La gestione dei processi aziendali non è solo un grande concetto per le grandi aziende. È una tecnica preziosa che le piccole imprese, anche i soli imprenditori, possono facilmente implementare per aumentare le vendite e i profitti. Ci sono modi prontamente disponibili per automatizzare i processi e ottimizzare i sistemi nella tua azienda che non sono sempre ovvi.

4 modi nascosti per automatizzare i processi e ottimizzare i tuoi sistemi

Per darti un'idea di quanto sia accessibile la gestione dei processi aziendali anche per le aziende più piccole, ecco quattro aree della tua attività che in genere hanno un grande potenziale per l'automazione dei processi o una notevole razionalizzazione.

1. Usa il cloud

Diciamo, ad esempio, che hai un foglio di calcolo a cui più persone devono accedere. Forse qualcuno in ufficio inserisce nuove informazioni a cui gli addetti alle vendite devono accedere in viaggio. Entrambi devono aggiornarlo.

Se è caricato sul cloud, è sempre aggiornato e hai eliminato due cose:

1 – quei ritardi che si ottengono quando il file si trova su un computer locale.

2 – un compito. Non è più necessario aggiornare o sincronizzare manualmente il file.

Microsoft Office e Google Docs semplificano l'aggiornamento rapido di documenti come questo.

Un altro esempio: se il sistema di gestione dei contatti, di fatturazione o di ordinazione si trova su vari computer locali, è necessario sincronizzarli regolarmente per essere efficaci. Pensa a passare a un servizio basato su cloud o scopri quali integrazioni sono disponibili che possono farlo automaticamente per te. (Ulteriori informazioni di seguito.) Le informazioni sui clienti su un'app basata su cloud sono sempre aggiornate e accessibili da qualsiasi luogo da qualsiasi dipendente.

Oggi ci sono centinaia di app "software as a service" (SAAS) disponibili online. Possono semplificare quasi tutti i processi aziendali immaginabili, inclusi l'assistenza clienti e il marketing.

2. Usa le funzioni di automazione nel tuo software attuale

Ci sono vari studi che parlano del costo del software sottoutilizzato. Uno di loro di 1E, ha esaminato 1800 titoli software su 3,6 milioni di computer in 129 aziende in un arco di quattro anni. Lo spreco medio è stato di circa $ 259 per desktop.

OK, devo ammettere che è un sacco di spreco, ma diamo un'occhiata al valore.

In primo luogo, sospetto che qualunque sia il costo pagato da ciascuna società, ci sia stato un ritorno di valore in abbondanza di gran lunga superiore all'investimento originale. A volte un valore immenso può derivare da una singola caratteristica del programma in questione.

Una delle domande migliori da porre sul tuo software è "quali funzionalità sono disponibili che possono aiutarmi ad automatizzare o semplificare un particolare processo".

Ad esempio, puoi esaminare il tuo utilizzo di Word e probabilmente trovare 200 funzioni che non utilizzi. Questo ti farà impazzire cercando di capire come non sprecare tutte quelle funzionalità!

Tuttavia, se hai in mente un processo che desideri semplificare, osserva il tuo utilizzo di Word rispetto a quel processo.

Ad esempio, supponiamo che tu faccia molti piccoli invii settimanali a clienti e potenziali clienti locali. Fai una ricerca su Google per "come posso automatizzare i miei invii con Word" e vedrai un elenco di articoli su "Mail Merge". Con un po' di lettura scopri che se non sai come usare i campi di unione, stai perdendo molto tempo e duplichi gli sforzi con ogni invio. Imparando una funzione come Unisci campi, potresti risparmiare qualche ora alla settimana.

Con un po' più di ricerca, scopri che Microsoft Flow ti consente di fare un ulteriore passo avanti automatizzando i flussi di lavoro tra app e servizi. Attualmente hanno modelli che gestiscono oltre 100 servizi.

Prendiamo ulteriormente l'esempio delle lettere di stampa unione. Supponiamo che ogni settimana invii le lettere per posta e poi ne prendi nota nel tuo sistema di gestione dei contatti, o le aggiungi al sistema se sono nuovi contatti. Con Flow, puoi salvarli automaticamente come note per i contatti esistenti in Dynamics CRM (se è quello che stai utilizzando) o aggiungerli automaticamente come nuovo contatto.

Il che ci porta alla prossima risorsa di automazione dei processi prontamente disponibile.

