O gerenciamento de processos de negócios não é apenas um grande conceito para grandes corporações. É uma técnica valiosa que pequenas empresas, mesmo empreendedores autônomos, podem implementar facilmente para aumentar as vendas e os lucros. Existem maneiras prontamente disponíveis de automatizar processos e otimizar sistemas em sua empresa que nem sempre são óbvias.

4 maneiras ocultas de automatizar processos e otimizar seus sistemas

Para dar uma ideia de como o gerenciamento de processos de negócios é acessível até mesmo para as menores empresas, aqui estão quatro áreas de sua empresa que normalmente têm grande potencial para automação de processos ou simplificação significativa.

1. Use a nuvem

Digamos, por exemplo, que você tenha uma planilha que várias pessoas precisam acessar. Talvez alguém no escritório insira novas informações que os vendedores precisam acessar na estrada. Ambos precisam atualizá-lo.

Se estiver carregado na nuvem, estará sempre atualizado e você eliminou duas coisas:

1 – aqueles atrasos que você obtém quando o arquivo está em um computador local.

2 – uma tarefa. Você não precisa mais atualizar ou sincronizar manualmente o arquivo.

O Microsoft Office e o Google Docs facilitam a manutenção de documentos como este atualizados em tempo real.

Outro exemplo: se seu sistema de gerenciamento de contatos, faturamento ou sistema de pedidos estiver em vários computadores locais, eles devem ser sincronizados regularmente para serem eficazes. Pense em mudar para um serviço baseado em nuvem ou descubra quais integrações estão disponíveis que podem fazer isso por você automaticamente. (Mais sobre isso abaixo.) As informações do cliente em um aplicativo baseado em nuvem estão sempre atualizadas e acessíveis de qualquer lugar por qualquer funcionário.

Hoje, existem centenas de aplicativos "software como serviço" (SAAS) disponíveis online. Eles podem agilizar praticamente qualquer processo de negócios imaginável, incluindo suporte ao cliente e marketing.

2. Use recursos de automação em seu software atual

Existem vários estudos que falam sobre o custo de software subutilizado. Um deles da 1E analisou 1.800 títulos de software em 3,6 milhões de computadores em 129 empresas em um período de quatro anos. O desperdício médio chegou a cerca de US$ 259 por desktop.

OK, é certo que é muito desperdício, mas vamos olhar para o valor.

Em primeiro lugar, suspeito que qualquer que seja o custo pago por cada empresa, houve muito retorno de valor muito superior ao investimento original. Às vezes, um valor imenso pode vir de um único recurso do programa em questão.

Uma das melhores perguntas a fazer sobre seu software é “quais recursos estão disponíveis que podem me ajudar a automatizar ou simplificar um processo específico”.

Você pode, por exemplo, examinar seu uso do Word e provavelmente encontrar 200 recursos que não usa. Isso vai deixar você louco tentando descobrir como não desperdiçar todos esses recursos!

No entanto, se você tiver um processo em mente que deseja simplificar, observe o uso do Word em relação a esse processo.

Por exemplo, digamos que você faça muitas correspondências pequenas e semanais para clientes e prospects locais. Faça uma pesquisa no Google por “como posso automatizar minhas correspondências com o Word” e você verá uma lista de artigos sobre “Mail Merge”. Com um pouco de leitura, você descobre que, se não souber como usar campos de mesclagem, estará desperdiçando muito tempo e duplicando esforços a cada correspondência. Ao aprender um recurso como Merge Fields, você pode economizar algumas horas por semana.

Com um pouco mais de pesquisa, você descobre que o Microsoft Flow permite que você dê um passo adiante automatizando fluxos de trabalho entre aplicativos e serviços. Atualmente eles têm modelos que lidam com mais de 100 serviços.

Vamos levar mais adiante o exemplo das cartas de mala direta. Suponha que a cada semana você envie as cartas e anote-as em seu sistema de gerenciamento de contatos, ou adicione-as ao sistema se forem novos contatos. Com o Flow, você pode salvá-los automaticamente como notas para contatos existentes no Dynamics CRM (se for o que estiver usando) ou pode adicioná-los automaticamente como um novo contato.

O que nos leva ao próximo recurso de automação de processos prontamente disponível.

