17 assassinos de produtividade no local de trabalho e maneiras de superá-los
Publicados: 2021-08-31A produtividade não é uma qualidade puramente inata. É consideravelmente afetado por vários fatores, como ambiente de trabalho, vários processos organizacionais, saúde mental, bem-estar físico, treinamento e muito mais. Portanto, se o desempenho de um funcionário diminuiu inesperadamente, ele não deve ser considerado preguiçoso ou inepto. Em vez disso, é bem possível que sua produtividade esteja sendo prejudicada por algo fora de seu controle.
A produtividade sempre foi uma preocupação para funcionários e locais de trabalho. Um declínio na produtividade afeta diretamente a lucratividade de uma empresa. Além disso, a baixa produtividade leva à subutilização dos talentos dos funcionários. Isso posteriormente os torna desmotivados e aumenta a rotatividade.
Dito isto, apenas o desejo de ser mais produtivo não é suficiente. É crucial identificar os motivos da falta de produtividade e fazer as mudanças necessárias. Neste post, estamos compartilhando os assassinos de produtividade e como empregadores e funcionários podem superá-los com as estratégias certas. Vamos mergulhar.
Primeiro, vamos dar uma olhada nos fatores sobre os quais os funcionários não têm influência e as várias maneiras pelas quais os empregadores e a administração podem eliminar esses assassinos de produtividade.
Muitas reuniões
Quantas vezes você pensou 'esta reunião poderia ter sido um e-mail'? Uma pesquisa recente descobriu que 67% dos funcionários reclamam que gastar muito tempo em reuniões prejudica sua produtividade.
Reuniões inúteis são um grande desperdício de tempo e produtividade de custos da sua empresa. Dito isto, as reuniões não podem ser completamente eliminadas. Reuniões bem planejadas podem ser uma excelente maneira de trocar ideias e dar aos funcionários oportunidades de apresentar seus pontos de vista.
Quando se trata de reuniões, toda organização deve buscar o ponto ideal. Em primeiro lugar, não conduza uma reunião apenas por fazer. Tenha sempre uma agenda e cumpra-a. Os gerentes também devem convidar os funcionários necessários, em vez de pedir a toda a equipe.
Além disso, se todos os objetivos foram discutidos, não há necessidade de se demorar porque você reservou a sala de conferência por uma hora.
Outra coisa para prestar atenção é agendar reuniões no momento certo. Agendar reuniões para o início da manhã de segunda-feira ou sexta-feira à noite não é algo que seus funcionários agradecerão. De acordo com um estudo recente, o início da tarde no meio da semana é o momento ideal para agendar reuniões. Especificamente, terça-feira às 14h30 é uma boa opção.
Sobrecarga de e-mail
Os e-mails costumam ser uma alternativa de economia de tempo às reuniões, mas muito de qualquer coisa não é bom. Passar por e-mails leva muito tempo. Na verdade, um funcionário corporativo médio gasta cerca de 25% de seu dia de trabalho em várias tarefas relacionadas a e-mail. E o mais frustrante é que os funcionários geralmente precisam lidar com e-mails que não são relevantes para eles.
Os funcionários devem ser incentivados a consolidar e-mails semelhantes em um. Também é uma boa prática reservar de 10 a 15 minutos para verificar sua caixa de entrada, responder a e-mails importantes e sinalizar o restante para ser revisto mais tarde.
Para evitar sobrecarga de e-mail, seria útil introduzir ferramentas de colaboração. O e-mail não é adequado para comunicação diária no local de trabalho. O Slack e o Google Hangouts são algumas opções populares para melhorar a colaboração e a comunicação entre as equipes.
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Congelando locais de trabalho
Isso pode parecer ridículo, mas muitos locais de trabalho são notórios por serem desconfortavelmente frios. Isso é um grande negócio? Sim! De acordo com uma pesquisa, um em cada 10 trabalhadores dos EUA brigou com seus colegas de trabalho sobre o controle do termostato.
O conforto físico de um funcionário pode estar diretamente associado aos seus níveis de produtividade. Se um funcionário se distrai com a temperatura, isso o torna vulnerável a cometer erros. Os funcionários com frio precisam sair frequentemente de suas mesas para ajustar o termostato ou ir para uma parte mais quente do escritório. E para não mencionar, operar o ar condicionado em temperaturas mais baixas está custando mais dinheiro à sua empresa.
Agora chegar na temperatura ideal é complicado e não tem como deixar todo mundo feliz. Você deve tomar o consenso de um funcionário para encontrar uma temperatura aceitável. Tenha em mente que manter o escritório um pouco quente é melhor do que pedir aos funcionários que empilhem suéteres. Também seria útil dar aos funcionários o controle sobre as saídas de ar condicionado correspondentes às suas mesas.
