วิธีใช้ตัวจัดการงานเพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้น

การจัดการงานมีความสำคัญอย่างยิ่งในโลกธุรกิจปัจจุบัน เพราะช่วยในการตรวจสอบและจัดระเบียบภาระงานของทีม เมื่อใช้ตัวติดตามงานที่เหมาะสม คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของงานได้อย่างรวดเร็ว มอบหมายงานให้สมาชิกในทีม และกำหนดเส้นตายเพื่อให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์มีประสิทธิภาพและสอดคล้องกัน

กล่าวอีกนัยหนึ่งคือช่วยให้คุณสามารถจัดการงานตลอดวงจรชีวิตโครงการและมั่นใจได้ว่าจะบรรลุเป้าหมาย มาดูกันว่าตัวติดตามงานทำงานอย่างไรและมีประโยชน์อะไรบ้างในบทความนี้เพิ่มเติม

ตัวติดตามงานคืออะไร?

ตัวติดตามงานเป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณสามารถกำหนดเวลางานและโครงการและวัดความคืบหน้ารายวันของคุณ ด้วยความช่วยเหลือของตัวติดตามงาน คุณสามารถจัดสรรทรัพยากร ประมาณเวลาในการทำงานให้เสร็จ วัดเวลาจริง รายงานข้อมูล และอื่นๆ พูดง่ายๆ ก็คือมีเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการในการวางแผนงานและจัดการผลงานของคุณตั้งแต่ต้นจนจบ

เครื่องมือติดตามงานมักถูกใช้โดยผู้จัดการโครงการและทีมของพวกเขาเพื่อควบคุมต้นทุนโครงการและหลีกเลี่ยงความล่าช้าในกำหนดการ ในความเป็นจริงแล้ว ผู้ใช้แต่ละรายที่ต้องการทราบว่าพวกเขาใช้เวลาเท่าใดกับงานประเภทต่างๆ เช่น อาชีพอิสระ นักธุรกิจอิสระ ฯลฯ ก็สามารถได้รับประโยชน์จากการใช้ตัวติดตามงานได้เช่นกัน

ตัวจัดการงานใช้สำหรับอะไร

ผู้จัดการโครงการและหัวหน้าทีมสามารถจัดเรียงและจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างง่ายดายด้วยความช่วยเหลือของตัวจัดการงาน ซึ่งจะช่วยในการติดตามงานที่กำลังดำเนินอยู่และที่กำลังจะมาถึง นอกเหนือจากนั้น ตัวจัดการงานยังช่วยให้คุณ:

• ติดตามเวลาและมอบหมายงาน: ตัวติดตามงานช่วยให้การมอบหมายงานและตรวจสอบสถานะของทุกงานที่สร้างขึ้นเป็นเรื่องง่าย นอกจากนี้ยังมีรายงานอย่างละเอียดซึ่งสามารถช่วยให้คุณระบุและเข้าใจงานที่ใช้เวลามากกว่าที่คาดไว้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถวัดเวลาที่คุณและทีมของคุณใช้ไปกับงานต่างๆ
• แบ่งงานที่ซับซ้อนเป็นงานย่อย: ตัวจัดการงานช่วยแบ่งงานใหญ่ให้เป็นงานเล็กลงเพื่อให้ทำงานได้ง่ายขึ้น เป็นผลให้ภาระงานและการพึ่งพางานจะถูกแบ่งออก และงานจะเสร็จสิ้นในไม่ช้า
• ให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน: ไม่ว่าทีมของคุณจะใหญ่แค่ไหน การทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญในการทำงานให้สำเร็จลุล่วงอย่างเหมาะสม ให้ทุกคนเข้าใจตรงกันในขณะที่แลกเปลี่ยนความคิดเห็น แนวคิด ไฟล์ และข้อมูลอื่นๆ เป็นวิธีที่เหมาะที่สุดในการทำเช่นนี้ คุณสามารถสร้างไวท์บอร์ดที่ใช้ร่วมกันได้โดยใช้ตัวจัดการงาน ซึ่งคุณสามารถใส่ไฟล์หรือทรัพยากรที่สำคัญที่สมาชิกในทีมของคุณอาจต้องการ สิ่งนี้จะช่วยให้สมาชิกทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้โดยไม่เกิดความสับสน
• ปรับเวิร์กโฟลว์ให้เหมาะสม: สามารถใช้บอร์ด Kanban เพื่อแสดงภาพรวมทั้งจัดการงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในโครงการ คุณยังสามารถจัดเรียงงานและโครงการทั้งหมดในรูปแบบคอลัมน์ สถานะของแต่ละคอลัมน์จะระบุขั้นตอนต่างๆ ของเวิร์กโฟลว์ของคุณ เช่น การวิจัย การดำเนินการต่อเนื่อง การทดสอบ เผยแพร่ เสร็จสมบูรณ์ ฯลฯ
• วิเคราะห์ข้อมูล: คุณสามารถสร้างรายงานอัตโนมัติและข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับโครงการและงานของคุณโดยใช้ Task Tracker โดยจะมีข้อมูลที่จำเป็นในการประเมิน KPI ของสมาชิกในทีมของคุณ ในความเป็นจริง รายงานที่สร้างขึ้นจะแสดงการวิเคราะห์ในรูปแบบของอินโฟกราฟิกที่มีรหัสสี ซึ่งทำให้เข้าใจได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น

