Sistema di contabilità computerizzato: vantaggi e svantaggi

Con la fine dell'anno finanziario alle porte, come pensi di garantire il successo della tua organizzazione?

Sicuramente calcolando le tue entrate e le tue spese ed eventualmente stimando i tuoi profitti. Ma tutto ciò richiede una contabilità accurata che è difficile da ottenere manualmente, soprattutto se la tua organizzazione è coinvolta in complicate attività finanziarie. Quindi, ecco che arriva un software di contabilità computerizzato per semplificare la contabilità per te.

Iniziamo con la comprensione del concetto di sistema contabile informatizzato.

Che cos'è un sistema di contabilità computerizzata?

Il sistema di contabilità computerizzata è un programma software per imprenditori, che aiuta a tenere traccia delle entrate e delle spese, preparare le tasse e stimare i profitti. Inoltre, consentono anche di gestire conti bancari, pagare bollette, preparare budget, generare report, gestire buste paga e fare qualsiasi cosa che implichi transazioni finanziarie. In breve, puoi svolgere tutte le attività finanziarie importanti utilizzando un sistema di contabilità computerizzata

È possibile archiviare e accedere facilmente al software di contabilità computerizzata su un computer, un server di rete o in remoto su qualsiasi dispositivo connesso a una forte connessione dati mobile o Wi-Fi.

Diversi tipi di sistema di contabilità informatizzata

Il mercato offre una vasta gamma di software per la contabilità dei sistemi informatici dotati di caratteristiche uniche. Pertanto, è importante per te comprendere diversi tipi di software di contabilità computerizzata e quindi selezionare quello più adatto alle tue esigenze organizzative.

• Sistema di contabilità computerizzato pronto all'uso

  Se sei un imprenditore su piccola scala che sta cercando un sistema di contabilità a basso costo, allora questo è il tuo tipo ideale. Un sistema informativo contabile informatizzato pronto all'uso è di facile apprendimento e non richiede alcuna formazione tecnica specializzata. Implica installazione e manutenzione a basso costo, ma limita anche il numero di utenti.

• Sistema di contabilità informatizzata commerciale

  Un sistema di contabilità commerciale è più adatto per le piccole e medie imprese. I costi di installazione e manutenzione sono relativamente elevati e offre funzionalità aggiuntive insieme alle funzionalità di contabilità di base per la generazione di report, dati e grafici. Questo software computerizzato consente anche il collegamento ad altri sistemi informativi garantendo al contempo una solida sicurezza per i dati.

• Sistema di contabilità computerizzato personalizzato/su misura

  Un sistema di contabilità computerizzato personalizzato/su misura è più adatto per le grandi imprese e soddisfa le esigenze specifiche della tua attività. L'adattabilità del sistema è relativamente bassa poiché l'utente deve sottoporsi a una formazione specializzata per apprendere il sistema.

  Offre inoltre ampie opzioni di integrazione con altri sistemi informativi ma mantiene i dati finanziari completamente protetti. A causa delle opzioni personalizzabili disponibili, i costi di installazione e manutenzione di questi tipi di sistemi contabili sono relativamente elevati.

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Caratteristiche del sistema di contabilità computerizzata

Assicurati che qualsiasi tipo di software di contabilità tu scelga per la tua attività contenga le seguenti funzionalità che ti aiuteranno a gestire la tua attività in modo fluido ed efficiente.

• Fatturazione e fatturazione: è la funzione di base del sistema informatico nella contabilità per archiviare i record dei dati dei clienti e generare fatture e fatture accurate in tempo. Automatizza il processo di riscossione ricordandoti di inviare le fatture in tempo e tenendo traccia dei pagamenti in sospeso. Insieme a ciò, aiuta la tua organizzazione a seguire le pratiche standard del settore per la fatturazione e la fatturazione, tenendoti aggiornato.

• Reportistica personalizzata: i sistemi finanziari computerizzati aiutano a generare report personalizzati come stato patrimoniale, conto economico, rendiconto finanziario, rendiconto salariale, ecc. Il software di contabilità può generare report secondo le tue preferenze, come e quando richiesto. Può anche generare report presentando i tuoi dati in grafici o grafici a torta, facilitandone la comprensione.

• Servizi bancari: un sistema informatico di contabilità non solo ti aiuta a tenere traccia dei tuoi conti bancari, ma automatizza anche i processi di pagamento come la stampa, il controllo e la programmazione dei pagamenti bancari e dei depositi diretti.

