Sistem Akuntansi Terkomputerisasi: Kelebihan & Kekurangan

Dengan akhir tahun keuangan di tikungan, bagaimana Anda berencana untuk memastikan keberhasilan organisasi Anda?

Pasti dengan menghitung pendapatan dan pengeluaran Anda dan akhirnya memperkirakan keuntungan Anda. Tetapi semua ini membutuhkan akuntansi yang akurat yang sulit dicapai secara manual terutama jika organisasi Anda terlibat dalam kegiatan keuangan yang rumit. Jadi, inilah software akuntansi terkomputerisasi untuk menyederhanakan akuntansi untuk Anda.

Mari kita mulai dengan memahami konsep sistem akuntansi terkomputerisasi.

Apa itu Sistem Akuntansi Terkomputerisasi?

Sistem akuntansi terkomputerisasi adalah program perangkat lunak untuk pemilik bisnis, yang membantu melacak pendapatan dan pengeluaran, menyiapkan pajak, dan memperkirakan keuntungan. Selain itu, mereka juga memungkinkan Anda untuk mengelola rekening bank, membayar tagihan, menyiapkan anggaran, menghasilkan laporan, mengelola penggajian, dan melakukan apa pun yang melibatkan transaksi keuangan. Singkatnya, Anda dapat melakukan semua aktivitas keuangan penting menggunakan sistem akuntansi terkomputerisasi

Perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi dapat dengan mudah disimpan dan diakses di komputer, server jaringan, atau dari jarak jauh di perangkat apa pun yang terhubung ke data seluler atau koneksi Wi-Fi yang kuat.

Berbagai Jenis Sistem Akuntansi Terkomputerisasi

Pasar menawarkan berbagai perangkat lunak akuntansi sistem komputer yang dilengkapi dengan fitur unik. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memahami berbagai jenis perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi dan kemudian memilih salah satu yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.

• Sistem Akuntansi Komputerisasi Siap Pakai

  Jika Anda adalah pemilik bisnis skala kecil yang mencari sistem akuntansi yang ramah anggaran, maka ini adalah tipe ideal Anda. Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi yang siap pakai mudah dipelajari dan tidak memerlukan pelatihan teknis khusus. Ini melibatkan pemasangan dan pemeliharaan berbiaya rendah, tetapi juga membatasi jumlah pengguna.

• Sistem Akuntansi Komputerisasi Komersial

  Sistem akuntansi komersial lebih cocok untuk usaha kecil menengah. Biaya pemasangan dan pemeliharaan relatif tinggi, dan menawarkan fitur tambahan bersama dengan fitur akuntansi dasar untuk menghasilkan laporan, data, dan grafik. Perangkat lunak terkomputerisasi ini juga memungkinkan hubungan ke sistem informasi lain sambil memastikan keamanan data yang kuat.

• Sistem Akuntansi Komputerisasi yang Disesuaikan / Disesuaikan

  Sistem akuntansi berbasis komputer yang disesuaikan/disesuaikan paling cocok untuk perusahaan besar dan memenuhi kebutuhan spesifik bisnis Anda. Kemampuan beradaptasi sistem relatif rendah karena pengguna perlu menjalani pelatihan khusus untuk mempelajari sistem.

  Ini juga menawarkan opsi integrasi yang luas dengan sistem informasi lain tetapi menjaga data keuangan sepenuhnya aman. Karena tersedianya opsi yang dapat disesuaikan, biaya pemasangan dan pemeliharaan jenis sistem akuntansi ini relatif tinggi.

Disarankan Baca: Apa Perbedaan Antara Akuntansi Keuangan dan Akuntansi Manajemen?

Fitur Sistem Akuntansi Terkomputerisasi

Pastikan bahwa jenis perangkat lunak akuntansi yang Anda pilih untuk bisnis Anda terdiri dari fitur-fitur berikut yang akan membantu Anda menjalankan bisnis Anda dengan lancar dan efisien.

