Geschäftsprozessmanagement ist nicht nur ein großes Konzept für große Unternehmen. Es ist eine wertvolle Technik, die kleine Unternehmen, sogar Solopreneure, leicht implementieren können, um Umsatz und Gewinn zu steigern. Es gibt leicht verfügbare Möglichkeiten, Prozesse zu automatisieren und Systeme in Ihrem Unternehmen zu rationalisieren, die nicht immer offensichtlich sind.

4 versteckte Wege, um Prozesse zu automatisieren und Ihre Systeme zu rationalisieren

Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie zugänglich Geschäftsprozessmanagement selbst für die kleinsten Unternehmen ist, stellen wir Ihnen hier vier Bereiche Ihres Unternehmens vor, die typischerweise ein großes Potenzial für die Prozessautomatisierung oder erhebliche Rationalisierung aufweisen.

1. Verwenden Sie die Cloud

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben eine Tabelle, auf die mehrere Personen zugreifen müssen. Vielleicht gibt jemand im Büro neue Informationen ein, auf die Vertriebsmitarbeiter unterwegs zugreifen müssen. Beide müssen es aktualisieren.

Wenn es in die Cloud geladen wird, ist es immer aktuell, und Sie haben zwei Dinge eliminiert:

1 – diese Zeitverzögerungen, die Sie erhalten, wenn sich die Datei auf einem lokalen Computer befindet.

2 – eine Aufgabe. Sie müssen die Datei nicht mehr manuell aktualisieren oder synchronisieren.

Microsoft Office und Google Docs machen es einfach, Dokumente wie dieses unterwegs auf dem neuesten Stand zu halten.

Ein weiteres Beispiel: Befindet sich Ihr Kontaktverwaltungssystem, Rechnungsstellungs- oder Bestellsystem auf verschiedenen lokalen Rechnern, müssen diese regelmäßig synchronisiert werden, um effektiv zu sein. Denken Sie darüber nach, zu einem Cloud-basierten Dienst zu wechseln, oder finden Sie heraus, welche Integrationen verfügbar sind, die dies automatisch für Sie erledigen können. (Mehr dazu weiter unten.) Kundeninformationen in einer Cloud-basierten App sind immer aktuell und für jeden Mitarbeiter von überall aus zugänglich.

Heute sind Hunderte von "Software as a Service" (SAAS)-Apps online verfügbar. Sie können nahezu jeden erdenklichen Geschäftsprozess rationalisieren, einschließlich Kundensupport und Marketing.

2. Verwenden Sie Automatisierungsfunktionen in Ihrer aktuellen Software

Es gibt verschiedene Studien, die sich mit den Kosten nicht ausgelasteter Software befassen. Einer von ihnen von 1E untersuchte über einen Zeitraum von vier Jahren 1800 Softwaretitel auf 3,6 Millionen Computern bei 129 Unternehmen. Die durchschnittliche Verschwendung belief sich auf etwa 259 US-Dollar pro Desktop.

OK, das ist zugegebenermaßen eine Menge Verschwendung, aber schauen wir uns den Wert an.

Erstens vermute ich, dass unabhängig von den von jedem Unternehmen gezahlten Kosten eine Menge Wert zurückerstattet wurde, der weit über der ursprünglichen Investition lag. Manchmal kann ein einziges Feature des betreffenden Programms einen immensen Wert haben.

Eine der besseren Fragen, die Sie zu Ihrer Software stellen sollten, lautet: „Welche Funktionen sind verfügbar, die mir helfen können, einen bestimmten Prozess zu automatisieren oder zu rationalisieren?“.

Sie können sich zum Beispiel Ihre Verwendung von Word ansehen und wahrscheinlich 200 Funktionen finden, die Sie nicht verwenden. Das wird Sie verrückt machen, wenn Sie versuchen, herauszufinden, wie Sie all diese Funktionen nicht verschwenden können!