• Budgeting e previsioni: un sistema di contabilità basato su computer genera report di diversi intervalli di tempo, che aiutano a tenere traccia delle prestazioni aziendali e prepararsi di conseguenza per il futuro. Sulla base dei riepiloghi di bilancio del passato, la tua azienda può fare il budget futuro e prevedere le prestazioni future.

• Gestione dell'inventario: un software computerizzato non solo aiuta a prevedere le entrate della tua attività, ma può anche essere utile per prevedere i requisiti di inventario. La soluzione software aiuta anche nella gestione delle scorte che ti aiuta a tenere traccia dell'inventario disponibile.

• Retribuzioni: alcuni sistemi software di contabilità computerizzata sono dotati anche di una funzionalità aggiuntiva del modulo buste paga in cui è possibile generare ed elaborare i pagamenti dei dipendenti in modo tempestivo. Semplifica inoltre la gestione della retribuzione variabile insieme a bonus, commissioni, incentivi, partecipazione agli utili, ecc.

• Facilita la collaborazione: i sistemi di contabilità computerizzati ti facilitano la collaborazione a distanza con i tuoi contabili contrattuali autorizzati. Ti consente di sincronizzare i dati con la tua banca e di importare report finanziari in pochi secondi come e quando richiesto.

• Multifunzionalità: la gestione delle finanze a livello globale con valute diverse può essere molto impegnativa. Ma con la giusta scelta di software di contabilità computerizzata, diventa molto più facile accumulare dati da più posizioni e registrare transazioni finanziarie in valute diverse.

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Vantaggi del software di contabilità computerizzata

Il software di contabilità computerizzata offre molto di più dei semplici servizi di contabilità automatizzata di base. Di seguito sono indicati i principali vantaggi del software di contabilità computerizzata:

• Facilmente accessibile: un'applicazione di contabilità computerizzata consente ai dispositivi iOS e Android di eseguire attività di contabilità quotidiana come tenere traccia delle spese, generare fatture e ricevute, condividere fatture, ecc. L'applicazione mobile ti tiene connesso con le tue finanze anche quando sei in movimento .

• Contabilità più veloce: essendo un sistema di contabilità basato su cloud, il software di contabilità computerizzata consente di inserire, elaborare, archiviare e accedere ai dati in tempo reale.

• Risparmio di denaro: sono finiti i giorni in cui la contabilità era fatta solo da contabili professionisti. Anche con i sistemi di contabilità computerizzata, puoi eseguire funzioni contabili di base e ridurre i costi di un contabile.

• Altamente affidabile: un software di contabilità computerizzato elimina la possibilità di errore umano che è molto comune nella contabilità manuale. Puoi fare completamente affidamento sulle dichiarazioni e sui rapporti precisi generati.

  

• Fornisce informazioni in tempo reale: il software di contabilità computerizzata può essere facilmente sincronizzato online con la tua banca che ti fornisce dati in tempo reale sulle fatture pagate e in sospeso o su qualsiasi altra spesa sostenuta.

• Altamente sicuro: i sistemi di contabilità computerizzati sono creati con meccanismi di sicurezza di fascia alta per proteggere i dati finanziari altamente riservati della tua azienda. Basato sull'intelligenza artificiale, mantiene tutte le tue informazioni finanziarie, password, account, informazioni fiscali, ecc. Al sicuro con accesso protetto a utenti limitati.

• Facile gestione delle tasse: un sistema di contabilità computerizzato ti offre una piattaforma in cui puoi avere una rapida panoramica dell'importo delle tasse che hai pagato fino ad oggi. Insieme a questo, fornisce anche un importo separato di tasse che tu e il tuo cliente dovete pagare su ogni fattura.

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Svantaggi del sistema di contabilità informatizzata

Come ogni cosa, anche un sistema di contabilità computerizzata ha la sua giusta dose di svantaggi. Ecco alcune limitazioni dei sistemi di contabilità computerizzata:

• Errori tecnici: qualsiasi pezzo tecnico di macchinario è soggetto a problemi tecnici in un dato momento. Allo stesso modo, durante l'utilizzo di un software di contabilità computerizzata è anche possibile riscontrare diversi errori tecnici come ritardi o problemi del server, interruzioni di corrente, bug del software, ecc.

• Installazione e manutenzione costose: sebbene a lungo termine un sistema di contabilità computerizzata possa sembrare conveniente, la sua installazione e manutenzione possono essere molto costose. All'inizio, è necessario investire molto per addestrare il personale a comprendere e abituarsi al software automatizzato.

• Minaccia online: anche se le informazioni di contabilità aziendale sono archiviate nel cloud, possono essere facilmente violate e utilizzate in modo improprio contro la tua attività. Devi stare attento mentre lo proteggi con password complesse e consenti l'accesso solo alle persone più fidate.