3. Use integrações

A maioria das empresas usa vários softwares e aplicativos online para gerenciar seus negócios. Geralmente, eles são implementados ao longo do tempo, com base nas necessidades do momento. O que acontece a seguir é que esses aplicativos se tornam tarefas isoladas. É trabalho de alguém fazer a Tarefa A no App 1, a Tarefa B no App2 e assim por diante.

Às vezes, os dados de um aplicativo precisam ser inseridos em outro aplicativo. Por exemplo, um cliente preenche um formulário da web, mas ele deve ser inserido manualmente em seu banco de dados. Os dois aplicativos não se comunicam. O funcionário mais experiente tecnicamente encontrará uma maneira de semi-automatizar o processo baixando dados de um aplicativo e carregando no outro.

No entanto, hoje existe um software de automação de processos de negócios que fará com que todos os seus aplicativos e dispositivos conversem entre si automaticamente, sem intervenção humana. Dois desses aplicativos são Zapier e IFTTT. O IFTTT integrará mais de 600 aplicativos e o Zapier lida com mais de 1.000.

Quando descobri o Zapier pela primeira vez, fiquei furioso com o cara que, antes disso, me fez construir um software personalizado para integrar vários aplicativos. Não era necessário. Antigamente, softwares personalizados e APIs eram necessários para a maioria dos programas. Não é assim hoje.

Se houver uma tarefa que você está fazendo manualmente, além do contato necessário com o cliente, tenho certeza que você pode automatizá-la ou, na pior das hipóteses, reduzir as etapas envolvidas ou o tempo necessário.

Com os dois aplicativos de software de automação de processos que acabei de mencionar, você provavelmente pode integrar quase tudo em seu negócio. Por exemplo, este site está no Hubspot e meu CRM é o Infusionsoft, que não conversam entre si. Então eu uso o Zapier para adicionar novos contatos criados no Hubspot no Infusionsoft. Eu nem vou listar mais exemplos porque a lista pode continuar por páginas.

O Zapier é fácil e intuitivo. Nenhuma experiência em codificação ou software é necessária, mas você deve estar familiarizado com todos os aplicativos que deseja integrar. IFTTT é para usuários mais avançados.

4. Aproveite a experiência de sua equipe

Sua equipe é uma riqueza de informações, perspectivas e conhecimentos. Existem pelo menos três maneiras de extrair essas informações para ajudar na melhoria do seu processo.

uma. Observe a produtividade de seus funcionários

É provável que certos funcionários sejam consistentemente mais produtivos do que outros. Talvez seus processos para realizar certas tarefas sejam mais eficientes do que outros membros da equipe. Em caso afirmativo, incorpore suas formas em seus novos processos.

b. Documente e mapeie seus processos atuais

Faça com que sua equipe descreva detalhadamente como eles realizam todas as tarefas relacionadas ao processo que você deseja melhorar. Quando você escreve e mapeia esses processos graficamente, é mais fácil identificar práticas redundantes ou ineficientes que podem ser eliminadas ou melhoradas. Também é mais fácil identificar tarefas que podem ser feitas simultaneamente em vez de sequencialmente.

c. Peça feedback

Peça a todos os funcionários feedback sobre como uma tarefa pode ser melhorada. Talvez eles façam isso de uma certa maneira (talvez ineficiente) porque foram instruídos a fazê-lo dessa maneira. Quando você recebe a opinião de todos, pode obter algumas ideias muito boas para melhorar seus processos.

É natural que as pessoas pensem em como podem fazer seu trabalho melhor, especialmente se isso facilitar sua vida. No entanto, dependendo da cultura da sua empresa, pode não ser natural que eles falem sobre isso.

Além disso, o próprio ato de trabalhar com seus funcionários na melhoria de processos pode levar a melhorias temporárias na produtividade. Eles se sentem parte da equipe e você obtém a adesão deles aos novos processos à medida que os implementa.

Conclusão - os benefícios da automação de processos de negócios

Mesmo as menores empresas podem começar a automatizar seus processos quase que imediatamente. A nuvem facilita a sincronização e o acesso todos os recursos da sua empresa de qualquer lugar, a qualquer hora. Existem recursos não utilizados disponíveis em seu software atual que podem ajudá-lo a automatizar processos e otimizar sistemas. Além disso, existem integrações disponíveis para permitir que todos os seus aplicativos e dispositivos conversem entre si, eliminando as atualizações manuais. Examine regularmente todas as tarefas que você e seus funcionários realizam e receba muitos comentários.

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