Bilgisayarlı Muhasebe Sistemi: Avantajları ve Dezavantajları

Mali yılın sonuna yaklaşırken, kuruluşunuzun başarısını nasıl sağlamayı planlıyorsunuz?

Kesinlikle gelir ve giderlerinizi hesaplayarak ve nihayetinde kârınızı tahmin ederek. Ancak tüm bunlar, özellikle kuruluşunuz karmaşık finansal faaliyetlerde bulunuyorsa, manuel olarak elde edilmesi zor olan doğru muhasebe gerektirir. İşte size muhasebeyi basitleştirmek için bilgisayarlı muhasebe yazılımı geliyor.

Bilgisayarlı muhasebe sistemi kavramını anlayarak başlayalım.

Bilgisayarlı Muhasebe Sistemi Nedir?

Bilgisayarlı muhasebe sistemi, işletme sahipleri için gelir ve giderlerin izlenmesine, vergilerin hazırlanmasına ve kârların tahmin edilmesine yardımcı olan bir yazılım programıdır. Ayrıca, banka hesaplarını yönetmenize, faturaları ödemenize, bütçeler hazırlamanıza, raporlar oluşturmanıza, bordroları yönetmenize ve finansal işlemleri içeren her şeyi yapmanıza da olanak tanırlar. Kısacası, bilgisayarlı bir muhasebe sistemi kullanarak tüm önemli finansal faaliyetleri yürütebilirsiniz.

Bilgisayarlı muhasebe yazılımı, bir bilgisayarda, ağ sunucusunda veya güçlü bir mobil veriye veya Wi-Fi bağlantısına bağlı herhangi bir cihazda uzaktan kolayca saklanabilir ve erişilebilir.

Bilgisayarlı Muhasebe Sisteminin Farklı Türleri

Piyasa size benzersiz özelliklerle donatılmış çok çeşitli bilgisayar sistemi muhasebe yazılımı sunar. Bu nedenle, farklı bilgisayarlı muhasebe yazılımı türlerini anlamanız ve ardından kurumsal ihtiyaçlarınıza uygun olanı seçmeniz önemlidir.

• Kullanıma Hazır Bilgisayarlı Muhasebe Sistemi

  Bütçe dostu bir muhasebe sistemi arayan küçük ölçekli bir işletme sahibiyseniz, bu sizin ideal tipinizdir. Kullanıma hazır bir bilgisayarlı muhasebe bilgi sisteminin öğrenilmesi kolaydır ve herhangi bir özel teknik eğitim gerektirmez. Düşük maliyetli kurulum ve bakım gerektirir, ancak aynı zamanda kullanıcı sayısını da sınırlar.

• Ticari Bilgisayarlı Muhasebe Sistemi

  Ticari muhasebe sistemi, küçük ve orta ölçekli işletmeler için daha uygundur. Kurulum ve bakım maliyetleri nispeten yüksektir ve raporlar, veriler ve grafikler oluşturmak için temel muhasebe özellikleriyle birlikte ek özellikler sunar. Bu bilgisayarlı yazılım, veriler için sağlam güvenlik sağlarken diğer bilgi sistemlerine bağlantı sağlar.

• Özelleştirilmiş / Kişiye Özel Bilgisayarlı Muhasebe Sistemi

  Özelleştirilmiş/uyarlanmış bilgisayar tabanlı bir muhasebe sistemi, büyük işletmeler için en uygun olanıdır ve işletmenizin özel ihtiyaçlarını karşılar. Kullanıcının sistemi öğrenmek için özel eğitimden geçmesi gerektiğinden, sistemin uyarlanabilirliği nispeten düşüktür.

  Ayrıca diğer bilgi sistemleri ile geniş entegrasyon seçenekleri sunar, ancak finansal verileri tamamen güvende tutar. Mevcut özelleştirilebilir seçenekler nedeniyle, bu tür muhasebe sistemlerinin kurulum ve bakım maliyetleri nispeten yüksektir.

Önerilen Okuma: Finansal Muhasebe ile Yönetim Muhasebesi Arasındaki Fark Nedir?

Bilgisayarlı Muhasebe Sisteminin Özellikleri

İşletmeniz için hangi tür muhasebe yazılımını seçerseniz seçin, işinizi sorunsuz ve verimli bir şekilde yürütmenize yardımcı olacak aşağıdaki özelliklerden oluştuğundan emin olun.