• Consuma tempo e sforzi: una volta che le tue informazioni finanziarie riservate sono state violate, possono essere utilizzate in modo improprio, rimosse o manipolate contro l'interesse della tua attività. La correzione di questi errori richiederà ai tuoi contabili di rielaborare i dati di cui è composto il sistema. Attacchi Internet come worm e attacchi di virus possono anche corrompere tutte le informazioni nel tuo sistema. Pertanto, è altamente consigliabile utilizzare sempre la migliore protezione online.

Anche se ci sono molteplici svantaggi in un sistema di contabilità computerizzata che non possono essere ignorati ma sicuramente possono essere prevenuti facendo la scelta giusta.

Oggi un'azienda in crescita ha bisogno di adattarsi a un mondo che si sta muovendo verso un'era digitale e che prevede la digitalizzazione di ogni aspetto del business.

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Importanza della contabilità informatizzata

La contabilità computerizzata è la necessità del momento e la tua azienda ne ha sicuramente bisogno per i seguenti motivi.

1. Efficacia in termini di costi: la contabilità computerizzata non solo è più efficiente della contabilità manuale, ma è anche più conveniente. Risparmia sui costi sostenuti in termini di tempo, risorse e manodopera.
2. Automazione: nella contabilità computerizzata, il massimo delle tue attività viene automatizzato, il che altrimenti richiederebbe ore nella contabilità manuale. Ad esempio, le fatture vengono elaborate automaticamente in tempo, anche se te ne dimentichi.
3. Precisione: gli esseri umani sono inclini agli errori, così come la contabilità manuale. Tuttavia, con la contabilità computerizzata, puoi mirare a ottenere una precisione del 100%. Può assisterti nella creazione di report finanziari accurati e affidabili che aiutano a prendere decisioni finanziarie.
4. Scalabilità: puoi sempre aggiornare il tuo software di contabilità computerizzata man mano che le tue esigenze o le dimensioni dell'organizzazione aumentano. Richiede solo l'immissione di dati aggiuntivi e sei a posto.
5. Sicurezza: il software di contabilità computerizzata è altamente protetto e sicuro rispetto alla contabilità manuale. Documenti e libri fisici sono facilmente accessibili a chiunque, ma il software computerizzato è accessibile solo a persone limitate e affidabili.

Sistema di contabilità informatizzato basato su cloud

Il sistema di contabilità basato sul cloud è la tecnologia più recente di cui tutti hanno parlato. In questo, i dati finanziari della tua azienda sono archiviati sul cloud e sono accessibili da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo. Questo software è ospitato su un server remoto a cui è possibile accedere tramite Internet o altre reti fornite da un provider di servizi di applicazioni cloud.

Caratteristiche principali di un sistema di contabilità computerizzato basato su cloud

• Accessibilità: il software di contabilità basato su cloud non si limita a un solo desktop. Puoi accedere da qualsiasi luogo utilizzando qualsiasi dispositivo. Tutti i tuoi dati verranno archiviati e sincronizzati sul cloud.
• Piattaforma centralizzata: tutti i tuoi dati sono archiviati su una piattaforma centralizzata con accesso autorizzato. Ma puoi sempre accedere alla modalità di sola lettura e creare copie per te stesso.
• Backup: molte volte, gli imprenditori si confondono con i backup multipli che creano e, anche in questo caso, perdono i dati. Ma con il software di contabilità basato su cloud, non devi più preoccuparti di questo, ci sono backup centralizzati.
• Condivisione facile e sicura: con i dati archiviati su un'unica piattaforma, è facile e più sicuro condividere l'accesso con altre parti interessate. I tuoi commercialisti, dirigenti di banca, business coach possono accedere agli stessi dati senza che tu li trasferisca manualmente a loro.
• Funziona con entrambi, online e offline: con il modello ibrido, ottieni il meglio di entrambi i mondi nei sistemi di contabilità basati su cloud. Quando lavori offline, puoi semplicemente archiviare in locale e sincronizzarlo con il cloud quando è disponibile una connessione Internet stabile.

In che modo il sistema di contabilità basato su computer può risolvere i problemi di responsabilità?

L'adozione di un software di contabilità computerizzata non solo ti farà risparmiare molto tempo e preverrà errori nella capacità finanziaria, ma risolverà anche i problemi di responsabilità. È il momento giusto per passare dai software di contabilità tradizionale e manuale ai sistemi di contabilità computerizzata. Tutto quello che devi fare è capire le tue esigenze aziendali e selezionare quella giusta per te!

Domande frequenti