业务流程管理不仅仅是大公司的一个大概念。 这是一项有价值的技术，小型企业，甚至是个体企业家，都可以轻松实施以增加销售额和利润。 有现成的方法可以自动化您的业务中的流程和简化系统，但这些方法并不总是显而易见的。

自动化流程和简化系统的 4 种隐藏方法

为了让您了解即使是最小的企业也可以访问业务流程管理，以下是您的业务的四个领域，它们通常具有流程自动化或显着简化的巨大潜力。

1.使用云

例如，假设您有一个多人需要访问的电子表格。 也许办公室里的某个人输入了销售人员需要在路上访问的新信息。 两者都需要更新它。

如果它加载到云上，它始终是最新的，并且您已经消除了两件事：

1 – 当文件在本地计算机上时，您得到的那些时间延迟。

2 – 一项任务。 您不再需要手动更新或同步文件。

Microsoft Office 和 Google Docs 让您可以轻松地随时更新此类文档。

另一个例子：如果您的联系人管理系统、发票或订购系统在不同的本地计算机上，它们必须定期同步才能生效。 考虑切换到基于云的服务或找出可以自动为您执行此操作的可用集成。 （更多内容见下文。）基于云的应用程序上的客户信息始终是最新的，任何员工都可以从任何地方访问。

今天，有数百种“软件即服务”(SAAS) 应用程序可供在线使用。 他们可以简化几乎任何可以想象的业务流程，包括客户支持和营销。

2. 在您当前的软件中使用自动化功能

有各种研究讨论了未充分利用软件的成本。 其中一位来自 1E，在四年的时间里研究了 129 家公司的 360 万台计算机上的 1800 个软件标题。 每个桌面的平均浪费约为 259 美元。

好吧，诚然，这是很多浪费，但让我们看看价值。

首先，我怀疑每家公司无论付出多少成本，都获得了远远超过原始投资的大量价值。 有时巨大的价值可以来自所讨论程序的单个功能。

关于您的软件的一个更好的问题是“有哪些可用功能可以帮助我自动化或简化特定流程。”

例如，您可以查看您对 Word 的使用，并可能找到 200 个您不使用的功能。 这会让你疯狂地试图弄清楚如何不浪费所有这些功能！

但是，如果您有一个想要简化的流程，请查看您在该流程方面的 Word 使用情况。

例如，假设您每周向本地客户和潜在客户发送大量小型邮件。 在 Google 上搜索“如何使用 Word 自动发送邮件”，您会看到有关“邮件合并”的文章列表。 稍微阅读一下，您会发现如果您不知道如何使用合并字段，那么您会在每次邮寄时浪费大量时间和重复工作。 通过学习诸如合并字段之类的一项功能，您可以每周节省几个小时。

通过更多搜索，您会发现 Microsoft Flow 通过自动化应用程序和服务之间的工作流，让您更进一步。 目前，他们拥有处理 100 多项服务的模板。

让我们进一步以邮件合并信件为例。 假设您每周邮寄这些信件，然后在您的联系人管理系统中记录下来，或者如果他们是新联系人，您将它们添加到系统中。 使用 Flow，您可以将它们自动保存为 Dynamics CRM 中现有联系人的注释（如果您正在使用），或者您可以自动将它们添加为新联系人。

这将我们带到了下一个现成的流程自动化资源。

3. 使用集成

大多数企业使用多个软件和在线应用程序来管理他们的业务。 一般来说，这些都是根据当时的需要随着时间的推移而实施的。 接下来发生的是这些应用程序成为孤立的任务。 在 App 1 上执行任务 A，在 App2 上执行任务 B，等等，这是某人的工作。

有时需要将来自一个应用程序的数据输入到另一个应用程序中。 例如，客户填写了 Web 表单，但必须手动将其输入到您的数据库中。 这两个应用程序不相互交谈。 更精通技术的员工会通过从一个应用程序下载数据并上传到另一个应用程序来找到一种半自动化流程的方法。

然而，今天有业务流程自动化软件可以让您的所有应用程序和设备自动相互通信，无需人工干预。 Zapier 和 IFTTT 是两个这样的应用程序。 IFTTT 将集成 600 多个应用程序，Zapier 将处理 1,000 多个。

当我第一次发现 Zapier 时，我被那个在此之前让我构建自定义软件以集成各种应用程序的人感到厌烦。 这是没有必要的。 曾几何时，大多数程序都需要定制软件和 API。 今天不是这样。

如果您正在手动执行某项任务，除了必要的客户联系外，我敢肯定您可以将其自动化，或者在最坏的情况下，减少所涉及的步骤或花费的时间。

使用我刚才提到的两个流程自动化软件应用程序，您几乎可以将任何东西集成到您的业务中。 例如，这个网站在 Hubspot 上，而我的 CRM 是 Infusionsoft，它们之间不相互通信。 所以我使用 Zapier 将在 Hubspot 中创建的新联系人添加到 Infusionsoft。 我什至不打算列出更多示例，因为该列表可以继续进行页面。

Zapier 简单直观。 无需编码或软件经验，但您必须熟悉您希望集成的所有应用程序。 IFTTT 适用于更高级的用户。

4. 挖掘员工的专业知识

您的员工拥有丰富的信息、观点和专业知识。 至少有三种方法可以挖掘这些信息以帮助您改进流程。

一个。 看看你的员工生产力

某些员工可能始终比其他员工更有效率。 也许他们执行某些任务的过程比其他团队成员更有效。 如果是这样，请将他们的方式纳入您的新流程。

湾。 记录和映射您当前的流程

让您的团队每个人详细描述他们如何完成与您想要改进的流程相关的所有任务。 当您将其写出来并以图形方式映射这些过程时，更容易发现可以消除或改进的冗余或低效做法。 发现可以同时完成而不是按顺序完成的任务也更容易。

C。 寻求反馈

询问每位员工关于如何改进任务的反馈。 也许他们以某种（也许效率低下）的方式来做，因为他们被告知要那样做。 当您获得每个人的意见时，您可以获得一些非常好的想法来改进您的流程。

人们很自然地会思考如何才能更好地完成工作，尤其是如果这能让他们的生活更轻松的话。 然而，根据贵公司的文化，他们可能不自然地谈论它。

此外，与您的员工一起改进流程的行为可能会暂时提高生产力。 他们感觉自己是团队的一员，当您推出新流程时，您会得到他们的支持。

结论——业务流程自动化的好处

即使是最小的企业也几乎可以立即开始自动化他们的流程。 云使同步和访问变得容易 随时随地获取您公司的所有资源。 您当前的软件中有一些未使用的功能可以帮助您自动化流程和简化系统。 最重要的是，有一些集成可让您的所有应用程序和设备相互通信，从而消除手动更新。 定期检查您和您的员工所做的每一项任务，并获得大量反馈。

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