• Faktur & Penagihan: Ini adalah fungsi dasar sistem komputer dalam akuntansi untuk menyimpan catatan data pelanggan dan menghasilkan faktur dan tagihan yang akurat tepat waktu. Ini mengotomatiskan proses pengumpulan dengan mengingatkan Anda untuk mengirim tagihan tepat waktu dan melacak pembayaran terutang. Bersamaan dengan itu, ini membantu organisasi Anda mengikuti praktik standar industri untuk faktur dan penagihan, membuat Anda tetap up to date.

• Pelaporan yang Disesuaikan: Sistem keuangan terkomputerisasi membantu menghasilkan laporan yang disesuaikan seperti neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas, laporan penggajian, dll. Perangkat lunak akuntansi dapat menghasilkan laporan sesuai keinginan Anda, jika diperlukan. Itu juga dapat menghasilkan laporan sambil menyajikan data Anda dalam grafik atau diagram lingkaran, sehingga lebih mudah dipahami.

• Perbankan: Sistem informasi akuntansi terkomputerisasi tidak hanya membantu Anda melacak rekening perbankan Anda, tetapi juga mengotomatiskan proses pembayaran seperti pencetakan, pemeriksaan, dan penjadwalan pembayaran bank dan setoran langsung.

• Penganggaran & Peramalan: Sistem akuntansi berbasis komputer menghasilkan laporan dari kerangka waktu yang berbeda, yang membantu melacak kinerja bisnis Anda dan mempersiapkannya untuk masa depan. Berdasarkan ringkasan neraca masa lalu, bisnis Anda dapat melakukan penganggaran masa depan dan memperkirakan kinerja masa depan.

• Manajemen Inventaris: Perangkat lunak terkomputerisasi tidak hanya membantu dalam memperkirakan pendapatan bisnis Anda, tetapi juga dapat membantu dalam memperkirakan kebutuhan inventaris Anda. Solusi perangkat lunak juga membantu dalam mengelola stok yang membantu Anda melacak inventaris yang tersedia.

• Penggajian: Beberapa sistem perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi juga dilengkapi dengan fitur tambahan dari modul penggajian di mana Anda dapat menghasilkan dan memproses pembayaran karyawan tepat waktu. Ini juga menyederhanakan pengelolaan pembayaran variabel bersama dengan bonus, komisi, insentif, bagi hasil, dll.

• Memfasilitasi Kolaborasi: Sistem akuntansi terkomputerisasi memfasilitasi Anda untuk berkolaborasi dari jarak jauh dengan akuntan kontrak resmi Anda. Ini memungkinkan Anda untuk menyinkronkan data dengan bank Anda dan mengimpor laporan keuangan dalam hitungan detik jika diperlukan.

• Multi-Fungsi: Mengelola keuangan secara global dengan mata uang yang berbeda bisa sangat menantang. Tetapi dengan pilihan yang tepat dari perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi, menjadi lebih mudah untuk mengumpulkan data dari berbagai lokasi dan mencatat transaksi keuangan dalam mata uang yang berbeda.

Disarankan Baca: Apa itu Akuntansi: Jenis, Manfaat, dan Praktik Terbaik

Keunggulan Software Akuntansi Terkomputerisasi

Perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi menawarkan lebih dari sekadar layanan akuntansi otomatis dasar. Disebutkan di bawah ini adalah manfaat utama dari perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi:

• Mudah Diakses: Aplikasi akuntansi terkomputerisasi memungkinkan perangkat iOS dan Android untuk melakukan tugas akuntansi harian seperti melacak pengeluaran Anda, membuat faktur dan kwitansi, berbagi tagihan, dll. Aplikasi seluler membuat Anda tetap terhubung dengan keuangan Anda bahkan ketika Anda sedang bepergian .

• Akuntansi Lebih Cepat: Menjadi sistem akuntansi berbasis cloud, perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi memungkinkan Anda untuk memasukkan, memproses, menyimpan, dan mengakses data secara real-time.

• Menghemat Uang: Lewatlah sudah hari-hari ketika akuntansi hanya dilakukan oleh akuntan profesional. Bahkan dengan sistem akuntansi terkomputerisasi, Anda dapat melakukan fungsi akuntansi dasar dan mengurangi biaya seorang akuntan.

