Sistema de contabilidade informatizado: vantagens e desvantagens

Com o final do ano financeiro chegando, como você planeja garantir o sucesso de sua organização?

Definitivamente, calculando suas receitas e despesas e, eventualmente, estimando seus lucros. Mas tudo isso requer uma contabilidade precisa, difícil de conseguir manualmente, especialmente se sua organização estiver envolvida em atividades financeiras complicadas. Então, aqui vem o software de contabilidade computadorizado para simplificar a contabilidade para você.

Vamos começar entendendo o conceito de sistema contábil informatizado.

O que é um sistema de contabilidade informatizado?

O sistema de contabilidade informatizado é um programa de software para proprietários de empresas, que ajuda a rastrear receitas e despesas, preparar impostos e estimar lucros. Além disso, eles também permitem que você gerencie contas bancárias, pague contas, prepare orçamentos, gere relatórios, gerencie folhas de pagamento e faça qualquer coisa que envolva transações financeiras. Em suma, você pode realizar todas as atividades financeiras importantes usando um sistema de contabilidade informatizado

O software de contabilidade informatizado pode ser facilmente armazenado e acessado em um computador, servidor de rede ou remotamente em qualquer dispositivo que esteja conectado a uma forte conexão de dados móveis ou Wi-Fi.

Diferentes tipos de sistema de contabilidade informatizado

O mercado oferece uma ampla gama de softwares de contabilidade de sistemas de computador equipados com recursos exclusivos. Portanto, é importante que você entenda os diferentes tipos de software de contabilidade informatizada e, em seguida, selecione aquele que atenda às suas necessidades organizacionais.

• Sistema de contabilidade informatizado pronto para uso

  Se você é um empresário de pequena escala que procura um sistema de contabilidade econômico, esse é o seu tipo ideal. Um sistema informatizado de informação contábil pronto para uso é fácil de aprender e não requer nenhum treinamento técnico especializado. Envolve instalação e manutenção de baixo custo, mas também limita o número de usuários.

• Sistema de contabilidade informatizada comercial

  Um sistema de contabilidade comercial é mais adequado para pequenas e médias empresas. Os custos de instalação e manutenção são relativamente altos e oferece recursos adicionais juntamente com os recursos básicos de contabilidade para geração de relatórios, dados e gráficos. Este software informatizado também permite a ligação a outros sistemas de informação ao mesmo tempo que garante a segurança robusta dos dados.

• Sistema de contabilidade informatizado personalizado/sob medida

  Um sistema de contabilidade baseado em computador personalizado/sob medida é mais adequado para grandes empresas e atende às necessidades específicas do seu negócio. A adaptabilidade do sistema é relativamente baixa, pois o usuário precisa passar por um treinamento especializado para aprender o sistema.

  Também oferece amplas opções de integração com outros sistemas de informação, mas mantém os dados financeiros totalmente seguros. Devido às opções personalizáveis ​​disponíveis, o custo de instalação e manutenção desses tipos de sistemas contábeis é relativamente alto.

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Características do Sistema de Contabilidade Informatizado

Certifique-se de que qualquer tipo de software de contabilidade que você escolher para sua empresa contenha os seguintes recursos que ajudarão você a administrar seus negócios de forma suave e eficiente.

• Faturamento e Faturamento: É a função básica do sistema de computador em contabilidade para armazenar registros de dados de clientes e gerar faturas e contas precisas em tempo. Ele automatiza o processo de cobrança, lembrando você de enviar as contas em dia e acompanhar os pagamentos pendentes. Além disso, ajuda sua organização a seguir as práticas padrão do setor para faturamento e cobrança, mantendo-o atualizado.

• Relatórios Personalizados: Os sistemas financeiros informatizados ajudam a gerar relatórios personalizados, como balanço patrimonial, demonstrativo de resultados, demonstrativo de fluxo de caixa, demonstrativo de folha de pagamento, etc. O software de contabilidade pode gerar relatórios conforme sua preferência, conforme e quando necessário. Ele também pode gerar relatórios enquanto apresenta seus dados em gráficos ou gráficos de pizza, facilitando o entendimento.

• Bancos: Um sistema informatizado de informações contábeis não apenas ajuda você a acompanhar suas contas bancárias, mas também automatiza os processos de pagamento, como impressão, verificação e agendamento de pagamentos bancários e depósitos diretos.

