Zarządzanie procesami biznesowymi to nie tylko wielka koncepcja dla dużych korporacji. Jest to cenna technika, którą małe firmy, nawet samodzielni przedsiębiorcy, mogą z łatwością wdrożyć w celu zwiększenia sprzedaży i zysków. Istnieją łatwo dostępne sposoby automatyzacji procesów i usprawnienia systemów w Twojej firmie, które nie zawsze są oczywiste.

4 ukryte sposoby automatyzacji procesów i usprawnienia systemów

Aby dać Ci wyobrażenie o tym, jak dostępne jest zarządzanie procesami biznesowymi nawet dla najmniejszych firm, oto cztery obszary Twojej firmy, które zazwyczaj mają duży potencjał automatyzacji procesów lub znacznego usprawnienia.

1. Użyj chmury

Załóżmy na przykład, że masz arkusz kalkulacyjny, do którego musi mieć dostęp wiele osób. Może ktoś w biurze wprowadza nowe informacje, do których sprzedawcy muszą mieć dostęp w drodze. Obaj muszą go zaktualizować.

Jeśli jest załadowany w chmurze, zawsze jest aktualny i wyeliminowałeś dwie rzeczy:

1 – te opóźnienia czasowe, które otrzymujesz, gdy plik znajduje się na komputerze lokalnym.

2 – zadanie. Nie musisz już ręcznie aktualizować ani synchronizować pliku.

Microsoft Office i Dokumenty Google ułatwiają aktualizowanie takich dokumentów na bieżąco.

Inny przykład: jeśli Twój system zarządzania kontaktami, system fakturowania lub składania zamówień znajduje się na różnych komputerach lokalnych, aby działały, muszą być regularnie synchronizowane. Pomyśl o przejściu na usługę opartą na chmurze lub dowiedz się, jakie są dostępne integracje, które mogą to zrobić automatycznie. (Więcej na ten temat poniżej). Informacje o klientach w aplikacji w chmurze są zawsze aktualne i dostępne z dowolnego miejsca dla każdego pracownika.

Obecnie w Internecie dostępne są setki aplikacji typu „oprogramowanie jako usługa” (SAAS). Mogą usprawnić prawie każdy proces biznesowy, jaki można sobie wyobrazić, w tym obsługę klienta i marketing.

2. Korzystaj z funkcji automatyzacji w swoim aktualnym oprogramowaniu

Istnieją różne badania, które mówią o kosztach niedostatecznie wykorzystywanego oprogramowania. Jeden z nich z 1E przyjrzał się 1800 tytułom oprogramowania na 3,6 miliona komputerów w 129 firmach w ciągu czterech lat. Średnia ilość odpadów wyniosła około 259 USD na komputer stacjonarny.

OK, co prawda to dużo marnotrawstwa, ale spójrzmy na wartość.

Po pierwsze, podejrzewam, że niezależnie od kosztów poniesionych przez każdą firmę, zwrócono wiele wartości znacznie przewyższających pierwotną inwestycję. Czasami pojedyncza funkcja danego programu może mieć ogromną wartość.

Jednym z lepszych pytań dotyczących oprogramowania jest „jakie są dostępne funkcje, które mogą pomóc mi zautomatyzować lub usprawnić określony proces”.

Możesz na przykład przyjrzeć się używaniu programu Word i prawdopodobnie znaleźć 200 funkcji, których nie używasz. To sprawi, że będziesz szalony, próbując wymyślić, jak nie marnować wszystkich tych funkcji!

Jeśli jednak masz na myśli proces, który chcesz usprawnić, spójrz na użycie programu Word w odniesieniu do tego procesu.

Załóżmy na przykład, że wysyłasz wiele małych, cotygodniowych wysyłek do lokalnych klientów i potencjalnych klientów. Wyszukaj w Google „jak mogę zautomatyzować wysyłkę za pomocą programu Word”, a zobaczysz listę artykułów na temat „Scalania poczty”. Przy odrobinie czytania odkrywasz, że jeśli nie wiesz, jak korzystać z pól korespondencji seryjnej, marnujesz dużo czasu i duplikujesz wysiłek przy każdej wysyłce. Ucząc się jednej funkcji, takiej jak Scal pola, możesz zaoszczędzić kilka godzin tygodniowo.

Po nieco większej liczbie wyszukiwań odkryjesz, że Microsoft Flow pozwala pójść o krok dalej, automatyzując przepływy pracy między aplikacjami i usługami. Obecnie posiadają szablony obsługujące ponad 100 usług.

Weźmy dalej przykład listów korespondencji seryjnej. Załóżmy, że co tydzień wysyłasz listy, a następnie zapisujesz je w swoim systemie zarządzania kontaktami lub dodajesz je do systemu, jeśli są to nowe kontakty. Dzięki Flow możesz automatycznie zapisywać je jako notatki do istniejących kontaktów w Dynamics CRM (jeśli tego właśnie używasz) lub możesz automatycznie dodać je jako nowy kontakt.

Co prowadzi nas do następnego łatwo dostępnego zasobu automatyzacji procesów.

3. Użyj integracji

Większość firm korzysta z wielu programów i aplikacji internetowych do zarządzania swoją działalnością. Na ogół są one wprowadzane w życie w czasie, w zależności od potrzeb w danym momencie. Następnie te aplikacje stają się odizolowanymi zadaniami. Czyjaś praca polega na wykonaniu zadania A w aplikacji 1, zadania B w aplikacji 2 i tak dalej.