• Sangat Dapat Diandalkan: Perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi menghilangkan kemungkinan kesalahan manusia yang sangat umum dalam akuntansi manual. Anda dapat sepenuhnya mengandalkan pernyataan dan laporan akurat yang dihasilkan.

  

• Menyediakan Informasi Real-Time: Perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi dapat dengan mudah disinkronkan secara online dengan bank Anda yang memberi Anda data real-time pada faktur yang dibayar dan yang tertunda atau pengeluaran lain yang terjadi.

• Sangat Aman: Sistem akuntansi terkomputerisasi dibuat dengan mekanisme keamanan canggih untuk melindungi data keuangan bisnis Anda yang sangat rahasia. Didukung dengan AI, itu membuat semua informasi keuangan Anda, kata sandi, akun, informasi pajak, dll. aman dengan akses aman ke pengguna terbatas.

• Manajemen Pajak Mudah: Sistem akuntansi terkomputerisasi memberi Anda satu platform di mana Anda dapat memiliki gambaran singkat tentang jumlah pajak yang telah Anda bayarkan hingga saat ini. Bersamaan dengan ini, ini juga memberikan jumlah pajak terpisah yang harus Anda dan klien Anda bayarkan pada setiap faktur.

Disarankan Baca: Perbedaan Antara Cash Basis Vs Accrual Basis Akuntansi: Mana yang Lebih Baik untuk UKM?

Kekurangan Sistem Akuntansi Terkomputerisasi

Seperti apa pun, sistem akuntansi terkomputerisasi juga dilengkapi dengan kerugian yang adil. Berikut beberapa keterbatasan sistem akuntansi terkomputerisasi:

• Kesalahan Teknis: Setiap bagian teknis mesin cenderung menghadapi masalah teknis pada titik waktu tertentu. Demikian pula, saat menggunakan perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi, Anda juga dapat menemukan beberapa kesalahan teknis seperti penundaan atau masalah server, pemadaman listrik, bug perangkat lunak, dll.

• Instalasi & Pemeliharaan Mahal: Meskipun dalam jangka panjang sistem akuntansi terkomputerisasi mungkin tampak hemat biaya, tetapi pemasangan dan pemeliharaannya bisa sangat mahal. Pada awalnya, banyak investasi yang perlu dilakukan untuk melatih personel Anda agar memahami dan terbiasa dengan perangkat lunak otomatis.

• Ancaman Online: Meskipun informasi akuntansi bisnis Anda disimpan di cloud, informasi tersebut dapat dengan mudah diretas dan disalahgunakan untuk bisnis Anda. Anda harus berhati-hati saat mengamankannya dengan kata sandi yang kuat dan memberikan akses hanya kepada orang yang paling Anda percayai.

• Memakan Waktu & Upaya: Setelah informasi keuangan rahasia Anda diretas, informasi tersebut dapat disalahgunakan, dihapus, atau dimanipulasi untuk kepentingan bisnis Anda. Memperbaiki kesalahan ini akan mengharuskan akuntan Anda untuk mengerjakan ulang data yang terdiri dari sistem. Serangan internet seperti worm dan serangan virus juga dapat merusak semua informasi di sistem Anda. Jadi, sangat disarankan untuk selalu menggunakan perlindungan online terbaik.

Meskipun ada beberapa kelemahan sistem akuntansi terkomputerisasi yang tidak dapat diabaikan tetapi pasti dapat dicegah dengan membuat pilihan yang tepat.

Saat ini bisnis yang berkembang perlu beradaptasi dengan dunia yang bergerak menuju era digital dan melibatkan digitalisasi setiap aspek bisnis.

Disarankan Baca: Daftar 30+ Software Akuntansi Terbaik untuk Usaha Kecil Tahun 2022 (Fitur dan Rating)

Pentingnya Komputerisasi Akuntansi

Akuntansi terkomputerisasi adalah kebutuhan saat ini, dan bisnis Anda pasti membutuhkannya karena alasan berikut.

