป็นต้องใช้ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้

1. ความคุ้มค่า: การ บัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ไม่เพียงมีประสิทธิภาพมากกว่าการบัญชีด้วยมือเท่านั้น แต่ยังประหยัดต้นทุนอีกด้วย ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นตรงเวลา ทรัพยากร และกำลังคน
2. ระบบอัตโนมัติ: ในการบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ งานสูงสุดของคุณจะได้รับการทำงานอัตโนมัติ ซึ่งอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงในการบัญชีด้วยตนเอง ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้จะได้รับการประมวลผลตรงเวลาโดยอัตโนมัติ แม้ว่าคุณจะลืมไปก็ตาม
3. ความแม่นยำ: มนุษย์มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาด และการทำบัญชีด้วยตนเองก็เช่นกัน อย่างไรก็ตาม ด้วยการบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ คุณสามารถตั้งเป้าที่จะบรรลุความถูกต้อง 100 เปอร์เซ็นต์ได้ สามารถช่วยคุณในการรายงานทางการเงินที่ถูกต้องและเชื่อถือได้ซึ่งช่วยในขณะตัดสินใจทางการเงิน
4. ความสามารถใน การปรับขนาด: คุณสามารถอัพเกรดซอฟต์แวร์การบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ของคุณได้ตลอดเวลาตามความต้องการหรือขนาดองค์กรของคุณเพิ่มขึ้น เพียงแค่ต้องการการป้อนข้อมูลเพิ่มเติม และคุณก็พร้อมแล้ว
5. ความปลอดภัย: ซอฟต์แวร์บัญชีที่ใช้คอมพิวเตอร์ได้รับการปกป้องและมีความปลอดภัยสูง เมื่อเทียบกับการทำบัญชีด้วยตนเอง ทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารและหนังสือทางกายภาพได้อย่างง่ายดาย แต่ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์สามารถเข้าถึงได้โดยบุคคลที่มีจำกัดและเชื่อถือได้เท่านั้น

ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์บนคลาวด์

ระบบบัญชีบนคลาวด์เป็นเทคโนโลยีใหม่ล่าสุดที่ทุกคนพูดถึง ในเรื่องนี้ ข้อมูลทางการเงินของธุรกิจของคุณจะถูกจัดเก็บไว้บนคลาวด์ และสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่และทุกอุปกรณ์ ซอฟต์แวร์นี้โฮสต์อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านทางอินเทอร์เน็ตหรือเครือข่ายอื่น ๆ ที่ให้บริการโดยผู้ให้บริการแอปพลิเคชันระบบคลาวด์

คุณสมบัติหลักของระบบบัญชีคอมพิวเตอร์บนคลาวด์

• การเข้าถึง: ซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์ไม่ได้จำกัดอยู่แค่เดสก์ท็อปเดียว คุณสามารถเข้าสู่ระบบได้จากทุกที่โดยใช้อุปกรณ์ใดก็ได้ ข้อมูลทั้งหมดของคุณจะถูกจัดเก็บและซิงค์บนคลาวด์
• แพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์: ข้อมูลทั้งหมดของคุณถูกจัดเก็บไว้ในแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์พร้อมการเข้าถึงที่ได้รับอนุญาต แต่คุณสามารถเข้าสู่โหมดอ่านอย่างเดียวและสร้างสำเนาสำหรับตัวคุณเองได้เสมอ
• การสำรองข้อมูล: หลายครั้งที่เจ้าของธุรกิจมักสับสนกับข้อมูลสำรองหลายชุดที่พวกเขาสร้างขึ้น และถึงกระนั้นก็สูญเสียข้อมูลไป แต่ด้วยซอฟต์แวร์การบัญชีบนคลาวด์ คุณไม่ต้องกังวลกับเรื่องนี้อีกต่อไป มีการสำรองข้อมูลแบบรวมศูนย์
• การแบ่งปันที่ง่ายและปลอดภัย: ด้วยข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในแพลตฟอร์มเดียว คุณจึงแชร์การเข้าถึงกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ได้ง่ายและปลอดภัยยิ่งขึ้น นักบัญชี ผู้จัดการธนาคาร ผู้ฝึกสอนทางธุรกิจสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้โดยที่คุณไม่ต้องโอนข้อมูลไปยังพวกเขาด้วยตนเอง
• ทำงานทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์: ด้วยโมเดลไฮบริด คุณจะได้รับสิ่งที่ดีที่สุดจากทั้งสองโลกในระบบบัญชีบนคลาวด์ เมื่อคุณทำงานแบบออฟไลน์ คุณสามารถจัดเก็บในองค์กรและซิงค์กับระบบคลาวด์เมื่อมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร

ระบบบัญชีโดยใช้คอมพิวเตอร์สามารถแก้ไขปัญหาความรับผิดชอบได้อย่างไร

การใช้ซอฟต์แวร์การบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์จะไม่เพียงช่วยคุณประหยัดเวลาและป้องกันข้อผิดพลาดในด้านความสามารถทางการเงินเท่านั้น แต่ยังช่วยแก้ปัญหาด้านความรับผิดชอบอีกด้วย เป็นเวลาที่เหมาะสมสำหรับคุณในการเปลี่ยนจากซอฟต์แวร์บัญชีแบบเดิมและแบบใช้มือเป็นระบบบัญชีแบบใช้คอมพิวเตอร์ สิ่งที่คุณต้องทำคือเพียงแค่ทำความเข้าใจกับความต้องการทางธุรกิจของคุณและเลือกสิ่งที่ใช่สำหรับคุณ!

คำถามที่พบบ่อย