การจัดการกระบวนการทางธุรกิจไม่ได้เป็นเพียงแนวคิดที่ยิ่งใหญ่สำหรับองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น เป็นเทคนิคที่ทรงคุณค่าที่ธุรกิจขนาดเล็ก แม้แต่โซโลพรีนเนอร์ ก็สามารถนำไปใช้เพื่อเพิ่มยอดขายและผลกำไรได้อย่างง่ายดาย มีวิธีที่พร้อมใช้งานในการดำเนินการอัตโนมัติและปรับปรุงระบบในธุรกิจของคุณซึ่งไม่ชัดเจนเสมอไป

4 วิธีที่ซ่อนอยู่ในการทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติและปรับปรุงระบบของคุณ

เพื่อให้คุณได้แนวคิดว่าการจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่เข้าถึงได้สำหรับธุรกิจที่เล็กที่สุด ต่อไปนี้คือสี่ด้านของธุรกิจของคุณที่โดยทั่วไปแล้วจะมีศักยภาพสูงสำหรับกระบวนการอัตโนมัติหรือการทำให้เพรียวลมที่สำคัญ

1. ใช้คลาวด์

สมมติว่า คุณมีสเปรดชีตที่หลายคนต้องการเข้าถึง อาจมีบางคนในสำนักงานป้อนข้อมูลใหม่ที่พนักงานขายจำเป็นต้องเข้าถึงบนท้องถนน ทั้งสองจำเป็นต้องปรับปรุง

หากมีการโหลดบนคลาวด์ แสดงว่าเป็นปัจจุบันเสมอ และคุณได้กำจัดสองสิ่ง:

1 – การหน่วงเวลาที่คุณได้รับเมื่อไฟล์อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์

2 – งาน คุณไม่จำเป็นต้องอัปเดตหรือซิงโครไนซ์ไฟล์ด้วยตนเองอีกต่อไป

Microsoft Office และ Google Docs ทำให้ง่ายต่อการอัปเดตเอกสารเช่นนี้ในทันที

อีกตัวอย่างหนึ่ง: หากระบบการจัดการผู้ติดต่อ การออกใบแจ้งหนี้ หรือระบบการสั่งซื้ออยู่ในคอมพิวเตอร์เครื่องต่างๆ ระบบจะต้องซิงโครไนซ์อย่างสม่ำเสมอจึงจะมีประสิทธิภาพ ลองนึกถึงการเปลี่ยนไปใช้บริการบนคลาวด์หรือค้นหาว่ามีการรวมระบบใดบ้างที่สามารถทำสิ่งนี้ให้คุณได้โดยอัตโนมัติ (เพิ่มเติมจากด้านล่าง) ข้อมูลลูกค้าบนแอพบนคลาวด์นั้นเป็นข้อมูลล่าสุดเสมอและสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่โดยพนักงานทุกคน

วันนี้มีแอพ "ซอฟต์แวร์เป็นบริการ" (SAAS) หลายร้อยรายการออนไลน์ พวกเขาสามารถปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจเกือบทุกอย่างเท่าที่จะจินตนาการได้ รวมถึงการสนับสนุนลูกค้าและการตลาด

2. ใช้คุณสมบัติการทำงานอัตโนมัติในซอฟต์แวร์ปัจจุบันของคุณ

มีงานวิจัยหลายชิ้นที่พูดถึงต้นทุนของซอฟต์แวร์ที่มีการใช้งานน้อยเกินไป หนึ่งในนั้นจาก 1E ดูซอฟต์แวร์ 1800 ชื่อบนคอมพิวเตอร์ 3.6 ล้านเครื่องที่ 129 บริษัท ในช่วงสี่ปี ของเสียเฉลี่ยอยู่ที่ประมาณ 259 เหรียญต่อเดสก์ท็อป

โอเค ยอมรับว่าเสียเยอะ แต่มาดูความคุ้มค่ากัน

ประการแรก ฉันสงสัยว่าไม่ว่าค่าใช้จ่ายที่แต่ละบริษัทจ่ายไปนั้นมีมูลค่ามหาศาลที่คืนมามากเกินกว่าเงินลงทุนเริ่มแรก บางครั้งมูลค่ามหาศาลอาจมาจากคุณลักษณะเดียวของโปรแกรมที่เป็นปัญหา

หนึ่งในคำถามที่ดีกว่าที่ควรถามเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ของคุณคือ “มีฟีเจอร์ใดบ้างที่สามารถช่วยให้ฉันทำงานอัตโนมัติหรือปรับปรุงกระบวนการบางอย่างได้”

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถดูการใช้ Word ของคุณ และอาจพบฟีเจอร์กว่า 200 รายการที่คุณไม่ได้ใช้ นั่นจะทำให้คุณคลั่งไคล้การพยายามหาวิธีที่จะไม่เสียคุณสมบัติเหล่านั้นทั้งหมด!