1. Efektivitas Biaya: Akuntansi terkomputerisasi tidak hanya lebih efisien daripada akuntansi manual tetapi juga lebih hemat biaya. Ini menghemat biaya Anda yang dikeluarkan pada waktu, sumber daya, dan tenaga kerja.
2. Otomasi: Dalam akuntansi terkomputerisasi, sebagian besar tugas Anda menjadi otomatis yang jika tidak, akan memakan waktu berjam-jam dalam akuntansi manual. Misalnya, faktur secara otomatis diproses tepat waktu, bahkan jika Anda melupakannya.
3. Akurasi: Manusia rentan terhadap kesalahan, begitu pula akuntansi manual. Namun, dengan akuntansi terkomputerisasi, Anda dapat mencapai akurasi 100 persen. Ini dapat membantu Anda dalam pelaporan keuangan yang akurat dan andal yang membantu dalam membuat keputusan keuangan.
4. Skalabilitas: Anda selalu dapat memutakhirkan perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi sesuai kebutuhan atau ukuran organisasi Anda. Itu hanya membutuhkan entri data tambahan, dan Anda siap melakukannya.
5. Keamanan: Perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi sangat terlindungi dan aman dibandingkan dengan akuntansi manual. Kertas dan buku fisik dapat dengan mudah diakses oleh siapa saja tetapi perangkat lunak komputerisasi hanya dapat diakses oleh orang-orang yang terbatas dan dapat diandalkan.

Sistem Akuntansi Komputerisasi Berbasis Cloud

Sistem akuntansi berbasis cloud adalah teknologi terbaru yang dibicarakan semua orang. Dalam hal ini, data keuangan bisnis Anda disimpan di cloud, dan dapat diakses dari mana saja dan perangkat apa saja. Perangkat lunak ini di-host di server jarak jauh yang dapat diakses melalui internet atau jaringan lain yang disediakan oleh penyedia layanan aplikasi cloud.

Fitur Utama Sistem Akuntansi Komputerisasi Berbasis Cloud

• Aksesibilitas: Perangkat lunak akuntansi berbasis cloud tidak terbatas hanya pada satu desktop. Anda dapat masuk dari mana saja menggunakan perangkat apa pun. Semua data Anda akan disimpan dan disinkronkan di cloud.
• Platform Terpusat: Semua data Anda disimpan pada platform terpusat dengan akses resmi. Tetapi Anda selalu dapat masuk ke mode hanya-baca dan membuat salinan untuk Anda sendiri.
• Cadangan: Sering kali, pemilik bisnis bingung dengan banyak cadangan yang mereka buat, dan bahkan kemudian, kehilangan data. Tetapi dengan perangkat lunak akuntansi berbasis cloud, Anda tidak perlu lagi khawatir tentang itu, ada cadangan terpusat.
• Berbagi dengan Mudah & Aman: Dengan data yang disimpan di satu platform, Anda dapat dengan mudah dan lebih aman berbagi akses dengan pemangku kepentingan lainnya. Akuntan, manajer bank, pelatih bisnis Anda dapat mengakses data yang sama tanpa Anda mentransfer data secara manual kepada mereka.
• Bekerja Keduanya, Online & Offline: Dengan model hibrida, Anda mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia dalam sistem akuntansi berbasis cloud. Saat Anda bekerja offline, Anda cukup menyimpan di tempat dan menyinkronkannya ke cloud saat ada koneksi internet yang stabil.

Bagaimana Sistem Akuntansi Berbasis Komputer Dapat Memecahkan Masalah Akuntabilitas?

Mengadopsi perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi tidak hanya akan menghemat banyak waktu dan mencegah kesalahan dalam kapasitas keuangan tetapi juga menyelesaikan masalah akuntabilitas. Ini saat yang tepat bagi Anda untuk beralih dari perangkat lunak akuntansi tradisional dan manual ke sistem akuntansi terkomputerisasi. Yang harus Anda lakukan hanyalah memahami kebutuhan bisnis Anda dan memilih yang tepat untuk Anda!

FAQ