Managementul proceselor de afaceri nu este doar un concept mare pentru marile corporații. Este o tehnică valoroasă pe care întreprinderile mici, chiar și antreprenorii solo, o pot implementa cu ușurință pentru a crește vânzările și profiturile. Există modalități ușor disponibile de a automatiza procesele și de a eficientiza sistemele din afacerea dvs., care nu sunt întotdeauna evidente.

4 moduri ascunse de a automatiza procesele și de a vă eficientiza sistemele

Pentru a vă oferi o idee despre cât de accesibil este managementul proceselor de afaceri chiar și pentru cele mai mici companii, iată patru domenii ale afacerii dvs. care au, de obicei, un potențial mare de automatizare a proceselor sau de eficientizare semnificativă.

1. Folosește cloud-ul

Să presupunem, de exemplu, că aveți o foaie de calcul pe care mai multe persoane trebuie să o acceseze. Poate cineva din birou introduce informații noi pe care oamenii de vânzări trebuie să le acceseze pe drum. Ambele trebuie să-l actualizeze.

Dacă este încărcat pe cloud, este întotdeauna actual și ați eliminat două lucruri:

1 – acele întârzieri pe care le obțineți atunci când fișierul este pe un computer local.

2 – o sarcină. Nu mai trebuie să actualizați sau să sincronizați manual fișierul.

Microsoft Office și Google Docs facilitează păstrarea documentelor de acest fel actualizate din mers.

Un alt exemplu: dacă sistemul dvs. de gestionare a contactelor, facturarea sau sistemul de comandă se află pe diferite computere locale, acestea trebuie sincronizate în mod regulat pentru a fi eficiente. Gândiți-vă la trecerea la un serviciu bazat pe cloud sau aflați ce integrări sunt disponibile care vă pot face acest lucru automat. (Mai multe despre asta mai jos.) Informațiile despre clienți dintr-o aplicație bazată pe cloud sunt întotdeauna actuale și accesibile de oriunde de către orice angajat.

Astăzi, există sute de aplicații „software ca serviciu” (SAAS) disponibile online. Ele pot eficientiza aproape orice proces de afaceri imaginabil, inclusiv asistența pentru clienți și marketing.

2. Utilizați funcțiile de automatizare în software-ul dvs. actual

Există diverse studii care vorbesc despre costul software-ului subutilizat. Unul dintre ei de la 1E, a analizat 1800 de titluri de software pe 3,6 milioane de computere la 129 de companii pe o perioadă de patru ani. Deșeurile medii au ajuns la aproximativ 259 USD per desktop.

Bine, desigur, este multă risipă, dar să ne uităm la valoare.

În primul rând, bănuiesc că, indiferent de costul plătit de fiecare companie, a existat o mulțime de valoare returnată cu mult peste investiția inițială. Uneori, o valoare imensă poate proveni dintr-o singură caracteristică a programului în cauză.

Una dintre cele mai bune întrebări de adresat despre software-ul dvs. este „ce caracteristici sunt disponibile care mă pot ajuta să automatizez sau să eficientizez un anumit proces”.

Puteți, de exemplu, să vă uitați la utilizarea Word și probabil să găsiți 200 de funcții pe care nu le utilizați. Asta te va înnebuni încercând să-ți dai seama cum să nu irosești toate acele caracteristici!

Cu toate acestea, dacă aveți în vedere un proces pe care doriți să-l simplificați, uitați-vă la utilizarea Word cu privire la acel proces.

De exemplu, să presupunem că faceți o mulțime de e-mailuri mici, săptămânale, către clienți și potențiali locali. Căutați pe Google „cum îmi pot automatiza corespondențele cu Word” și veți vedea o listă de articole despre „Imbinare corespondență”. Cu un pic de lectură descoperi că, dacă nu știi cum să folosești câmpurile de îmbinare, pierzi mult timp și dublezi efort cu fiecare corespondență. Învățând o funcție, cum ar fi Îmbinați câmpuri, puteți economisi câteva ore pe săptămână.

Cu puțin mai multă căutare, descoperiți că Microsoft Flow vă permite să faceți un pas mai departe prin automatizarea fluxurilor de lucru între aplicații și servicii. În prezent, au șabloane care gestionează peste 100 de servicii.

Să luăm mai departe exemplul scrisorilor de îmbinare prin corespondență. Să presupunem că în fiecare săptămână trimiteți scrisorile prin poștă și apoi notați-le în sistemul dvs. de gestionare a contactelor sau le adăugați în sistem dacă sunt contacte noi. Cu Flow, le puteți salva automat ca note pentru contactele existente în Dynamics CRM (dacă asta este ceea ce utilizați) sau le puteți adăuga automat ca contact nou.

Ceea ce ne duce la următoarea resursă de automatizare a proceselor ușor disponibilă.

3. Folosiți integrări

Majoritatea companiilor folosesc mai multe programe software și aplicații online pentru a-și gestiona afacerea. În general, acestea sunt puse în aplicare în timp, în funcție de nevoile din acel moment. Ce se întâmplă în continuare este că aceste aplicații devin sarcini izolate. Este treaba cuiva să facă Sarcina A pe Aplicația 1, Sarcina B pe Aplicația 2 și așa mai departe.