• Orçamento e Previsão: Um sistema de contabilidade baseado em computador gera relatórios de diferentes prazos, que ajudam a acompanhar o desempenho do seu negócio e se preparar adequadamente para o futuro. Com base nos resumos de balanços do passado, sua empresa pode fazer o orçamento futuro e prever o desempenho futuro.

• Gerenciamento de Estoque: Um software computadorizado não apenas ajuda a prever a receita de sua empresa, mas também pode ser útil na previsão de suas necessidades de estoque. A solução de software também ajuda no gerenciamento de estoque, o que ajuda você a manter o controle do estoque disponível.

• Folha de pagamento: alguns sistemas de software de contabilidade computadorizada também vêm com um recurso adicional do módulo de folha de pagamento, onde você pode gerar e processar pagamentos de funcionários em tempo hábil. Também simplifica o gerenciamento de remuneração variável junto com bônus, comissões, incentivos, participação nos lucros, etc.

• Facilita a colaboração: Os sistemas de contabilidade informatizados facilitam a colaboração remota com seus contadores contratuais autorizados. Ele permite que você sincronize dados com seu banco e importe relatórios financeiros em segundos, conforme e quando necessário.

• Multifuncionalidade: Gerenciar finanças globalmente com diferentes moedas pode ser altamente desafiador. Mas com a escolha certa de software de contabilidade computadorizado, fica muito mais fácil acumular dados de vários locais e registrar transações financeiras em diferentes moedas.

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Vantagens do software de contabilidade informatizado

O software de contabilidade informatizado oferece muito mais do que apenas serviços básicos de contabilidade automatizada. Abaixo mencionados são os principais benefícios do software de contabilidade computadorizada:

• Facilmente acessível: um aplicativo de contabilidade computadorizado permite que dispositivos iOS e Android executem tarefas diárias de contabilidade, como rastrear suas despesas, gerar faturas e recibos, compartilhar contas, etc. O aplicativo móvel mantém você conectado com suas finanças mesmo quando está em trânsito .

• Contabilidade mais rápida: Sendo um sistema de contabilidade baseado em nuvem, o software de contabilidade computadorizado permite inserir, processar, armazenar e acessar dados em tempo real.

• Economiza dinheiro: Longe vão os dias em que a contabilidade era feita apenas por contadores profissionais. Mesmo com sistemas de contabilidade informatizados, você pode executar funções básicas de contabilidade e reduzir o custo de um contador.

• Altamente Confiável: Um software de contabilidade informatizado elimina a possibilidade de erro humano que é muito comum na contabilidade manual. Você pode confiar completamente nas declarações e relatórios precisos gerados.

  

• Fornece informações em tempo real: O software de contabilidade computadorizado pode ser facilmente sincronizado on-line com seu banco, fornecendo dados em tempo real sobre as faturas pagas e pendentes ou quaisquer outras despesas incorridas.

• Altamente Seguro: Os sistemas de contabilidade informatizados são criados com mecanismos de segurança de ponta para proteger os dados financeiros altamente confidenciais da sua empresa. Desenvolvido com IA, ele mantém todas as suas informações financeiras, senhas, contas, informações fiscais, etc. seguras com acesso seguro a usuários limitados.

• Fácil Gestão Tributária: Um sistema de contabilidade informatizado fornece uma plataforma onde você pode ter uma visão rápida do valor dos impostos que você pagou até a data. Junto com isso, ele também fornece um valor separado de imposto que você e seu cliente precisam pagar em cada fatura.

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Desvantagens do sistema de contabilidade informatizado

Como qualquer coisa, um sistema de contabilidade informatizado também vem com seu quinhão de desvantagens. Aqui estão algumas limitações dos sistemas de contabilidade informatizados:

• Erros técnicos: Qualquer peça técnica de maquinário está propensa a enfrentar problemas técnicos a qualquer momento. Da mesma forma, ao usar um software de contabilidade computadorizado, você também pode encontrar vários erros técnicos, como atrasos ou problemas no servidor, cortes de energia, bugs de software, etc.

• Instalação e manutenção caras: Embora, a longo prazo, um sistema de contabilidade computadorizado possa parecer econômico, sua instalação e manutenção podem ser muito caras. No início, muito investimento precisa ser feito para treinar seu pessoal para entender e se acostumar com o software automatizado.

• Ameaça online: mesmo que as informações contábeis de sua empresa estejam armazenadas na nuvem, elas podem ser facilmente invadidas e usadas indevidamente contra sua empresa. Você precisa ter cuidado ao protegê-lo com senhas fortes e fornecer acesso apenas às pessoas mais confiáveis.

