Cum să utilizați Managerul de activități pentru o performanță mai bună

Managementul sarcinilor este crucial în lumea afacerilor de astăzi, deoarece ajută la validarea și organizarea sarcinilor de lucru ale echipei dvs. Folosind instrumentul de urmărire a sarcinilor potrivit, puteți urmări rapid progresul sarcinilor dvs., puteți delega munca membrilor echipei și puteți stabili termene limită pentru a asigura fluxuri de lucru eficiente și coordonate.

Cu alte cuvinte, vă permite să gestionați sarcini de-a lungul ciclului de viață al proiectului și vă asigură că obiectivele sunt îndeplinite. Deci, să vedem cum funcționează un instrument de urmărire a sarcinilor și ce beneficii oferă în acest articol în continuare.

Ce este Task Tracker?

Un Task Tracker este un software care vă permite să vă programați sarcinile și proiectele și să vă măsurați progresul zilnic. Cu ajutorul unui Task Tracker, puteți aloca resurse, puteți estima timpul necesar pentru finalizarea sarcinilor, puteți măsura timpul real, puteți raporta date și multe altele. În termeni simpli, conține toate instrumentele de care aveți nevoie pentru a vă planifica munca și a vă gestiona performanța de la început până la sfârșit.

Instrumentul Task Tracker este folosit frecvent de managerii de proiect, precum și de echipele acestora, pentru a controla costurile proiectului și pentru a evita orice întârzieri în program. De fapt, utilizatorii individuali care doresc să știe cât timp petrec diferitelor tipuri de muncă, cum ar fi freelanceri, solopreneurs etc., pot beneficia și de utilizarea Task Tracker.

Pentru ce este folosit Managerul de activități?

Managerii de proiect și liderii de echipă pot sorta și prioritiza cu ușurință sarcinile într-o manieră organizată cu ajutorul unui manager de activități, care ajută la ținerea evidenței sarcinilor în curs și viitoare. În afară de aceasta, un Manager de activități vă ajută în continuare să:

• Urmăriți timpul și delegați sarcini: Task Tracker simplifică atribuirea sarcinilor și verificarea stării fiecărei sarcini create. De asemenea, oferă un raport amănunțit care vă poate ajuta să identificați și să înțelegeți sarcinile care necesită mai mult timp decât era anticipat. Mai mult, veți putea, de asemenea, să măsurați cât timp dumneavoastră și echipa dvs. petreceți diferitelor sarcini.
• Împărțiți sarcinile complexe în subsarcini: Managerul de activități ajută la împărțirea sarcinilor mai mari în altele mai mici pentru a ușura munca. Ca urmare, volumul de muncă și dependența de sarcini vor fi împărțite, iar sarcinile vor fi finalizate în curând.
• Păstrați pe toți sincronizați: Indiferent cât de mari sunt echipele dvs., munca în echipă eficientă este esențială pentru a îndeplini sarcinile corect. Menținerea tuturor pe aceeași pagină în timp ce faceți schimb de recenzii, idei, fișiere și alte informații este modalitatea ideală de a face acest lucru. Puteți crea o tablă partajată folosind Managerul de activități unde puteți pune fișiere sau resurse importante de care ar putea avea nevoie membrii echipei. Acest lucru va permite fiecărui membru al echipei să acceseze informațiile de care au nevoie fără nicio confuzie.
• Optimizați fluxurile de lucru: panoul Kanban poate fi utilizat pentru a vizualiza și a gestiona toate sarcinile implicate într-un proiect. De asemenea, puteți aranja toate sarcinile și proiectele în format de coloană. Starea fiecărei coloane va indica diferite etape ale fluxului de lucru, cum ar fi cercetare, în curs, testare, publicat, finalizat etc.
• Analizați datele: puteți genera cu ușurință rapoarte automate și date detaliate privind proiectele și sarcinile dvs. utilizând Task Tracker. Acesta va conține datele necesare pentru a evalua KPI-urile membrilor echipei dvs. De fapt, rapoartele generate reprezintă analize sub formă de infografice cu coduri de culori, care o fac mai ușor și mai rapid de înțeles.