3. Usa le integrazioni

La maggior parte delle aziende utilizza più software e app online per gestire la propria attività. Generalmente, questi vengono messi in atto nel tempo, in base alle esigenze del momento. Quello che succede dopo è che queste app diventano attività isolate. È compito di qualcuno eseguire l'attività A sull'app 1, l'attività B sull'app2 e così via.

A volte i dati di un'app devono essere inseriti in un'altra app. Ad esempio, un cliente compila un modulo web, ma deve essere inserito manualmente nel database. Le due app non si parlano. Il dipendente tecnicamente più esperto troverà un modo per semi-automatizzare il processo scaricando i dati da un'app e caricandoli nell'altra.

Eppure oggi esiste un software di automazione dei processi aziendali che consentirà a tutte le tue app e dispositivi di parlare tra loro automaticamente, senza alcun intervento umano. Due di queste app sono Zapier e IFTTT. IFTTT integrerà oltre 600 app e Zapier ne gestirà più di 1.000.

Quando ho scoperto Zapier per la prima volta, ero entusiasta del ragazzo che prima mi aveva fatto creare software personalizzato per integrare varie app. Non era necessario. Una volta, per la maggior parte dei programmi erano necessari software personalizzati e API. Non così oggi.

Se c'è un'attività che stai facendo manualmente, a parte il necessario contatto con il cliente, sono certo che puoi automatizzarla o, nel peggiore dei casi, ridurre i passaggi coinvolti o il tempo necessario.

Con le due app software di automazione dei processi che ho appena menzionato, probabilmente puoi integrare quasi tutto nella tua attività. Ad esempio, questo sito Web è su Hubspot e il mio CRM è Infusionsoft, che non parlano tra loro. Quindi uso Zapier per aggiungere nuovi contatti creati in Hubspot in Infusionsoft. Non elencherò nemmeno altri esempi perché l'elenco può andare avanti per pagine.

Zapier è facile e intuitivo. Non è necessaria alcuna esperienza di programmazione o software, ma dovrai avere familiarità con tutte le app che desideri integrare. IFTTT è per utenti più avanzati.

4. Tocca l'esperienza del tuo personale

Il tuo staff è ricco di informazioni, prospettive e competenze. Esistono almeno tre modi per estrarre tali informazioni per migliorare il processo.

un. Guarda la produttività dei tuoi dipendenti

È probabile che alcuni dipendenti siano costantemente più produttivi di altri. Forse i loro processi per svolgere determinate attività sono più efficienti di altri membri del team. Se è così, incorpora i loro modi nei tuoi nuovi processi.

b. Documenta e mappa i tuoi processi attuali

Fai in modo che il tuo team descriva in dettaglio come svolge tutte le attività relative al processo che desideri migliorare. Quando lo si scrive e si mappa graficamente questi processi, è più facile individuare pratiche ridondanti o inefficienti che possono quindi essere eliminate o migliorate. È anche più facile individuare le attività che possono essere eseguite contemporaneamente anziché in sequenza.

c. Chiedi un feedback

Chiedi a ogni dipendente un feedback su come migliorare un'attività. Forse lo fanno in un certo modo (forse inefficiente) perché gli è stato detto di farlo in quel modo. Quando ottieni il contributo di tutti, puoi ottenere alcune buone idee per migliorare i tuoi processi.

È naturale che le persone pensino a come possono svolgere meglio il proprio lavoro, soprattutto se questo rende la loro vita più facile. Tuttavia, a seconda della cultura della tua azienda, potrebbe non essere naturale per loro parlarne.

Inoltre, il solo atto di lavorare con i dipendenti sul miglioramento dei processi potrebbe portare a miglioramenti temporanei della produttività. Si sentono parte della squadra e tu ottieni la loro partecipazione a nuovi processi mentre li svolgi.

Conclusione: i vantaggi dell'automazione dei processi aziendali

Anche le aziende più piccole possono iniziare ad automatizzare i propri processi quasi immediatamente. Il cloud semplifica la sincronizzazione e l'accesso tutte le risorse della tua azienda da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento. Nel software attuale sono disponibili funzioni inutilizzate che possono aiutarti ad automatizzare i processi e ottimizzare i sistemi. Inoltre, sono disponibili integrazioni per consentire a tutte le tue app e dispositivi di parlare tra loro, eliminando così gli aggiornamenti manuali. Esamina regolarmente ogni attività svolta da te e dai tuoi dipendenti e ricevi molti feedback.

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