Jak korzystać z Menedżera zadań w celu uzyskania lepszej wydajności

Zarządzanie zadaniami ma kluczowe znaczenie w dzisiejszym świecie biznesu, ponieważ pomaga weryfikować i organizować obciążenia pracą zespołu. Korzystając z odpowiedniego narzędzia do śledzenia zadań, możesz szybko śledzić postępy swoich zadań, delegować pracę członkom zespołu i ustalać terminy, aby zapewnić efektywny i skoordynowany przepływ pracy.

Innymi słowy, umożliwia zarządzanie zadaniami w całym cyklu życia projektu i zapewnia osiągnięcie celów. Zobaczmy więc, jak działa narzędzie do śledzenia zadań i jakie korzyści oferuje w tym artykule dalej.

Co to jest śledzenie zadań?

Task Tracker to oprogramowanie umożliwiające planowanie zadań i projektów oraz mierzenie codziennych postępów. Za pomocą narzędzia do śledzenia zadań możesz przydzielać zasoby, szacować czas wykonania zadań, mierzyć rzeczywisty czas, raportować dane i nie tylko. Mówiąc najprościej, zawiera wszystkie narzędzia potrzebne do planowania pracy i zarządzania wydajnością od początku do końca.

Narzędzie Task Tracker jest często wykorzystywane przez kierowników projektów i ich zespoły do ​​kontrolowania kosztów projektu i unikania opóźnień w harmonogramie. W rzeczywistości indywidualni użytkownicy, którzy chcą wiedzieć, ile czasu spędzają na różnych rodzajach pracy, tacy jak freelancerzy, solopreneurs itp., Mogą również skorzystać z Task Trackera.

Do czego służy Menedżer zadań?

Menedżerowie projektów i liderzy zespołów mogą łatwo sortować i ustalać priorytety zadań w zorganizowany sposób za pomocą Menedżera zadań, który pomaga w śledzeniu bieżących i przyszłych zadań. Oprócz tego Menedżer zadań dodatkowo pomaga:

• Śledź czas i deleguj zadania: Śledzenie zadań ułatwia przydzielanie zadań i sprawdzanie stanu każdego utworzonego zadania. Oferuje również dokładny raport, który może pomóc zidentyfikować i zrozumieć zadania, które zajmują więcej czasu niż oczekiwano. Ponadto będziesz mógł ocenić, ile czasu Ty i Twój zespół spędzacie na różnych zadaniach.
• Podziel złożone zadania na podzadania: Menedżer zadań pomaga podzielić większe zadania na mniejsze, aby ułatwić pracę. W rezultacie obciążenie pracą i zależność zadań zostaną podzielone, a zadania zostaną wkrótce zakończone.
• Zapewnij wszystkim synchronizację: bez względu na to, jak duże są Twoje zespoły, efektywna praca zespołowa jest niezbędna do prawidłowego wykonywania zadań. Utrzymywanie wszystkich na tej samej stronie podczas wymiany recenzji, pomysłów, plików i innych informacji jest idealnym sposobem na osiągnięcie tego celu. Możesz utworzyć wspólną tablicę za pomocą Menedżera zadań, na której możesz umieścić ważne pliki lub zasoby, których mogą potrzebować członkowie Twojego zespołu. Umożliwi to każdemu członkowi zespołu dostęp do potrzebnych informacji bez żadnych nieporozumień.
• Optymalizacja przepływów pracy: Tablicy Kanban można używać do wizualizacji i zarządzania wszystkimi zadaniami związanymi z projektem. Możesz także uporządkować wszystkie zadania i projekty w formacie kolumnowym. Status każdej kolumny wskazuje różne etapy przepływu pracy, takie jak badania, trwające, testowanie, opublikowane, zakończone itp.
• Analizuj dane: Możesz łatwo generować automatyczne raporty i szczegółowe dane dotyczące swoich projektów i zadań za pomocą Task Tracker. Będzie zawierał dane potrzebne do oceny KPI członków Twojego zespołu. W rzeczywistości generowane raporty przedstawiają analizę w postaci infografik oznaczonych kolorami, co ułatwia i przyspiesza ich zrozumienie.