Falta de políticas de trabalho remoto
Um longo trajeto tem um efeito negativo na produtividade. Viajar uma longa distância para o trabalho pode prejudicar os níveis de energia e o humor de um funcionário antes mesmo de começar a trabalhar.
Se há uma coisa boa a sair da pandemia, deve ser o potencial do trabalho remoto. Um estudo recente de Stanford com 16.000 trabalhadores concluiu que trabalhar em casa aumentou a produtividade em 13%.
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Trabalhar em casa permite que os funcionários trabalhem em um espaço confortável sem se preocupar com a fadiga do trajeto. Alguns trabalhadores se sentem produtivos no início do dia, enquanto outros preferem trabalhar no final da tarde. O trabalho remoto oferece aos funcionários a flexibilidade de trabalhar quando se sentem mais produtivos.
O trabalho remoto também é vantajoso para as organizações. É uma maneira eficaz de reduzir os custos das operações diárias, como contas de serviços públicos e aluguel.
Pausas Desencorajadoras
Esperar que os funcionários fiquem acorrentados às suas mesas o dia todo é simplesmente inaceitável. Por causa de tais expectativas ou carga de trabalho impossível, os funcionários podem se sentir obrigados a almoçar em suas mesas. Como gerente ou líder, dê um bom exemplo fazendo as pausas necessárias ao longo do dia de trabalho. Em particular, incentive os funcionários a se afastarem de suas mesas durante o almoço. Fazer pausas é crucial para manter a produtividade.
Desconsiderando a automação
Tarefas repetitivas, como entrada de dados, consomem tempo e também fazem com que os funcionários se sintam desvalorizados. Como organização, você está desperdiçando talentos valiosos se eles estão gastando seu tempo produtivo copiando e colando. Seria altamente benéfico automatizar tarefas de rotina. Atendimento ao cliente, backup de arquivos, prospecção no LinkedIn e folha de pagamento são algumas atividades de negócios que podem ser facilmente automatizadas.
Comunicação Interna Fraca
Uma comunicação interna deficiente pode levar a atrasos desnecessários. Os funcionários não devem verificar várias plataformas para atualizações de projetos. Além disso, canais de comunicação ineficientes também dão margem a mal-entendidos e erros.
É crucial adotar uma ferramenta perfeita para gerenciamento de projetos e comunicações internas. Em vez de enviar atualizações por e-mails ou mensageiros, uma única ferramenta pode ajudá-lo a economizar tempo e esforço. Trello, Basecamp e ProofHub são algumas ferramentas de colaboração e gerenciamento de projetos comumente usadas.
Negligenciando fofocas
A fofoca no local de trabalho pode parecer trivial ou divertida, mas pode prejudicar seriamente a cultura do local de trabalho. Embora os funcionários não devam ser desencorajados a interagir uns com os outros além da capacidade profissional, a fofoca deve ser condenada. A fofoca foi mostrada para gerar má vontade entre os funcionários, perda de moral e aumento da ansiedade. Além disso, também desperdiça tempo e afeta a produtividade.
Embora seja impossível eliminar completamente a videira, os empregadores podem implementar políticas rígidas para minimizar fofocas e rumores prejudiciais. Os gerentes devem ter uma política de portas abertas para que os funcionários se sintam à vontade para compartilhar suas preocupações. Se houver um boato sobre a empresa circulando, não espere que ele desapareça. Aborde-o o mais rápido possível para garantir que os funcionários permaneçam focados em seus trabalhos.
Esperamos que você tenha achado este artigo útil.
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O local de trabalho e a gestão não são os únicos responsáveis pela produtividade dos funcionários. É importante entender que mesmo pequenos hábitos de desperdício de tempo podem ter um impacto significativo na sua produtividade geral. Vamos passar para dicas de produtividade acionáveis para os funcionários.
Não dizer não
Se você tem um ótimo desempenho e gosta de construir bons relacionamentos com as pessoas, é provável que tenha dificuldade em dizer não. E esta é uma característica que o deixará preso com mais trabalho do que você pode gerenciar. Naturalmente, recusar o trabalho imediatamente pode não ser a abordagem mais profissional. Mas isso não significa que você tem que trabalhar fins de semana para cumprir prazos.
Se você se encontrar em uma situação em que tem muitas tarefas para fazer, a melhor solução será pedir ao seu gerente ou supervisor para ajudá-lo a priorizar todas essas tarefas. Use esta oportunidade para listar todas as tarefas que você tem, não importa quão pequena seja. Então, eles perceberão que você não tem tempo para novas tarefas ou o ajudarão a adiar tarefas que não são necessárias imediatamente.