• Faturalama ve Faturalama: Müşteri verilerinin kayıtlarını depolamak ve zamanında doğru fatura ve faturalar oluşturmak muhasebedeki bilgisayar sisteminin temel işlevidir. Faturaları zamanında göndermenizi ve ödenmemiş ödemeleri takip etmenizi hatırlatarak tahsilat sürecini otomatikleştirir. Bununla birlikte, kuruluşunuzun faturalandırma ve faturalandırma için endüstri standardı uygulamaları izlemesine yardımcı olarak sizi güncel tutar.

• Kişiselleştirilmiş Raporlama: Bilgisayarlı finansal sistemler, bilanço, gelir tablosu, nakit akış tablosu, bordro tablosu vb. gibi özelleştirilmiş raporların oluşturulmasına yardımcı olur. Muhasebe yazılımı, istediğiniz zaman ve tercihinize göre raporlar üretebilir. Ayrıca, verilerinizi grafikler veya pasta grafikler halinde sunarken, anlaşılmasını kolaylaştıran raporlar oluşturabilir.

• Bankacılık: Bilgisayarlı bir muhasebe bilgi sistemi, yalnızca bankacılık hesaplarınızı takip etmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda yazdırma, kontrol etme ve banka ödemelerini ve doğrudan mevduatları planlama gibi ödeme süreçlerini otomatikleştirir.

• Bütçeleme ve Tahmin: Bilgisayar tabanlı bir muhasebe sistemi, iş performansınızı takip etmenize ve geleceğe buna göre hazırlanmanıza yardımcı olan farklı zaman dilimlerinde raporlar oluşturur. Geçmişin bilanço özetlerine dayanarak, işletmeniz gelecekteki bütçelemeyi yapabilir ve gelecekteki performansı tahmin edebilir.

• Envanter Yönetimi: Bilgisayarlı bir yazılım, yalnızca işletmenizin gelirini tahmin etmede yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda envanter gereksinimlerinizi tahmin etmede de yardımcı olabilir. Yazılım çözümü ayrıca mevcut envanteri takip etmenize yardımcı olan stok yönetimine de yardımcı olur.

• Bordro: Birkaç bilgisayarlı muhasebe yazılımı sistemi, çalışan ödemelerini zamanında oluşturabileceğiniz ve işleyebileceğiniz bordro modülünün ek bir özelliği ile birlikte gelir. Ayrıca ikramiyeler, komisyonlar, teşvikler, kar paylaşımı vb. ile birlikte değişken ödeme yönetimini de basitleştirir.

• İşbirliğini Kolaylaştırır: Bilgisayarlı muhasebe sistemleri, yetkili sözleşmeli muhasebecilerinizle uzaktan işbirliği yapmanızı kolaylaştırır. Bankanız ile veri senkronizasyonu yapmanızı ve gerektiğinde saniyeler içinde finansal raporları içe aktarmanızı sağlar.

• Çok İşlevlilik: Finansmanı küresel olarak farklı para birimleriyle yönetmek oldukça zor olabilir. Ancak doğru bilgisayarlı muhasebe yazılımı seçimiyle, birden fazla yerden veri toplamak ve finansal işlemleri farklı para birimlerinde kaydetmek çok daha kolay hale geliyor.

Önerilen Okuma: Muhasebe Nedir: Türler, Faydalar ve En İyi Uygulamalar

Bilgisayarlı Muhasebe Yazılımının Avantajları

Bilgisayarlı muhasebe yazılımı, size basit otomatik muhasebe hizmetlerinden çok daha fazlasını sunar. Aşağıda, bilgisayarlı muhasebe yazılımının temel faydaları belirtilmiştir:

• Kolayca Erişilebilir: Bilgisayarlı bir muhasebe uygulaması, hem iOS hem de Android cihazların giderlerinizi takip etme, fatura ve makbuz oluşturma, faturaları paylaşma vb. gibi günlük muhasebe görevlerini gerçekleştirmesini sağlar. Mobil uygulama, hareket halindeyken bile finansmanınızla bağlantıda kalmanızı sağlar. .

• Daha Hızlı Muhasebe: Bulut tabanlı bir muhasebe sistemi olan bilgisayarlı muhasebe yazılımı, verileri gerçek zamanlı olarak girmenize, işlemenize, depolamanıza ve erişmenize olanak tanır.

• Tasarruf Sağlar: Muhasebenin yalnızca profesyonel muhasebeciler tarafından yapıldığı günler geride kaldı. Hatta bilgisayarlı muhasebe sistemleri ile temel muhasebe fonksiyonlarını gerçekleştirebilir ve bir muhasebecinin maliyetini azaltabilirsiniz.