• Śledzi godziny pracy, aby uniknąć wypalenia pracowników: Aby upewnić się, że członkowie zespołu nie są przepracowani; możesz monitorować ich czas za pomocą Task Tracker. Możesz obniżyć poziom stresu członków swojego zespołu, zmniejszając ich obciążenie pracą w razie potrzeby. W ten sposób będą bardziej pewni siebie i skuteczni.

Jak zarządzać codziennymi zadaniami za pomocą narzędzia do śledzenia zadań?

Oto jak zarządzać codziennymi zadaniami i projektami za pomocą narzędzia do śledzenia zadań :

• Zdefiniuj zadania: Za pomocą narzędzia do śledzenia zadań możesz zdefiniować wszystkie zadania i wyświetlić ich listę. Zdefiniowanie zadania jest prostą czynnością, ale prowadzi do realizacji większego projektu. Tutaj możesz podzielić złożone projekty na mniejsze i łatwiejsze do zarządzania zadania. W ten sposób zadania można łatwo śledzić w miarę ich ukończenia.

• Zaplanuj/przydziel zadania: Po zakończeniu tworzenia i definiowania zadań projektu oszacuj całkowity czas potrzebny do ukończenia zadania, a na koniec ustal ich terminy. Kolejnym etapem jest podział zadań w zespole. Następnie członkowie Twojego zespołu mogą zacząć organizować swoje zadania zgodnie z terminami i ustalonymi priorytetami. Możesz także mieć widok 360 stopni list zadań za pomocą wykresu Gantta.

• Zautomatyzuj śledzenie czasu: Możesz określić, ile czasu zajmuje każdemu z Twoich pracowników wykonanie zadania za pomocą automatycznego licznika czasu. Możesz użyć tych informacji, aby określić, jak produktywne były dni Twoich pracowników. Moduł śledzący automatycznie śledzi czas spędzony przez Twój zespół po rozpoczęciu pracy nad projektem. Co więcej, możesz wykorzystać te dane do tworzenia grafików i raportów, które można później wykorzystać do oceny produktywności zespołu.

• Śledź status zadania: Śledzenie zadań umożliwia śledzenie wszystkich statusów projektu na ekranie, minimalizując potrzebę mikrozarządzania. Oszczędza to również czas, ponieważ personel nie jest zobowiązany do ciągłego aktualizowania zadań. Ponadto, jeśli zadanie jest w toku lub zbliża się do jego terminu, wysyła powiadomienia o tym samym. Następnie możesz podjąć niezbędne działania, aby przyspieszyć proces ukończenia projektu na czas.

• Przegląd wydajności: Przegląd postępów jest ostatnim krokiem śledzenia zadań. Jeśli chcesz poprawić wydajność swojego zespołu, musisz często oceniać wyniki swojego zespołu. Śledź również postępy projektów swojego zespołu, automatyzując raporty i podsumowania zadań. Ponadto możesz analizować te raporty, aby zbadać obszary, które wymagają poprawy pod względem czasu i wydanych pieniędzy.

Wniosek

Bez względu na wielkość Twojej organizacji, Task Tracker może pomóc na wiele sposobów, takich jak współpraca w czasie rzeczywistym, zarządzanie zadaniami, zarządzanie uprawnieniami i tak dalej. Każda organizacja ma swoje własne wymagania dotyczące zarządzania projektami i zadaniami, więc musisz wybrać oprogramowanie, które dobrze pasuje do celów biznesowych i projektowych.

Oprócz tego Task Tracker pomoże Ci śledzić kilka projektów i zapewni jasne zrozumienie Twoich postępów, obciążenia pracą, terminów i innych czynników. Oprogramowanie umożliwiłoby osiągnięcie celów w ustalonych ramach czasowych, co zaowocowałoby bardziej efektywnym i produktywnym miejscem pracy.

Często zadawane pytania