Uneori, datele dintr-o aplicație trebuie introduse în altă aplicație. De exemplu, un client completează un formular web, dar acesta trebuie introdus manual în baza de date. Cele două aplicații nu vorbesc între ele. Angajatul mai priceput din punct de vedere tehnic va găsi o modalitate de a semi-automatiza procesul prin descărcarea datelor dintr-o aplicație și încărcarea în cealaltă.

Cu toate acestea, astăzi există un software de automatizare a proceselor de afaceri care va face ca toate aplicațiile și dispozitivele dvs. să vorbească între ele automat, fără intervenție umană. Două astfel de aplicații sunt Zapier și IFTTT. IFTTT va integra peste 600 de aplicații, iar Zapier gestionează peste 1.000.

Când am descoperit Zapier pentru prima dată, am fost aburat de tipul care înainte de asta, m-a pus să construiesc software personalizat pentru a integra diverse aplicații. Nu a fost necesar. Pe vremuri, software-ul personalizat și API-urile erau necesare pentru majoritatea programelor. Nu este așa astăzi.

Dacă există o sarcină pe care o faceți manual, în afară de contactul necesar cu clienții, sunt sigur că o puteți automatiza sau, în cel mai rău caz, puteți reduce pașii implicați sau timpul necesar.

Cu cele două aplicații software de automatizare a proceselor pe care tocmai le-am menționat, probabil că puteți integra aproape orice în afacerea dvs. De exemplu, acest site este pe Hubspot și CRM-ul meu este Infusionsoft, care nu vorbesc între ei. Așa că folosesc Zapier pentru a adăuga contacte noi create în Hubspot în Infusionsoft. Nici nu voi enumera mai multe exemple pentru că lista poate continua pentru pagini.

Zapier este ușor și intuitiv. Nu este nevoie de experiență în codare sau software, dar va trebui să fiți familiarizat cu toate aplicațiile pe care doriți să le integrați. IFTTT este pentru utilizatorii mai avansați.

4. Atingeți expertiza personalului dvs

Personalul dumneavoastră este o mulțime de informații, perspectivă și expertiză. Există cel puțin trei moduri de a extrage aceste informații pentru a vă ajuta la îmbunătățirea procesului.

A. Priviți productivitatea angajaților dvs

Este probabil ca anumiți angajați să fie în mod constant mai productivi decât alții. Poate că procesele lor pentru realizarea anumitor sarcini sunt mai eficiente decât alți membri ai echipei. Dacă da, încorporează modurile lor în noile tale procese.

b. Documentați și mapați-vă procesele curente

Aduceți-vă echipa să descrie fiecare în detaliu cum efectuează toate sarcinile legate de procesul pe care doriți să-l îmbunătățiți. Când scrieți și mapați aceste procese grafic, este mai ușor să identificați practici redundante sau ineficiente care pot fi apoi eliminate sau îmbunătățite. De asemenea, este mai ușor să identificați sarcinile care pot fi efectuate simultan, mai degrabă decât secvenţial.

c. Solicitați feedback

Cereți fiecărui angajat feedback despre cum ar putea fi îmbunătățită o sarcină. Poate că o fac într-un anumit mod (poate ineficient) pentru că li s-a spus să o facă așa. Când primiți contribuția tuturor, puteți obține câteva idei destul de bune pentru îmbunătățirea proceselor.

Este firesc ca oamenii să se gândească la cum își pot face treaba mai bine, mai ales dacă le face viața mai ușoară. Cu toate acestea, în funcție de cultura companiei dvs., s-ar putea să nu fie firesc ca ei să vorbească despre asta.

În plus, însuși actul de a lucra cu angajații tăi la îmbunătățirea procesului poate duce la îmbunătățiri temporare ale productivității. Ei se simt parte din echipă și le obțineți acceptarea noilor procese pe măsură ce le implementați.

Concluzie – Beneficiile automatizării proceselor de afaceri

Chiar și cele mai mici companii pot începe să-și automatizeze procesele aproape imediat. Cloud-ul facilitează sincronizarea și accesul toate resursele companiei tale de oriunde și oricând. Există funcții neutilizate disponibile în software-ul dvs. actual care vă pot ajuta să automatizați procesele și să eficientizați sistemele. În plus, există integrări disponibile pentru a permite tuturor aplicațiilor și dispozitivelor să vorbească între ele, eliminând astfel actualizările manuale. Examinați în mod regulat fiecare sarcină pe care o faceți dvs. și angajații dvs. și obțineți o mulțime de feedback.

Pentru a descoperi cât de ușor este să implementați managementul proceselor de afaceri în afacerea dvs. mică, obțineți o copie gratuită a celor 5 pași cheie pentru crearea unor procese de afaceri eficiente și puternice . Includem, de asemenea, o listă de verificare a procesului de afaceri.

Mergeți aici pentru a ne spune unde să vă trimitem copia.