Wenn Sie jedoch einen Prozess im Sinn haben, den Sie rationalisieren möchten, sehen Sie sich Ihre Word-Nutzung in Bezug auf diesen Prozess an.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie versenden viele kleine, wöchentliche Mailings an lokale Kunden und Interessenten. Führen Sie eine Google-Suche nach „Wie kann ich meine Mailings mit Word automatisieren“ durch und Sie sehen eine Liste mit Artikeln zum Thema „Seriendruck“. Mit ein wenig Lesen stellen Sie fest, dass Sie viel Zeit und doppelten Aufwand mit jedem Mailing verschwenden, wenn Sie nicht wissen, wie man Briefvorlagenfelder verwendet. Indem Sie eine Funktion wie Merge Fields erlernen, sparen Sie möglicherweise einige Stunden pro Woche.

Mit etwas mehr Suche stellen Sie fest, dass Sie mit Microsoft Flow noch einen Schritt weiter gehen können, indem Sie Workflows zwischen Apps und Diensten automatisieren. Derzeit haben sie Vorlagen, die über 100 Dienste verarbeiten.

Nehmen wir das Beispiel der Serienbriefe weiter. Angenommen, Sie versenden die Briefe jede Woche und notieren sie dann in Ihrem Kontaktverwaltungssystem, oder Sie fügen sie dem System hinzu, wenn es sich um neue Kontakte handelt. Mit Flow können Sie sie automatisch als Notizen zu bestehenden Kontakten in Dynamics CRM speichern (falls Sie dies verwenden) oder Sie können sie automatisch als neuen Kontakt hinzufügen.

Das bringt uns zur nächsten leicht verfügbaren Ressource für die Prozessautomatisierung.

3. Verwenden Sie Integrationen

Die meisten Unternehmen verwenden mehrere Softwarekomponenten und Online-Apps, um ihr Geschäft zu verwalten. Im Allgemeinen werden diese im Laufe der Zeit basierend auf den Bedürfnissen zu diesem Zeitpunkt eingerichtet. Als Nächstes werden diese Apps zu isolierten Aufgaben. Es ist die Aufgabe von jemandem, Aufgabe A auf App 1, Aufgabe B auf App 2 und so weiter zu erledigen.

Manchmal müssen Daten von einer App in eine andere App eingegeben werden. Ein Kunde füllt beispielsweise ein Webformular aus, das jedoch manuell in Ihre Datenbank eingegeben werden muss. Die beiden Apps kommunizieren nicht miteinander. Der technisch versiertere Mitarbeiter wird einen Weg finden, den Prozess halbautomatisch zu machen, indem er Daten von einer App herunterlädt und in die andere hochlädt.

Doch heute gibt es Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, die alle Ihre Apps und Geräte automatisch und ohne menschliches Eingreifen miteinander kommunizieren lässt. Zwei solcher Apps sind Zapier und IFTTT. IFTTT wird über 600 Apps integrieren und Zapier verwaltet mehr als 1.000.

Als ich Zapier zum ersten Mal entdeckte, war ich begeistert von dem Typen, der mich zuvor benutzerdefinierte Software zur Integration verschiedener Apps entwickeln ließ. Es war nicht nötig. Früher waren für die meisten Programme benutzerdefinierte Software und APIs erforderlich. Nicht so heute.

Wenn es eine Aufgabe gibt, die Sie manuell erledigen, abgesehen vom notwendigen Kundenkontakt, bin ich sicher, dass Sie sie automatisieren oder im schlimmsten Fall die erforderlichen Schritte oder den Zeitaufwand reduzieren können.

Mit den beiden gerade erwähnten Software-Apps zur Prozessautomatisierung können Sie wahrscheinlich fast alles in Ihr Unternehmen integrieren. Zum Beispiel ist diese Website auf Hubspot und mein CRM ist Infusionsoft, die nicht miteinander kommunizieren. Also verwende ich Zapier, um neue Kontakte, die in Hubspot erstellt wurden, zu Infusionsoft hinzuzufügen. Ich werde nicht einmal mehr Beispiele auflisten, weil die Liste seitenlang fortgesetzt werden kann.

