Système Comptable Informatisé : Avantages & Inconvénients

À l'approche de la fin de l'exercice financier, comment comptez-vous assurer le succès de votre organisation ?

Certainement en calculant vos revenus et vos dépenses et éventuellement en estimant vos bénéfices. Mais tout cela nécessite une comptabilité précise qui est difficile à réaliser manuellement, surtout si votre organisation est impliquée dans des activités financières complexes. Alors, voici un logiciel de comptabilité informatisé pour vous simplifier la comptabilité.

Commençons par comprendre le concept de système comptable informatisé.

Qu'est-ce qu'un Système Comptable Informatisé ?

Le système de comptabilité informatisé est un logiciel destiné aux propriétaires d'entreprise, qui permet de suivre les revenus et les dépenses, de préparer les impôts et d'estimer les bénéfices. De plus, ils vous permettent également de gérer des comptes bancaires, de payer des factures, de préparer des budgets, de générer des rapports, de gérer la paie et de faire tout ce qui implique des transactions financières. En bref, vous pouvez effectuer toutes les activités financières importantes à l'aide d'un système comptable informatisé

Un logiciel de comptabilité informatisé peut être facilement stocké et accessible sur un ordinateur, un serveur de réseau ou à distance sur tout appareil connecté à une connexion de données mobile ou Wi-Fi puissante.

Différents types de système comptable informatisé

Le marché vous propose une large gamme de logiciels de comptabilité de système informatique dotés de fonctionnalités uniques. Par conséquent, il est important que vous compreniez les différents types de logiciels de comptabilité informatisés, puis que vous choisissiez celui qui convient à vos besoins organisationnels.

• Système comptable informatisé prêt à l'emploi

  Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise à la recherche d'un système de comptabilité économique, alors c'est votre type idéal. Un système d'information comptable informatisé prêt à l'emploi est facile à prendre en main et ne nécessite aucune formation technique spécialisée. Elle implique une installation et une maintenance peu coûteuses, mais limite également le nombre d'utilisateurs.

• Système comptable informatisé commercial

  Un système de comptabilité commerciale convient mieux aux petites et moyennes entreprises. Les coûts d'installation et de maintenance sont relativement élevés et il offre des fonctionnalités supplémentaires ainsi que les fonctionnalités de comptabilité de base pour générer des rapports, des données et des graphiques. Ce logiciel informatisé permet également d'établir des liens avec d'autres systèmes d'information tout en garantissant une sécurité robuste des données.

• Système de comptabilité informatisé personnalisé/sur mesure

  Un système de comptabilité informatisé personnalisé/sur mesure convient mieux aux grandes entreprises et répond aux besoins spécifiques de votre entreprise. L'adaptabilité du système est relativement faible car l'utilisateur doit suivre une formation spécialisée pour apprendre le système.

  Il offre également de larges options d'intégration avec d'autres systèmes d'information mais garde les données financières entièrement sécurisées. En raison des options personnalisables disponibles, le coût d'installation et de maintenance de ces types de systèmes comptables est relativement élevé.

Lecture suggérée : Quelle est la différence entre la comptabilité financière et la comptabilité de gestion ?

Caractéristiques du système comptable informatisé

Assurez-vous que le type de logiciel de comptabilité que vous choisissez pour votre entreprise comprend les fonctionnalités suivantes qui vous aideront à gérer votre entreprise de manière fluide et efficace.

• Facturation et facturation : C'est la fonction de base du système informatique dans la comptabilité de stocker les enregistrements des données des clients et de générer des factures et des factures précises à temps. Il automatise le processus de recouvrement en vous rappelant d'envoyer les factures à temps et de garder une trace des paiements en souffrance. Parallèlement à cela, il aide votre organisation à suivre les pratiques standard de l'industrie en matière de facturation et de facturation, vous tenant ainsi au courant.

• Rapports personnalisés : Les systèmes financiers informatisés permettent de générer des rapports personnalisés tels que le bilan, l'état des résultats, l'état des flux de trésorerie, le relevé de paie, etc. Le logiciel de comptabilité peut générer des rapports selon vos préférences, au fur et à mesure des besoins. Il peut également générer des rapports tout en présentant vos données sous forme de graphiques ou de camemberts, ce qui facilite leur compréhension.

• Banque : Un système d'information comptable informatisé vous aide non seulement à suivre vos comptes bancaires, mais automatise également les processus de paiement tels que l'impression, la vérification et la planification des paiements bancaires et des dépôts directs.

• Budgétisation et prévisions : un système de comptabilité informatisé génère des rapports sur différentes périodes, ce qui permet de suivre les performances de votre entreprise et de se préparer en conséquence pour l'avenir. Sur la base des résumés des bilans du passé, votre entreprise peut faire la budgétisation future et prévoir les performances futures.