Ser pego no Chit Chat
Sempre tem um funcionário que adora bater um papo e colocar o papo em dia depois do final de semana. Embora a socialização no trabalho tenha muitos benefícios, nem sempre é ideal quando você tem inúmeros prazos a cumprir.
E se você for educado demais para dizer isso ao seu colega de trabalho tagarela ou ele não entender a dica, é hora de aproveitar ao máximo a tecnologia.
Um bom par de fones de ouvido com cancelamento de ruído pode ser um salva-vidas se você estiver cercado de interrupções. Estudos mostram que 90% dos trabalhadores têm melhor desempenho ao ouvir música. É um ganha-ganha.
Mesa de trabalho bagunçada
Uma mesa bagunçada não é apenas uma monstruosidade, mas também um assassino silencioso da produtividade. Se você estiver com um prazo apertado, a última coisa que você quer fazer é perder um documento importante. Você pode evitar distrações mantendo um espaço de trabalho limpo e organizado. Um estudo da Universidade de Princeton também mostrou que um local de trabalho organizado é fundamental para uma melhor concentração. Além disso, uma mesa arrumada economiza seu tempo, pois você não precisa se esforçar para encontrar algo.
Não usar dias de férias
Você pode dirigir um carro sem nunca ter reparado? Quando uma máquina não pode operar sem pausas, como você pode esperar se manter produtivo sem férias? Não tirar seus dias de férias não faz de você um funcionário melhor. Mas afeta sua produtividade e equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
Sair de férias lhe dá o descanso necessário, o que simplesmente não é possível no fim de semana. Também é uma ótima maneira de aliviar o estresse relacionado ao trabalho e melhorar sua saúde mental. Além disso, fazer uma pausa aumentará sua criatividade e produtividade.
Você não precisa necessariamente voar para um país europeu para passar férias. Use esse tempo para fazer o que achar relaxante. Visite seus pais, reserve uma estadia ou passe um tempo de qualidade com sua família e amigos.
Horário de sono ruim
Todos nós ficamos acordados até tarde da noite por causa de um emocionante programa da Netflix. Mas toda vez que você clica em 'continuar assistindo', sua produtividade é afetada. A privação do sono pode afetar seu desempenho, concentração e produtividade.
A falta de sono também afeta sua saúde mental e física. Crie o hábito de ir para a cama em um horário razoável e tente dormir pelo menos 7-8 horas ininterruptas.
Além disso, a duração do sono noturno não é o único fator. Você também precisa garantir que você está tendo um sono de qualidade. Seria útil rastrear seu sono para determinar sua qualidade.
Ignorando a saúde mental e física
Sua saúde mental e física não pode ser uma reflexão tardia. Eles têm um impacto direto na sua produtividade e bem-estar geral. Esperar que você continue trabalhando quando estiver passando por uma crise pessoal ou problemas de saúde não é bom.
Se o seu empregador não apoia o seu bem-estar mental ou físico, é hora de procurar um novo emprego. Até Naomi Osaka, uma das principais campeãs de tênis, desistiu do Aberto da França quando seu pedido de faltar à coletiva de imprensa por causa de sua saúde mental foi negado.
Dito isto, nem todos estão em posição de desistir. Se você está se sentindo estressado ou ansioso, não há vergonha em procurar ajuda de um profissional.
Mídia social
Indiscutivelmente, a mídia social é viciante. Você pega o telefone para verificar uma mensagem e de repente passa 30 minutos percorrendo o Instagram de um estranho. Hoje, a mídia social é projetada propositadamente para atrair você com vídeos pequenos e conteúdo viral.
Sugerimos que você defina um cronômetro antes de verificar as mídias sociais. Mas se você não tem esse tipo de autodisciplina, a única maneira de lidar com a tecnologia é com a tecnologia. Primeiro, comece desativando as notificações push. Em aplicativos como Instagram e Facebook, você pode definir um limite de tempo diário para manter seu uso de mídia social sob controle.
Conclusão
A produtividade não pode ser uma reflexão tardia. Assim como os custos operacionais ou a satisfação do cliente, é uma métrica fundamental que desempenha um papel crítico no sucesso de sua organização. Das políticas do local de trabalho às mudanças no estilo de vida, a produtividade geral depende dos empregadores e dos funcionários . . É importante observar que cada organização é única e, portanto, nem todos os pontos mencionados acima serão relevantes para sua organização. No entanto, toda organização deve monitorar constantemente a produtividade e investir em maneiras de melhorá-la.