อย่างไรก็ตาม หากคุณมีกระบวนการในใจที่ต้องการปรับปรุง ให้ดูที่การใช้ Word ของคุณเกี่ยวกับกระบวนการนั้น

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณส่งจดหมายเล็กๆ รายสัปดาห์จำนวนมากถึงลูกค้าในพื้นที่และผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ทำการค้นหาโดย Google ด้วยคำว่า "ฉันจะส่งจดหมายอัตโนมัติด้วย Word ได้อย่างไร" แล้วคุณจะเห็นรายการบทความเกี่ยวกับ "Mail Merge" เมื่ออ่านสักนิด คุณจะพบว่าถ้าคุณไม่ทราบวิธีใช้เขตข้อมูลผสาน คุณจะเสียเวลาและพยายามซ้ำซ้อนกับการส่งจดหมายทุกครั้ง ด้วยการเรียนรู้คุณสมบัติหนึ่งอย่าง เช่น Merge Fields คุณอาจประหยัดเวลาได้สองสามชั่วโมงต่อสัปดาห์

ด้วยการค้นหาอีกเล็กน้อย คุณจะพบว่า Microsoft Flow ช่วยให้คุณก้าวไปอีกขั้นโดยทำให้เวิร์กโฟลว์ระหว่างแอปและบริการเป็นไปโดยอัตโนมัติ ปัจจุบันพวกเขามีเทมเพลตที่จัดการบริการมากกว่า 100 รายการ

มาดูตัวอย่างจดหมายเวียนกันต่อไป สมมติว่าคุณส่งจดหมายทางไปรษณีย์ทุกสัปดาห์ แล้วจดบันทึกไว้ในระบบจัดการที่อยู่ติดต่อของคุณ หรือคุณเพิ่มลงในระบบหากเป็นรายชื่อติดต่อใหม่ ด้วย Flow คุณสามารถบันทึกเป็นบันทึกย่อในผู้ติดต่อที่มีอยู่ใน Dynamics CRM ได้โดยอัตโนมัติ (หากนั่นคือสิ่งที่คุณกำลังใช้) หรือคุณสามารถเพิ่มเป็นผู้ติดต่อใหม่ได้โดยอัตโนมัติ

ซึ่งนำเราไปสู่ทรัพยากรระบบอัตโนมัติของกระบวนการถัดไปที่พร้อมใช้งาน

3. ใช้การบูรณาการ

ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์และแอปออนไลน์หลายชิ้นในการจัดการธุรกิจของตน โดยทั่วไป สิ่งเหล่านี้จะถูกนำมาใช้เมื่อเวลาผ่านไป ตามความต้องการในขณะนั้น สิ่งที่เกิดขึ้นต่อไปคือแอปเหล่านี้กลายเป็นงานแยก เป็นหน้าที่ของใครบางคนในการทำ Task A บน App 1, Task B บน App2 และอื่นๆ

บางครั้งจำเป็นต้องป้อนข้อมูลจากแอปหนึ่งไปยังอีกแอปหนึ่ง ตัวอย่างเช่น ลูกค้ากรอกแบบฟอร์มบนเว็บ แต่ต้องป้อนด้วยตนเองในฐานข้อมูลของคุณ ทั้งสองแอพไม่พูดคุยกัน พนักงานที่เชี่ยวชาญด้านเทคนิคมากขึ้นจะหาวิธีทำให้กระบวนการกึ่งอัตโนมัติโดยการดาวน์โหลดข้อมูลจากแอปหนึ่งและอัปโหลดไปยังอีกแอปหนึ่ง

ทว่าวันนี้มีซอฟต์แวร์กระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติที่จะทำให้แอปและอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณพูดคุยกันโดยอัตโนมัติ โดยไม่มีการแทรกแซงของมนุษย์ สองแอพดังกล่าวคือ Zapier และ IFTTT IFTTT จะรวมแอพมากกว่า 600 แอพและ Zapier จัดการมากกว่า 1,000 รายการ

เมื่อฉันค้นพบ Zapier ครั้งแรก ฉันรู้สึกประทับใจกับผู้ชายที่ก่อนหน้านั้น ให้ฉันสร้างซอฟต์แวร์ที่กำหนดเองเพื่อรวมแอพต่างๆ มันไม่จำเป็น กาลครั้งหนึ่ง ซอฟต์แวร์แบบกำหนดเองและ API จำเป็นสำหรับโปรแกรมส่วนใหญ่ วันนี้ไม่เป็นเช่นนั้น

หากมีงานที่คุณทำด้วยตนเอง นอกเหนือจากการติดต่อลูกค้าที่จำเป็น ฉันแน่ใจว่าคุณสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติหรือในกรณีที่เลวร้ายที่สุด ลดขั้นตอนที่เกี่ยวข้องหรือเวลาที่ต้องใช้