Czasami dane z jednej aplikacji muszą zostać wprowadzone do innej aplikacji. Na przykład klient wypełnia formularz internetowy, ale należy go ręcznie wprowadzić do bazy danych. Te dwie aplikacje nie rozmawiają ze sobą. Bardziej obeznany technicznie pracownik znajdzie sposób na częściową automatyzację procesu, pobierając dane z jednej aplikacji i przesyłając do drugiej.

Jednak dzisiaj istnieje oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych, które sprawi, że wszystkie Twoje aplikacje i urządzenia będą się ze sobą komunikować automatycznie, bez interwencji człowieka. Dwie takie aplikacje to Zapier i IFTTT. IFTTT zintegruje ponad 600 aplikacji, a Zapier obsługuje ponad 1000.

Kiedy po raz pierwszy odkryłem Zapiera, byłem nastawiony na faceta, który wcześniej kazał mi zbudować niestandardowe oprogramowanie do integracji różnych aplikacji. To nie było konieczne. Dawno, dawno temu większość programów wymagała niestandardowego oprogramowania i interfejsów API. Nie tak dzisiaj.

Jeśli jest jakieś zadanie, które wykonujesz ręcznie, poza niezbędnym kontaktem z klientem, jestem pewien, że możesz je zautomatyzować lub w najgorszym przypadku zmniejszyć liczbę wymaganych kroków lub czas.

Dzięki dwóm aplikacjom do automatyzacji procesów, o których właśnie wspomniałem, prawdopodobnie możesz zintegrować prawie wszystko w swojej firmie. Na przykład ta witryna jest na Hubspot, a mój CRM to Infusionsoft, które nie komunikują się ze sobą. Używam więc Zapier do dodawania nowych kontaktów utworzonych w Hubspot do Infusionsoft. Nie będę nawet wymieniał więcej przykładów, ponieważ lista może być ciągła na stronach.

Zapier jest łatwy i intuicyjny. Nie jest wymagane żadne doświadczenie w kodowaniu ani oprogramowaniu, ale musisz znać wszystkie aplikacje, które chcesz zintegrować. IFTTT jest przeznaczony dla bardziej zaawansowanych użytkowników.

4. Wykorzystaj wiedzę swoich pracowników

Twoi pracownicy to bogactwo informacji, perspektyw i wiedzy. Istnieją co najmniej trzy sposoby na pozyskanie tych informacji, aby pomóc ulepszyć proces.

a. Spójrz na produktywność swoich pracowników

Jest prawdopodobne, że niektórzy pracownicy są konsekwentnie bardziej produktywni niż inni. Może ich procesy wykonywania pewnych zadań są bardziej wydajne niż innych członków zespołu. Jeśli tak, uwzględnij ich sposoby w swoich nowych procesach.

b. Dokumentuj i mapuj swoje bieżące procesy

Poproś swój zespół, aby każdy szczegółowo opisał, w jaki sposób wykonuje wszystkie zadania związane z procesem, który chcesz poprawić. Kiedy napiszesz to i graficznie zmapujesz te procesy, łatwiej jest dostrzec zbędne lub nieefektywne praktyki, które można następnie wyeliminować lub ulepszyć. Łatwiej też dostrzec zadania, które można wykonywać jednocześnie, a nie sekwencyjnie.

c. Poproś o opinię

Poproś każdego pracownika o informację zwrotną na temat możliwości ulepszenia zadania. Może robią to w określony (być może nieefektywny) sposób, ponieważ kazano im to robić w ten sposób. Kiedy zdobędziesz wkład wszystkich, możesz uzyskać całkiem dobre pomysły na ulepszenie swoich procesów.

To naturalne, że ludzie myślą o tym, jak mogą lepiej wykonywać swoją pracę, zwłaszcza jeśli ułatwia to im życie. Jednak w zależności od kultury w Twojej firmie może nie być naturalne, że będą o tym mówić.

Ponadto sama praca z pracownikami nad usprawnieniem procesów może prowadzić do tymczasowej poprawy produktywności. Czują się częścią zespołu, a Ty otrzymujesz akceptację dla nowych procesów, gdy je wdrażasz.

Podsumowanie – korzyści z automatyzacji procesów biznesowych

Nawet najmniejsze firmy mogą niemal natychmiast rozpocząć automatyzację swoich procesów. Chmura ułatwia synchronizację i dostęp wszystkie zasoby Twojej firmy z dowolnego miejsca i o każdej porze. W obecnym oprogramowaniu dostępne są nieużywane funkcje, które mogą pomóc zautomatyzować procesy i usprawnić systemy. Ponadto dostępne są integracje, które pozwalają wszystkim aplikacjom i urządzeniom komunikować się ze sobą, eliminując w ten sposób ręczne aktualizacje. Regularnie sprawdzaj każde zadanie wykonywane przez Ciebie i Twoich pracowników i otrzymuj wiele informacji zwrotnych.

Aby dowiedzieć się, jak łatwo wdrożyć zarządzanie procesami biznesowymi w małej firmie, uzyskaj bezpłatną kopię 5 kluczowych kroków do tworzenia wydajnych, wydajnych procesów biznesowych . Dołączamy również listę kontrolną procesu biznesowego.

Przejdź tutaj, aby powiedzieć nam, gdzie wysłać kopię.