  

• Yüksek Güvenilirlik: Bilgisayarlı bir muhasebe yazılımı, manuel muhasebede çok yaygın olan insan hatası olasılığını ortadan kaldırır. Oluşturulan kesin ifadelere ve raporlara tamamen güvenebilirsiniz.

• Gerçek Zamanlı Bilgi Sağlar: Bilgisayarlı muhasebe yazılımı, bankanızla çevrimiçi olarak kolayca senkronize edilebilir, bu da size ödenmiş ve bekleyen faturalar veya yapılan diğer harcamalar hakkında gerçek zamanlı veriler verir.

• Son Derece Güvenli: İşletmenizin son derece gizli mali verilerini korumak için bilgisayarlı muhasebe sistemleri, üst düzey güvenlik mekanizmalarıyla oluşturulur. AI ile güçlendirilmiş, sınırlı kullanıcılara güvenli erişim ile tüm finansal bilgilerinizi, şifrelerinizi, hesaplarınızı, vergi bilgilerinizi vb. güvende tutar.

• Kolay Vergi Yönetimi: Bilgisayarlı bir muhasebe sistemi, bugüne kadar ödemiş olduğunuz vergilerin miktarını hızlı bir şekilde gözden geçirebileceğiniz tek bir platform sağlar. Bununla birlikte, sizin ve müşterinizin her fatura için ödemesi gereken ayrı bir vergi tutarı da sağlar.

Önerilen Okuma: Nakit Esası ile Tahakkuk Esası Muhasebesi Arasındaki Fark: KOBİ'ler için Hangisi Daha İyi?

Bilgisayarlı Muhasebe Sisteminin Dezavantajları

Her şey gibi, bilgisayarlı bir muhasebe sistemi de adil bir dezavantaj payıyla birlikte gelir. İşte bilgisayarlı muhasebe sistemlerinin birkaç sınırlaması:

• Teknik Hatalar: Herhangi bir teknik makine parçası, herhangi bir zamanda teknik sorunlarla karşılaşmaya eğilimlidir. Benzer şekilde, bilgisayarlı bir muhasebe yazılımı kullanırken sunucu gecikmeleri veya sorunları, elektrik kesintileri, yazılım hataları vb. gibi çeşitli teknik hatalarla da karşılaşabilirsiniz.

• Pahalı Kurulum ve Bakım: Uzun vadede bilgisayarlı bir muhasebe sistemi uygun maliyetli görünse de, kurulumu ve bakımı oldukça pahalı olabilir. Başlangıçta, otomatik yazılımları anlamak ve alışmak için personelinizin eğitimi için çok fazla yatırım yapılması gerekiyor.

• Çevrimiçi Tehdit: İşletme muhasebe bilgileriniz bulutta saklansa da kolayca saldırıya uğrayabilir ve işinize karşı kötüye kullanılabilir. Güçlü şifrelerle güvenliğinizi sağlarken ve yalnızca en güvendiğiniz kişilere erişim sağlarken dikkatli olmalısınız.

• Zaman ve Emek Tüketir: Gizli finansal bilgileriniz saldırıya uğradığında, kötüye kullanılabilir, kaldırılabilir veya işinizin çıkarlarına aykırı olarak manipüle edilebilir. Bu hataların düzeltilmesi, muhasebecilerinizin sistemin içerdiği veriler üzerinde yeniden çalışmasını gerektirecektir. Solucanlar ve virüs saldırıları gibi internet saldırıları da sisteminizdeki tüm bilgileri bozabilir. Bu nedenle, her zaman en iyi çevrimiçi korumayı kullanmanız şiddetle tavsiye edilir.

Bilgisayarlı muhasebe sisteminin göz ardı edilemeyecek, ancak doğru seçim yapılarak kesinlikle önlenebilecek birden fazla dezavantajı olmasına rağmen.

Bugün büyüyen bir işletmenin, dijital çağa doğru ilerleyen ve işin her yönünü dijitalleştirmeyi içeren bir dünyaya uyum sağlaması gerekiyor.

Önerilen Okuma: 2022'de Küçük İşletmeler için En İyi 30+ Muhasebe Yazılımı Listesi (Özellikler ve Derecelendirmeler)

Bilgisayarlı Muhasebenin Önemi

Bilgisayarlı muhasebe çağın gereğidir ve işletmenizin kesinlikle aşağıdaki nedenlerle buna ihtiyacı vardır.