• ติดตามชั่วโมงทำงานเพื่อหลีกเลี่ยงความเหนื่อยหน่ายของพนักงาน: เพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมของคุณจะไม่ทำงานหนักเกินไป คุณสามารถตรวจสอบเวลาของพวกเขาโดยใช้ตัวติดตามงาน คุณสามารถลดระดับความเครียดของสมาชิกในทีมได้โดยลดภาระงานเมื่อจำเป็น ด้วยวิธีนี้พวกเขาจะมั่นใจในตนเองและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

วิธีจัดการงานประจำวันของคุณด้วยตัวติดตามงาน

ต่อไปนี้เป็นวิธีจัดการงานประจำวันและโครงการของคุณโดยใช้ ตัวติดตามงาน :

• กำหนดงาน: เมื่อใช้ตัวติดตามงาน คุณสามารถกำหนดงานทั้งหมดและลงรายการงานเหล่านั้นได้ การกำหนดงานเป็นกิจกรรมง่ายๆ แต่จะนำไปสู่ความสำเร็จของโครงการที่ใหญ่กว่า ในที่นี้ คุณสามารถแบ่งโครงการที่ซับซ้อนออกเป็นงานที่เล็กลงและสามารถจัดการได้มากขึ้น ด้วยวิธีนี้ทำให้สามารถติดตามงานได้อย่างง่ายดายว่าเสร็จสิ้นเมื่อใดและเมื่อใด

• กำหนดเวลา/จัดสรรงาน: เมื่อคุณสร้างและกำหนดงานโครงการเสร็จแล้ว ให้ประมาณเวลาทั้งหมดที่ต้องใช้ในการทำงานให้เสร็จ และสุดท้าย กำหนดเส้นตายสำหรับงานเหล่านั้น ขั้นตอนต่อไปคือการแจกจ่ายงานภายในทีมของคุณ หลังจากนั้น สมาชิกในทีมของคุณสามารถเริ่มจัดระเบียบงานตามกำหนดเวลาและกำหนดลำดับความสำคัญได้ คุณยังสามารถดูรายการงานได้ 360 องศาโดยใช้แผนภูมิแกนต์

• ติดตามเวลาอัตโนมัติ: คุณสามารถกำหนดระยะเวลาที่พนักงานของคุณแต่ละคนใช้ในการทำงานให้เสร็จโดยใช้ตัวจับเวลาอัตโนมัติ คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อพิจารณาว่าวันเวลาของพนักงานของคุณมีประสิทธิผลเพียงใด ตัวติดตามจะติดตามเวลาที่ทีมของคุณใช้โดยอัตโนมัติเมื่อพวกเขาเริ่มทำงานในโครงการ ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อสร้างไทม์ชีทและรายงานที่สามารถใช้เพื่อประเมินประสิทธิภาพของทีมในภายหลังได้

• ติดตามสถานะของงาน: ตัวติดตามงานช่วยให้คุณสามารถติดตามสถานะโครงการทั้งหมดของคุณบนหน้าจอ เพื่อลดความจำเป็นในการจัดการแบบไมโคร นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาเนื่องจากพนักงานไม่จำเป็นต้องอัปเดตงานอย่างต่อเนื่อง ยิ่งไปกว่านั้น หากงานกำลังรอดำเนินการหรือใกล้ถึงกำหนดส่ง ก็จะมีการแจ้งเตือนให้คุณทราบเช่นเดียวกัน หลังจากนั้น คุณสามารถดำเนินการที่จำเป็นเพื่อเร่งกระบวนการให้โครงการเสร็จทันเวลา

• ตรวจสอบประสิทธิภาพ: การตรวจสอบความคืบหน้าเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการติดตามงาน หากคุณต้องการเพิ่มประสิทธิภาพของทีม คุณต้องประเมินผลลัพธ์ของทีมบ่อยๆ นอกจากนี้ ยังติดตามความคืบหน้าของโครงการของทีมของคุณในขณะที่ทำรายงานและสรุปงานโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ คุณสามารถวิเคราะห์รายงานเหล่านี้เพื่อตรวจสอบส่วนที่ต้องปรับปรุงในแง่ของเวลาและเงินที่ใช้ไป

บทสรุป

ไม่ว่าองค์กรของคุณจะมีขนาดเท่าใดก็ตาม Task Tracker สามารถช่วยได้หลายวิธี เช่น การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ การจัดการงาน การจัดการสิทธิ์ และอื่นๆ แต่ละองค์กรมีข้อกำหนดของตนเองในการจัดการโครงการและงาน ดังนั้นคุณต้องเลือกซอฟต์แวร์ที่สอดคล้องกับธุรกิจและเป้าหมายโครงการของคุณ

นอกเหนือจากนั้น Task Tracker จะช่วยคุณในการติดตามโครงการต่าง ๆ และจะช่วยให้คุณมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับความคืบหน้า ปริมาณงาน วันครบกำหนด และปัจจัยอื่น ๆ ซอฟต์แวร์จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายตามกำหนดเวลา ส่งผลให้สถานที่ทำงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

คำถามที่พบบ่อย