• Gestion des stocks : un logiciel informatisé aide non seulement à prévoir les revenus de votre entreprise, mais peut également être utile pour prévoir vos besoins en stocks. La solution logicielle aide également à gérer les stocks, ce qui vous aide à suivre l'inventaire disponible.

• Paie : Quelques systèmes logiciels de comptabilité informatisés sont également dotés d'une fonctionnalité supplémentaire du module de paie où vous pouvez générer et traiter les paiements des employés en temps opportun. Il simplifie également la gestion de la rémunération variable ainsi que des primes, commissions, intéressements, intéressement, etc.

• Facilite la collaboration : les systèmes comptables informatisés vous facilitent la collaboration à distance avec vos comptables contractuels autorisés. Il vous permet de synchroniser les données avec votre banque et d'importer des rapports financiers en quelques secondes au fur et à mesure de vos besoins.

• Multifonctionnalité : gérer des finances à l'échelle mondiale avec différentes devises peut être très difficile. Mais avec le bon choix de logiciel de comptabilité informatisé, il devient beaucoup plus facile d'accumuler des données à partir de plusieurs emplacements et d'enregistrer des transactions financières dans différentes devises.

Lecture suggérée : Qu'est-ce que la comptabilité : types, avantages et meilleures pratiques

Avantages du logiciel de comptabilité informatisé

Un logiciel de comptabilité informatisé vous offre bien plus que de simples services de comptabilité automatisés de base. Vous trouverez ci-dessous les principaux avantages d'un logiciel de comptabilité informatisé :

• Facilement accessible : une application de comptabilité informatisée permet aux appareils iOS et Android d'effectuer des tâches comptables quotidiennes telles que le suivi de vos dépenses, la génération de factures et de reçus, le partage de factures, etc. L'application mobile vous permet de rester connecté à vos finances même lorsque vous êtes en déplacement. .

• Comptabilité plus rapide : étant un système de comptabilité basé sur le cloud, le logiciel de comptabilité informatisé vous permet de saisir, de traiter, de stocker et d'accéder aux données en temps réel.

• Économise de l'argent : L'époque où la comptabilité n'était effectuée que par des comptables professionnels est révolue. Même avec des systèmes comptables informatisés, vous pouvez effectuer des fonctions comptables de base et réduire le coût d'un comptable.

• Hautement fiable : Un logiciel de comptabilité informatisé élimine la possibilité d'erreur humaine qui est très courante dans la comptabilité manuelle. Vous pouvez entièrement vous fier aux relevés et rapports précis générés.

  

• Fournit des informations en temps réel : le logiciel de comptabilité informatisé peut être facilement synchronisé en ligne avec votre banque, ce qui vous donne des données en temps réel sur les factures payées et en attente ou sur toute autre dépense encourue.

• Hautement sécurisé : Les systèmes comptables informatisés sont créés avec des mécanismes de sécurité haut de gamme pour protéger les données financières hautement confidentielles de votre entreprise. Propulsé par l'IA, il conserve toutes vos informations financières, mots de passe, comptes, informations fiscales, etc. en toute sécurité avec un accès sécurisé à des utilisateurs limités.

• Gestion simplifiée des impôts : Un système de comptabilité informatisé vous fournit une plate-forme où vous pouvez avoir un aperçu rapide du montant des impôts que vous avez payés jusqu'à ce jour. Parallèlement à cela, il fournit également un montant distinct de taxe que vous et votre client devez payer sur chaque facture.

Lecture suggérée : Différence entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice : laquelle est la meilleure pour les PME ?

Inconvénients du système comptable informatisé

Comme tout, un système comptable informatisé vient aussi avec sa juste part d'inconvénients. Voici quelques limites des systèmes comptables informatisés :

• Erreurs techniques : Toute machine technique est susceptible de rencontrer des problèmes techniques à un moment donné. De même, lors de l'utilisation d'un logiciel de comptabilité informatisé, vous pouvez également rencontrer plusieurs erreurs techniques telles que des retards ou des problèmes de serveur, des coupures de courant, des bogues logiciels, etc.

• Installation et maintenance coûteuses : Bien qu'à long terme, un système comptable informatisé puisse sembler rentable, son installation et sa maintenance peuvent être très coûteuses. Au début, beaucoup d'investissements doivent être faits pour former votre personnel afin qu'il comprenne et s'habitue au logiciel automatisé.

• Menace en ligne : même si les informations comptables de votre entreprise sont stockées dans le cloud, elles peuvent être facilement piratées et utilisées à mauvais escient contre votre entreprise. Vous devez être prudent tout en le sécurisant avec des mots de passe forts et en ne donnant accès qu'à vos personnes les plus fiables.