1. Maliyet Etkinliği: Bilgisayarlı muhasebe, manuel muhasebeden yalnızca daha verimli olmakla kalmaz, aynı zamanda daha uygun maliyetlidir. Zaman, kaynak ve insan gücü için katlandığınız maliyetlerden tasarruf sağlar.
2. Otomasyon: Bilgisayarlı muhasebede, aksi takdirde manuel muhasebede saatler sürecek olan görevlerinizin maksimumu otomatikleştirilir. Örneğin, faturaları unutsanız bile otomatik olarak zamanında işleme alınır.
3. Doğruluk: İnsanlar hatalara eğilimlidir ve manuel muhasebe de öyle. Ancak bilgisayarlı muhasebe ile yüzde 100 doğruluk elde etmeyi hedefleyebilirsiniz. Finansal kararlar alırken yardımcı olan doğru ve güvenilir finansal raporlamada size yardımcı olabilir.
4. Ölçeklenebilirlik: İhtiyaçlarınıza göre veya organizasyon boyutunuz arttıkça, bilgisayarlı muhasebe yazılımınızı her zaman yükseltebilirsiniz. Sadece ek veri girişi gerektirir ve gitmeye hazırsınız.
5. Güvenlik: Bilgisayarlı muhasebe yazılımı, manuel muhasebeye kıyasla son derece korumalı ve güvenlidir. Fiziksel kağıtlara ve kitaplara herkes kolayca erişebilir, ancak bilgisayarlı yazılımlara yalnızca sınırlı ve güvenilir kişiler tarafından erişilebilir.

Bulut Tabanlı Bilgisayarlı Muhasebe Sistemi

Bulut tabanlı muhasebe sistemi, herkesin konuştuğu en yeni teknolojidir. Bunda, iş finansal verileriniz bulutta depolanır ve her yerden ve herhangi bir cihazdan erişilebilir. Bu yazılım, internet veya bir bulut uygulaması hizmet sağlayıcısı tarafından sağlanan diğer ağlar aracılığıyla erişilebilen uzak bir sunucuda barındırılmaktadır.

Bulut Tabanlı Bilgisayarlı Muhasebe Sisteminin Temel Özellikleri

• Erişilebilirlik: Bulut tabanlı muhasebe yazılımı sadece bir masaüstü ile sınırlı değildir. Herhangi bir cihaz kullanarak herhangi bir yerden giriş yapabilirsiniz. Tüm verileriniz bulutta depolanacak ve senkronize edilecektir.
• Merkezi Platform: Tüm verileriniz yetkili erişime sahip merkezi bir platformda saklanır. Ancak her zaman salt okunur moda girebilir ve kendiniz için kopyalar oluşturabilirsiniz.
• Yedeklemeler: Çoğu zaman, işletme sahipleri oluşturdukları çoklu yedeklemelerle karıştırır ve o zaman bile verileri kaybeder. Ancak bulut tabanlı muhasebe yazılımı ile artık bunun için endişelenmenize gerek yok, merkezi yedeklemeler var.
• Kolay ve Güvenli Paylaşım: Tek bir platformda depolanan verilerle, erişimi diğer paydaşlarla paylaşmanız sizin için kolay ve daha güvenlidir. Muhasebecileriniz, banka yöneticileriniz, işletme koçlarınız aynı verilere, verileri onlara manuel olarak aktarmanıza gerek kalmadan erişebilir.
• Hem Çevrimiçi hem Çevrimdışı Çalışın: Hibrit modelle, bulut tabanlı muhasebe sistemlerinde her iki dünyanın da en iyisini elde edersiniz. Çevrimdışı çalışırken, yerinde depolayabilir ve sabit bir internet bağlantısı olduğunda bulutla eşitleyebilirsiniz.

Bilgisayar Tabanlı Muhasebe Sistemi Hesap Verebilirlik Sorunlarını Nasıl Çözebilir?

Bilgisayarlı muhasebe yazılımını benimsemek sadece size çok zaman kazandıracak ve finansal kapasitedeki hataları önleyecek, aynı zamanda hesap verebilirlik sorunlarını da çözecektir. Geleneksel ve manuel muhasebe yazılımlarından bilgisayarlı muhasebe sistemlerine geçmenizin tam zamanı. Tek yapmanız gereken iş gereksinimlerinizi anlamak ve sizin için doğru olanı seçmek!

SSS