ด้วยแอพซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสองกระบวนการที่ฉันเพิ่งพูดถึง คุณสามารถรวมเกือบทุกอย่างในธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น เว็บไซต์นี้อยู่ใน Hubspot และ CRM ของฉันคือ Infusionsoft ซึ่งไม่พูดคุยกัน ดังนั้นฉันจึงใช้ Zapier เพื่อเพิ่มผู้ติดต่อใหม่ที่สร้างใน Hubspot ลงใน Infusionsoft ฉันจะไม่แสดงตัวอย่างเพิ่มเติมเพราะรายการสามารถไปในหน้า

Zapier นั้นง่ายและใช้งานง่าย ไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์เขียนโค้ดหรือซอฟต์แวร์ แต่คุณจะต้องคุ้นเคยกับแอปทั้งหมดที่คุณต้องการผสานรวม IFTTT สำหรับผู้ใช้ขั้นสูง

4. แตะความเชี่ยวชาญของพนักงานของคุณ

พนักงานของคุณมีข้อมูล มุมมอง และความเชี่ยวชาญมากมาย มีอย่างน้อยสามวิธีในการขุดข้อมูลนั้นเพื่อช่วยปรับปรุงกระบวนการของคุณ

ก. ดูประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานของคุณ

เป็นไปได้ว่าพนักงานบางคนมีประสิทธิผลมากกว่าคนอื่นๆ อย่างสม่ำเสมอ บางทีกระบวนการทำงานบางอย่างอาจมีประสิทธิภาพมากกว่าสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้รวมวิธีการเหล่านี้เข้ากับกระบวนการใหม่ของคุณ

ข. จัดทำเอกสารและแมปกระบวนการปัจจุบันของคุณ

ให้ทีมของคุณอธิบายรายละเอียดว่าพวกเขาทำงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่คุณต้องการปรับปรุงได้อย่างไร เมื่อคุณเขียนและแมปกระบวนการเหล่านี้ด้วยภาพกราฟิก จะเป็นการง่ายกว่าที่จะระบุแนวทางปฏิบัติที่ซ้ำซ้อนหรือไม่มีประสิทธิภาพซึ่งสามารถกำจัดหรือปรับปรุงได้ นอกจากนี้ยังง่ายต่อการระบุงานที่สามารถทำได้พร้อมกันแทนที่จะทำตามลำดับ

ค. ขอความคิดเห็น

ขอความคิดเห็นจากพนักงานทุกคนเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงงาน บางทีพวกเขาอาจทำบางอย่าง (อาจไม่มีประสิทธิภาพ) เพราะพวกเขาได้รับคำสั่งให้ทำแบบนั้น เมื่อคุณได้รับความคิดเห็นจากทุกคน คุณจะได้รับแนวคิดดีๆ สำหรับการปรับปรุงกระบวนการของคุณ

เป็นเรื่องปกติที่ผู้คนจะคิดว่าพวกเขาจะทำงานได้ดีขึ้นได้อย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามันทำให้ชีวิตของพวกเขาง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมในบริษัทของคุณ อาจไม่ธรรมดาที่พวกเขาพูดถึงเรื่องนี้

นอกจากนี้ การทำงานกับพนักงานของคุณในการปรับปรุงกระบวนการอาจนำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพชั่วคราว พวกเขารู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของทีมและคุณจะได้รับการยินยอมจากพวกเขาในกระบวนการใหม่เมื่อคุณเปิดตัว

บทสรุป – ประโยชน์ของระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ

แม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กที่สุดก็สามารถเริ่มทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติได้เกือบจะในทันที ระบบคลาวด์ทำให้ง่ายต่อการซิงค์และเข้าถึง ทรัพยากรของบริษัททั้งหมดได้จากทุกที่ ทุกเวลา มีฟีเจอร์ที่ไม่ได้ใช้ในซอฟต์แวร์ปัจจุบันของคุณที่สามารถช่วยคุณทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติและทำให้ระบบคล่องตัว ยิ่งไปกว่านั้น ยังมีการผสานการทำงานเพื่อให้แอปและอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณพูดคุยกัน ดังนั้นจึงช่วยขจัดการอัปเดตด้วยตนเอง ตรวจสอบงานทุกอย่างที่คุณและพนักงานทำอย่างสม่ำเสมอและรับคำติชมมากมาย

หากต้องการทราบว่าการนำการจัดการกระบวนการทางธุรกิจไปใช้ในธุรกิจขนาดเล็กของคุณนั้นง่ายเพียงใด รับสำเนาฟรี 5 ขั้นตอนสำคัญสำหรับการสร้างกระบวนการทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพและทรงพลัง เรายังรวมรายการตรวจสอบกระบวนการทางธุรกิจด้วย

ไปที่นี่เพื่อแจ้งให้เราทราบว่าจะส่งสำเนาของคุณไปที่ใด