• Consomme du temps et des efforts : une fois que vos informations financières confidentielles sont piratées, elles peuvent être utilisées à mauvais escient, supprimées ou manipulées contre l'intérêt de votre entreprise. Pour rectifier ces erreurs, vos comptables devront retravailler les données qui composent le système. Les attaques Internet telles que les vers et les attaques de virus peuvent également corrompre toutes les informations de votre système. Il est donc fortement conseillé de toujours utiliser la meilleure protection en ligne.

Même s'il existe de multiples inconvénients à un système comptable informatisé qui ne peuvent être ignorés, mais qui peuvent certainement être évités en faisant le bon choix.

Aujourd'hui, une entreprise en croissance doit s'adapter à un monde qui évolue vers une ère numérique et qui implique la numérisation de tous les aspects de l'entreprise.

Lecture suggérée : Liste des 30 meilleurs logiciels de comptabilité pour les petites entreprises en 2022 (fonctionnalités et évaluations)

Importance de la comptabilité informatisée

La comptabilité informatisée est le besoin de l'heure, et votre entreprise en a certainement besoin pour les raisons suivantes.

1. Rentabilité : la comptabilité informatisée est non seulement plus efficace que la comptabilité manuelle, mais elle est également plus rentable. Cela vous permet d'économiser sur les coûts de temps, de ressources et de main-d'œuvre.
2. Automatisation : dans la comptabilité informatisée, le maximum de vos tâches est automatisé, ce qui prendrait autrement des heures dans la comptabilité manuelle. Par exemple, les factures sont automatiquement traitées à temps, même si vous les oubliez.
3. Précision : les humains sont sujets aux erreurs, tout comme la comptabilité manuelle. Cependant, avec la comptabilité informatisée, vous pouvez viser une précision de 100 %. Il peut vous aider à produire des rapports financiers précis et fiables qui vous aideront à prendre des décisions financières.
4. Évolutivité : Vous pouvez toujours mettre à niveau votre logiciel de comptabilité informatisé à mesure que vos besoins ou la taille de votre organisation augmentent. Cela nécessite simplement une saisie de données supplémentaire, et vous êtes prêt à partir.
5. Sécurité : Le logiciel de comptabilité informatisé est hautement protégé et sécurisé par rapport à la comptabilité manuelle. Les documents physiques et les livres sont facilement accessibles à tous, mais les logiciels informatisés ne sont accessibles qu'à des personnes limitées et fiables.

Système de comptabilité informatisé basé sur le cloud

Le système de comptabilité basé sur le cloud est la technologie la plus récente dont tout le monde parle. En cela, les données financières de votre entreprise sont stockées sur le cloud et sont accessibles depuis n'importe où et n'importe quel appareil. Ce logiciel est hébergé sur un serveur distant accessible via Internet ou d'autres réseaux fournis par un fournisseur de services d'application cloud.

Principales caractéristiques d'un système de comptabilité informatisé basé sur le cloud

• Accessibilité : les logiciels de comptabilité basés sur le cloud ne se limitent pas à un seul ordinateur de bureau. Vous pouvez vous connecter de n'importe où en utilisant n'importe quel appareil. Toutes vos données seront stockées et synchronisées sur le cloud.
• Plateforme centralisée : Toutes vos données sont stockées sur une plateforme centralisée avec accès autorisé. Mais vous pouvez toujours entrer en mode lecture seule et créer des copies pour vous-même.
• Sauvegardes : Souvent , les propriétaires d'entreprise sont confus avec les multiples sauvegardes qu'ils créent, et même alors, perdent les données. Mais avec un logiciel de comptabilité basé sur le cloud, vous n'avez plus à vous en soucier, il existe des sauvegardes centralisées.
• Partage facile et sécurisé : avec les données stockées sur une seule plate-forme, il est facile et plus sûr pour vous de partager l'accès avec d'autres parties prenantes. Vos comptables, banquiers, business coachs peuvent accéder aux mêmes données sans que vous leur transfériez manuellement les données.
• Travailler à la fois, en ligne et hors ligne : avec le modèle hybride, vous obtenez le meilleur des deux mondes dans les systèmes de comptabilité basés sur le cloud. Lorsque vous travaillez hors ligne, vous pouvez simplement stocker sur site et le synchroniser avec le cloud lorsqu'il existe une connexion Internet stable.

Comment le système de comptabilité informatisé peut-il résoudre les problèmes de responsabilité ?

L'adoption d'un logiciel de comptabilité informatisé vous fera non seulement gagner beaucoup de temps et évitera les erreurs de capacité financière, mais résoudra également les problèmes de responsabilité. C'est le bon moment pour vous de passer des logiciels de comptabilité traditionnels et manuels aux systèmes comptables informatisés. Tout ce que vous avez à faire est de comprendre les besoins de votre entreprise et de choisir celui qui vous convient !

FAQ