• Ține evidența orelor de lucru pentru a evita epuizarea angajaților: pentru a te asigura că membrii echipei tale nu sunt suprasolicitați; le puteți monitoriza timpul utilizând Task Tracker. Puteți reduce nivelul de stres al membrilor echipei dvs. reducându-le sarcinile de lucru, atunci când este necesar. În acest fel, ei vor fi mai siguri de sine și mai eficienți.

Cum să vă gestionați sarcinile zilnice cu Task Tracker?

Iată cum să vă gestionați sarcinile și proiectele zilnice folosind Task Tracker :

• Definiți sarcini: folosind Task Tracker, puteți defini toate sarcinile și le puteți enumera în jos. Definirea unei sarcini este o activitate simplă, dar duce la realizarea unui proiect mai mare. Aici, puteți împărți proiecte complexe în sarcini mai mici și mai ușor de gestionat. În acest fel, sarcinile pot fi urmărite cu ușurință pe măsură ce sunt finalizate.

• Programați/Alocați sarcini: Odată ce ați terminat cu crearea și definirea sarcinilor proiectului, estimați timpul total necesar pentru a finaliza o sarcină și, în final, stabiliți termenele limită pentru acestea. Următoarea etapă este să distribuiți sarcinile în cadrul echipei dvs. După aceea, membrii echipei dumneavoastră pot începe să-și organizeze sarcinile în conformitate cu termenele limită și să stabilească prioritățile. Puteți avea, de asemenea, o vedere la 360 de grade a listelor de activități folosind diagrama Gantt.

• Urmărirea automată a timpului: puteți determina cât timp îi ia fiecărui angajați pentru a finaliza o sarcină folosind un cronometru automat. Puteți utiliza aceste informații pentru a determina cât de productive au fost zilele angajaților dvs. Trackerul va ține automat evidența timpului petrecut de echipa dvs. odată ce începe să lucreze la un proiect. Mai mult, puteți folosi aceste date pentru a crea foi de pontaj și rapoarte care pot fi folosite ulterior pentru a evalua productivitatea echipei dvs.

• Urmăriți starea sarcinilor: Task Tracker vă oferă posibilitatea de a urmări toate stările proiectului dvs. pe ecran, minimizând nevoia de micro-management. De asemenea, economisește timp, deoarece personalul nu este obligat să ofere actualizări continue ale sarcinilor. Mai mult, dacă o sarcină este în așteptare sau se apropie de termenul limită, îți trimite notificări pentru aceeași. După aceea, puteți lua măsurile esențiale pentru a accelera procesul de finalizare a proiectului la timp.

• Examinarea performanței: evaluarea progresului este ultimul pas al urmăririi sarcinilor. Dacă doriți să îmbunătățiți performanța echipei dvs., trebuie să evaluați frecvent rezultatele echipei. De asemenea, urmăriți progresul proiectelor echipei dvs. în timp ce automatizați raportarea și rezumatele sarcinilor. În plus, puteți analiza aceste rapoarte pentru a examina zonele care necesită îmbunătățiri în ceea ce privește timpul și banii cheltuiți.

Concluzie

Indiferent de dimensiunea organizației dvs., Task Tracker vă poate ajuta în mai multe moduri, cum ar fi colaborarea în timp real, gestionarea sarcinilor, gestionarea permisiunilor și așa mai departe. Fiecare organizație are propriile cerințe pentru gestionarea proiectelor și sarcinilor, așa că trebuie să alegeți un software care se aliniază bine cu obiectivele afacerii și ale proiectului.

În afară de aceasta, Task Tracker vă va ajuta să urmăriți mai multe proiecte și vă va oferi o înțelegere clară a progresului, a volumului de muncă, a termenelor limită și a altor factori. Software-ul vă va permite să vă îndepliniți obiectivele în termene stabilite, rezultând un loc de muncă mai eficient și mai productiv.

Întrebări frecvente