Zapier ist einfach und intuitiv. Es ist keine Programmier- oder Softwareerfahrung erforderlich, aber Sie müssen mit allen Apps vertraut sein, die Sie integrieren möchten. IFTTT ist für fortgeschrittene Benutzer.

4. Tippen Sie auf die Expertise Ihrer Mitarbeiter

Ihre Mitarbeiter sind eine Fülle von Informationen, Perspektiven und Fachwissen. Es gibt mindestens drei Möglichkeiten, diese Informationen zu gewinnen, um Ihre Prozessverbesserung zu unterstützen.

a. Sehen Sie sich die Produktivität Ihrer Mitarbeiter an

Es ist wahrscheinlich, dass bestimmte Mitarbeiter durchweg produktiver sind als andere. Vielleicht sind ihre Prozesse zur Erledigung bestimmter Aufgaben effizienter als die anderer Teammitglieder. Wenn ja, integrieren Sie deren Wege in Ihre neuen Prozesse.

b. Dokumentieren und bilden Sie Ihre aktuellen Prozesse ab

Lassen Sie Ihr Team detailliert beschreiben, wie es alle Aufgaben im Zusammenhang mit dem Prozess erledigt, den Sie verbessern möchten. Wenn Sie es aufschreiben und diese Prozesse grafisch darstellen, ist es einfacher, redundante oder ineffiziente Praktiken zu erkennen, die dann eliminiert oder verbessert werden können. Es ist auch einfacher, Aufgaben zu erkennen, die gleichzeitig statt nacheinander erledigt werden können.

c. Bitten Sie um Feedback

Bitten Sie jeden Mitarbeiter um Feedback, wie eine Aufgabe verbessert werden könnte. Vielleicht tun sie es auf eine bestimmte (vielleicht ineffiziente) Weise, weil ihnen gesagt wurde, es so zu tun. Wenn Sie alle Beiträge einholen, können Sie einige ziemlich gute Ideen zur Verbesserung Ihrer Prozesse bekommen.

Es ist ganz natürlich, dass Menschen darüber nachdenken, wie sie ihre Arbeit besser machen können, besonders wenn es ihr Leben einfacher macht. Abhängig von der Kultur in Ihrem Unternehmen ist es jedoch möglicherweise nicht selbstverständlich, dass sie darüber sprechen.

Darüber hinaus kann die Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern an der Prozessverbesserung zu vorübergehenden Produktivitätssteigerungen führen. Sie fühlen sich als Teil des Teams und Sie erhalten ihre Unterstützung für neue Prozesse, wenn Sie sie einführen.

Fazit – die Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung

Selbst die kleinsten Unternehmen können fast sofort mit der Automatisierung ihrer Prozesse beginnen. Die Cloud erleichtert die Synchronisierung und den Zugriff alle Ihre Unternehmensressourcen von überall und jederzeit. In Ihrer aktuellen Software sind ungenutzte Funktionen verfügbar, mit denen Sie Prozesse automatisieren und Systeme rationalisieren können. Darüber hinaus stehen Integrationen zur Verfügung, mit denen alle Ihre Apps und Geräte miteinander kommunizieren können, wodurch manuelle Updates entfallen. Überprüfen Sie regelmäßig jede Aufgabe, die Sie und Ihre Mitarbeiter erledigen, und erhalten Sie viel Feedback.

Um zu erfahren, wie einfach es ist, Geschäftsprozessmanagement in Ihrem kleinen Unternehmen zu implementieren, erhalten Sie eine kostenlose Kopie von 5 Schlüsselschritte zum Erstellen effizienter, leistungsstarker Geschäftsprozesse . Wir fügen auch eine Geschäftsprozess-Checkliste hinzu.

Gehen Sie hier, um uns mitzuteilen, wohin wir Ihr Exemplar schicken sollen.