La gestion des processus métier n'est pas seulement un grand concept pour les grandes entreprises. C'est une technique précieuse que les petites entreprises, même les entrepreneurs indépendants, peuvent facilement mettre en œuvre pour augmenter leurs ventes et leurs bénéfices. Il existe des moyens facilement disponibles pour automatiser les processus et rationaliser les systèmes de votre entreprise qui ne sont pas toujours évidents.

4 façons cachées d'automatiser les processus et de rationaliser vos systèmes

Pour vous donner une idée de l'accessibilité de la gestion des processus métier même pour les plus petites entreprises, voici quatre domaines de votre entreprise qui ont généralement un grand potentiel d'automatisation des processus ou de rationalisation importante.

1. Utilisez le cloud

Supposons, par exemple, que vous disposiez d'une feuille de calcul à laquelle plusieurs personnes doivent accéder. Peut-être que quelqu'un au bureau saisit de nouvelles informations auxquelles les vendeurs ont besoin d'accéder sur la route. Les deux doivent le mettre à jour.

S'il est chargé sur le cloud, il est toujours à jour et vous avez éliminé deux choses :

1 - ces délais que vous obtenez lorsque le fichier est sur un ordinateur local.

2 – une tâche. Vous n'avez plus besoin de mettre à jour ou de synchroniser manuellement le fichier.

Microsoft Office et Google Docs facilitent la mise à jour instantanée de documents comme celui-ci.

Autre exemple : si votre système de gestion des contacts, de facturation ou de commande est sur plusieurs ordinateurs locaux, ils doivent être synchronisés régulièrement pour être efficaces. Pensez à passer à un service basé sur le cloud ou découvrez les intégrations disponibles qui peuvent le faire automatiquement pour vous. (Plus d'informations à ce sujet ci-dessous.) Les informations client sur une application basée sur le cloud sont toujours à jour et accessibles de n'importe où par n'importe quel employé.

Aujourd'hui, il existe des centaines d'applications "logiciel en tant que service" (SAAS) disponibles en ligne. Ils peuvent rationaliser presque tous les processus métier imaginables, y compris le support client et le marketing.

2. Utilisez les fonctionnalités d'automatisation de votre logiciel actuel

Il existe diverses études qui parlent du coût des logiciels sous-utilisés. L'un d'eux de 1E a examiné 1800 titres de logiciels sur 3,6 millions d'ordinateurs dans 129 entreprises sur une période de quatre ans. Le gaspillage moyen s'élevait à environ 259 $ par ordinateur de bureau.

OK, certes c'est beaucoup de gaspillage, mais regardons la valeur.

Tout d'abord, je soupçonne que quel que soit le coût payé par chaque entreprise, il y avait beaucoup de valeur retournée bien au-delà de l'investissement initial. Parfois, une valeur immense peut provenir d'une seule fonctionnalité du programme en question.

L'une des meilleures questions à poser à propos de votre logiciel est "quelles sont les fonctionnalités disponibles qui peuvent m'aider à automatiser ou à rationaliser un processus particulier".

Vous pouvez, par exemple, regarder votre utilisation de Word et probablement trouver 200 fonctionnalités que vous n'utilisez pas. Cela vous rendra fou d'essayer de comprendre comment ne pas gaspiller toutes ces fonctionnalités !

Cependant, si vous avez un processus en tête que vous souhaitez rationaliser, examinez votre utilisation de Word par rapport à ce processus.

Par exemple, supposons que vous fassiez beaucoup de petits envois hebdomadaires aux clients et prospects locaux. Effectuez une recherche Google pour "comment puis-je automatiser mes envois avec Word" et vous verrez une liste d'articles sur le "publipostage". Avec un peu de lecture, vous découvrirez que si vous ne savez pas comment utiliser les champs de fusion, vous perdez beaucoup de temps et d'efforts en double à chaque envoi. En apprenant une fonctionnalité telle que Fusionner les champs, vous pourriez gagner quelques heures par semaine.

Avec un peu plus de recherche, vous constatez que Microsoft Flow vous permet d'aller plus loin en automatisant les flux de travail entre les applications et les services. Actuellement, ils ont des modèles qui gèrent plus de 100 services.

Prenons l'exemple des lettres de publipostage plus loin. Supposons que chaque semaine vous postiez les lettres et que vous en preniez note dans votre système de gestion des contacts, ou que vous les ajoutiez au système s'il s'agit de nouveaux contacts. Avec Flow, vous pouvez les enregistrer automatiquement en tant que notes pour les contacts existants dans Dynamics CRM (si c'est ce que vous utilisez) ou vous pouvez les ajouter automatiquement en tant que nouveau contact.

Ce qui nous amène à la prochaine ressource d'automatisation de processus facilement disponible.