• Consome tempo e esforços: uma vez que suas informações financeiras confidenciais são hackeadas, elas podem ser usadas indevidamente, removidas ou manipuladas contra o interesse de sua empresa. A retificação desses erros exigirá que seus contadores retrabalhem os dados que compõem o sistema. Ataques na Internet, como worms e ataques de vírus, também podem corromper todas as informações do seu sistema. Portanto, é altamente recomendável usar sempre a melhor proteção online.

Mesmo que haja várias desvantagens em um sistema de contabilidade informatizado que não podem ser ignoradas, mas definitivamente podem ser evitadas fazendo a escolha certa.

Hoje, uma empresa em crescimento precisa se adaptar a um mundo que está se movendo para uma era digital e que envolve a digitalização de todos os aspectos do negócio.

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Importância da contabilidade informatizada

A contabilidade informatizada é a necessidade do momento, e sua empresa definitivamente precisa disso pelos seguintes motivos.

1. Custo-benefício: A contabilidade informatizada não é apenas mais eficiente do que a contabilidade manual, mas também é mais econômica. Ele economiza seu custo incorrido em tempo, recursos e mão de obra.
2. Automação: Na contabilidade informatizada, o máximo de suas tarefas é automatizada, o que, de outra forma, levaria horas na contabilidade manual. Por exemplo, as faturas são processadas automaticamente no prazo, mesmo que você as esqueça.
3. Precisão: Os humanos são propensos a erros, assim como a contabilidade manual. No entanto, com a contabilidade computadorizada, você pode atingir 100% de precisão. Ele pode ajudá-lo em relatórios financeiros precisos e confiáveis ​​que ajudam na tomada de decisões financeiras.
4. Escalabilidade: Você sempre pode atualizar seu software de contabilidade computadorizado conforme suas necessidades ou o tamanho da organização aumenta. Requer apenas a entrada de dados adicionais, e você está pronto para ir.
5. Segurança: O software de contabilidade computadorizado é altamente protegido e seguro em comparação com a contabilidade manual. Documentos físicos e livros podem ser facilmente acessados ​​por qualquer pessoa, mas software computadorizado pode ser acessado apenas por pessoas limitadas e confiáveis.

Sistema de contabilidade informatizado baseado em nuvem

O sistema de contabilidade baseado em nuvem é a mais nova tecnologia sobre a qual todos estão falando. Nele, os dados financeiros do seu negócio ficam armazenados na nuvem, podendo ser acessados ​​de qualquer lugar e de qualquer dispositivo. Este software está hospedado em um servidor remoto que pode ser acessado via internet ou outras redes fornecidas por um provedor de serviços de aplicativos em nuvem.

Principais recursos de um sistema de contabilidade informatizado baseado em nuvem

• Acessibilidade: o software de contabilidade baseado em nuvem não se limita a apenas um desktop. Você pode fazer login de qualquer lugar usando qualquer dispositivo. Todos os seus dados serão armazenados e sincronizados na nuvem.
• Plataforma Centralizada: Todos os seus dados são armazenados em uma plataforma centralizada com acesso autorizado. Mas você sempre pode entrar no modo somente leitura e criar cópias para si mesmo.
• Backups: Muitas vezes, os empresários ficam confusos com os vários backups que criam e, mesmo assim, perdem os dados. Mas com o software de contabilidade baseado em nuvem, você não precisa mais se preocupar com isso, existem backups centralizados.
• Compartilhamento fácil e seguro: com os dados armazenados em uma plataforma, é fácil e seguro compartilhar o acesso com outras partes interessadas. Seus contadores, gerentes de banco, coaches de negócios podem acessar os mesmos dados sem que você os transfira manualmente para eles.
• Trabalhe em ambos, online e offline: com o modelo híbrido, você obtém o melhor dos dois mundos em sistemas de contabilidade baseados em nuvem. Quando você está trabalhando offline, você pode simplesmente armazená-lo no local e sincronizá-lo com a nuvem quando houver uma conexão estável com a Internet.

Como o sistema de contabilidade baseado em computador pode resolver problemas de responsabilidade?

Adotar um software de contabilidade computadorizado não apenas economizará muito tempo e evitará erros em uma capacidade financeira, mas também resolverá problemas de responsabilidade. É o momento certo para você mudar de software de contabilidade tradicional e manual para sistemas de contabilidade computadorizados. Tudo o que você precisa fazer é entender os requisitos do seu negócio e selecionar o caminho certo para você!

Perguntas frequentes