3. Utilisez les intégrations

La plupart des entreprises utilisent plusieurs logiciels et applications en ligne pour gérer leur activité. Généralement, ceux-ci sont mis en place dans le temps, en fonction des besoins du moment. Ce qui se passe ensuite, c'est que ces applications deviennent des tâches isolées. C'est le travail de quelqu'un de faire la tâche A sur App 1, la tâche B sur App2, et ainsi de suite.

Parfois, les données d'une application doivent être entrées dans une autre application. Par exemple, un client remplit un formulaire Web, mais il doit être saisi manuellement dans votre base de données. Les deux applications ne se parlent pas. L'employé le plus averti sur le plan technique trouvera un moyen de semi-automatiser le processus en téléchargeant les données d'une application et en les téléchargeant dans l'autre.

Pourtant, il existe aujourd'hui un logiciel d'automatisation des processus métier qui permet à toutes vos applications et tous vos appareils de se parler automatiquement, sans intervention humaine. Deux de ces applications sont Zapier et IFTTT. IFTTT intégrera plus de 600 applications et Zapier en gère plus de 1 000.

Lorsque j'ai découvert Zapier pour la première fois, j'ai été époustouflé par le gars qui, avant cela, m'avait fait construire un logiciel personnalisé pour intégrer diverses applications. Ce n'était pas nécessaire. Il était une fois, des logiciels personnalisés et des API étaient nécessaires pour la plupart des programmes. Ce n'est pas le cas aujourd'hui.

S'il y a une tâche que vous effectuez manuellement, en dehors du contact client nécessaire, je suis certain que vous pouvez l'automatiser ou, dans le pire des cas, réduire les étapes impliquées ou le temps nécessaire.

Avec les deux applications logicielles d'automatisation des processus que je viens de mentionner, vous pouvez probablement intégrer presque tout dans votre entreprise. Par exemple, ce site est sur Hubspot et mon CRM est Infusionsoft, qui ne se parlent pas. J'utilise donc Zapier pour ajouter de nouveaux contacts créés dans Hubspot dans Infusionsoft. Je ne vais même pas énumérer plus d'exemples car la liste peut s'étendre sur des pages.

Zapier est simple et intuitif. Aucune expérience de codage ou de logiciel n'est nécessaire, mais vous devrez vous familiariser avec toutes les applications que vous souhaitez intégrer. IFTTT est destiné aux utilisateurs plus avancés.

4. Exploitez l'expertise de votre personnel

Votre personnel est une mine d'informations, de points de vue et d'expertise. Il existe au moins trois façons d'exploiter ces informations pour vous aider à améliorer vos processus.

un. Regardez la productivité de vos employés

Il est probable que certains employés soient systématiquement plus productifs que d'autres. Peut-être que leurs processus pour effectuer certaines tâches sont plus efficaces que les autres membres de l'équipe. Si c'est le cas, intégrez leurs méthodes dans vos nouveaux processus.

b. Documentez et cartographiez vos processus actuels

Demandez à votre équipe de décrire en détail comment elle effectue toutes les tâches liées au processus que vous souhaitez améliorer. Lorsque vous l'écrivez et cartographiez ces processus graphiquement, il est plus facile de repérer les pratiques redondantes ou inefficaces qui peuvent ensuite être éliminées ou améliorées. Il est également plus facile de repérer les tâches qui peuvent être effectuées simultanément plutôt que séquentiellement.

c. Demandez des commentaires

Demandez à chaque employé de donner son avis sur la façon dont une tâche pourrait être améliorée. Peut-être qu'ils le font d'une certaine manière (peut-être inefficace) parce qu'on leur a dit de le faire de cette façon. Lorsque vous obtenez les commentaires de tout le monde, vous pouvez obtenir de très bonnes idées pour améliorer vos processus.

Il est naturel que les gens réfléchissent à la façon dont ils peuvent mieux faire leur travail, surtout si cela leur facilite la vie. Pourtant, selon la culture de votre entreprise, il n'est peut-être pas naturel pour eux d'en parler.

De plus, le simple fait de travailler avec vos employés sur l'amélioration des processus peut entraîner des améliorations temporaires de la productivité. Ils sentent qu'ils font partie de l'équipe et vous obtenez leur adhésion aux nouveaux processus au fur et à mesure que vous les déployez.

Conclusion - les avantages de l'automatisation des processus métier

Même les plus petites entreprises peuvent commencer à automatiser leurs processus presque immédiatement. Le cloud facilite la synchronisation et l'accès toutes les ressources de votre entreprise de n'importe où, n'importe quand. Il existe des fonctionnalités inutilisées disponibles dans votre logiciel actuel qui peuvent vous aider à automatiser les processus et à rationaliser les systèmes. De plus, des intégrations sont disponibles pour permettre à toutes vos applications et appareils de communiquer entre eux, éliminant ainsi les mises à jour manuelles. Examinez régulièrement chaque tâche que vous et vos employés effectuez et obtenez de nombreux commentaires.

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